Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки — образец

Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки – образец доступен для скачивания по ссылке, которая содержится в статье. Документ необходимо составить в случаях, когда сотрудник организации или ИП утратил или испортил трудовую книжку, либо в иных случаях, о которых подробнее расскажем ниже.

Скачать заявление

Содержание

Основания для получения дубликата трудовой книжки

Основания для выдачи дубликата перечислены в Постановлении Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (п. 31, 33). Там же изложен и порядок, которому необходимо следовать.

Основания для получения дубликата следующие:

  1. Порча книжки, например, вследствие воздействия влаги, огня, либо в связи с тем, что книжка стала ветхой от старости.
  2. Утеря книжки, либо ее кража.
  3. Утрата книжек работодателем, например, ввиду чрезвычайных обстоятельств – взрыва, потопа, и т.д.
  4. Наличие в книжке записи об увольнении, либо о переводе, которая признана недействительной по решению суда.

Для выдачи дубликата требуется написать заявление об этом. Оно подается работодателю любым способом – лично; по почте.

Если сотрудник работал в нескольких организациях, заявление должно быть подано по последнему месту службы, даже если он уже уволился и не работает там.

Если документ передается лично работодателю, либо в отдел кадров или иное подразделение, необходимо, чтобы принявшее документ лицо поставило подпись о принятии. Для этого заявление составляется в 2 экземплярах, один из которых остается у сотрудника. На нем и ставится подпись принявшего документ лица.

Если заявление направляется по почте, достаточно осуществить отправку заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.

После получения заявления, работодатель обязан его рассмотреть и принять решение о выдаче дубликата или об отказе в его выдаче в течении 15 дневного срока. Дни календарные.

Как написать заявление на дубликат трудовой книжки?

Форма документа на законодательном уровне не утверждена. В связи с этим, заявление пишется в произвольном виде. В документе отражаются следующие данные:

  1. Ф.И.О. сотрудника, его адрес, телефон.
  2. Сведения о работодателе – наименование организации, адрес ее места нахождения, Ф.И.О. руководителя, его должность (например, директор или ген. директор).
  3. Название документа (заявление), указывается в центре листа.
  4. Информация о том, по какой причине сотруднику или бывшему работнику требуется получить дубликат книжки. Например, текст документа может быть составлен следующим образом: «15.01.2013 между мной и ООО «АктПром» был расторгнут трудовой договор № 12 от 12.01.2001 (на основании приказа № 12-П от 15.01.2013). 18.05.2018 года в моем доме по адресу: г. Москва, ул. Новослободская, 12-14 произошел пожар. Вместе с личными вещами сгорела трудовая книжка, выданная мне в ООО «АктПром» 12.01.2001. Прошу оформить и выдать дубликат трудовой книжки». Обстоятельства описываются в произвольном виде. Главное, чтобы была понятна причина, по которой требуется получить дубликат документа.
  5. Подпись сотрудника, который подает заявление.
  6. Дату подписания заявления.

К заявлению прилагаются документы, которые обосновывают необходимость получения сотрудником дубликата книжки. Например, если решением суда аннулирована запись об увольнении, и у сотрудника в связи с этим обстоятельством возникло желание заменить книжку, необходимо приложить к заявлению копию решения суда.

Отсчет 15 дневного срока для оформления дубликата книжки начинается с момента получения заявления адресатом. Дата вручения – это либо дата получения письма, либо дата передачи заявления на руки.

Таким образом, заявление составляется в определенных Постановлением Правительства № 225 случаях, и требуется для того, чтобы инициировать процедуру выдачи дубликата трудовой книжки.

Читайте также…

  1. Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку
  2. Куда клеить голограмму в трудовой книжке?
  3. Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку?
  4. Перенос записи в вкладыш трудовой книжки

Порядок оформления дубликата

Сразу после того, как ТК была утеряна, украдена или пришла в негодность, нужно сообщить об этом последнему работодателю. Работник пишет заявление на выдачу второй книжки и подает его в отдел кадров или в бухгалтерию.

Выдача дубликата трудовой книжки производится, если:

  • книжка безнадежно испорчена или утеряна (компанией или самим работником);
  • некоторые записи в ней были признаны недействительными (например, об увольнении);
  • сотрудник восстанавливался после прекращения уголовного дела или по другим причинам.

Как оформить дубликат трудовой книжки? В этом нет ничего сложного. Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ работник обязан обратиться к руководству. Для начала готовится заявление на дубликат, которое содержит примерно такую информацию: в связи с утерей ТК прошу выдать мне дубликат в соответствии с п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Как видите, причина истребования бланка всегда указывается в первую очередь. Форма должна содержать личную подпись человека и полное название организации, где он работает, а также ФИО директора. Заявление должно заполняться не обязательно от руки, но подпись должна быть поставлена вручную и лично работником.

Фактически ничем не отличается от заявления, где указано иное основание замены ТК, образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере. После подачи заявления выдается приказ за подписью директора о выдаче сотруднику второй книжки. Он традиционно вывешивается на видном месте, чтобы его мог видеть весь персонал. Максимум через полмесяца происходит оформление дубликата трудовой книжки, которым обычно занимается сотрудник отдела кадров.

Правила оформления

Вы уже разобрались, как сделать дубликат трудовой книжки, но как понять, что именно вносится в бланк? На титульном листе новой ТК прописывается слово «Дубликат», а на старом — «Взамен выдан дубликат», номер, серия. Это правило, правда, не распространяется, когда оформляется дубликат трудовой книжки при утере, который уже невозможно восстановить. После этого книга заполняется как обычно, но с некоторыми изменениями.

Прежде всего, кадровик должен внести информацию о предыдущем суммарном рабочем стаже. Пример: общий стаж работы до поступления в компанию N 10 лет, 4 месяца и три дня, помочь в заполнении этой графы может справка из Пенсионного фонда о вашем стаже.

После этого нужно будет заполнить графы о работе и поощрениях. В новой ТК по возможности нужно полностью возобновить былые записи. Это возможно только в случае получения информации от всех предыдущих компаний, где вы работали в виде конкретных приказов об увольнениях, назначениях и переводах.

Как заполнить дубликат трудовой книжки? Алгоритм следующий.

  1. Внести общее количество лет стажа без конкретизации, где он получен.
  2. Записать место работы, должность, дату приема и увольнения в соответствующем разделе — «Сведения о работе».
  3. Указать номер и дату документа, на основании которого делалась запись, в разделе, который так и называется.
  4. Внести информацию о награждениях сотрудника.
  5. В заключение работник обязан подписать заполненную книжку, а работодатель скрепить ее печатью.

Не содержит ничего сложного оформление дубликата трудовой книжки (образец его легко найти на нашем сайте). Записи не нумеруются, заполняются от руки читабельным почерком черными (синими) ручками (чернилами).

Если каких-то данные о стаже оказались утерянными (их не удалось найти), нельзя вносить информацию просто со слов работника. Для того чтобы их легче было восстановить, лучше всего снимать копии с ТК и заверять их при каждой смене работы. Копия позволяет просто перенести все записи без подтверждения, однако она должна быть обязательно заверена отделом кадров работодателя.

При оформлении может сложиться ситуация, что подтвердить предыдущие места работы просто нечем. Закрылись компании, где вы работали, либо состоялся переезд, и вы не хотите тратить время на иногородние поездки. В этом случае в дубликат записывается только новое место работы либо то, что вы можете подтвердить документально. Новый экземпляр ТК может стоить денег. Обычно эта плата вычитается из зарплаты сотрудника или он вносит ее лично в кассу.

Несколько трудовых книжек

Утерянный документ вполне может найтись и все усилия по восстановлению былых записей могут быть напрасными. Это происходит довольно часто, если в компании много сотрудников и хранится много учетных бланков разного рода. Выдачу дубликата в этом случае аннулируют, поскольку по требованиям ТК РФ у каждого человека может быть только одна трудовая. С сотрудника берется заявление с объяснениями, а в старую книгу вносятся все новые записи. Однако в реальности это требование часто нарушается, и у многих людей дома иногда лежит по нескольку книжек, потому что они не сочли нужным оформлять дубликат. Бывают и ситуации, когда предыдущий работодатель, вопреки требованиям закона, не отдает сотруднику ТК либо предприятие просто ликвидируется. Записи восстановить в этом случае довольно проблематично, да и бывший наниматель возможно не желает возиться с дубликатом (по закону заявление пишется именно ему). В этом случае сотрудник обычно просто заводит другую ТК.

Только сотрудник решает, какую из книжек приносить на новое место работы. В любом случае стаж не потеряется, поскольку вся трудовая деятельность зафиксирована в Пенсионном фонде РФ. Просто работодатель может не увидеть, где вы работали раньше, и вынужден будет верить трудовому опыту на слово. Несколько книжек могут подтверждать периоды работы по трудовому договору для исчисления страхового стажа.

Несмотря на требования закона люди часто сознательно заводят несколько трудовых книжек (для основной и для работы по совместительству, например). В таких действиях нет смысла, правда, Административный кодекс не предусматривает ответственности за ведение двух трудовых. Проще взять на первой работе ТК и сделать отметку о работе по совместительству, а потом вернуть ее на основное место службы.

Бывает, что женщины, находясь в декрете, желают работать, но не хотят терять пособие по уходу за ребенком. Тогда они заводят другую трудовую. Это также неправильно. Удобнее взять свою книжку на время и оформиться в новой компании по совместительству.

Ответственность за потерю ТК

Когда трудовая книжка потерялась по вине работодателя, он может понести за это административную ответственность. Кроме того, на него будет возложена вся процедура оформления дубликата. Если работодатель не отдает трудовую, можно обратиться в суд с требованием вернуть ТК и взыскать среднюю сумму заработка за каждый день просрочки. Правда, нужно учесть, что на подобные обращения есть срок давности — всего три месяца.

Если компания прошла ликвидацию, то искать информацию придется в архивах, и сделать это будет непросто. Можно поступить проще: обратиться в Пенсионный фонд, где собраны все данные о стаже человека. Безусловно, и в этом случае ответственность будет на работодателе, который не смог вовремя отдать работнику ТК после ликвидации.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки, можно узнать из нормативных правовых актов. Как правило, этой информацией владеют в HR-отделах и в бухгалтерии. При потере (порче) дубликата оформляется еще один дубликат, и об этом делается запись в учетных трудовых документах. Выдаваться дубликат также будет после подачи заявления на имя директора.

Что такое дубликат и каковы его функции?

Дубликат трудовой книжки — это документ, который выдается работнику вместо оригинала. При этом он выступает полноценной заменой и записи в нем ведутся в стандартном порядке. Единственное отличие от самой обычной трудовой — наличие пометки о том, что дубликат является продолжением оригинального документа.

Основная задача дубликата — заменить оригинальный документ так, чтобы работник не потерял основные сведений о своей работе и стаж. При этом выдача дубликата препятствует внесению изменений в старую трудовую.

Когда и как выдается?

Выдача дубликата трудовой книжки возможна только в определенных случаях, связанных с невозможностью использовать старый документ. В их перечень входит:

  • Утеря трудовой;
  • Трудовая книга сильно повреждена;
  • Трудовая книжка полностью уничтожена;
  • Текст трудовой стал нечитаемым или она в целом значительно обветшала;
  • Если в трудовой потребовалось аннулировать множество неправомерных записей.

Для того, чтобы получить дубликат, гражданину требуется подать заявление по своему прошлому месту работы с запросом на выдачу копии трудовой книжки. При этом сделать это нужно незамедлительно. Если трудовая книжка была украдена, то об этом стоит сообщить в отделение полиции.

Бланк заявления на дубликат.doc

В чем отличие титульного листа?

Начнем с титульного листа, так как на нем присутствует самое большое количество изменений. Начинаются они с самого верха страницы — там ставится соответствующая пометка о том, что книжка не является оригинальной и служит в качестве замены. Выглядит она как надпись «Дубликат трудовой книжки №…». Указание номера обязательно даже в том случае, если старая книжка утеряна — он должен храниться в документах вашего работодателя.

Затем идет в целом стандартная титульная страница. Сначала на основании действующих бумаг прописываются ФИО, дата рождения гражданина, а так же сведения об образовании. При этом если они менялись с момента получения оригинала книжки то прописывается актуальная информация. После этого прописываются новые сведения о регистрации трудовой книжки — дата заполнения, печать организации, выдавшей книжку, и подпись её ответственного лица.

Помимо новой трудовой изменению подвергается так же титульный лист старой книжки (если она вообще имеется), На титульном листе, в правом верхнем углу, требуется добавить надпись, что трудовая книжка утратила силу в связи с выдачей дубликата. При этом нужно указать номер самого дубликата.

Как дубликат заполняется?

Перейдем к заполнению самого дубликата. Сразу стоит отметить одну очень важную деталь — записи в нем делаются абсолютно так же, как и в обычной трудовой книжке, то есть в строго определенном порядке:

  • В первом столбце прописывается номер — идентификатор записи. Они всегда следуют в строгом порядке даже если была допущена ошибка;
  • В последующих трех столбцах указывается дата внесения записи в трудовую. При этом если запись сделана на основании приказа, то дата его подписания и внесения записи должны совпадать;
  • Следующей следует основная часть, в которую и вписывается основная запись. В этом столбце прописывают все основные операции, которые были выполнены по отношению к работнику — зачисление в штат, выдача наград, увольнение и многое другое;
  • Последним идет столбец, который содержит информацию о документе, на основании которого была внесена запись. Это может быть как приказ, так и любая другая бумага (заявление, договор, акт, служебная записка и т.д.).

Самое главное, что нужно учесть при заполнении дубликата трудовой книжки — самая первая запись. В ней прописываются основные сведения по общему трудовому стажу в формате года/месяцы/дни, а так же указать сведения о том, кто дубликат выдал. При этом сведения о предыдущих местах работы не сохраняются.

Кто должен делать записи

Ошибки, которые допускаются при ведении записей в трудовых книжках, приводят к тому, что работники могут утратить часть своей пенсии.

Ведь общий трудовой стаж должен начисляться на основании записей в трудовой книжке, а их соответствие с нормами закона должно быть неизменным.

Для всех трудовых книжек существует свой стандарт заполнения, придерживаясь которого книжки заполняются одинаково. Следует отметить, что бланки трудовых менялись на протяжении чуть больше половины столетия.

Поэтому может показаться, что действительным документом является только последнее издание трудовой книги – 2004 года.

Но действительными бланками являются и предыдущие, начиная с 1938 г., также – бланки книжек за 1973 и 2003 годы. Все они являются действующими и имеют юридическую и правовую силу перед законом.

Трудовая книжка является персональным документом гражданина (гражданки), функция которого – отражать общий трудовой стаж ее владельца, а также длительность, качество и характер трудовой деятельности.

Изучая содержание этого документа, работодатель всегда может быть правильно осведомлен о причинах, по которым работника увольняли, были ли награждения и сколько лет опыта работы у подчиненного.

Помимо этого, именно отображение в данном документе фактической трудовой деятельности дает человеку право на получение пенсии в будущем. Такое назначение документа уже определяет тех должностных лиц, которые имеют право вносить записи в документ.

Это следующие сотрудники предприятия, учреждения или организации:

  • начальник отдела кадров;
  • инспектор отдела кадров;
  • бухгалтер;
  • секретарь или иной сотрудник, уполномоченный на это внутренним приказом руководителя.

Работник, занимающийся ведением кадров обязательно должен иметь высшее образование в сфере делопроизводства любого направления.

Если фирма небольшая, бухгалтер слишком загружен, то функцию кадровика может выполнять любой заместитель директора. Конечно же, все назначения такого рода обязательно следует подкреплять изданием соответствующего приказа по внутренним делам предприятия.

Если такого приказа нет, то юридически считается, что человек, вносящий записи в трудовые книги работников, фактически не имеет права этого делать. Инспекция Роструда вполне обоснованно, в таких случаях, может наказать фирму за нарушения штрафом.

Поэтому каждому работодателю, на ком лежит полная ответственность за все, что происходит на его предприятии, кого бы он ни назначал для выполнения этих обязанностей, следует помнить также и про приказы или распоряжения о назначении.

Такой приказ будет возлагать ответственность на работника за – ведение, учет и хранение трудовых книжек, а также подписывать все записи, которые он сам же и производит во время обращения книжек на предприятии.

Это обозначает, что каждую трудовую книжку не нужно нести директору предприятия на подпись, законом разрешено подписывать записи в трудовой тому лицу, которому были делегированы подобные полномочия.

Как восстановить трудовую книжку через пенсионный фонд Как восстановить трудовую книжку через пенсионный фонд, вы можете узнать в статье: как восстановить трудовую книжку через пенсионный фонд

Для чего нужна копия трудовой книжки, читайте на этой странице.

Инструкция по заполнению трудовых книжек

Книжку следует оформлять согласно законодательным нормам и правилам.

В отношении этого вопроса действуют следующие нормативные и законодательные стандарты:

  1. Так, для типового стандартного заполнения трудовых книжек используют нормы и требования, прописанные в Трудовом Кодексе, в ст.66 (обоснованный федеральным законом № 197-ФЗ от 30.12.11г.).
  2. А также не менее важным является правительственное Постановление № 225 от 16.04.03 г., в который был в последней редакции 25.03.13 г.
  3. Инструкция правильного заполнения трудовых книг, утвержденная Минтрудом России Постановлением № 69 от 10.10.03 г.

Все эти нормативные акты уже прошли свои редакции и на сегодня являются действующими. Общие и основные требования к заполнению трудовых книжек являются следующими:

  • число и месяц имеют числовой двухзначный формат, а год – числовой четырехзначный;
  • язык заполнения – государственный русский, официальный язык республики, состоящей в составе РФ;
  • цвет чернил может быть синим, фиолетовым или черным, качество – влагостойкие чернила, не поддающиеся выгоранию от воздействия солнечных лучей, тип пишущей ручки – только шариковая, перьевая или ручка-роллер, но не гелевая;
  • сокращения не допускаются – к примеру, вместо «пр.» прописывается полностью – «Приказ», вместо «расп.» – «распоряжение», вместо «пер.» – «переведен», вместо «ТК» – «Трудовой Кодекс Российской Федерации» и т.д.;
  • зачеркивать ошибочно сделанную запись нельзя – следует правильный вариант просто начать писать следующим порядковым номером (п.1.2 Инструкции по заполнению трудовых книг);
  • исправления в трудовой книжке должны осуществляться тем работодателем, который допустил ошибку, но допускается также исправлять и новому работодателю при наличии документальных подтверждений правильной записи;
  • начинают вносить запись в трудовую тогда, когда работник проработал в организации более 5-7 дней при приеме на работу, а при увольнении – день в день;
  • в момент увольнения работник должен быть ознакомлен с записью в трудовой и подписаться под ней прямо в книжке (за исключением случаев кончины работника).

Что пишут в трудовых книжках, какие именно заносятся записи туда и о чем они – все это можно отразить одним перечнем сведений:

  • о работнике;
  • о характере работы, что выполняется владельцев документа;
  • переводы на другое место на постоянной основе;
  • причина, статья и дата увольнения;
  • законные основания для разрыва трудовых отношений, прекращения действия трудового договора;
  • о награждениях, связанных с трудом владельца книжки, или о различных поощрениях;
  • о присвоении квалификации работнику.

Чего не пишут в трудовых книжках:

  • сведения о командировках или временных переводах на другую работу;
  • информация об отпуске – календарном или за свой счет;
  • выговоры, взыскания, замечания или иные меры дисциплинарного воздействия, которые могут повлечь за собой принудительный труд (ст.4 и 66 ТК РФ);
  • необоснованные данные для внесения записей о трудовом стаже работника с прежних рабочих мест – все должно подтверждаться документально в определенном порядке (на случай если текущему работодателю нужно сделать дубликат книжки взамен утерянной).

Какая ставится дата на титульном листе

Так как законом допускается не заполнять трудовую книжку в день приема на работу, в день издания приказа о приеме на работу, то делать записи можно чуть позже. Всего на это отводится 5 дней с момента подписания приказа о приеме на работу.

Это обозначает, что, если работник принес вам новую трудовую книжку, и вам предстоит заполнить ее титульный лист, тогда после даты приказа отсчитайте пять дней.

Именно этот срок вам отводится на то, чтобы вы вписали в титульный лист все, что необходимо, а затем, поставили дату фактического заполнения, а не дату издания приказа.

Единственным важным моментом, на которое в данном случае следует обращать внимание всегда – это ответственность инспектора по кадрам.

Он должен проконтролировать, чтобы дата составления записи в титульном листе не была позже пяти дней с момент издания приказа о приеме на работу.

Как заполнить дубликат при утере и его образец

Как только работник потерял трудовую книжку, он сразу должен поставить в известность об этом своего работодателя. Такое может произойти по вине работника тогда, когда он на время брал свою трудовую книгу под роспись.

Если же работник не работал и имел на руках документ о своем трудовом стаже, но затем, его потерял, то ему следует обращаться к работодателю на последнем рабочем месте. Дубликат работодателем должен быть заполнен в течение 15 рабочих дней.

Информация, которая должна присутствовать в дублирующей книжке, следующего характера:

  1. Бланк трудовой книжки уже должен содержать слово «Дубликат».
  2. Указанный без подробностей общий трудовой стаж.
  3. Данные о трудовой деятельности работника на последнем рабочем месте.
  4. На внутренней стороне обложки составляется запись о выдаче дубликата:
  • когда выдан;
  • каковы основания для выдачи (они должны соответствовать нормам закона);
  • серия и номер трудовой книги, которая была утеряна;
  • подпись инспектора кадров, указание его должности и фамилии с инициалами.

Основаниями для выдачи дубликата являются различные справки и копии приказов с других рабочих мест, справка из ПФР или судебное решение.

Заполнение индивидуальным предпринимателем, образец

Для физических лиц, которые стали индивидуальными предпринимателями, пользующихся наемным трудом граждан и имеющих в своем штате работников, существует упрощенная схема ведения кадрового делопроизводства.

Правила для заполнения здесь просты:

  1. Номер по порядку самой записи.
  2. Дата составления.
  3. Сведения о самом индивидуальном предпринимателе.
  4. Запись об увольнении или приеме на работу вносится в общем порядке, также как и в случае регулировки трудовых взаимоотношений работника с юридическим лицом.
  5. Данные приказа.

Если есть печать, тогда нужно поставить после записи об увольнении работника. Если печати нет, тогда достаточно будет в третьей графе подписи ИП.

Куда клеить голограмму

Дополнительная защитная мера предусмотрена законодателями для ряда документов – это наклеивание голограммы на свидетельства, паспорта, удостоверения, и также в трудовые книжки.

Какие-то документы изготавливаются госучреждением, и голограммы наклеиваются госслужащими.А вот трудовые книжки могут быть снабжены такой мерой защиты работодателями самостоятельно.

Теперь при приобретении нового бланка трудовой книжки к ней прилагается также и вкладыш с голограммами, имеющими изображении государственных знаков.

Для использования такого новшества в первый раз нужно лишь следовать следующему алгоритму действий:

  1. Делается запись в трудовой.
  2. Ставится печать и подпись под записью.
  3. Отклеивается одна и голограмм из вкладыша и прикладывается чуть ниже сделанной в трудовой книжке записи.

Наклейка не должна быть приклеена вверх ногами. Нужно постараться приклеить ее как можно ровнее, без разрывов или складок.

Если получилось криво, то не следует ее пытаться снять, бумага деформируется, и весь документ будет считаться недействительным. Нужно просто сверху на нее наклеить новую, но уже ровнее.

Образец голограммы.

Оформление трудовой книжки – это дело весьма ответственное. Неверные шаги кадровика по внесению записей могут не просто испортить трудовую работника, а повлиять на расчеты его трудового стажа, лот которого напрямую будет зависеть его пенсия.

Поэтому изучение всех новшеств, а также стандартных типовых норм и требований, предъявляемых законодательством – это неотъемлемая часть для тех, кто занимается кадровыми вопросами на предприятии.

Запись в трудовой книжке о работе по совместительству Как сделать запись в трудовую книжку о работе по совместительству, описывается в статье: запись в трудовой книжке о работе по совместительству

Образец записи в трудовой книжке в связи со смертью работника вы можете посмотреть тут.

Где можно восстановить трудовую книжку, рассказывается в этой статье.

Видео: Что делать, если вы потеряли трудовую книжку

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат

  2. Позвоните на горячую линию:

    • Москва и Область — +7 (499) 703-16-92

    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 309-85-28

    • Регионы — 8 (800) 333-88-93

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Слово закона

Возможность оформить дубликат документа прописана пунктами 31,32 “Правил о ведении, в том числе и хранении трудовой книжки”, которые утверждены Постановлением Правительства РФ в апреле 2003 года (является ключевым в вопросе условий и порядке выдаче дубликата документа).

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225

Кроме того, регулируется пунктом 7.1 “Инструкции заполнения трудовых книг”, которая утверждена Постановлением Правительства РФ от октября 2003 года № 69.

Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69

В каких случаях выдается?

Негодность

Как и прочие документы, трудовая книжка может прийти в негодность:

  • порваться;
  • обгореть при пожаре;
  • пострадать в результате иных воздействий.

При возникновении такой ситуации, вся информация из подлинника должна быть перенесена в дубликат.

При утере

Если подлинник трудовой книжки утерян либо был кем-либо похищен (к примеру, была похищен сумка с документами, где была трудовая книжка), об этом необходимо срочно уведомить работодателя.

Согласно п. 32 Постановления № 225 период уведомления составляет до 15 календарных дней.

В подобной ситуации не вся информация из подлинника будет перенесена в дубликат.

Переносится только та информация, которая подтверждается документацией об официальном стаже сотрудника до его последнего трудоустройства, а также сведения о поощрениях и других видах наград.

Массовая утрата

Массовая потеря трудовых книжек работодателем возможна только в случае возникновения каких-либо чрезвычайных ситуаций.

При возникновении подобной ситуации формируется специальная комиссия, которая определяет стаж каждого сотрудника.

К сведению: стаж определяется на основании предоставленной сотрудниками документации либо же свидетельских показаний (если подтверждающая документация отсутствует).

По завершению расследования, специальная комиссия выдает акт, который является основанием для оформления дубликата трудовой книжки.

В остальных случаях выдача дубликата может осуществляться на основании признания факта недействительных сведений в подлиннике о причине увольнения сотрудника либо же его перевода на другое место трудовой деятельности.

Это связано с тем, что недостоверная информация может навредить сотруднику в будущих попытках официального трудоустройства либо же серьезно ударить по его репутации.

В такой ситуации все сведения, за исключением “неправдоподобных”, должны быть перенесены в дубликат.

Нормативные документы

Вопросы, которые касаются оформления дубликата трудовой книжки, регулируются такими законодательными актами, как:

  • Постановление Правительства РФ № 225, регулирующие вопросы о порядке и процессе оформления дубликатов;
  • Постановление Министерством Труда РФ № 69, регулирующий вопрос о хранении и учете;
  • Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, регулирующий вопрос учета и хранения дубликата трудовой книжки (дополнение к Постановлению Минтруда № 69);
  • Трудовой Кодекс РФ, в частности ст. 66.

Данный перечень не является исчерпывающим, однако содержит все необходимые сведения по вопросу как сделать дубликат трудовой книжки.

Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно

Можно ли иметь две трудовые книжки одновременноможно ли иметь две трудовые книжки одновременно? Об этом читайте в нашей статье.

Пример записи о благодарности в трудовой книжке — здесь.

Как оформить дубликат трудовой книжки в 2019 году?

Рассмотрим подробней вопрос о том, как правильно оформить дубликат документа.

Кто оформляет и выдает?

Выдачей дубликата трудовой книжки занимается непосредственный работодатель на основании составленного заявления сотрудником, которое пишется в свободной форме.

Помимо работодателя, дубликат выдает:

  • Пенсионный Фонд;
  • Государственный Архив.

Дубликат должен быть выдан заявителю в течении первых 15 календарных дней с момента принятия соответствующего заявления.

Стоимость процедуры

Все затраты, связанные с покупкой новой трудовой книжки ложатся исключительно на работодателя, если имеет место быть его вина, в противном случае, за приобретение трудовой книжки должен будет платить сотрудник.

Таким образом, сама процедура восстановления является бесплатной за исключением случаев, когда необходимо будет приобрести новую трудовую книжку.

Алгоритм действий

Рассмотрим подробней порядок выдачи документа.

Общая схема

Отвечая на вопрос, как делается дубликат, можно сказать о возможности использования одного из нескольких способов, а именно:

  • через работодателя;
  • с помощью Пенсионного Фонда;
  • обратиться в Государственный архив;
  • через судебный орган.

Схема оформления дубликата:

  • Возникновение обстоятельств, из-за которых есть необходимость в оформлении дубликата.
  • Обращение в соответствующий орган.
  • Предоставление необходимого перечня документов и составление заявления.
  • Получение дубликата.

Восстанавливаем утраченные сведения по ксерокопии

Если у пострадавшей стороны имеется на руках уже заверенная по всем формам копия, то в такой ситуации достаточно обратиться за оформлением документа напрямую к своему последнему работодателю.

Алгоритм достаточно прост:

  • Обращение в отдел кадров по последнему месту работы.
  • Подача заявления и копии трудовой книжки.
  • Период ожидания.
  • Получение дубликата.

Восстановить по справкам

Вариант с восстановлением трудовой книжки по справкам отлично подойдет в том случае если сотрудник устраивается на новое место работы.

В таком случае алгоритм заключается в следующем:

  • Написать заявлением на оформление дубликата документа в отдел кадров.
  • Предъявить подтверждающие справки и документы из прежних мест работы (к примеру, трудовое соглашение, награды и так далее).
  • Получить дубликат.

Действия без подтверждающих документов

Если у сотрудника отсутствуют подтверждающие документы, получить их или доказать факт наличия стажа можно несколькими путями:

  • обратиться в ПФ;
  • обратиться в Государственный архив;
  • обратиться в судебный орган.

В первых двух случаях, необходимо помнить: можно получить неполную информацию, поэтому лучше сразу обратиться напрямую в судебный орган.

При судебном разбирательстве необходимо будет предоставить минимум нескольких свидетелей, которые способны подтвердить факт официального места работы на тех же предприятиях/фирмах, где они также осуществляли свою трудовую деятельность.

Такой способ восстановления считается наиболее сложным, поскольку требует немало временных затрат и времени.

Оформление документов

Нужно ли писать заявление?

Заявление на оформление дубликата трудовой книжки играет ключевую роль в этом вопросе.

На основании поданного заявления возникнут обстоятельства в оформлении дубликата документа.

Скачать примерный бланк заявления можно здесь: 

Бланк заявления на выдачу дубликата трудовой книжки

Правила и инструкция заполнения

Рассмотрим подробней как заполнить дубликат документа.

Сведения

На титульном листе помимо надписи “дубликат” должны содержаться такие сведения, как:

  • полные инициалы сотрудника (без каких-либо сокращений);
  • дата рождения;
  • какое образование имеет;
  • какая специальность (указывается на основании диплома об образовании либо квалификации).

Помимо этого обязательно нужно указывать дату оформления дубликата.

Стаж

Стаж трудовой деятельности указывается в общей сумме.

Простыми словами нужно указывать общее число проработанных лет, месяцев и дней без уточнения сведений о работодателях, с которыми работал сотрудник.

После указания таких сведений, нужно будет указывать непрерывный либо общий стаж, который подтвержден документально по отельным периодам.

Запрещается допускать какие-либо помарки и исправления.

Места работы

Если сотрудник осуществлял ранее трудовую деятельность, то наименование предприятий и занимаемая им должность указывается в 3 графе раздела “Сведения о работе”.

Все работодатели, с которым работал сотрудник, должны подтверждаться документально.

Примеры заполнения

Заполнить дубликат трудовой книжки не составит большого труда. Для этого достаточно соблюдать законодательство РФ и избегать помарок либо исправлений.

Образец оформления дубликата при утере трудовой книжки представлен здесь:

dublikat-trudovojiСроки

Отвечая на вопрос, когда выдается, можно с уверенностью ответить: в течении 15 календарных дней с момента составления соответствующего заявления.

Распространенные ошибки

Дубликат – это в первую очередь, документ, который должен быть заполнен по всем законам РФ.

Вся информация должна быть полностью идентичной подлиннику. Исключением являются те сведения, которые невозможно указать из-за отсутствия документального подтверждения либо доказан факт недостоверно указанной информации.

Под определением “вкладыш” подразумевается часть трудовой книжки, которая может быть вшита в основной документ, при отсутствии в нем свободных страниц для записей. В обязательном порядке он оформляется подобным образом, как и трудовая.

Главными ошибками в процессе выдачи дубликата документа сотруднику являются:

  • занесение в документ ошибочных сведений (к примеру, информации, которая по результатам проверки признана недействительной);
  • запись информации, которая не подтверждена документально;
  • запись всей необходимой информации не в полном объеме;
  • отсутствие необходимых пометок о том, что документ является дубликатом.

В процессе оформления вкладыша нередко допускают такие ошибки:

  • отсутствие полной информации на титульном листе;
  • отсутствие пометок об основаниях формирования вкладыша;
  • ошибочные указания сведений во вкладыше в процессе его формирования.

По этой причине сотрудникам при получении дубликата трудовой книжки в обязательном порядке следует внимательно проверять все имеющиеся в нем записи, в том числе и на факт наличия помарок либо опечаток.

Кто заверяет?

Дубликат трудовой книжки заверяется ответственным лицом непосредственного работодателя (либо нотариусом), а также самим сотрудником. В завершении ставится печать отдела кадров.

Может ли это сделать бухгалтер?

Если должностная инструкция бухгалтера предусматривает возможность заверить дубликат трудовой книжки, значит, он имеет полное право это сделать.

Стоит отметить, что нередко в небольших компаниях отсутствует штатная единица “кадровый работник” и за них все это делает именно бухгалтер.

Когда выдается?

Дубликат трудовой книжки выдается на основании предоставленного заявления сотрудником и по завершению ее заполнения, в том числе после заверения.

Образец записи в трудовую книжку генеральному директору

Образец записи в трудовую книжку генеральному директоруобразец записи в трудовую книжку генеральному директору вы найдете в нашей статье.

Как правильно оформить отзыв работника из отпуска? Узнайте тут.

Делается ли запись в трудовой книжке при срочном трудовом договоре? Информация — здесь.

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если и дубликат утерян?

В таком случае алгоритм повторного оформления полностью идентичный, как и для получения первого дубликата.

Как оформить, если была смена фамилии?

Оформление дубликата осуществляется стандартным образом только с небольшим нюансом: необходимо предъявить документы, способные подтвердить смену фамилии.

Как учесть дубликат в документах организации?

Согласно пункту 41 Правилу № 225, в книгу приходов-расходов по ведению учета бланка дубликатов трудовой книжки, в том числе и вкладышей, осуществляется бухгалтерским отделом компании, а также заносится информации обо всех подробных операциях, которые напрямую относятся к затратам на приобретение бланков.

В обязательном порядке необходимо указывать номер и серию бланков.

Пример оформления книги:

Как оформить уволенному сотруднику?

Согласно действующему законодательству, уволенные граждане могут восстановить дубликат трудовой книжки у своего последнего работодателя, причем вне зависимости от того, сколько прошло времени.

Часто отдел кадров отказывает в этом, но стоит помнить: такие действия противозаконны и можно смело обращаться в правоохранительные органы.

Выдача при утере основного документа входит в их обязанность, за отказ от выполнения которой они несут уголовную и административную ответственность.

Трудовая книжка

Правое поле

Значимость трудовой книги зафиксирована в Трудовом Кодексе.

В соответствии с установленными нормами, документ содержит следующие данные:

  • личные данные гражданина;
  • выполняемые трудовые обязанности;
  • информация об увольнении, всевозможных вознаграждениях;
  • причины завершения трудового договора.

Нормы выдачи и заполнения документа являются обязательными.

Их регулируют следующие постановления:

  • Трудовой Кодекс;
  • инструкция по заполнению трудовой книги;
  • нормы хранения и ведения документа.

В каких случаях оформляется

Законодательными нормами предусмотрено, что оформление дубликата трудовой книжки возможно в следующих случаях:

  • когда трудовая книжка была утеряна работником;
  • при наличии в документе недействительных сведений об увольнении сотрудника или переводе его на другое место трудоустройства;
  • в случаях, когда трудовая книжка или вкладыш находятся в непригодном состоянии (к примеру, документ испачкан, порван и прочее);
  • в случаях массовой утерей работодателем трудовых книжек работник вследствие чрезвычайных ситуаций;
  • случаи, когда документ содержит недействительные данные об увольнении в связи с осуждением или привлечением к уголовной ответственности сотрудника.

Заявление о заведении дубликата трудовой книжки

Массовая утрата работодателем

Выдача дубликата трудовой книжки предусмотрена действующими нормами при массовой утрате работодателем документов вследствие чрезвычайных ситуаций. В данном случае речь идет о пожаре, экологических или техногенных катастрофах, наводнении.

Трудовой стаж сотрудников пострадавших компаний должен быть определен посредством акта комиссии по установлению стажа, которая назначается исполнительными органами власти РФ.

Обратите внимание. Комиссия включает в себя работодателей, представителей профсоюзных организаций и прочих заинтересованных структур.

Для того чтобы установить факт работы гражданина, данные о его профессии, и срока работы в компании нужно обратиться в специальную комиссию (функционирует на местном уровне), предъявив один или несколько из следующих документов сотрудника:

  • трудовой договор;
  • справка с места трудоустройства;
  • профсоюзный билет;
  • учетная книжка.

Для того, чтобы установить стаж работы, гражданин имеет право предоставить ранее перечисленные документы или их копии.

При отсутствии документального подтверждения стажа, сотрудник имеет возможность предоставить комиссии как минимум двух свидетелей, лично знакомых с гражданином по причине совместной трудовой деятельности в одной организации.

Комиссия, в свою очередь, обязана принять меры по восстановлению документов, например, отправить запрос в архив организации. 

Периоды, которые удалось установить при помощи частично сохранившейся документации, должны быть включены в общий стаж, а также в специализированный стаж, позволяющий получать пенсию на льготных условиях и за выслугу лет.

Таким образом, на основе деятельности комиссии должен быть составлен акт, в котором указаны следующие данные:

  • периоды трудовой деятельности;
  • должность гражданина;
  • продолжительность трудового стажа.

На основании акта гражданин получает от работодателя дубликат трудовой книги, которая оформлена с учетом ранее представленных требований.

Потеря работником

В соответствии с установленными нормами, гражданин должен самостоятельно оформлять копию трудовой книги при утере или порче документа.

Гражданин получает на руки трудовую книгу в случае увольнения или выхода на пенсию, в иных случаях документ храниться у работодателя. При необходимости сотрудник вправе получить лишь заверенную ксерокопию документа.

В случаях, когда трудовая книга потеряна или испорчена своим владельцем, ему необходимо осведомить о происходящем работодателя и написать соответствующее заявление. Более того, прилагаемые справку сотруднику нужно собирать самостоятельно.

Скачать заявление работника на выдачу дубликата

Возможен также второй вариант урегулирования вопроса с утерянным документом. Если гражданин пришёл на новое место работы и обнаружил, что его трудовая книга утеряна, он может завести новый документ, в котором ранее фиксированные записи будут утеряны.

Восстановление через Пенсионный Фонд

Оформление ксерокопии трудовой книги предполагает перенос в нее информации о трудовом стаже из предыдущего документа. Важно отметить, что все записи должны быть подтверждены документально.

Соответственно, гражданину необходимо получить подтверждающий документ из каждого предшествующего места трудоустройства, в противном случае запись не подлежит восстановлению, а стаж будет утерян.

Ценность трудовой книжки сводится к получению пенсии. Трудовой стаж напрямую связан с дальнейшим размером пенсионных выплат. При потери трудовой книги или предлагающихся к ней записи граждане вправе обратиться в Пенсионный Фонд по месту проживания для получения нового документа.

Гражданин должен знать на одну особенность, он обязан предоставить документ, который сможет подтвердить факт соответствующую запись в трудовой книге. Лишь в этом случае работники ПФ восстановят документ.

Лицо, восстанавливающее трудовую книгу может предоставить следующие документы:

  • справки с прошлых рабочих мест;
  • выписки из архива, распечатки с банковской карты, на которую зачислялась заработная плата;
  • ведомости о начислении премии.

Получение справки из архива дело не из простых. Как правило, получение справки возможно при ликвидации организации в которой ранее работал гражданин.

Если получить документ в архиве не удалось, гражданину предстоит «собрать» справки с прошлых мест трудоустройства или привести двух свидетелей, подтверждающих факт его работы в организации.

Показания свидетелей принимаются лишь в том случае, когда трудовая книга была утеряна не по вине сотрудника. Более того, показания должны быть заверены нотариально.

Существует еще один способ оформления трудовой книги. Гражданину необходимо запросить у сотрудников ПФ выписку, подтверждающую уплату обязательных пенсионных взносов.

Для того чтобы получить выписку нужно предоставить один из следующих документов:

  • копия трудового договора;
  • банковский счет;
  • данные о заработной плате.

Срочный трудовой договор в трудовой книжке

Срочный трудовой договор в трудовой книжкеСрочный трудовой договор в трудовой книжке должен отражаться с пометками — так гласит ТК РФ.

В данной статье вы можете найти требования к главному бухгалтеру.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки:

Титульный листСведения о работе