Журнал регистрации приказов по основной деятельности — образец

Для контроля издаваемых в организации приказов в системе делопроизводства применяется журнал регистрации приказов. Данный документ позволяет организовать систему контроля издаваемых документов, а также отследить действующие на данный момент приказы и его назначение по краткому описанию. Регистрация документов позволяет облегчить и упорядочить труд отдела кадров. К тому же хронологическая регистрация издаваемых приказов позволяет защитить организацию от издания документов “задним числом”.

Содержание

Ведение журнала регистрации

Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.

По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.

Например:

  • “В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
  • “О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
  • “КМ” – приказы по командировкам работников.
  • “К” – кадровые.
  • “ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.

Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.

Добавлять, вырывать листы запрещается, иначе смысл такого документа теряется. Кроме того, на сшиве должно быть указано общее количество листов в журнале, после чего на нем ставится подпись руководителя и печать организации. Ответственность за правильное ведение и хранение документа возлагается на отдел кадров.

Требования к оформлению журнала

[ads-pc-2] [ads-mob-2]

Как уже сказали, определенных закрепленных на законодательном уровне требований к оформлению нет, но следует внести в него определенные графы:

  • Графа порядкового номера, который должен присваиваться для каждого документа, для того, чтобы избежать появления документов изданных задним числом.
  • Номер приказа и его дата издания.
  • Вид приказа (Перемещение, Увольнение, прием сотрудников и т.д.). Описание краткого содержания, например, если он издается для направления сотрудников в командировку, то необходимо указать пункт назначения, сроки поездки.
  • ФИО нескольких работников или конкретного, в отношении которого издается приказ.
  • Может быть указано основание создание документа, например, письмо, заключение срочного трудового договора или по стандартной форме.
  • Также в некоторых случаях стоит указывать, кто принял документ на хранение, в особенности, если предприятие имеет сложную организационную структуру.

Ведение журнала в электронном виде

[ads-pc-4] [ads-mob-4]

В случае большого документооборота регистрация приказов может быть организована и в электронном виде. Так например, программа 1C осуществляет такой процесс автоматически. Но в программу, как известно можно внести изменения, поэтому периодически необходимо распечатывать листы документа, пронумеровывать, ставить визу руководителя, скреплять и передавать в архив. Также можно вести хронологию при помощи электронных таблиц, таких как Excel.

Образцы журналов

word-32х32Журнал регистрации приказов по личному составу образец скачать Word.

Excel-32х32Скачать бланк журнала регистрации издаваемых приказов по личному составу, Word.скачать-64-64

Excel-32х32Журнал регистрации приказов по основной деятельности Excel.

Ведение журнала регистрации

Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.

По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.

Например:

  • “В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
  • “О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
  • “КМ” – приказы по командировкам работников.
  • “К” – кадровые.
  • “ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.

Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.

Добавлять, вырывать листы запрещается, иначе смысл такого документа теряется. Кроме того, на сшиве должно быть указано общее количество листов в журнале, после чего на нем ставится подпись руководителя и печать организации. Ответственность за правильное ведение и хранение документа возлагается на отдел кадров.

Требования к оформлению журнала

[ads-pc-2] [ads-mob-2]

Как уже сказали, определенных закрепленных на законодательном уровне требований к оформлению нет, но следует внести в него определенные графы:

  • Графа порядкового номера, который должен присваиваться для каждого документа, для того, чтобы избежать появления документов изданных задним числом.
  • Номер приказа и его дата издания.
  • Вид приказа (Перемещение, Увольнение, прием сотрудников и т.д.). Описание краткого содержания, например, если он издается для направления сотрудников в командировку, то необходимо указать пункт назначения, сроки поездки.
  • ФИО нескольких работников или конкретного, в отношении которого издается приказ.
  • Может быть указано основание создание документа, например, письмо, заключение срочного трудового договора или по стандартной форме.
  • Также в некоторых случаях стоит указывать, кто принял документ на хранение, в особенности, если предприятие имеет сложную организационную структуру.

Ведение журнала в электронном виде

[ads-pc-4] [ads-mob-4]

В случае большого документооборота регистрация приказов может быть организована и в электронном виде. Так например, программа 1C осуществляет такой процесс автоматически. Но в программу, как известно можно внести изменения, поэтому периодически необходимо распечатывать листы документа, пронумеровывать, ставить визу руководителя, скреплять и передавать в архив. Также можно вести хронологию при помощи электронных таблиц, таких как Excel.

Образцы журналов

word-32х32Журнал регистрации приказов по личному составу образец скачать Word.

Excel-32х32Скачать бланк журнала регистрации издаваемых приказов по личному составу, Word.скачать-64-64

Excel-32х32Журнал регистрации приказов по основной деятельности Excel.

Согласование приказа

Будет очень хорошо, если порядок согласования приказов прописан в инструкции по делопроизводству организации. Необходимо обязательно проводить согласование приказов с проставлением виз.

Проект приказа по основной деятельности должны визировать, как правило, заместитель руководителя, отвечающий за соответствующее направление деятельности организации, и начальники отделов:

  • кто готовит приказ,
  • кому даются поручения – еще на стадии подготовки надо заложить рациональную систему исполнения с реалистичным сроком, чтобы в дальнейшем не вносить изменения,
  • юридической службы,
  • службы делопроизводства – визирует в последнюю очередь, чтобы проверить правильность оформления приказа,
  • главный бухгалтер – приказы по финансовым вопросам,
  • прочие заинтересованные – если необходимо.

Визы можно проставлять на обороте последнего листа приказа или на листе согласования. Виза обязательно должна содержать расшифровку должности, фамилию с инициалами и дату (про дату не забывать).

Лучше предпочесть последний вариант согласования – на отдельном листе. Когда приходится приказ переделывать, то визы не всегда надо повторно собирать. В нашей организации, например, визирующие очень любят добавлять какую-нибудь мелочь от себя. Пустячок, а им приятно, но только приказ-то надо распечатывать заново.

Итак, проект приказа может визироваться с отметкой «с замечаниями». Эти самые замечания оформляются на отдельном листе в произвольной форме. И они должны учитываться при доработке проекта приказа.

В случае наличия замечаний принципиального характера, проект приказа необходимо перепечатать и согласовать вновь (собрать все подписи заново). Так что стоит подумать какую визу труднее всего получить и начинать согласование с этого человека.

Если присутствуют замечания только редакционного характера, то проект приказа переоформляют, но визы согласования не проставляют повторно.

После получения всех необходимых виз на отдельном листе согласования, на обратной (чистой) его стороне распечатывается последняя (или единственная) страница приказа. Смысл в том, чтобы подписи согласования оказались на обороте приказа после удовлетворения всех пожеланий. Так поступают в федеральных органах власти, у них там очень много визирующих. И таким образом они уменьшают вероятность повторного визирования в процессе согласования в случае переоформления приказа (иногда неоднократного).

Когда согласование приказа завершено – время его подписывать.

Приказы по основной деятельности должен подписывать только руководитель организации. Либо лицо, которому официально предоставлено такое право, например, приказом о распределении полномочий (или допускается отдельным приказом), зафиксировано в должностной инструкции. В случае его временного отсутствия (отпуск, командировка и т.д.) подписывать приказы имеет право исполняющий обязанности руководителя. Кто будет исполнять обязанности руководителя надо закрепить в приказе по основной деятельности – один раз на все случаи жизни, либо издавать каждый раз новый приказ в случае отсутствия руководителя.

После подписания приказа в него нельзя вносить какие-либо изменения. Хотя в нашей организации иногда (действительно очень редко) переделывали приказ задним числом.

Регистрация приказов

Только после подписания приказы регистрируются (принято в этот же день) службой делопроизводства по порядку номеров с указанием даты. Каждый год нумерация опять начинается с единицы, хотя сам журнал регистрации приказов может вестись несколько лет.

Это важно: регистрация приказов по основной деятельности осуществляется отдельно от распоряжений, а также отдельно от приказов по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу. В основном это обусловлено различными сроками хранения.

Приказы по основной деятельности имеют постоянный срок хранения. В организациях, которые не будут передавать свои документы на государственное хранение – подразумевается до ликвидации. Остальные перечисленные категории приказов имеют временные сроки хранения – 5 лет или 75 лет в зависимости от их вида. Сейчас не будем об этом подробно.

Регистрацию приказов можно проводить в электронном виде. Этой же цели может служить журнал регистрации приказов – образец его приведен ниже. Если нравится, то назовите книга регистрации приказов. В двух последних случаях имеется в виду регистрация на бумажных носителях.

База данных регистрации приказов по основной деятельности имеет постоянный срок хранения вне зависимости от выбранного названия. Выберите естественно что-то одно. Если регистрация ведется в электронной базе, то вовсе не обязательно (даже и не нужно) ее дублировать на бумаге.

Не существует единого образца журнала регистрации приказов, сама форма не регламентируется никакими нормативно-методическими документами. Поэтому допускается добавить нужные графы или убрать, по вашему мнению, лишние.

Вы можете принять за основу этот образец журнала регистрации приказов.doc 

 Часто в организации возникают вопросы, что делать, если необходимо приказ зарегистрировать задним числом. Понятно, что не положено, но если очень нужно… Можно попробовать оставлять пустые резервные номера в разумных пределах. Но учитывайте, что пропущенные номера в журнале регистрации приказов не есть хорошо.

Иногда регистрируют приказ под уже существующим номером с добавлением литеры (выглядит № 5а). Двойные номера в журнале регистрации приказов тоже не есть хорошо. В общем, существует маленький простор для маневра.

Конец краткого ликбеза на данную тему. Если будут вопросы по порядку согласования или регистрации приказов, то задавайте в комментариях.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

  • Приказ на временное исполнение обязанностей
  • Образец составления приказа об изменении приказа
  • Распоряжение – образец оформления
  • Приказ об отмене приказа
  • Приказы по основной деятельности – как правильно составить

К записи 268 комментариев

« Старые комментарии

Оставить комментарий

Что нужно знать

Все приказы и иные документы стоит регистрировать в соответствующем журнале и книге.

Один из таких документов – журнал регистрации приказов по личному составу. Что же это за понятие, какое содержание журнала и правила оформления?

Сразу скажем, что нет четких правил, которых стоит придерживаться, если вы решили завести журнал регистрации.

Основные термины

В журнале регистрируют все приказы, что были изданы в компании и касаются разных действий в отношении персонала.

Фиксируют трудовой путь сотрудников. И если возникает необходимость, можно быстро найти определенный приказ.

Такой журнал используют при разбирательствах в судебном органе. Это подтверждающий документ, доказательство.

Регистрацией же называют запись учетной информации о документации по регламентированным образцам.

Это подтверждение фактов подготовки и передачи документации (разд. 2.2.2. ГОСТ Р 51141-98).

Регистрация может придать документам юридическую силу. Пока документ не зарегистрируют, не присвоят номер, он не считается оформленным, а значит, он фактически не существует.

Назначение документа

Такого рода регистр используют кадровые службы, чтобы осуществлять учет документации (приказов по личному составу), что определяет ряд служебных, должностных и трудовых функций подчиненных.

Необходимо вести такой журнал по таким причинам:

Если срок хранения документа длительный Его нужно регистрировать
Если на основании приказа нужно внести сведения в основную учетную документацию персонала Он также подлежит регистрации

В отдельных компаниях действует правило регистрировать документы, и только таким образом он будет действовать. Регистрация в журнале приказа нужна, чтобы легализовать соответствующий документ.

Законодательная база

О порядке нумерации приказов в законодательных документах ничего не говорится. А значит, можно придерживаться Инструкции, что была утверждена приказом Росархива от 27 ноября 2000 № 68.

Ведение записей осуществляется в соответствии с такими документами:

ст. 86 Трудового кодекса
Раздел 6 ТК Нюансы о заработке, что прописываются в приказе
ст. 123 ТК Оформление отпуска
ст. 15, 56, 67 ТК Зачисление в штат
ст. 68 ТК Правила издания приказа в связи с этим
ст. 128 ТК Правила предоставления отпусков без оплаты
ст. 358 Приказа Росархива Правила ведения журнала

Слово законодательства

Как правило, кадровые работники оформляют несколько разных журналов, в которых проводят регистрацию приказов разных видов. Например, один журнал может содержать распоряжения исключительно по персоналу. Другой журнал может отображать приказы деятельности предприятия. Существует также практика оформления журналов только по отпускам или увольнениям.

Общепризнанная форма журнала регистрации приказов содержит в себе все ключевые в кадровой практике колонки. В качестве резервных колонок, могут быть пустые столбцы, которые при необходимости будут заполняться ответственными лицами по их усмотрению

Единой формы журнала регистрации распоряжений, которая была бы утверждена законом, не существует.

В связи с этим, образец журнала регистрации приказов о приеме на работу будет показан ниже по тексту. Кроме того, организации может разрабатывать собственный проект формы журнала.

В зависимости от сложившейся ситуации, работодатели помимо общепринятых столбцов, вправе добавлять дополнительные колонки. Например, «Ф.И.О. или должность сотрудника, по которому издается распоряжение», «кем удостоверяется распоряжение», «основание приказа», «табельный номер сотрудника», «исполнитель распоряжения», «куда передается приказ», «должность и Ф.И.О. лица, которое внесло соответствующую запись».

Регуляторная политика

Согласно приказу Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 был утвержден Перечень документов, что образовываются в процессе деятельности предприятия. Одним из ключевых положений этого нормативного акта является установление сроков их хранения. Таким образом, в отношении журналов регистрации, которые связаны с распорядительной документацией в отношении личного состава, были предусмотрены два разных срока, в 5 и 75 лет.

По причине разных периодов хранения, рекомендуется оформление одновременно двух форм журналов регистрации приказов.

Порядок нумерации распоряжений законом или Перечнем не предусмотрен. Тогда как, согласно Типовой инструкции по делопроизводству, которая утверждена приказом Росархива от 27.11.00 № 68, распоряжения нумеруются порядковой нумерацией, но в рамках календарного года. Дополнительно в инструкции указывается на необходимость отдельной нумерации распоряжений по основной деятельности, а также приказов в отношении рабочего персонала.

журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашенийВ кадровом учёте следует быть предельно внимательным. Узнайте, как вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Трёхсторонний договор цессии часто заключают в банковских организациях. Смотрите, зачем это нужно.

Обязательно ли вести?

Как уже ранее говорилось, приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 был утвержден срок сохранения журналов регистрации, которые связаны с распорядительной документацией.

Отсюда следует, что ведение регистрационных журналов является обязательным.

Как насчёт электронной формы?

В законодательстве отсутствуют положения по обязательному ведению журналов на бумажном носителе, в том числе с особыми условиями его оформления. Под особыми условиями подразумевается нумерация, удостоверение печатью, прошивание журналов.

По этой причине допускается ведение журнала регистрации в электронном виде.

Кроме того, если согласно процедуре, номера распоряжений присваиваются автоматически во время их формировании в программе 1С, тогда ведение такого журнала в бумажном варианте необязательно.

Виды журналов регистрации приказов с образцами

Сегодня различными отделами кадров, используются следующие формы журналов регистрации:

  • О приеме, переводе, расчете персонала.
  • О предоставлении отпусков.
  • О командировке персонала.
  • О поощрении и наложении дисциплинарных взысканий.

Образец журнала регистрации распоряжений о приеме на работу:

Рег. номер Дата регистрации Краткое содержание Исполнитель Куда передан приказ Расписка в получении (дата, подпись) Отметка о помещении в дело
3-лс 10.02.2010 О приеме на работу Инспектор по кадрам Васильева О.Н. Бухгалтерия Кот И.К. 10.02.2010 В дело № 04-02 от 10.02.2010

Приказы задним числом: способы регистрации

Из-за того, что журнал регистрации прошивается и нумеруется, после чего подписывается директором,  скрепляется печатью предприятия, то внесение приказа задним числом в такой журнал исключено. Но, как показывает практика, возникают различные ситуации, в разрешении которых нередко заинтересованы обе стороны, т. е. работодатель и работник предприятия. На этой почве иногда происходит вынужденное нарушение регистрационного порядка.

Рассмотрим несколько возможных вариантов.

  1. Если на предприятии нет дальнейшей регистрации приказов, то распоряжение можно сделать задним числом.
  2. Если на предприятии есть дальнейшая регистрация, тогда можно сделать служебную записку на имя руководителя с объяснением причин и зарегистрировать приказ текущим числом. Второй вариант хорош тем, что в случае проверки пояснительная записка будет оправданием сложившейся ситуации перед контролирующими органами. Поэтому при необходимости поместить приказ в «прошедший период» на практике применяют издание приказа под дробью (11/1-П) или любым другим индексом.

Юридического значения буква алфавита индекса распоряжения не имеет. Но, ее использование упрощает работу кадровика. К тому же на случай возможного истребования контролирующими органами выданных предприятием распоряжений, желательно, чтобы даты выдачи распоряжений совпадали с реальными событиями. Подобный подход позволит избежать повышенного интереса со стороны проверяющих должностных лиц.

Касательного искусственного исправления ошибок, то единственное, что здесь можно порекомендовать, это совершать замену только тех документов, которые не пересекаются с другими распоряжениями, особенно теми, которые нельзя заменить.

Хронология событий, прежде всего, нужна для самого работодателя. Например, на тот случай, если с сотрудником, который находится за пределами территории предприятия, произойдет несчастный случай. При подобных обстоятельствах «Последовательное распоряжение» с подписью сотрудника о том, что он ознакомлен с приказом, является фундаментальным способом по устранению проблем. На случай расследования несчастного случая, лучшей превентивной меры не придумаешь, особенно когда это касается опасных видов деятельности.

Предыдущая статья: Страховые взносы для ИП в 2019 году

Следующая статья: Бизнес-идеи для маленького города

Образец заполнения

Как выше было сказано, бланк журнала не является обязательным, а потому типовой рекомендованной формы не имеет. При подготовке журнала можно сформировать столько граф, сколько нужно, проименовать их также можно самостоятельно.

Как правило, в журнал заносятся следующие сведения об издаваемых приказах:

  • дата;
  • № — нумерация у каждого предприятия своя, если приказов издается много, удобно использовать, помимо цифр, также и буквы;
  • наименование;
  • содержание приказа — характер распоряжений;
  • исполнитель приказа;
  • лица, которые должны быть ознакомлены с приказом под роспись;
  • подразделение, куда передан приказ;
  • подпись лица, получившего документ;
  • подпись лица, внесшего запись в журнал;
  • отметка об исполнении и направлении в дело для хранения.

В журнал вносятся сведения обо всех приказа по основной деятельности, которые утверждает руководитель. Номер, присвоенный приказу при регистрации в журнале, следует проставить на самом распорядительном документе.

Скачать образец журнала

Журнал регистрации приказов по основной деятельности образец — скачать.

Для чего нужен журнал регистрации приказов по личному составу

Регистрация любого документа на предприятии позволяет полностью признать его законную силу. И действительность для любых производственных процессов. Регистрация предполагает, что документу присваивают уникальный номер.

Соответствующий вид документации в организациях легче упорядочивать, если ведётся журнал, где регистрируются любые приказы, связанные с личным составом. Он защищает рабочие процессы от появления подделок. И от ситуаций, когда приказы утверждаются с неправильными сроками, задним числом.

Журнал шнуруется и нумеруется, иначе он не будет выполнять свою непосредственную функцию. Утверждённые документы фиксируются в строгом порядке, том, в каком они сами появились в организации.

Запрещается менять страницы, уничтожать их каким-либо образом, изымать из оборота. Именно для этого уникальный номер ставится на каждой из страниц.

Для закрепления шнуровки используют специальный бланк. В нём указывается количество страниц, как прописью, так и цифрами. Ответственное лицо в обязательном порядке ставит свою подпись на данном документе. И печать с соответствующим уровнем. Чаще всего эту функцию выполняют руководители.

Кто отвечает за ведение

Из набора с архивными документами одним из важных становится именно журнал, где регистрируются приказы. Потому необходимо назначить отдельного сотрудника, ответственного за заполнение данной формы.

Что такое журнал регистрации и как его сделать, узнайте из этого видео:

Ответственность перекладывается на конкретное лицо изданием соответствующего приказа. Но чаще всего эту обязанность включают в список того, что должен делать специалист по кадровому делопроизводству.

Если ответственный за это сотрудник уходит в длительный отпуск, то следует назначить другого человека, который вёл бы журнал. Это может быть любой, у кого хватает знаний и квалификации.

Какие приказы регистрируются

Основные приказы обычно касаются таких действий, как принятие на работу, увольнение, сохранение должности. Но на каждом предприятии могут расширить список с обязательными документами. Образец журнала, можно скачать ниже.

Скачать образец журнала.

Надо обязательно пользоваться журналом для регистрации, если выпускаются приказы по:

  1. Работе в праздничные дни.
  2. Утверждению либо изменению в штатном расписании.
  3. Изменениям, вступлению в брак после предыдущего развода.
  4. Направлениям на курсы, во время которых повышается квалификация. Особенно, если придётся оторваться от производственного процесса.
  5. Объявлению взысканий.
  6. Предоставлению отпусков. Не важно, сохраняется заработная плата или нет.
  7. Премированию.

В этот журнал могут входить вообще все приказы, которые касаются трудового статуса того или иного сотрудника. Журналы очень удобны для сотрудников, которые выходят на пенсию, и стремятся подтвердить свой статус спустя некоторое время.

Журналы директора и главного бухгалтера

Внутри учреждений приказы часто делятся на те, что поступают от директора и те, которые составляются главным бухгалтером. Каждая группа документов требует отдельной регистрации. Например, в бухгалтерскую документацию включают бумаги, посвящённые «материальной ответственности», «проведению инвентаризации».

У крупных предприятий действуют свои отделы бухгалтерии. Одна и та же подобная инстанция может обслуживать сразу несколько учреждений со схожим профилем деятельности. В таких ситуациях будет целесообразнее вести отдельный учёт каждого из журналов, со своей нумерацией. Не важно, работают организации в одном здании, или в разных.

Деление журналов на несколько видов по срокам хранения

Документация в зависимости от данной характеристики бывает:

  • Краткосрочной.
  • Долгосрочной.

Любой приказ, связанный с личным составом, хранится на протяжении 75 лет. Некоторые предпочитают разделять такие документы, вносить определённые разновидности в отдельный регистр. Например, это касается приказов менее важных. К ним относятся сообщения об отпусках. Или о том, что объявляется взыскание.

Замечания и выговоры сохраняют своё действие на протяжении всего лишь полугода. После этого времени взыскания просто снимаются. Значит, и приказ по данному предмету утрачивает юридическую силу.

Он перестаёт иметь значение и для сотрудника, и для директора. Потому эти распоряжения и не хранятся все 75 лет. Их называют краткосрочными.

Какой должна быть структура документа

Чёткая форма для этого документа не утверждена на законодательном уровне. В каждой компании разрабатывают тот вариант, который будет наиболее удобным для практического применения. Из основных элементов чаще выделяют следующие:

  • Титульный лист.
  • Раздел с перечислением сотрудников, которые несут ответственность по оформлению.
  • Основной раздел, где и проходит регистрация приказов.

О чём пишут на титульном листе:

  1. О дате окончания заполнения.
  2. Дате, когда документ начали вести.
  3. Наименовании документа.
  4. Наименовании самой фирмы.

Далее идёт второй раздел, где рекомендуется указать:

  1. ФИО с должностями сотрудников, которые ответственны за журнал.
  2. Сведения о документах, на основании которых возложена соответствующая ответственность.
  3. Подписи ответственных лиц, которые удостоверяют ведение журнала в конкретные периоды.
  4. Информацию о временных рамках ведения.

Как в 1С создать журнал приказов, расскажет это видео:

Наконец, имеется и основной раздел, где прописывают:

  • Документы, на основании которых издаются приказы.
  • ФИО и табельные номера, группы сотрудников как таковых, на которых распространено действие приказа.
  • Конкретные разновидности приказа.
  • Дату и номера утверждённых бумаг.
  • Перечень порядковых номеров записей по регистрации приказов.

Защита от внесения неправомерных изменений

Иногда возникает необходимость в том, чтобы внести в документ пропущенные, недостоверные сведения. Но такие действия строго запрещены, если верить законодательству. Чтобы защитить документ от порчи, используются следующие инструменты:

  1. Подпись руководителя, ответственного лица.
  2. Скрепление печатью организации.
  3. Фиксация количества страниц на специальном бланке, так же подтверждающем конфиденциальность информации.
  4. Шнуровка всего документа насквозь.
  5. Нумерация.

Контрольная пломба на журнале: для чего нужна

Пломбы иногда продаются в комплектах с журналами. Либо приобретаются руководителями отдельно. Они сами имеют вид листа бумаги прямоугольной формы, с размером примерно 3 на 6 сантиметров. Обязательно указывается общее количество страниц, которое было закреплено с помощью тех или иных приспособлений.

Пломбу наклеивают там, где фиксируется прошивка. Поверх ставят печать учреждения. При этом часть оттиска должна накладываться на саму пломбу. А ещё одна – на страницу, которая свободна от этой детали. Пломбы бывают номерными или индикаторными. Либо они выполняются на компьютере, изготавливаются по индивидуальному заказу.

Если они как-то меняют свой внешний вид – значит, кто-то пытался изменить порядок страниц, внести другие записи, совершить другие противозаконные действия. Пломбы сами по себе используются только один раз. Приказы могут автоматически регистрироваться в программе 1С, если именно она используется для учёта.

Можно создать электронную версию с помощью Excel, чтобы было легче организовать внутреннее использование. Иногда в организациях первоначально ведут электронную версию журнала, а потом его распечатывают. В этом случае именно распечатанные листы должны нумероваться и прошиваться, опечатываться для сдачи в архив.

Собирать информацию становится проще, если используется электронная форма для учёта. Ведь тратится очень много времени на то, чтобы проверить и просмотреть бумажные варианты. Этот процесс особенно длительный, если просматривается информация по сотруднику за продолжительный период.

Дополнительные правила ведения

Журналы по кадровым приказам заводятся в организации тогда же, когда она только начинает свою деятельность. И ведутся на протяжении всего времени, пока предприятие существует. К открытию нового журнала приступают только в том случае, если доказан факт окончания записей в предыдущем.

Желательно для данного документа использовать тетради, где очень много листов. Не предусмотрены варианты, когда записи заканчиваются досрочно.

Когда книга закрывается, её сдают в архив. Если используется именно типографская книга, то важным становится качество исполнения. Важно наличие твёрдой и износостойкой бумаги, листов с качественной прошивкой и проклейкой. Важно высокое качество соединения для наклейки, где указано название самого документа.

Исправление ошибок ведётся в соответствии с нормами делопроизводства, утверждёнными на том или ином предприятии. Чтобы внести правку, неверную запись аккуратно зачёркивают одной линией. Рядом вписывают данные, которые соответствуют действительности.

Для фиксации факта наличия исправления используются строки для правок, если их наличие предусмотрено.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:+7 (499) 450-27-46 (Москва)+7 (812) 317-55-21 (Санкт-Петербург)Это быстро и бесплатно!

Образец заполнения журнала регистрации кадровых приказов

Требования к оформлению регистрационного документа:

  • может вестись на бумаге или электронно;
  • листы должны иметь порядковую нумерацию при бумажной форме;
  • листы скрепляются шнуровкой в бумажной книге;
  • на журнале должна стоять подпись директор компании, а также ее печать;
  • заполнение производится ответственным сотрудником, обычно из отдел кадров;
  • записи в журнал учета вносятся четко в соответствии с формулировками приказа по кадрам.

Как правильно заполнить

Бланк журнала состоит из обложки (титульного листа) и табличной части. На обложке приводятся основные сведения об организации и ответственном лице. В табличной части регистрируются утверждаемые приказы по личному составу.

При регистрации документ получает индивидуальный номер, который проставляется на самом бланке приказа. Номер может состоять из букв и цифр. Основное назначение букв — это определить тип данного бланка. Например, номер вида 123/О может означать, что это приказ о предоставлении отпуска за номером 123. Как правило, цифровая нумерация производится последовательно с начала года. Нумерацию удобно отслеживать, если все приказы по личному составу регистрируются в журнале учета.

Дата записи о регистрации также должна совпадать с датой, отраженной на распорядительном бланке.

В табличную часть также могут быть включены следующие графы:

  1. содержание документа;
  2. лицо, подписавшее приказ;
  3. ФИО и должность исполнителя;
  4. ФИО и должности лиц, которые должны ознакомиться с приказом;
  5. подразделение, куда передается приказ;
  6. ФИО, должность и подпись лица, принявшего документ;
  7. отметка об исполнении.

При необходимости графы могут добавляться, типовой формы данного журнала не разработано, поэтому организация может самостоятельно подобрать подходящий вариант оформления.

Примеры заполнения журнала регистрации:

В качестве примера рассмотрим ситуацию, когда  работодатель в течение 2017 года последовательно оформляет следующие приказы:

  • 20.02.2017 — о принятии на работу Иванова Ивана Ивановича специалистом в отдел коммерции;
  • 28.02.2017 — о переводе Петрова Петра Петровича со склада в цех с должности кладовщик на оператора производственной линии;
  • 10.03.2017 — об увольнении бухгалтера Назарова Назара Назаровича по собственному желанию.

Указанные три приказа являются по личному составу и подлежат регистрации в журнале, при этом сводный учетный документ может выглядеть так:

Как заполнить журнал при отмене приказа

Иногда требуется отменить ранее изданный распорядительный бланк. Например, работник увольняется на основании приказа об увольнении, после чего меняется решение и расторжение трудового договора отменяется. Как зарегистрировать этот факт в журнале учета?

Факт отмены должен производиться на основании приказа об отмене, который также должен быть зарегистрирован в сводном журнале. Поэтому в случае отмены необходимо после издания соответствующего распоряжения зарегистрировать новой строкой созданный отменяющий документ.

Образец заполнения журнала регистрации в этом случае выглядит так:

Пример оформления

Образец журнала регистрации приказов по личному составу в excel — скачать.

Образец журнала учета в word — скачать.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

Задайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.

Это быстро и бесплатно!

Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации. Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности.

Для чего нужны регистрационные книги

Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.

Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.

Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст. 258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Среди целей ведения журнала можно выделить:

  • возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
  • возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
  • придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).

В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.

Какие локальные акты регистрируются в журнале

Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:

  • вопросы хозяйственной деятельности;
  • систему планирования;
  • порядок и структуру отчетности;
  • выстраивание стратегии продаж;
  • задачи по расширению бизнеса.

Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:

  • назначении директора;
  • создании филиала;
  • введении штатного расписания;
  • утверждении правил трудового распорядка;
  • обеспечении коммерческой тайны;
  • проведении внутренних проверок и аттестаций, др.

Образец книги приказов по основной деятельности

Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности.

Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже.

На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.

На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.

граф примерно следующее:

  1. Порядковый номер документа.
  2. Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
  3. Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
  4. Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
  5. Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
  6. Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.

Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом.

Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги.

Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О.

лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи.

Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.

В ней не должно быть:

  • исправлений;
  • подчисток;
  • необоснованных зачеркиваний;
  • откорректированных записей;
  • разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).

При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно.

Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности.

Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным.

Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании.

Образец книги регистрации приказов по основной деятельности

Образец заполнения

Источник: http://ppt.ru/forms/prikazi/journal

Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации. Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности.

Для чего нужны регистрационные книги

Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.

Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.

Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст. 258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Среди целей ведения журнала можно выделить:

  • возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
  • возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
  • придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).

В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.

Какие локальные акты регистрируются в журнале

Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:

  • вопросы хозяйственной деятельности;
  • систему планирования;
  • порядок и структуру отчетности;
  • выстраивание стратегии продаж;
  • задачи по расширению бизнеса.

Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:

  • назначении директора;
  • создании филиала;
  • введении штатного расписания;
  • утверждении правил трудового распорядка;
  • обеспечении коммерческой тайны;
  • проведении внутренних проверок и аттестаций, др.

Образец книги приказов по основной деятельности

Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности.

Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже.

На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.

На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.

граф примерно следующее:

  1. Порядковый номер документа.
  2. Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
  3. Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
  4. Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
  5. Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
  6. Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.

Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом.

Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги.

Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О.

лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи.

Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.

В ней не должно быть:

  • исправлений;
  • подчисток;
  • необоснованных зачеркиваний;
  • откорректированных записей;
  • разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).

При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно.

Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности.

Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным.

Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании.

Образец книги регистрации приказов по основной деятельности

Образец заполнения

Источник: http://ppt.ru/forms/prikazi/journal