Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Образец журнала регистрации трудовых договоровПорядок заключения трудового договора, его сроки, а также включение дополнительных условий предполагает множество действий, за которыми бывает трудно уследить, особенно если штат работников на предприятии достаточно обширный.

Именно поэтому в большинстве случаев для упорядочения сведений и соблюдения законных требований при работе с оговоренными документами ведется журнал регистрации трудовых договоров, который позволяет избежать многих ошибок и нарушения сроков, установленных законом.

Содержание

Основные понятия и определения

Трудовой договор является основным документом, утверждающим условия сотрудничества между работником и работодателем, в котором указана не только трудовая функция будущего сотрудника, но и размер вознаграждения за труд, режим работы, а также дата возникновения трудовых отношений и ряд других обязательных условий закрепленных в ст.57 ТК РФ.

На основании ст.67 ТК РФ оговоренный документ должен быть заключен в течение 3-х дней с момента допуска сотрудника к исполнению обязанностей, в противном случае руководство предприятия ждут штрафные санкции.

Журнал регистрации трудовых договоровНа основании норм закона договор считается заключенным и вступает в силу с момента его подписания обеими сторонами. Но в случае, если в оговоренном документе дата не была указана, договор в соответствии со ст. 61 ТК РФ все же считается заключенным, однако приступить к своим обязанностям работник должен только на следующий день после подписания соответствующих документов. На практике, подобное упущение создает путаницу, которой возможно избежать, заведя журнал регистрации договоров.

Журнал регистрации трудовых договоров – это документ, предназначенный для регистрации заключенных на предприятии договоров о сотрудничестве, а также дополнительных соглашений, с указанием сроков заключения, внесения изменений и расторжения. Журнал не входит в число обязательных документов, которые следует вести при кадровом делопроизводстве, но учитывая нюансы движения штатных единиц, а также многообразие трудовых отношений он необходим для фиксации и контроля всех правоотношений, возникших на предприятии.

Бесплатно скачать заполненный образец бланка данного журнала

Назначение и преимущества его ведения

Несмотря на то, что данный журнал не упомянут в Перечне типовых управленческих документов, утвержденный Приказом Министерства культуры №558, на практике его ведение дает множество преимуществ.

К примеру, в соответствии с нормами ст.67 ТК РФ работодатель обязан заключить договор в двух экземплярах, одни из которых должен передать работнику. В журнале делается отметка о выдаче договора сотруднику с указанием даты и его подписью. Таким образом, в судебном порядке, трудящийся уже не сможет обвинить предприятие в уклонении от оформления трудовых отношений.

Регистрация трудовых договоров с сотрудникамиТакже в журнале указывается дата заключения договора, должность работника и срок сотрудничества, в случае если заключен срочный трудовой договор. На основании ст.79 ТК РФ руководство предприятия обязано уведомить работника о прекращении срока действия договора за три дня и в письменном виде. Но ведь срочный договор можно заключить и на несколько лет и дату прекращения трудовых отношений многие не будут помнить, но с помощью журнала все сроки можно легко отследить и соответственно выполнить все обязательства.

Удобен журнал и при регистрации договоров совместителей, о чем делается соответствующая отметка в журнале, так как правовое регулирование работы совместителей тоже имеет свои особенности. В частности, при увольнении дополнительных работников тоже предусмотрен срок уведомления об увольнении, на основании ст.288 ТК РФ, а именно две недели, в случае приема основного служащего.

Помимо вышеперечисленных данных в журнал регистрации договоров также вносят данные о заключенных дополнительных соглашениях, которые имеют место в случае изменения условий трудового договора на основании ст.72 ТК РФ либо при внутреннем совмещении должностей (ст.60.2 ТК РФ).

Также данный документ удобен для составления статистической отчетности, к примеру, среднесписочной численности работников, либо отслеживания движения кадров, выдачи различных справок касающейся трудовой деятельности работников. Удобен журнал для сотрудников, которые занимаются его ведением еще и тем, что при составлении любого кадрового отчета перебирать пыльные пачки договоров в большом количестве и выбирать нужные данные и тратить много времени не приходиться, ведь все нужные сведения уже зафиксированы.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН

Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Кто занимается его ведением

Ответственные за ведение журналаКак правило, ведением журнала занимается специалист кадрового отдела либо менеджер по персоналу, то есть специалист в чьи должностные обязанности входит ведение кадровой работы на предприятии. Именно с помощью данных, отраженных в журнале, кадровый работник имеет возможность не только оформить справку для работников о приеме и увольнении, но и отследить перемещение сотрудников предприятия за весь период трудовой деятельности.

В настоящее время, как свидетельствует практика при проверке контролирующими органами, например, Трудовой инспекцией или Службой труда и занятости, именно журнал, наряду с другими документами, требуют предъявить в подтверждение существующих трудовых отношений с тем или иным сотрудником. Также в спорных ситуациях, особенно, если это привело к судебным разбирательствам, журнал становится весомым доказательством соблюдения прав работника и исполнения норм трудового законодательства.

Бумажный вариант

Любой документ имеет юридическую силу только в том случае, если оформлен в соответствии с установленными правилами. Существуют такие правила и для журнала регистрации трудовых договоров.

Требования к оформлению

Учитывая, что хранение документов, регистрирующих данные по личному составу, относятся к документам длительного хранения, а это 75 лет, журнал должен иметь твердую обложку из картона либо жесткой бумаги, и регистрационные листы из плотной бумаги, также журнал должен иметь переплет.

В соответствии с установленными правилами ведения документов, данный документ должен быть пронумерован и прошит в нижнем левом углу капроновой нитью, концы которой закрепляются на задней обложке с помощью узла и небольшого квадрата бумаги, на котором указывается количество листов и ставиться подпись уполномоченного лица, дата и печать организации.

На верхней обложке указывается регистрационный номер журнала в соответствии с присвоенным номенклатурным номером, дата начала ведения журнала, полное название организации и название документа.

Правила и образец заполнения

При приеме нового сотрудника и заключении трудового договора в журнал вносятся данные по следующему образцу:

Образец журнала регистрации трудовых договоров

Внесение изменений и исправление ошибок

Внесение исправлений в журнал регистрации трудовых договоровУчитывая, что ведение журнала регистрации договоров не обязательно и правил для его ведения не разработано, внесения изменений либо исправлений следует осуществлять по аналогии с ведением журнала о движении трудовых книжек. То есть в графе примечание следует внести следующие данные: «Запись № Х внесена ошибочно и аннулирована». Затем вноситься уже новая запись с новым регистрационным номером, естественно с правильными данными.

Ни в коем случае в журнале не допускается зачеркивание, исправление данных от руки либо с использованием корректора, подобные действия могут в судебном порядке, расценены как попытка подтасовки и введение суда в заблуждение.

Если же в документе допущены значительные ошибки, то журнал следует досрочно закрыть и открыть новый с изданием приказа по предприятию.

Электронный вариант

На каждом предприятии помимо нормативных законов принятых на федеральном и местном уровне действуют и локальные акты, которые регулируют не только основную деятельность предприятия, но и ведение делопроизводства.

Электронный журнал регистрации трудовых договоровЕсли в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, на предприятии установлена форма журнала регистрации трудовых договоров без графы с подписью принятых сотрудников либо кадрового работника, то оговоренный журнал можно вести и в электронном виде, так как это существенно снизить затраты труда и время на составление различных отчетов. Но, учитывая сложившуюся практику лучше всего обратиться к бумажному варианту и с наличием всех нужных подписей работников.

Особенности учета допсоглашений

В зависимости от разнообразия деятельности того или иного предприятия, а также периодичности внесения изменений в основной трудовой договор на многих предприятиях практикуют ведение двух журналов, в один из которых вносятся данные о трудовых договорах, а во второй о дополнительных соглашениях. Второй журнал ведется по аналогии с первым.

Если же в организации, дополнительные условия в трудовой договор вносятся не часто, то достаточно будет внесение данных в отдельную графу в журнале, где будет указана дата внесение изменений, основания, то есть приказ и его номер.

Правила оформления документов при приеме сотрудника на работу можно узнать из следующего видеоматериала:

Как регистрировать и нумеровать контракты

Журнал регистрации трудовых договоровКонечно, контракты отличаются по своему смыслу от трудовых договоров, но, тем не менее, их регистрировать тоже нужно, так как в отличие от договора контракт заключается только на определенное время и расторгнуть его можно только по окончании срока действия либо при нарушении условий.

Регистрация контрактов производиться по аналогии с регистрацией трудовых договоров, но учитывая их различный юридический смысл, для регистрации контрактов желательно предусмотреть ведение отдельного журнала, что создаст дополнительное удобство кадровым работникам при подготовке отчетности, так как работник, принятый на контрактной основе считается штатным сотрудником предприятия.

А вот при заключении гражданско-правовых договоров регистрация не осуществляется, так как работник привлекается для выполнения разовых работ и не является штатной единицей предприятия, на которую распространяется действие локальных актов предприятия и социальные гарантии.

Что это такое

Журналом регистрации трудовых договоров именуется документ, предназначающийся для фиксации всех оформленных в организации с работниками договоров и добавочных соглашений, с подтверждением точного срока заключения, дополнения и возможного расторжения.

Данный журнал не относится к категории документов обязательных, каковые необходимо вести в процессе кадрового делопроизводства.

Но вместе с этим, учитывая разнообразность трудовых правоотношений и различные особенности в движении штатных единиц, ведение его целесообразно для осуществления контроля над всеми правоотношениями, возникающими в пределах организации.

Регистрационной формой данного документа может являться обычная тетрадь, разлинованная на необходимые графы. Можно использовать готовый покупной журнал, в котором все уже размечено, и остается только заносить нужные сведения.

При склонности к компьютеризации ведения дел допускается ведение журнала в электронном формате. Наиболее удобно для такой цели использовать программу MS Excel.

Преимущества электронного журнала в удобстве поиска нужной информации, уменьшении временных затрат на заполнение, упрощение выдачи справок и выписок, которые допустимо просто распечатать.

Нужен ли

Некоторые кадровые работники сомневаются в надобности ведения журнала для регистрации, поскольку ответственности за его отсутствие не предусматривается. В этом случае следует подробно выяснить, в чем же именно целесообразность данного документа.

Журнал регистрации фиксирует все данные о трудовых документах – записывается точная дата создания, факт получения или отправки, внесения дополнительных изменений, момента расторжения.

Благодаря этому сведения ни об одном документе не утеряются, что вполне вероятно при больших объемах документооборота.

Если сам документ по каким-либо причинам отсутствует, то сведения о нем сохраняются в журнале. В случае судебных тяжб журнал может быть отличным доказательством по делу, как для работника, так и для работодателя.

Удобство использования журнала регистраций в том, что в нем хранится информация о многих документах, хранящихся в архиве, и если возникает необходимость в получении данных уже архивного договора или соглашения, то не понадобится перебирать кучу бумажек.

Журнал может пригодиться при выдаче справки работнику, чтобы он мог подтвердить свое предыдущее трудоустройство будущему работодателю.

Практическая целесообразность ведения журнала в укреплении позиций работодателя при возникновении трудовых споров.

Если факт заключения или расторжения договора не может быть подтвержден официально, то все сомнения будут истолкованы в пользу работника, выступающего истцом.

Вместе с тем законодательство не обязует заводить подобный журнал в отличие от, к примеру, журнала учета трудовых книжек. Поэтому форма ведения, как и сам факт, полностью на усмотрении руководителя организации.

Но если рассмотреть преимущества ведения на практике, то можно выделить такие моменты:

  • обвинение от работника в ненадлежащем оформлении трудоустройства может опровергнуть запись в журнале о подписании договора;
  • при помощи договора можно «вспомнить» дату заключения договора, если по какой-то причине работодатель утерял свой экземпляр, но ему требуется отправить уведомлении о завершении срока срочного договора;
  • отметка в журнале может подтвердить, что уведомление работника произошло в положенный срок;
  • если требуется доказать наличие дополнительного соглашения, то это также можно сделать посредством журнала;
  • при помощи зафиксированных в журнале сведений удобно составлять статистическую отчетность, требуемую иногда в кадровой деятельности;
  • благодаря отсутствию надобности перебирать пачки документации, экономится время сотрудников и оптимизируется рабочий процесс.

Кто занимается ведением

Процедура ведения журнала регистрации относится к компетенции сотрудника кадровой службы, либо таковую может осуществлять менеджер по персоналу. Как правило, журнал ведет лицо, которое осуществляет кадровую работу.

При содействии отображенных в журнале сведений кадровый сотрудник может быстро выдать справку о приеме на работу либо увольнении работника, кроме того благодаря строгой фиксации легко проследить перемещение работника за весь период его деятельности в организации.

Если говорить о существующем практическом применении, то в большинстве случаев при ревизии контролирующими органами деятельности организации, вместе с другой документацией может быть востребован журнал регистрации трудовых договоров.

Это способствует доказательству существования трудовых взаимоотношений с конкретным работником. В спорных обстоятельствах журнал делается веским аргументом того, что все права работника соблюдены в соответствии с требованиями закона.

Трудовой договор с генеральным директором Как оформить трудовой договор с генеральным директором, описывается в статье: трудовой договор с генеральным директором

Трудовой договор по совместительству рассматривается на этой странице.

Как заполнить, образец

Требования к журналу регистраций стандартны и соответствуют правилам делопроизводства. Внешний вид журнала выглядит примерно так:

  • плотная твердая обложка, что необходимо по причине длительного хранения документа;
  • наличие на титульном листе полного наименования организации, названия журнала, даты его начала и обязательно — окончания;
  • последовательная нумерация всех страниц, включая пустые;
  • наличие в журнале сведений об ответственном лице, с указанием Ф.И.О., должности, периода времени ответственности и основания для полномочного ведения журнала.

Что касается непосредственно ведения журнала, то здесь четкие стандарты отсутствуют, организация может сама разработать форму регистрации документов и определить какие данные необходимо фиксировать.

В основном используется форма, при которой документ включает такие графы как:

  • порядковый номер внесения регистрационной записи;
  • непосредственная дата принятия конкретного документа;
  • номер заключенного трудового договора. Можно здесь же добавлять сведения о принимаемых дополнительных соглашениях, но разрешается для фиксации вносимых изменений использовать отдельную колонку;
  • фамилия, имя и отчество работника, с которым договор или соглашение оформлены;
  • должность сотрудника, согласно заверяющему приказу;
  • подпись сотрудника, ответственного за ведение журнала и внесшего запись;
  • комментарии, здесь могут записываться любые сведения, представляющие важность касательно трудовой деятельности работника.

Весьма часто встречается такое явление, когда неопытный кадровый сотрудник в первую графу вносит номера трудовых договоров, а не учетный номер, отображающий последовательность регистрации. В такой ситуации требуется досрочное прекращение журнала, если он уже заполнен частично.

При этом на конечной странице журнала производится надпись от руки «Закрыт досрочно по причине ошибочного ведения (в графу порядковых номеров вписаны номера договоров)». О закрытии журнала надлежит известить руководство и начать ведение нового журнала регистраций.

Заполнение журнала регистраций никак не регламентируется, но существует некоторые особенности его ведения, обеспечивающие большее удобство использования в последующем:

  • располагая на втором листе журнала информацию об ответственных лицах, целесообразно оформить это в виде таблицы. Поскольку ответственный сотрудник может сменяться на протяжении ведения журнала, то  таблица более наглядно поможет установить данные ответственного лица, его штатную должность, период его деятельности, основание для назначения и наличие подписи;
  • графу о дате/окончании действия договора целесообразнее разбить на две соответственно, поскольку в некоторых случаях договор может быть продлен или расторгнут досрочно;
  • желательно вести отдельную графу для договоров и отдельную – для соглашений, поскольку количество соглашений к одному договору не ограничено.

Внесение изменений

При ошибочном ведении журнал требует досрочного закрытия. При этом данное действие должно быть подтверждено соответствующим приказом или распоряжением.

Что касательно вносимых в журнал изменений, то таковые могут иметь самый различный характер:

  • перевод работника на иную должность;
  • отстранение от выполнения служебных обязанностей;
  • смена работодателя;
  • изменение названия организации;
  • перемена трудовых условий.

Как правило, изменения не вносятся в трудовой договор, а оформляются посредством принятия дополнительных соглашений.

Можно вести в журнале отдельную графу, которая кратко обрисовывает суть дополнительного соглашения, но так как количество оных может быть достаточно велико, то на крупных предприятиях часто заводиться отдельный журнал для фиксации дополнительных соглашений. Правила его ведения аналогичны описанным.

Отметить следует и особенности ведения журнала в электронном виде. В случае несоответствия записей на электронных и бумажных носителях, приоритет получают последние.

Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров

При закрытии журнала по причине окончания его на конечной странице выполняется надпись, что журнал регистраций закрыт, опечатан и передан на архивное хранение.

При этом указывается следующая информация:

  • указание конечной даты, что является непременным условием;
  • численность заполненных страниц в целом;
  • число зафиксированных документов;
  • фамилия и должность ответственного за ведение лица;
  • основание для назначения ответственного лица – приказ, распоряжение или решение с указанием номера и даты.

Допускается вести журнал регистраций по годам, ежегодно начиная новый, однако если регистрируемых документов немного, то допускается фиксация таковых в одном и том же журнале. Перед сдачей в архивный отдел журнал обязательно следует прошить, а затем опломбировать.

Поскольку процесс ведения журнала регистраций строго не регламентирован, то и срока хранения такого документа в законе не определено.

Следует руководствоваться требованиями ФАС и Перечнем типовых управленческих документов. Согласно этим положения хранить журнал регистраций трудовых договоров следует на протяжении семидесяти пяти лет.

Как утверждать

Поскольку журнал регистрации трудовых договоров является частью кадровой деятельности, то все нюансы его ведения должны быть согласованы с руководством. Так начало ведения журнала должно быть определено специальным приказом руководящего лица.

Приказ или распоряжение могут иметь произвольную форму, но желательно чтобы были предусмотрены различные ситуации и порядок ведения документа.

Так начала ведения журнала может быть обусловлено Положением о регистрации трудовых договоров, которое будет содержать следующую информацию:

  1. Наименование организации и ее местонахождение.
  2. Ф.И.О. руководителя или работодателя, его реквизиты и распоряжение его об утверждении положения.
  3. Общие положения, касающиеся ведения журнала в соответствии с трудовым законодательством и расшифровкой применяемых терминов.
  4. Порядок проведения регистраций, здесь может быть отражено в какой форме следует вести журнал и какие графы должны обязательно наличествовать. Также здесь обозначается сокращенное обозначение отдельных понятий.
  5. Ответственность руководства отдела кадров и ответственного сотрудника за регистрацию трудовых договоров.
  6. Подпись лица, издавшего распоряжение с расшифровкой, указанием должности и печатью.

Издается приказ об утверждении журнала регистраций трудовых договоров также как и все иные приказы руководства, и точно также фиксируется.

В случае досрочного закрытия, окончания, открытия нового журнала желательно подтвердить это соответствующими распоряжениями.

Вести или не вести журнал регистраций трудовых договоров зависит только от самого работодателя. Но лучше не пренебрегать столь удобным вариантом ведения отчетности, поскольку именно данный документ лучшим образом подтверждает правомерность действий работодателя по отношению к работнику и оптимизирует деятельность кадровых работников.

Условия трудового договора Условия трудового договора узнайте в статье: условия трудового договора

Про трудовой договор с испытательным сроком рассказывается тут.

Каков срок хранения трудовых договоров уволенных сотрудников, читайте в этой статье.

Видео: Кто подписывает трудовой договор. Ошибки кадровиков и их последствия

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат

  2. Позвоните на горячую линию:

    • Москва и Область — +7 (499) 703-16-92

    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 309-85-28

    • Регионы — 8 (800) 333-88-93

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Журнал регистрации трудовых договоров (РТД)

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним, как несложно догадаться из названия, необходим для регистрации и правильного учета договоров, заключенных с работниками данного предприятия, а также для придания юридической силы данным договорам и соглашениям.

Понятие регистрации означает запись основных данных о документе при его создании, то есть при подписании или утверждении его руководителем предприятия. Регистрация документов должна свершаться в день подписания договоров и соглашений.

Без данного вида журнала очень редко обходится какое-либо серьезное предприятие, имеющее наемных работников. Ведь довольно многие споры могут разрешиться посредством рассматриваемого журнала.

Данный вид журнала требуется для упорядочивания ведения документации, которая связана с заключением трудовых договоров.

Журнал РТД с точки зрения законодательства

Несмотря на все удобство ведения рассматриваемого нами журнала и его пользу, вести его совсем необязательно, он не является необходимым в делопроизводстве предприятия.

Нет специальной формы журнала, она не установлена законодательством, то есть такой журнал, даже если и ведется на предприятии, то ведется в произвольно. Для ведения такого журнала подойдет самая обыкновенная рабочая тетрадь, либо какие-то специальные журналы, которые есть в продаже.

Каждый работодатель решает сам для себя, необходим ли на его предприятии такой журнал или вполне возможно обойтись и без него. Ответственности за неведение такого журнала не предусмотрено.

Удобство ведения журнала РТД

Журнал регистрации трудовых договоровОчень многие работодатели задают себе вопрос о необходимости ведения журнала регистрации трудовых договоров, ведь законодательно он не предусмотрен.

Этот журнал необходим для ведения учета данных о трудовых договорах и дополнительных соглашениях.

Здесь необходимо сказать о том, что учет таких важных документов, как трудовые договора и дополнительные соглашения к ним, вести все-таки стоит и он необходим просто для вашего удобства.

В журнале вы всегда быстро и без труда сможете найти такие сведения как номер и дата документа, а также факт отправки или получения документа, если таковые имеются, и т.д.

На самом деле, рассматриваемый нами журнал очень важен на любом предприятии. С его помощью всегда можно отыскать нужный документ, а копии документа никогда нельзя будет уничтожить, так как запись об оригинале все равно сохранится.

Предприятия очень часто участвуют в различных судебных спорах и разбирательствах.

А вот в суде такой журнал может стать доказательством, и со стороны работника, и со стороны работодателя. Его даже может запросить суд если это необходимо, а не предоставив такой журнал в судебное заседание, предприятие возьмет на себя всю негативную сторону разбирательства.

Нельзя не подчеркнуть значимость журнала при выдаче справок работнику при последующем трудоустройстве, которую требуют работодатели. Здесь также без журнала регистрации придется трудновато.

С журналом намного облегчается поиск нужного документа и остается масса полезного времени для нужной работы. Одно дело сидеть в архиве и листать все огромные дела, а другое дело найти документ в журнале, а потом уже по дате в деле.

Хотя журнал не предусмотрен законодательно, но в случае трудовых споров, убедительность работодателя теряет свою значимость.

Рассматриваемый нами журнал регистрации хранится долгих 75 лет.

Скачайте образец журнала регистрации трудовых договоров здесь (формат Excel .xls)

Заполнение журнала

Как только документ, то есть трудовой договор, подписан или утвержден работодателем, можно сразу его зарегистрировать, а именно присвоить ему порядковый номер и дату регистрации. После этой процедуры документ считается юридически правильно оформленным, так как до момента регистрации, то есть без номера и даты документа просто не существует.

Если трудовой договор не зарегистрирован бывает очень сложно доказать факт создания и наличия такого договора.

Пример ведения журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к нему.

Также журнал может иметь и другой вид, например, дополнительные графы, такие как, должность работника, подразделение предприятия, в котором он работает, основание трудоустройства, срок действия договора и многие другие.

Здесь вы можете проявить свою фантазию и сообразительность, и сделать столько граф в журнале, сколько считаете нужным для своего удобства ведения такого журнала.

Если вдруг при заполнении журнала вы допустили ошибку, то данный журнал необходимо закрыть, сделав об этом специальную пометку, то есть запись и открыть новый журнал. Запись такая указывается на последнем листе журнала с пометкой о причине закрытия.

Нумерация и прошивка журнала

Все страницы в журнале должны быть заранее пронумерованы в обязательном порядке, пустые и чистые страницы не исключение, и также подлежат обязательной нумерации:

  1. Первую страницу журнала никак не заполняют, она остается пустой, либо там указываются правила или образец ведения такого журнала.
  2. На следующей странице делается запись об ответственном лице за ведение такого журнала. Остальные страницы, как раз, используют для ведения такого журнала.
  3. А вот на самой последней странице журнала нужно сделать запись с указанием даты о том, что журнал закрыт, опечатан и сдан в архив. Здесь же описывают количество страниц журнала. Также указывают фамилию и должность ответственного за ведение журнала и основание, по которому он является ответственным.

Обычно каждый год начинается ведение нового журнала, но если на вашем предприятии трудовых договоров очень мало, то можно продолжить нумерацию и предыдущего журнала. Данный журнал при сдаче в архив обязательно прошивается и пломбируется.

Обложка и титульный лист

Обложка данного документа должна быть долговечной и не истрепаться в первые же месяцы ведения такого журнала.

Поэтому она должна быть достаточно жесткой и прочной, при выборе журнала уделите этому должное внимание. Если у вашего журнала мягкий переплет, лучше будет его заламинировать, так как храниться он должен 75 лет.

На титульном листе указывается полное наименование организации или индивидуального предпринимателя, также указывается название самого журнала, дата создания журнала и дата окончания.

Ответственные за ведение журнала

zhurnal-trudovhiОтветственное лицо за ведение журнала назначается приказом или распоряжением.

Ответственное лицо за ведение журнала вносится непосредственно в сам журнал, на его вторую страницу, то есть в журнале делается специальная запись об этом.

Ответственны за ведение такого журнала обычно является работник кадрово-юридической службы.

Теперь вывод должен сделать каждый работодатель сам для себя, нужен ли ему такой журнал или в его ведении нет никакой необходимости.

Из данной статьи, вы должны были понять как правильно вести журнал регистрации трудовых договоров.

При решении вопроса о необходимости данного вида журнала не забудьте об удобстве его ведения и о его немалой значимости и полезности для самого предприятия. Такой журнал может понадобиться при защите интересов как самого работодателя, так и сотрудников данного предприятия.

Если у Вас есть вопросы, получите бесплатную консультацию прямо сейчас

Что это за документ?

Журналом является обычная книга либо же тетрадь,которая содержит в себе сведения о заключенных с работниками трудовых договорах, а также внесении изменений в указанные акты в процессе сотрудничества.

Как правило, сей формуляр ведется в табличном варианте, который позволяет включить в себя множество сведений и упорядочить их в соответствии с потребностями компании.

Естественно с момента оформления журнал относится к локальной документации, которая ведется в строгом соответствии с законом.

То есть сей документ, как минимум, должен содержать титульный лист и утвержденную таблицу, а также быть пронумерованным и прошитым.

Впоследствии журнал должен заполняться не в хаотичном порядке и любым из сотрудников, а только уполномоченным лицом и в соответствии с нормами ТК РФ.

В каких случаях требуется?

Как правило, при небольшой численности штат, ведение журнала не требуется, учитывая, что кадровый работник знает сотрудников не только по именно, но и лично. Естественно он располагает и данными о их приеме и примерном круге обязанностей.

Однако если компания состоит из нескольких крупных подразделений и цехов, ведение журнала необходимо, так как только таким образом можно отследить множество нюансов.

Журнал необходим для решения следующих задач:

  • учета движение штата;
  • составления отчетов, так как журнал содержит все основные данные, начиная от даты приема и оканчивая категориями, к примеру, теми же совместителями или несовершеннолетними;
  • для собственного удобства, учитывая, что хранить договора на столе в близком доступе затруднительно, а поднимать все папки в поиске всего одной фразы затратно по времени;
  • для отслеживания сроков действия соглашений и соответственно производства необходимых действий, — допустим, составления того же уведомления об увольнении;
  • для выдачи справок о ходе трудовой деятельности определенного сотрудника.

Обязательно ли нужно вести?

В нормативный актах, в том же Трудовом Кодексе РФ, ведение журнала учета договоров и соглашений к ним не упоминается, в связи с чем оформление сего документа не обязательно.

Однако учитывая преимущества, которые дает ведение подобного документа, а также сопутствующее решение ряда кадровых задач, журнал вести целесообразно.

Естественно, коль отсутствует обязанность по оформлению сего формуляра, не утверждена на законодательном уровне и его форма, что собственно дает право лицу, которое его и ведет, разрабатывать бланк журнала исходя из собственного удобства.

Кстати, в Приказе Минкультуры №558, который содержит полный перечень кадровой и иной документации сей документ упомянут — приведены сроки хранения.

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Можно сделать вывод, что ведение журнала не будет являться нарушением, а как раз наоборот.

Кто заполняет?

Как правило, ведением кадровой работы в компании занимается отдел по персоналу. А так как у каждого из сотрудников подраздела свои обязанности, ведение журнала целесообразно поручить одному работнику, включив данную обязанность в его должностную инструкцию либо же трудовой договор.

Хотя можно уполномочить лицо на ведение формуляра и приказом, которым журнал и будет утвержден в процессе его первоначально оформления.

Бестарифная система оплаты труда — что это такое

Бестарифная система оплаты труда — что это такоебестарифная система оплаты труда что это такое? Информация — в нашем материале.

Как оформить замещение на время больничного? Читайте тут.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений 2019

Несмотря на то, что журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений не является обязательным документом, определенные требования к его ведению все-таки есть, — в частности, те же нормы документооборота, применяемые по аналогии и инструкции по делопроизводству.

Содержание

Как правило, для ведения любого журнала применяется табличная форма, учитывая, что только таким образом можно не только упорядочить вносимые сведения, но и с легкостью найти искомые данные.

Уполномоченный работник вправе самостоятельно разработать формуляр, отразив основные данные, которые могут включать следующие сведения:

  • номер по порядку;
  • дату заключения договора;
  • номер договора;
  • вид договора (срочный, бессрочный)
  • характер занятости, то есть совместитель ли же постоянный сотрудник;
  • Ф.И.О. работника;
  • должность;
  • структурное подразделение;
  • роспись в получении экземпляра на руки тружеником;
  • дата заключения допсоглашения;
  • примечание, в котором можно отразить принадлежность к тем же совместителям либо же срок прекращения трудовых правоотношений.

Форма

Формировать журнал и вести его возможно несколькими способами.

Электронная

Можно вести документ и в электронном варианте, внося необходимые данные по мере их поступления.

Преимуществом подобного способа является сокращение времени на его ведение, отсутствие вероятности потери документа и возможность распечатать необходимый элемент журнала в любой момент в виде выписки.

Кстати, ошибки исправить именно в электронном виде намного проще.

Бумажная

Также журнал можно формировать и в рукописном виде, но с учетом требований для документации подобного вида. При этом в качестве основы можно взять обычную тетрадь, разлиновать ее в соответствии с требуемыми для внесения данными, и далее вносить сведения уже по мере их поступления.

Преимуществом данного вида ведения документации является отсутствие зависимости от компьютера и электричества, а также мобильность.

Ведь оформить очередную запись можно даже в другом кабинете и получить живую подпись от работника при вручении другого экземпляра на руки.

 

Правила регистрации, нумерации и ведения

Любой журнал начинается с титульного листа, к правилам оформления которого установлены стандартные требования.

Титул должен содержать:

  • наименование компании;
  • название документа то бишь журнал учета трудовых соглашений;
  • дата оформления;
  • отдельные скобки для проставления даты окончания ведения документа.

Пример оформления титула:

На оборотной стороне титульного листа указывается информация о лице, которое уполномочено вести журнал, с приведением фамилии, имени и отчества, а также должности.

Следующие страницы журнала должны быть пронумерованы арабскими цифрами и прошиты.

На предпоследней странице вклеивается бумажный квадрат, который не только фиксирует прошивку, но и содержит сведения о количестве прошитых страниц, подпись уполномоченного лица и мокрую печать компании.

Пример журнала:

Кстати, для журнала желательно использовать тетрадь с жесткой обложкой, учитывая, что таким образом она будет храниться намного дольше и будет иметь приличный вид. А вот листы внутри журнала могут быть любой толщины, так как они необходимы только для внесения данных о договорах.

Пример бланка (образец 2019)

Примерный образец, разработанный для стандартного предприятия, можно скачать на нашем сайте в формате, который удобен для последующих изменений уже с учетом специфики компании.

Журнал регистрации ТД примерный бланк

существенные условия трудового договораЧто входит в существенные условия трудового договора

? Подробности — в нашей статье.

Чем отличается штатная расстановка от штатного расписания? Читайте в этом материале.

Как поменять срочный трудовой договор на бессрочный? Узнайте тут.

Основные ошибки кадровиков

Учитывая простоту ведения журнала и минимум вносимых данных, совершить ошибку при его ведении очень непросто, однако такие случаи все-таки бывают.

В частности, наиболее распространенными являются:

  • технические ошибки или описки;
  • внесение данных не в ту графу;
  • указание номера договора вместо порядкового номера, что в корне неверно, учитывая, что порядковый номер может отличаться.

Порядок внесения изменений

Законом не предусмотрена возможность зачеркивания неправильных данных в журнале, учитывая, что его можно легко заменить.

То есть если уполномоченный сотрудник заметил ошибку либо внес данные не в ту графу, журнал досрочно закрывается, о чем на последней странице делается запись с указанием причины.

Естественно после закрытия журнала его сдают в архив предприятия и взамен него уже оформляют новый в соответствии с вышеприведенными правилами.

Сроки хранения

Несмотря на то, что ведение журнала ТК РФ не регламентировано, в Приказе №558, утверждающим сроки хранения кадровой документации, он упомянут.

Так, в силу п.695 журнал учета трудовых соглашений хранится не менее 75 лет в архиве компании либо же в трудовом архиве города.

Трудовой договор

Как оформить журнал регистрации трудовых договоров?

Журнал можно самостоятельно оформить — для этого берется обложка из плотной бумаги, на обложке указывается, как именуется организация, кто является ответственным лицом за ведение журнала.

Последующие листы журнала содержат в себе табличную часть, в которой и отражаются регистрационные записи о заключаемых и изменяемых трудовых договорах.

Табличную часть журнала можно оформить так, как это удобно организации. Предлагаем один из возможных вариантов оформления, в который включены графы для указания:

  • порядкового номера;
  • даты заключения договора (или внесения изменения);
  • номера трудового договора — нумерация разрабатывается на каждой отдельной организации самостоятельно, главное условие — нумерация должна быть удобной и понятной, для этого могут, помимо цифр, использоваться и буквы;
  • ФИО и должность работника, с которым заключен трудовой договор;
  • дата выдачи подписанного экземпляра работнику на руки;
  • реквизиты приказа о приеме работника на работу;
  • подпись ответственного лица.

Также можно предусмотреть отдельную графу для указания информации о регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам.

Ведением журнала регистрации занимается работник, в должностных обязанностях которого прописана данная обязанность.

Пример оформления

Журнал регистрации трудовых договоров образец — скачать.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

Задайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.

Это быстро и бесплатно!

Что это такое

Что такое этот журнал регистрации трудовых договоров? Достаточно важный документ, но по факту не является обязательным к ведению.

Нужно отметить, что законодательством не установлено четкой формы документа, тем самым, закон не принуждает вести его.

К обязательному регистрированию относятся трудовые книжки сотрудников, дополнительные соглашения к трудовым договорам (на усмотрение руководителя).

На что стоит обратить внимание:

Зачастую, проверочные службы Требуют предоставление регистрационного журнала
Согласно внутренних правил по документообороту Журнал регистрации должен быть
Журнал числится В управленческой документации компании
Отсутствие регистрации трудовых договоров Может навлечь к нарушениям и проблемам

Какими нормами или правилами руководствуются в компаниях:

  • каждую новую запись нужно проводить ежегодно;
  • при обнаружении ошибки в ведении журнала или записи, штрафы не назначаются;
  • при прописи последней страницы журнала, его прошивают и сдают в архив на хранение;
  • срочные договора, которые переоформляют на постоянные, подлежат обязательной регистрации в журнале;
  • директор компании или предприятия должен проставить свою подпись в окончании журнала в специальном месте.

Журнал регистрации ведется в двух копиях. Одна остается и скрепляется с личным трудовым делом сотрудника, другая передается лично ему.

Ответственного за ведение журнала, как правило, назначают кадровика или иного сотрудника, отдельным приказом.

Тем самым, с помощью документа, кадровик может оформить сотруднику (в случае надобности) больничный или отпуск, увольнение или перевод на другую должность, и т. д.

Допускается ведение документа в электронном или письменном виде. В случае «по-старинке» нужно придерживаться следующих правил ведения:

  • обложка в твердом переплете, страницы плотные;
  • страницы должны пронумерованные;
  • левый нижний край прошить ниткой;
  • на лицевой стороне указывается номер, дата составления и полное название компании;
  • на обратной стороне ставится подпись директора;

Поскольку технологии не стоят на месте, электронный журнал больше привлекает кадровиков. Документ достаточно легко составить в таблице MS Excel.

Однако в таком способе отсутствует возможность поставить подпись руководителя. Потому от старой формы не отказываются, а ведут два типа журнала.

Журнал можно сделать самому, а можно и заказать в отделах канцелярии в готовом и прошитом виде.

Также, можно скачать готовые бланки с интернета и сложить в единую тетрадь, прошить и подписать директором.

Важные понятия

Итак, уточним определения:

Журналом регистрации называется документ В котором прописывают сведения о заключенном или расторгнутом трудовом договоре сотрудника предприятия; он не является обязательным документом. Трудовое законодательство не обязывает работодателей его вести. Но в определенных случаях ведение данного журнала может быть полезно работодателю
Трудовым договором называется документ Который подписывается сторонами соглашения (работником и работодателем) и свидетельствует о трудовых взаимоотношениях

Назначение соглашения

С одной стороны, кадровики и руководство задумываются — нужен ли вообще этот журнал? Ответственность не применяется по нему, да и зачастую, как показывает практика, при приеме сотрудника его личное дело не формируется.

Куда тогда прикладывать журнал и что в нем регистрировать? Но в журнале могут храниться ксерокопии документов, которые в случае надобности, можно достать. Бланк трудового договора можно скачать здесь.

Они не потеряются и не порвутся, поскольку скреплены. В случае конфликтности между сторонами трудового договора, журнал можно «поднять» и выяснить вопросы.

Удобно использовать журнал при судебных разбирательствах ,поскольку суд может быстро ознакомиться с порядком личного дела работника.

Бухгалтерия часто пользуется журналом в качестве основы ведения деятельности компании. Также он нужен, чтобы предоставить нужную справку при переходе работника на другую должность или работу.

Нужен ли журнал в компании или нет, решает сам руководитель.

Правовая база

Законодательство РФ не предусматривает обязательство ведения документа регистрации трудовых договоров, а также не имеет утвержденной его формы.

Тем самым, ст. 309 ТК РФ говорит, что сам договор является подтверждающим фактом о заключении таких отношений, не нуждающийся в дополнительной регистрации где-либо.

О трудовом договоре и доп. соглашениях говорится в ст.358 Постановлений ФС архива от 06.09.2000 г.