Типовая номенклатура дел для организации — образец

Номенклатура дел это собирательное понятие. Это дела организации, оформленные и хранящиеся по ГОСТу.

Что включает это понятие, как ее составить, какие функции и разновидности имеются?

Рассмотрим все подробнее далее.

Содержание

Пересмотр и уточнение номенклатуры дел отдела кадров

Перечень дел подразделения, указанный в номенклатуре дел, был актуален год назад. За прошедшие месяцы он мог остаться прежним, а мог и измениться. Организация развивается, развиваются и ее бизнес-процессы, постепенно и неизбежно меняясь. Отдел кадров — не исключение.

Возможно, в течение года появление в подразделении новых дел не было заметным. А если присмотреться, окажется, что появился новый контрагент, с которым ведется активная переписка, муниципальное ведомство, «спускавшее» приказы, было переименовано, а кто-то из сотрудников придумал регистрационную форму, без которой теперь не может обойтись весь отдел. Помимо привычных бизнес-процессов, эти изменения находят отражение и в номенклатуре дел. Их нужно, во-первых, обнаружить, а во-вторых — учесть при составлении номенклатуры дел на следующий календарный год.

Ежегодное уточнение номенклатуры дел — это:

  • обнаружение дел, заведенных в течение года, и внесение их в действующую номенклатуру дел;
  • обнаружение дел, которые не будут вестись в следующем году.

В результате изучения документов отдела и уточнения номенклатуры выясняется, что, например, в течение 2015 г. в отеле кадров были заведены новые дела (пример 3):

Пример 3. Новые дела, которые должны быть включены в номенклатуру дел на следующий год

а из номенклатуры дел на 2016 г. исключаются следующие дела:

  • 24-21 «Переписка с ООО «Адвокат» по оперативным вопросам правового обеспечения деятельности по управлению персоналом»;
  • 24-25.01 «Документы по делу № В36-448093/2014 (Касимова Р. А.)»;
  • 24-25.02 «Документы по делу № В36-468965/2014 (Демидов М. С.)».

Полученная информация будет учтена при составлении номенклатуры дел на следующий год, и на ее основании будут внесены актуальные изменения в действующую номенклатуру.

Вносим изменения в актуальную номенклатуру дел

При составлении номенклатуры дел на очередной год настоятельно рекомендуем оставлять в документе место для внесения новых дел, заведенных в течение года (см. пример 2). Пустые строки оставляют в количестве от трех до пяти в конце раздела и при необходимости заполняют от руки во всех экземплярах действующей номенклатуры (пример 4). Новые дела получают индексы в порядке валовой нумерации.

Пример 4. Внесение изменений в действующую номенклатуру дел (фрагмент)

Конечно, такие изменения нужно вносить в реальном времени: между заведением в подразделении дела и дополнением номенклатуры дел не должны проходить месяцы. Но, как показывает практика, об этом обычно забывают.

Обратиет внимание!

Если изменения номенклатуры дел, произошедшие в течение года, касаются только прекращения, «закрытия» дел, никаких зачеркиваний и примечаний в документе производить не нужно.

Что такое переходящие дела?

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом (п. 3.4.9 Основных правил).

Например, если организация в 2015 г. ввязалась в судебную тяжбу с бывшим работником, которая явно продолжится и в 2016 г., то дело, в которое помещаются документы по этому вопросу, будет переходящим.

Приказ номенклатуры дел организации образец

И если в 2015 г. ему был присвоен индекс 24-25.03, то он таким и останется до тех пор, пока судом не будет вынесено окончательное решение.

Если в организации появился новый отдел

Если в течение года в штатной структуре организации произойдут изменения и появится новый отдел, состав его дел должен быть внесен в сводную номенклатуру. Для этого в конце документа специально оставляют лист с чистой таблицей, которую заполняют от руки. Новое подразделение получает очередной (крайний) порядковый номер в номенклатуре дел того года, в котором было создано. Возможно, в номенклатуре дел на следующий год раздел переместится согласно логике штатной структуры предприятия.

Например, в середине 2015 г. из состава отдела кадров в самостоятельное структурное подразделение выделился отдел труда и заработной платы. Он будет внесен в сводную номенклатуру дел 2015 г. года под номером 36 при условии, что до этого в документе было 35 разделов. А в номенклатуре дел на 2016 г. раздел «Отдел труда и заработной платы» встанет после раздела «Отдел кадров» и получит порядковый номер 25. При этом нумерация всех последующих разделов сдвинется на одну цифру вперед, и если в этих разделах были переходящие дела, то их индексы изменятся. Это допустимо. В таких случаях на переходящих делах ставится отметка: «26-06. До 2016 г. — 25-06». 

  1. Номенклатура дел уточняется и переутверждается ежегодно. Приступать к этой работе следует в четвертом квартале года, а завершать — до конца декабря.
  2. Под уточнением номенклатуры дел подразумевается сбор информации о делах, которые:
  3. вновь заведены в уходящем году;
  4. не будут вестись в подразделении в будущем году.
  5. Если обнаружатся дела, заведенные в течение года и не отраженные в актуальной номенклатуре дел, они вносятся в действующую номенклатуру дел от руки в специально оставленные для этого строки.

Версия для печати  

Помощь: Особенности составления номенклатуры дел бухгалтерии

ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ БУХГАЛТЕРИИ

Составление номенклатуры дел организации начинается в структурных подразделениях, поскольку их номенклатуры дел являются разделами сводной номенклатуры дел организации на год.

Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются по тем же правилам, что и графы номенклатуры дел организации. Систематизация заголовков (названий) дел в номенклатуре дел структурного подразделения аналогична систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел организации.

Рассмотрим пример составления номенклатуры дел структурного подразделения — бухгалтерии.

Согласно правилам систематизации дел в номенклатуре дел бухгалтерии на первое место вынесены дела, включающие нормативные правовые акты Республики Беларусь (6-1 «Нормативные и методические документы о бухгалтерском учете и отчетности») и распорядительные документы (6-2 «Приказы директора предприятия по основной деятельности. Копии» и 6-3 «Приказы директора предприятия по личному составу. Копии»). Среди распорядительных документов на первом месте стоит дело с приказами по основной деятельности как наиболее важными. В данном примере к заголовкам дел добавлены слова «Копия» и «Копии». Это означает, что в бухгалтерии хранятся вторые экземпляры соответствующих документов, а первые находятся в другом структурном подразделении, например, в канцелярии. Место хранения первых экземпляров документов определяется самим предприятием.

Порядок составления, согласования и утверждения номенклатуры дел организации

Порядок составления и согласования НД структурного подразделения.

НД структурных подразделений составляется лицом, ответственным за документацию с привлечением ведущих специалистов, знающих функции, задачи и документацию эти подразделений, визируется зав. архивом, согласовывается ЭК структурного подразделения (при ее наличии) и подписывается руководителем струтурного подразделения.

НД структурного подразделения составляется на бланке структурного подразделения, заголовком данной НД является год, на который она составляется. Текст строится в виде таблицы, перед которой приводится название с указанием индекса этого дела:

Инд-екс дела Заголовок дела (тома, части) Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню   Примечание

После оформления НД структурного поразделения передается в службу ДОУ для составления и оформления НД организации.

Служба ДОУ контролирует работу по разработке НД структурных подразделений и оказывает методическую помощь составителям.

НД структурных подразделений хранятся 5 лет после передачи дел в архив.

Порядок составления, согласования и утверждения номенклатуры дел организации

На основании НД структруных подразделений, а также профкома составляется сводная НД всего учреждения. В сводной НД дела располагаются так же, как и в НД структурных подразделений. Сводная НД организации составляется службой ДОУ на предстоящий календарный год в последнем квартале предшествующего года на основе НД всех структруных подразделений, подписывается руководителем службы ДОУ, визируется заведующим архивом, согласовывается ЭК (ЦЭК) организации и ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) или ЭМК (экспертно-методической комиссией) государственного архивного учреждения, в которое поступают документы на хранение, а затем до 1 января следующего года утверждается руководителем организации. НД организаций негосударственных форм собственности, не имеющих договорных отношений с учреждениями государственной архивной службы, не согласовываются ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения.

Во вновь созданном учреждении НД составляется в любое время года, а затем к началу делопроизводстаенного года (к 1 января). Точно также осуществляется составление НД при реорганизации учреждения.

НД согласовывается с государственным архивом 1 раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре органихации независимо от срока предыдущего согласования. Ежегодно она уточняется. После внесения необходимых изменений НД дел утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года приказом (распоряжением). При отсутствии же таких изменений она ежегодно перепечатывается и утверждается руководителем.

Прежде, чем составить НД, необходимо тщательно изучить состав, содержание и кол-во документов, циркулирующих в организации.

Пересмотр и уточнение номенклатуры дел отдела кадров

Перечень дел подразделения, указанный в номенклатуре дел, был актуален год назад. За прошедшие месяцы он мог остаться прежним, а мог и измениться. Организация развивается, развиваются и ее бизнес-процессы, постепенно и неизбежно меняясь. Отдел кадров — не исключение.

Возможно, в течение года появление в подразделении новых дел не было заметным. А если присмотреться, окажется, что появился новый контрагент, с которым ведется активная переписка, муниципальное ведомство, «спускавшее» приказы, было переименовано, а кто-то из сотрудников придумал регистрационную форму, без которой теперь не может обойтись весь отдел. Помимо привычных бизнес-процессов, эти изменения находят отражение и в номенклатуре дел. Их нужно, во-первых, обнаружить, а во-вторых — учесть при составлении номенклатуры дел на следующий календарный год.

Ежегодное уточнение номенклатуры дел — это:

  • обнаружение дел, заведенных в течение года, и внесение их в действующую номенклатуру дел;
  • обнаружение дел, которые не будут вестись в следующем году.

В результате изучения документов отдела и уточнения номенклатуры выясняется, что, например, в течение 2015 г. в отеле кадров были заведены новые дела (пример 3):

Пример 3. Новые дела, которые должны быть включены в номенклатуру дел на следующий год

а из номенклатуры дел на 2016 г. исключаются следующие дела:

  • 24-21 «Переписка с ООО «Адвокат» по оперативным вопросам правового обеспечения деятельности по управлению персоналом»;
  • 24-25.01 «Документы по делу № В36-448093/2014 (Касимова Р. А.)»;
  • 24-25.02 «Документы по делу № В36-468965/2014 (Демидов М. С.)».

Полученная информация будет учтена при составлении номенклатуры дел на следующий год, и на ее основании будут внесены актуальные изменения в действующую номенклатуру.

Вносим изменения в актуальную номенклатуру дел

При составлении номенклатуры дел на очередной год настоятельно рекомендуем оставлять в документе место для внесения новых дел, заведенных в течение года (см. пример 2). Пустые строки оставляют в количестве от трех до пяти в конце раздела и при необходимости заполняют от руки во всех экземплярах действующей номенклатуры (пример 4). Новые дела получают индексы в порядке валовой нумерации.

Пример 4. Внесение изменений в действующую номенклатуру дел (фрагмент)

Конечно, такие изменения нужно вносить в реальном времени: между заведением в подразделении дела и дополнением номенклатуры дел не должны проходить месяцы. Но, как показывает практика, об этом обычно забывают.

Обратиет внимание!

Если изменения номенклатуры дел, произошедшие в течение года, касаются только прекращения, «закрытия» дел, никаких зачеркиваний и примечаний в документе производить не нужно.

Что такое переходящие дела?

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом (п. 3.4.9 Основных правил).

Например, если организация в 2015 г. ввязалась в судебную тяжбу с бывшим работником, которая явно продолжится и в 2016 г., то дело, в которое помещаются документы по этому вопросу, будет переходящим.

Приказ номенклатуры дел организации образец

И если в 2015 г. ему был присвоен индекс 24-25.03, то он таким и останется до тех пор, пока судом не будет вынесено окончательное решение.

Если в организации появился новый отдел

Если в течение года в штатной структуре организации произойдут изменения и появится новый отдел, состав его дел должен быть внесен в сводную номенклатуру. Для этого в конце документа специально оставляют лист с чистой таблицей, которую заполняют от руки. Новое подразделение получает очередной (крайний) порядковый номер в номенклатуре дел того года, в котором было создано. Возможно, в номенклатуре дел на следующий год раздел переместится согласно логике штатной структуры предприятия.

Например, в середине 2015 г. из состава отдела кадров в самостоятельное структурное подразделение выделился отдел труда и заработной платы. Он будет внесен в сводную номенклатуру дел 2015 г. года под номером 36 при условии, что до этого в документе было 35 разделов. А в номенклатуре дел на 2016 г. раздел «Отдел труда и заработной платы» встанет после раздела «Отдел кадров» и получит порядковый номер 25. При этом нумерация всех последующих разделов сдвинется на одну цифру вперед, и если в этих разделах были переходящие дела, то их индексы изменятся. Это допустимо. В таких случаях на переходящих делах ставится отметка: «26-06. До 2016 г. — 25-06». 

  1. Номенклатура дел уточняется и переутверждается ежегодно. Приступать к этой работе следует в четвертом квартале года, а завершать — до конца декабря.
  2. Под уточнением номенклатуры дел подразумевается сбор информации о делах, которые:
  3. вновь заведены в уходящем году;
  4. не будут вестись в подразделении в будущем году.
  5. Если обнаружатся дела, заведенные в течение года и не отраженные в актуальной номенклатуре дел, они вносятся в действующую номенклатуру дел от руки в специально оставленные для этого строки.

Версия для печати  

Помощь: Особенности составления номенклатуры дел бухгалтерии

ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ БУХГАЛТЕРИИ

Составление номенклатуры дел организации начинается в структурных подразделениях, поскольку их номенклатуры дел являются разделами сводной номенклатуры дел организации на год.

Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются по тем же правилам, что и графы номенклатуры дел организации. Систематизация заголовков (названий) дел в номенклатуре дел структурного подразделения аналогична систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел организации.

Рассмотрим пример составления номенклатуры дел структурного подразделения — бухгалтерии.

Согласно правилам систематизации дел в номенклатуре дел бухгалтерии на первое место вынесены дела, включающие нормативные правовые акты Республики Беларусь (6-1 «Нормативные и методические документы о бухгалтерском учете и отчетности») и распорядительные документы (6-2 «Приказы директора предприятия по основной деятельности. Копии» и 6-3 «Приказы директора предприятия по личному составу. Копии»). Среди распорядительных документов на первом месте стоит дело с приказами по основной деятельности как наиболее важными. В данном примере к заголовкам дел добавлены слова «Копия» и «Копии». Это означает, что в бухгалтерии хранятся вторые экземпляры соответствующих документов, а первые находятся в другом структурном подразделении, например, в канцелярии. Место хранения первых экземпляров документов определяется самим предприятием.

Порядок составления, согласования и утверждения номенклатуры дел организации

Порядок составления и согласования НД структурного подразделения.

НД структурных подразделений составляется лицом, ответственным за документацию с привлечением ведущих специалистов, знающих функции, задачи и документацию эти подразделений, визируется зав. архивом, согласовывается ЭК структурного подразделения (при ее наличии) и подписывается руководителем струтурного подразделения.

НД структурного подразделения составляется на бланке структурного подразделения, заголовком данной НД является год, на который она составляется. Текст строится в виде таблицы, перед которой приводится название с указанием индекса этого дела:

Инд-екс дела Заголовок дела (тома, части) Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню   Примечание

После оформления НД структурного поразделения передается в службу ДОУ для составления и оформления НД организации.

Служба ДОУ контролирует работу по разработке НД структурных подразделений и оказывает методическую помощь составителям.

НД структурных подразделений хранятся 5 лет после передачи дел в архив.

Порядок составления, согласования и утверждения номенклатуры дел организации

На основании НД структруных подразделений, а также профкома составляется сводная НД всего учреждения. В сводной НД дела располагаются так же, как и в НД структурных подразделений. Сводная НД организации составляется службой ДОУ на предстоящий календарный год в последнем квартале предшествующего года на основе НД всех структруных подразделений, подписывается руководителем службы ДОУ, визируется заведующим архивом, согласовывается ЭК (ЦЭК) организации и ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) или ЭМК (экспертно-методической комиссией) государственного архивного учреждения, в которое поступают документы на хранение, а затем до 1 января следующего года утверждается руководителем организации. НД организаций негосударственных форм собственности, не имеющих договорных отношений с учреждениями государственной архивной службы, не согласовываются ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения.

Во вновь созданном учреждении НД составляется в любое время года, а затем к началу делопроизводстаенного года (к 1 января). Точно также осуществляется составление НД при реорганизации учреждения.

НД согласовывается с государственным архивом 1 раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре органихации независимо от срока предыдущего согласования. Ежегодно она уточняется. После внесения необходимых изменений НД дел утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года приказом (распоряжением). При отсутствии же таких изменений она ежегодно перепечатывается и утверждается руководителем.

Прежде, чем составить НД, необходимо тщательно изучить состав, содержание и кол-во документов, циркулирующих в организации.

Основные понятия

Делом в службе ДОУ обозначают один пакет документов или их подборку, которая объединена по какому-либо фактору и хранится вместе. Они формируются в ДОУ либо в отделении структурного подразделения компании.

В отделе компании сохраняются в упорядоченном виде с соответствующим списком. Это именуется номенклатурой дел.

В подобные дела попадают:

  • документы, хранящиеся временно до их замены новыми (ДЗН) или хранящиеся постоянно до минования надобности (ДМН), срочные и несрочные,
  • входящие и исходящие, сложные и простые документы, оригиналы и копии,
  • документы личного состава, исполнительные, отчетные, организационно-распорядительные, финансовые,
  • документы экспертной комиссии (расшифровка ЭК) и документы экспертной проверочной комиссии (ЭПК),
  • документы ТП либо списка документации, который образуется при работе государственного комитета с указанием сроков сохранности.

Основные функции номенклатуры дел

Номенклатура дел позволяет оперативным образом:

  • размещать в папки и искать важные бумаги в отделе архива,
  • закреплять индексы на документацию,
  • ставить сроки на документах и проводить проверку их ценности,
  • учитывать число пакетов дел в фирме,
  • избавляться от бумаг с закончившимся сроком годности,
  • распределять поступающую документацию в отдел архива,
  • получать информацию о состоянии и наличии каких-то бумаг,
  • получать информацию о составе с содержанием конкретной документации для рабочего процесса.

Виды номенклатуры дел

Имеется три разновидности номенклатуры дел в службе ДОУ. Каждая из них имеет свое определение, создается отделом ДОУ и выполняет конкретную функцию в нем.

Типовая

Призвана назначать состав дел, которые образуются в службе ДОУ и отделе архива у однотипного отдела компании. В ней находятся базовые разделы, которые впоследствии станут примером для создания аналогичных бумаг.

Эта номенклатура образец. Она есть у всех лиц фирмы документоведов. Но для ее создания требуется отправная точка примерный вид номенклатуры.

Примерная

Призвана установить неточный состав дел в компании, порядок их составления. Обычно обладает рекомендательным характером. По сути считается черновиком для документоведа и секретаря, которые составляют типовую номенклатуру.

В качестве примера берутся общие примеры, созданные по ГОСТу, и условно перепечатываются под текущую структуру организации и ее запросы. Как и типовая, примерная создается службой ДОУ. Впоследствии становится методическим справочником для работников компании.

Индивидуальная

Призвана установить конкретный список дел для будущего состава документов. Для ее формирования в организации может применяться два принципа составления: структурный и функциональный.

Первый применяется, когда нужно разработать номенклатуру районного, городского отдела. Второй используется, когда нужно распределить основные направления работы у структурных подразделений, служб и отдельных исполнителей.

При создании любой номенклатуры за образец идет учредительная организационная документация: уставы с положениями компании, расписаниями штатных единиц, положениями об отделах, плановыми бумагами, отчетными бумагами, перечнями документации со сроками списания, номенклатурой дел за прошедшее время.

Содержательная часть номенклатуры

Номенклатура включает в себя четкие разделы отделов, которые в нее входят. Первый служба ДОУ.

В малых компаниях, где не выработана организованная структура упорядочивания дел, в разделах представлены все направления ее работы в виде управленческого и приказного направления, финансов, бухгалтерии, отдела менеджмента, кадров и т. д.

В нее входят заголовки дел для группирования входящей и исходящей документации, индексы для справочных бумаг. Не входят в нее электронная документация, книги, буклеты и брошюры.

По содержанию она выглядит как таблица с пятью графами.

Индекс дела

Идет первым и состоит из назначенного и подтвержденного в компании арабского кода ее направления работы по ГОСТу и порядкового арабского номера отделения. Например, у колледжа по учебной части номер 2 и код 02, как и в любом образовательном учреждении и библиотеке.

Заголовок дела

В заголовке четко должна быть отражена содержательная и составная часть документации, находящаяся в пакете с делами. Часто заголовок представлен с наименованием разновидности пакета, отправителя либо получателя, небольшим содержанием документации, наименованием места, где находятся дела, временем и копийностью.

В нем не должно быть неправдивых, невнятных названий, не связанных между собой по смыслу. Внутри разделов они прописываются по значению. Вначале помещаются заголовки управленческой и приказной документации. Потом идут названия планов, отчетов, информационной документации, бухгалтерских документов.

Количество единиц хранения

Ее заполняют по наступлению конца года в делопроизводстве, указывая количество документов в папке. Так, в одной папке может находиться не больше 250 штук бумаг. Если их больше, то заводят еще одну. Чтобы не запутаться в них, применяют дополнительный символ.

Срок хранения дела, перечень статей

Он прописывается в соответствие с базовым ГОСТом сохранности дел. В одном деле не могут находиться документы с временным и постоянным сроком хранения. Также прописывается перечень статей под сроками.

Примечания

В последней графе проставляются отметки о том, что было заведено дело, переведено в другой отдел, отредактировано, передано в другую организацию, передано на уничтожение, дополнено новыми бумагами и тому подобное. Отметки для электронных дел, в том числе их дата заведения, также ставятся.

По заполнению всех граф номенклатуру подписывает руководитель ДОУ, согласовав свои действия с отделением архива. Затем дается на утверждение начальнику. Только потом она вводится в действие и входит в состав бумаг организации.

Заключение

В целом, номенклатура дел представляет собой четкий перечень дел в компании. Она предназначена систематизировать всю документацию для упрощения работы с ней, нужна для наведения порядка в бумагах. Бывает типовой, примерной и индивидуальной и состоит из 5 граф, обязательных к заполнению.

Что это за документ?

Организовать правильно информационно-справочную работу компании, когда требуется постоянно обращаться к исполнительным документам, изданным ранее, невозможно без систематизации. В делопроизводстве, для того чтобы правильно систематизировать документы, их сначала необходимо классифицировать для размещения в соответствующих делах. Под делом понимается совокупность документов (один документ), которые относятся к определенному вопросу или области деятельности предприятия, которые требуется объединить и поместить в одну или несколько папок.

Под номенклатурой понимается систематизированный перечень с названиями дел, которые заводятся на конкретном предприятии. Каждое дело, как и документ должно иметь срок хранения, установленный требованиями законодательных актов.

Для оформления номенклатуры дел ответственному сотруднику следует руководствоваться Основными правилами работы архивов предприятия, а также Типовой инструкцией по делопроизводству. Обязанность составлять номенклатуру на каждом предприятии также оговорена Правилами по делопроизводству.

Номенклатура дел, если ее требуется сменить в процессе работы предприятия, должна быть введена с начала календарного года. Поэтому, чтобы новая система заработала в 2019 году, ее следует разработать на протяжении 4-го квартала 2019 года.

В это же время структурные подразделения или отделы предприятия должны составить свою номенклатуру и согласовать ее с руководством и работником, который отвечает за ведение архива. Когда предприятие только создается, то номенклатуру дел лучше создавать сразу в начале ее деятельности.

Образец оформления номенклатуры дел кадровой службы (извлечение)

Зачем она нужна для организации?

Для того чтобы ответить на вопрос, зачем нужна номенклатура, необходимо понять, как ее можно использовать.

С ее помощью можно:

  1. Сгруппировать документы в делах в соответствии с системой, по которой работает конкретное предприятие. Это позволит не только сохранять документы, но и при необходимости быстро находить их.
  2. При регистрации каждого документа присваивать ему не только регистрационный номер, но и индекс дела, в котором он впоследствии будет храниться.
  3. Номенклатуру можно использовать, как основной документ, когда дела, срок хранения которых истек, отбираются для сдачи в архив и дальнейшего уничтожения.
  4. Использовать, как учетную документацию для дел, которые имеют равные сроки хранения. В таком случае дополнительные описи можно не создавать.
  5. Она может одновременно являться основой для составления описи к делам, требующим долговременного и постоянного хранения.
  6. Создание актов для уничтожения бумаг намного облегчается при наличии номенклатуры.

Особенно важно создавать номенклатуру на муниципальных предприятиях или в государственных органах, которые обязаны сдавать документы для хранения в специальные архивы. Деятельность нотариусов, акционерных обществ, например, также требует создания номенклатуры в обязательном порядке. Даже на небольшой фирме наличие номенклатуры облегчает ее работу, тем более что в процессе деятельности объем документов на каждом предприятии только увеличивается.

Виды номенклатуры дел организации

Номенклатура может быть нескольких видов:

  1. Благодаря структурному виду документацию можно разделить в соответствии с отделами и структурными подразделениями, в которых она создается и откуда поступает. В этом случае необходимо учитывать особенность работы каждого конкретного предприятия, значимость его отделов, как действует каждый из них. Название подразделов номенклатуры должно соответствовать имеющимся на предприятии отделам. От степени важности отдела для работы всего предприятия зависит, на какой позиции в номенклатуре будет значиться его раздел. Обычно в самом низу перечня дел помещают названия отделов, которые менее значимы для работы предприятия, например:
    • в секретариате формируется большинство приказом и документов к исполнению, также здесь формируется сама номенклатура дел;
    • отдел кадров учитывает сотрудников, сюда также можно отнести приказы по назначению на должность, о приеме на работу и другие;
    • бухгалтерия занимается учетом имущества предприятия, к такому разделу номенклатуры могут относиться распоряжения относительно выдачи денег под отчет и другие;
    • охрана труда является отделом, который не приносит предприятию прибыли, но с ним могут быть связаны большие расходы, такой раздел в перечне дел предпочтительно поместить внизу.
  2. При использовании производственно-отраслевого вида документы классифицируют по сферам деятельности, которой может заниматься одно предприятие. Этот вид один из самых понятных его руководству, например, перечень дел может выглядеть так:
    • производство бумаги;
    • обслуживание населения;
    • отгрузка товара сторонним организациям;
    • управление кадрами;
    • другое.

    В данном случае уже по названию можно понять, какие документы находятся в этом деле. Созданная по такому виду номенклатура станет понятной любому заинтересованному лицу, спустя несколько лет, когда предприятие наберет обороты, а перечень дел, которым занимается предприятие, будет значительным.

  3. На основании функционального вида документы классифицируются в зависимости оттого, кем они были созданы и чем занимается данный отдел предприятия. Например, перечень номенклатуры может выглядеть так:
    • делопроизводство;
    • руководство;
    • и т. д.

В данном случае этот вид номенклатуры не всегда может быть удобен, потому что в конкретном деле нередко оказываются документы, которых там на самом деле не должно быть.

Типовая

Если предприятие принимает для себя типовой вид номенклатуры, то в ней достаточно обозначить базовые разделы и подразделы. На этом примере все остальные отделы предприятия могут создавать свою номенклатуру. Но типовой перечень является обязательным к исполнению всеми лицами, которые работают с документацией. На основе базовой формы можно наращивать со временем остальную часть.

Примерная

Примерная форма может использоваться каждым отделом для создания своей, которой будет удобно пользоваться в конкретном отделе. Чаще всего используется усредненный, общий пример документа, который будет удобно подогнать под работу конкретной организации, и ее отделов. Поэтому, собрав нужную информацию, сотрудник, занимающийся созданием номенклатуры, изучает ее, а потом создает примерный образец, который может использоваться всеми отделами.

Особенно это важно для предприятий, которые только начинают свою работу. Созданный вначале документ в процессе хозяйственной деятельности претерпевает сильные изменения до тех пор, пока не будет выбран оптимальный вариант, который удовлетворит не только руководство, но и ответственных сотрудников.

Индивидуальная

Обычно к индивидуальному типу номенклатуры предприятие приходит с годами, когда выработана определенная структура. Индивидуальный вариант устраивает именно конкретную организацию и применяется только в ней. В процессе работы она может постоянно меняться в зависимости от деятельности предприятия и издаваемых на нем бумаг.

Составление подобного документа возлагается чаще всего на самих сотрудников отделов, которым приходится работать с документами. Индивидуальную форму лучше всего разрабатывать на основе типовой.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Приказ о составлении

Номенклатура дел может быть на предприятии утверждена 2 способами:

Создается приказ руководителя Это актуально, когда необходимо провести администрирование делопроизводства – составить предписания, установить конкретные сроки, дать разъяснения и др. Это очень удобно для внеплановых ситуаций, например, когда меняется структура предприятия, что обычно происходит внезапно.
На созданной номенклатуре проставляется гриф Этот способ удобен, когда сотрудники не являются новичками, им можно доверять, они осведомлены о требованиях, которые предъявляются к делопроизводству на конкретном предприятии.

Приказ может быть сформулирован по-разному, например, когда:

  • утверждается и вводится в действие номенклатура дел, прилагаемая к приказу;
  • вводится в действие номенклатура дел, утвержденная директором, при этом к приказу ее прилагать не нужно.

Для составления приказа не существует унифицированной формы, но в нем должна содержаться информация о:

  • сроках представления проектов документа структурными подразделениями, на основании которых будет оформлена сводная номенклатура;
  • данных сотрудников, которые отвечают за разработку окончательного документа;
  • дате представления сводного проекта на рассмотрение специальной комиссии, которая будет выступать от имени архивного учреждения;
  • данных сотрудника, отвечающего за исполнение приказа.

Приказ заверяет руководитель предприятия, с ним знакомят должностных лиц и ответственных сотрудников.

Аудиторская проверкаОтносительно годовой бухгалтерской отчетности проводится необходимая каждому предприятию аудиторская проверка.

С особенностями бухгалтерского учета в бюджетных организациях в 2019 году можно ознакомиться в этой публикации.

Сроки хранения

Законодателем установлены сроки хранения для различных документов, которые в обязательном порядке формируются на предприятии, или в случае необходимости.

Они устанавливаются на основании Типовых перечней, в которых указаны документы:

  • изданные государственными органами и местного самоуправления, муниципальными предприятиями, подлежащие хранению в течение определенного периода;
  • сформированные в результате деятельности производственных предприятий, проектно-строительных организаций, а также других, которые занимаются научно-технической деятельностью.

Структура перечней продумана законодателем.

Но помимо вышеуказанных перечней на территории РФ действуют:

  • ведомственные, где указаны документы, издаваемые Налоговой службой РФ, Федеральным органом, учреждениями, относящимися к уголовно-исправительной системе или образовательной, другими, имеющими государственное значение;
  • указанные в отраслевых нормативных актах, издаваемых государством в виде законов, правил, инструкций;
  • устанавливаемые экспертной комиссией на случай, когда руководителем предприятия или ответственным сотрудником не найден срок хранения определенных документов в нормативных актах;
  • определенные генеральным директором предприятия на основании приказа при отсутствии возможности пригласить экспертов из архивного учреждения.

Сроки, указанные в нормативных актах, не могут быть уменьшены или увеличены на усмотрение конкретного предприятия. Если вдруг срок хранения документа устанавливается неодинаковый на основании разных нормативных актов, то лучше выбрать больший.

Номенклатура дел, которую должна составить каждая организация, является важным документом, призванным улучшить качество ее работы в области документооборота и делопроизводства. Составить ее несложно, а в интернете лучше скачать типовой образец.

В зависимости от нужд предприятия и особенной его деятельности, выбранный на предприятии тип и вид номенклатуры, может быть удобен в одних случаях, и неудобен в других.

Но следует при составлении документа правильно сформировать подзаголовки, что улучшит процесс использования его для сотрудников и должностных лиц. В целом наличие документа в документообороте предприятия улучшает эффективность труда и отображается на экономических показателях.

Анализ коэффициентов платежеспособности Анализ коэффициентов платежеспособности

 поможет разобраться в финансовом состоянии предприятия.

Рассмотрим здесь способы списания основных средств в проводках бухгалтерии.

Доступно даже для начинающих о бухгалтерском и налоговом учете написано далее.

Определение и назначение номенклатуры дел

Пункт 75 ГОСТа Р 51141-98 определяет номенклатуру дел как «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Для нас здесь важно следующее:

  • номенклатура закрепляет систематизацию всех документов;
  • она содержит сроки хранения каждого дела;
  • чтобы стать действующим документом, она должна быть оформлена по правилам.

Надо учитывать, что номенклатура дел – локальный нормативный документ, обязательный для исполнения всеми без исключения работниками организации, а не только службой ДОУ. Ее общее назначение – упорядочивание документов, формируемых в дела.

Конкретные функции номенклатуры таковы:

  • используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в папки-дела. Заголовки дел, закрепленные в номенклатуре, переносятся затем на обложки дел;
  • каждое дело имеет указание срока хранения включенных в него документов. Определение сроков хранения – первый этап экспертизы ценности документов;
  • нужна при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре;
  • классификационная схема номенклатуры используется при формировании справочной картотеки на исполненные документы, причем рубрики картотеки соответствуют рубрикам номенклатуры;
  • номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же – основа для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного.

Чтобы номенклатура соответствовала своему предназначению, при ее составлении обязательно следует соблюдать определенные правила, установленные действующими в настоящее время документами:

  • Государственной системой документационного обеспечения управления и
  • Основными правилами работы архивов организаций.

Вы также можете воспользоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Порядок разработки и оформления номенклатуры дел

Номенклатура дел на предстоящий год должна составляться в последнем квартале текущего года и после утверждения руководителем вводиться в действие с 1 января.

Пример 1

Номенклатура дел на 2010 год должна быть разработана в последнем квартале 2009 года и введена в действие с 1 января 2010 года.

Каждый год номенклатура пересматривается и уточняется, а не реже чем раз в 5 лет заново составляется и согласовывается. Новая номенклатура потребуется и при изменении функций и структуры организации, ведь это серьезно меняет состав документов.

Общие требования к номенклатуре дел, которые учитываются при ее составлении, сводятся к следующему:

  • систематизация всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;
  • включение в одно дело документов с учетом объединяющих признаков (хронологического, предметно-вопросного, номинального и т.п.) или возможного сочетания этих признаков. Раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;
  • конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;
  • систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

Составление конкретной номенклатуры дел значительно облегчает наличие типовых или примерных номенклатур. Оба эти вида номенклатур могут разрабатываться службами ДОУ учреждений, имеющих сеть подведомственных организаций. Головные компании могут их разрабатывать для своих филиалов, представительств, дочерних компаний. В этом случае обеспечивается единая систематизация документов всей компании (группы компаний).

Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются для организаций, однотипных по характеру деятельности. Разница между ними состоит в характере применения:

  • Типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел, их единую индексацию, типовые сроки хранения. Она является нормативным документом, поэтому при составлении конкретной номенклатуры дел обязательно используются установленные типовой номенклатурой порядок систематизации заголовков дел и сроки их хранения. Заголовки дел могут несколько уточняться с учетом специфики состава документов конкретной организации, но в целом они также переносятся из типовой номенклатуры в конкретную практически без изменений. Примером такой номенклатуры может служить типовая номенклатура, разработанная Сбербанком России для своих отделений;
  • Примерная номенклатура дел не является нормативным документом. Она устанавливает примерный состав дел, их индексы и сроки хранения. При использовании примерной номенклатуры дел в номенклатуре дел конкретной организации может быть изменено количество дел, составлено несколько заголовков вместо одного или, наоборот, несколько примерных заголовков дел с одинаковыми сроками хранения объединены в один.

Если номенклатура составляется не впервые, то используются и номенклатуры дел за предшествующие годы.

Какие документы включить в номенклатуру?

Перед составлением номенклатуры необходимо провести аналитическую работу – изучить состав, содержание и количество всех документов. В этом помогут: уставы и положения об организации, ее структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником для вас станут документы текущего делопроизводства и документы прошлых лет, хранящиеся в службе ДОУ и структурных подразделениях организации.

Только внимательное изучение документации позволяет определить ее состав, содержание, количество оригиналов / копий и т.п. Работникам службы ДОУ, которые составляют номенклатуру дел организации, проще разобраться с документами, хранящимися у них, и сложнее – с документами структурных подразделений. Поэтому важно привлекать к этой работе сотрудников соответствующих отделов и служб, которые хорошо знают свои документы. Кроме того, в подразделениях должны составляться собственные номенклатуры дел.

Важное значение имеет также изучение такого параметра документооборота, как направленность движения основных документопотоков. Это позволяет выяснить состав постоянных корреспондентов (для формирования дел по корреспондентскому признаку) и выявить документы, массово концентрирующиеся в определенных структурных подразделениях, чтобы включить их в номенклатуры этих подразделений.

Основное требование, предъявляемое к номенклатуре, – охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться как документация, которая создается в самой организации (внутренняя и исходящая), включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки, так и получаемая от других организаций и лиц (входящая).

В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.

В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более 1 года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса.

В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров (см. в Примере 2 дела с индексами 01-33 и 01-34).

Не включаются в номенклатуру только печатные издания (сборники, справочники и т.д.).

Кто подписывает, согласует, утверждает номенклатуру дел организации и структурного подразделения

Номенклатура дел составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение.

Номенклатура дел организации (ее еще называют сводной номенклатурой дел) составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений, согласованных с архивом компании и подписанных руководителями соответствующих подразделений. Она оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем службы ДОУ (или иным должностным лицом, отвечающим за делопроизводство, например, секретарем) и в обязательном порядке утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел организации должна пройти процедуру согласования. Она визируется руководителем архива (или должностным лицом, ответственным за архив) и должна быть одобрена экспертной комиссией (ЭК) организации. Если организация сдает свои документы на хранение в государственный/муниципальный архив, то ее номенклатура дел раз в 5 лет направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. Если же организация не комплектует ни государственный, ни муниципальный архив, то с ЭПК этих учреждений согласовывать свою номенклатуру ей не нужно.

После утверждения сводной номенклатуры дел организации делопроизводственная служба рассылает в структурные подразделения выписку из ее соответствующих разделов (номенклатуры дел структурных подразделений). Они используются в течение года для формирования дел в подразделениях, их учета и поиска документов. В небольших организациях, не имеющих четкой структуры, составляется одна номенклатура дел, которая хранится в отдельной папке в службе документационного обеспечения управления или у секретаря руководителя.

В конце года оформляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. В ней указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно, а также число дел, переходящих на следующий год.

После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления.

Сведения итоговой записи передаются в архив, о чем в номенклатуре ставится отметка с указанием должности лица, передавшего сведения, с его личной подписью, расшифровкой подписи и датой передачи данных.

К выписке из номенклатуры дел организации для структурного подразделения по окончании года составляется такая же итоговая запись, но с отметкой о передаче итоговых сведений в службу ДОУ организации.

В Примере 2 приведен образец оформления и заполнения номенклатуры дел организации и итоговой записи к ней. Нужно обратить внимание на то, что в образце использован обычный шрифт для граф номенклатуры, которые заполняются сразу при ее составлении. Для граф, которые заполняются по окончании делопроизводственного года, использован курсив.

В Примере 3 показано, как будет выглядеть номенклатура дел структурного подразделения и итоговая запись к ней перед началом делопроизводственного года. Сравнив эти два примера, можно увидеть, что формы данных номенклатур дел очень похожи.

Разработанная и оформленная в соответствии с установленными правилами номенклатура дел позволяет не только грамотно сформировать дела, но и во многом определяет порядок их оперативного хранения и использования в делопроизводстве, а также подготовки дел к передаче в архив организации для дальнейшего, уже архивного хранения.