Опись документов в личном деле работника — образец

Образец внутренней описи документов дела

Когда необходима и как составить внутреннюю опись На практике составление внутренней описи документов дела часто превращается в добровольное занятие. Ибо согласно нормативно-методическим документам ее требуется вести только для учета специфичных документов длительных сроков хранения – постоянного и временного > 10 лет (речь идет о следственных, судебных, личных делах и т.п.), а также, если по заголовкам не понятно содержание этих документов. Так вы всегда можете сказать, что вам понятно.

Таким образом, в текущем делопроизводстве внутренняя опись документов дела ведется для учета важных документов, потеря которых действительно будет служебной неприятностью. Например, к документам личного дела должна прилагаться опись. На практике внутренняя опись также служит для быстрого поиска документов в деле. К примеру, без нее бывает весьма трудно найти нужный приказ в огромном томе.

Для внутренней описи существует установленная нормативными требованиями форма.

Вы можете скачать образец внутренней описи документов дела.doc с примером заполнения.

На образце посмотрите какие сведения требуется указывать в описи. И еще обратите внимание на необходимость составления итоговой записи к ней, и требование подписывать опись ее составителем.

Если архивное дело подшито без внутренней описи, то она может проклеиваться к обложке дела с внутренней стороны.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

  • Документы по личному составу
  • Личное дело работника
  • Оформление дела
  • Формирование дел
  • Обложка дела – образец оформления

К записи 37 комментариев

Оставить комментарий

Понятие личного дела

личное делоОно представляет собой подшивку документов, сгруппированных в отношении каждого сотрудника и скрепленных в единую папку с описью.

Формирование личных дел является обязательным только для государственных органов и муниципальных властей. Их составление и ведение на других предприятиях происходит по усмотрению администрации компании.

Данную обязанность возлагают на отдел кадров, который начинает личное дело сотрудника в момент его приема на работу и закрывает при увольнении. Оно включает личные данные работника,документы оформляемые на самом предприятии, и т.д.

Основными регламентирующими правилами являются ГОСТ 51141-98 и 17914-72, а также федеральные законы по государственной службе. Но их требования обязательны для заведений и учреждений. Другие фирмы могут их использовать в своей работе, или же осуществлять оформление личного дела по своим методикам.

Тем не менее, на все предприятия распространяются положения закона «О персональных данных», согласно которому работодатель признается оператором по их обработке, а следовательно он должен обеспечить защиту личной информации своих сотрудников и предотвратить ее разглашение.

Поэтому, личные дела должны храниться в местах, куда ограничен доступ посторонним работникам предприятия. А обращения за сведениями, содержащимися в составе личного дела, нужно контролировать и фиксировать в специальных регистрах. Несанкционированное разглашение личной информации влечет привлечение фирмы к административной ответственности.

Прежде чем собирать личную информация работника следует предварительно подписать с ним заявление на то, что она дает свое согласие на обработку персональных данных

Оформление и ведение личного дела

[ads-pc-2] [ads-mob-2]

Папка на работника открывается в момент его приема. Первой в нее подкалывается оформляемая на работника личная карточка, содержащая помимо основных сведений о нем, фотографию сотрудника. Далее в дело подшиваются все представленные сотрудником копии документов. Сюда же включаются заполняемые им при оформлении бланки.

В течение всей деятельности на предприятии в дело сотрудника ответственные должностные лица подкалывают в хронологическом порядке документацию, относящуюся к нему, например, различные заявления, докладные, объяснительные. Издаваемые приказы на предприятии по личному составу в отношении сотрудника можно не вшивать в папку с его делом, если они фиксируются в личной карточке. Можно в дело подшивать выписки из данных документов.

Все листы личного дела должны иметь сквозную нумерацию.

При расторжении трудового контракта папка со всеми документами закрывается. Перед передачей ее в архив желательно составить опись личного дела, если она не оформлялась с самого начала. Она представляет собой поименный список всех содержащихся в ней документов с указание номеров страниц. Это может быть разработанный организацией шаблон, куда вписываются только страницы, или заполненный от руки или с помощью компьютера перечень.

При закрытии на лицевой папке проставляется дата завершения личного дела, и присваивается индекс в соответствии с имеющейся номенклатурой дел.

В соответствии с законодательством, срок хранения личных дел составляет 75 лет.

Документы, включаемые в личное делопроизводство

В личное дело каждого работника подкалываются представленные им резюме и рекомендации, заполненные на предприятии анкеты, заявление о приеме на работу

, личная карточка по форме Т-2

, приказ о приме на работу. Желательно в папку также включать копии паспорта, свидетельства о постановке на налоговый учет, пенсионного свидетельства, документов об образовании, свидетельства рождения на детей, о браке (разводе), водительских удостоверений, и другие. Все копии должны быть заверены работником отдела кадров, который принимал их и сверял с оригиналами.

В личном деле должен присутствовать трудовой контракт с сотрудником, а также все заключаемые с ним дополнительные соглашения.

По мере работы в личное дело сотрудника подшиваются его заявления о предоставлении отпусков, служебные записки, докладные, объяснительные, акты о правонарушениях, представления к награждениям и т. д. При необходимости разглашения его личных данных, с сотрудника нужно брать согласие на это, которое также нужно включать в данную папку. После увольнения сюда прикладываются также заявление об увольнении и приказ руководителя об увольнении.

Трудовая книжка работника должна хранится отдельно от личного дела в специализированном шкафу, желательно в сейфе, так как она является бланком строгой отчетности и регистрироваться в журнале регистрации трудовых книжек.

Образец заполнения титульного листа и описи личного дела

[ads-pc-4] [ads-mob-4]

На лицевой стороне титульного листа проставляется название компании, и ее структурного подразделения. В правом углу записывается номер дела, а также количество листов описи.

В центральной части документа заполняется Ф.И.О. сотрудника, на которого заводится дело. В правом нижнем углу указываются даты начала и завершения дела, а также количество листов в нем и срок хранения. При отправлении дела в архив на титульном листе проставляется индекс, согласно принятой номенклатуры дел.

Опись должна содержать номер и заголовок (Ф.И.О.) дела, к которому она составляется.

Далее, в табличной ее части по мере включения в папку листов, заполняются сведения о подшитых бланках. Здесь указывается номер по порядку, индекс документа (если он есть), его наименование, количество страниц.

В конце списка нужно цифрами и прописью записать общее количество приложений, а также листов описи. Список подписывается ответственным лицом, с указанием его должности, личных данных, а также проставляется дата составления.

Бланки для формирования личного дела и образцы

word-32х32Скачать бланк обложки личного дела в формате Word.

word-32х32Скачать бланк для внутренней описи документов для личного дела.скачать-64-64

word-32х32Скачать пример заполнения обложки.

word-32х32Скачать образец заполнения внутренней описи. 

Как правильно оформить внутреннюю опись личного дела работника?

На бланке описи следует указать номер дела, к которому она прилагается. Каждое личное дело имеет свой индивидуальный номер, который и следует указать в описи. Номера личным делам следует присваивать таким образом, чтобы можно было удобно в них разбираться.

Саму внутреннюю опись удобно оформить в виде таблицы, в которой могут присутствовать следующие графы:

  • индекс документа — его индивидуальный номер;
  • дата формирования документа описи;
  • заголовок документа;
  • номера листов документа в личное деле;
  • примечание.

При внесении нового документа в личное дело, делается запись в опись — заполняются новая строка.

Внутренняя опись поможет быстро найти нужный документ, понять, есть ли нужный бланк в деле.

Опись может быть оформлена на нескольких листах, если документов в личном деле много. Внизу описи следует указать количество ее листов, количество документов, в ней отраженных.

Работник, ответственный за ведение личного дела и за оформление внутренней описи, ставит свою подпись и дату.

В качестве примера предлагаем скачать образец описи по ссылке ниже.

Пример оформления

Внутренняя опись документов личного дела работника образец — скачать.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

Задайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.

Это быстро и бесплатно!

Не лишнее личное

Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел.

К сведению. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю.

Важно помнить, что независимо от того, как называются заведенные папки («личные данные», «досье» или как-то иначе), в них содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все требования, предусмотренные гл. 14 ТК РФ и другими федеральными законами о защите персональных данных.

Согласно ст. 85 ТК РФ под персональными данными понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Как правило, личные дела заводятся:

— на сотрудников из числа руководящего состава организации (руководитель, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);

— на работников, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер), а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).

Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы. В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике. Ведь в личном деле хранятся все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие важные бумаги.

Документы, включаемые в личное дело, условно можно разделить на три группы:

— представляемые при приеме на работу;

— фиксирующие прием на работу;

— возникающие в процессе трудовой деятельности работника в организации.

Форма личного дела не унифицирована, поэтому каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно. При оформлении дела не лишним будет изучить требования ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению».

Состав личного дела

Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден только для государственных служащих. Однако организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела.

Так, в состав личного дела рекомендуем включить:

1) документы, предъявляемые работником при приеме на работу:

— копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

— копии документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний;

— копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

— копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

— копию свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица в налоговом органе;

— справки о результатах предварительного медицинского осмотра (обследования) проводимого для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законодательством);

— справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;

2) документы, фиксирующие прием на работу:

— собственноручно написанное заявление о приеме на работу;

— автобиографию;

— личный листок по учету кадров;

— копию приказа о приеме на работу;

— экземпляр трудового договора;

— копию трудовой книжки с внесенной записью о приеме на работу;

3) документы, выпускаемые в период деятельности работника в организации:

— справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований);

— копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ (например, свидетельство о рождении ребенка), при подаче работником заявления о предоставлении ему указанных вычетов;

— копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности (для работников, имеющих данные показания);

— экземпляр дополнительных соглашений к трудовому договору об изменении условий трудовых отношений;

— копии приказов о переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий на работу и иных приказов, касающихся конкретного работника;

— должностную инструкцию;

— экземпляр договора о полной материальной ответственности;

— соглашение о неразглашении информации (для работников, имеющих доступ к такой информации);

— материалы аттестации;

— докладные и объяснительные записки, заявления работника;

— документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (свидетельство о заключении или расторжении брака, перемене фамилии и т.п.);

— копию трудовой книжки с внесенной записью о расторжении трудовых отношений.

Обычно в личное дело помещают фотографию работника (4 x 6 или 3 x 4 см), причем рекомендуется периодически обновлять ее. Как правило, обновление фотографий работников происходит не реже чем раз в пять лет или по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.

Ведение личных дел работников

Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника организации. Ведение личного дела предусматривает:

— ведение записей в соответствующих разделах личного дела;

— помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;

— изъятие документов, надобность в которых миновала;

— периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.

При формировании личного дела работника осуществляется также первичное оформление, что означает присваивание делу учетного номера, внесение соответствующих данных в строки на лицевой стороне, составление внутренней описи.

О любых изменениях персональных данных, включенных в состав личного дела, работники обязаны своевременно сообщать в отдел кадров организации. Как правило, это делается в письменной форме с приложением документов, подтверждающих изменения. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В случае необходимости с этих документов предварительно снимаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.

В любом случае внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании подлинников документов (или надлежаще заверенных копий документов). Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, делаются от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица отдела кадров и печатью организации (или печатью отдела кадров).

Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам и располагаются в хронологической последовательности.

Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.

Образец оформления внутренней описи личного дела

              Внутренняя опись документов личного дела

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────

                 (фамилия, имя, отчество работника)

N п/п Наименование документа Кол-во листов Дата выдачи документа Кому выдан документ Дата возврата документа Подпись работника кадровой службы
1 2 3 4 5 6 7
1 Дополнение к личному листку по учету кадров          
2 Личный листок по учету кадров          
3 Автобиография          
4 Копия диплома об образовании          
5 Трудовой договор          
           
  И т.д.          

Наименование должности лица,

составившего опись___________________

____________ ________________________

  (подпись)   (расшифровка подписи)

Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения, учет которых определяется спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.).

Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»).

Если дело уже переплетено и подшито, заверенная составителем внутренняя опись документов подклеивается верхним краем к внутренней стороне лицевой обложки.

Обратите внимание, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

После увольнения работника его личное дело закрывается, то есть извлекается из папки, и прошивается. При этом важно не забыть оформить лист-заверитель.

Образец оформления листа-заверителя личного дела

Лист-заверитель дела N

В деле подшито и пронумеровано _____ листов,

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов_____;

пропущенные номера листов________

+ листов внутренней описи__________

Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов
1 2
   
   

Наименование должности лица,

составившего опись___________________

____________ ________________________

  (подпись)   (расшифровка подписи)

Лист-заверитель показывает количество страниц в деле и изменения в составе и состоянии дела (повреждения документов, присоединение новых документов). Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается работником кадровой службы.

Лист-заверитель запрещается выносить на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, этот бланк наклеивается верхней частью поверхности на внутреннюю сторону обложки дела.

Ответственность за ведение личных дел

Вся информация, хранящаяся в личном деле, относится к категории персональных данных, поэтому работодатели должны соблюдать нормы и требования Закона о персональных данных и гл. 14 ТК РФ. Поскольку на работодателя возлагается обязанность по защите персональных данных, рекомендуем оборудовать отдел кадров таким образом, чтобы исключить возможность хищения и утраты личных дел. Помните, что в силу ст. 90 ТК РФ лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, предусмотренном федеральными законами.

Согласно пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ трудовой договор с работником может быть расторгнут по причине разглашения охраняемой законом тайны, ставшей известной ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, в том числе по причине разглашения персональных данных другого работника. Поскольку такое увольнение относится к увольнениям за нарушение трудовой дисциплины, такого работника необходимо уволить с соблюдением процедуры, предусмотренной ст. 193 ТК РФ.

Под материальным ущербом в этом случае понимается возмещение работодателем морального вреда работнику, а работником возмещается прямой действительный ущерб, причиненный работодателю, а также третьим лицам (ст. 238 ТК РФ). Если вред работнику был допущен по вине лица, которое было ответственно за неразглашение персональных данных, работодатель может привлечь это лицо к материальной ответственности за ущерб, который был нанесен работнику такими действиями. В соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в случае разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну.

Так, административным законодательством предусмотрено наложение административных штрафов за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных).

Статьей 13.11 КоАП РФ предусмотрен штраф в размере от 500 до 1 000 руб. для должностного лица, от 5 000 до 10 000 руб. — для организации.

В соответствии со ст. 13.14 КоАП РФ лицо, разгласившее информацию, доступ к которой ограничен федеральным законом, при условии получения доступа к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей должно быть подвергнуто административному штрафу. Размер штрафа для гражданских лиц составляет от 500 до 1 000 руб., для должностных лиц — от 4 000 до 5 000 руб.

Если работник, ответственный за хранение, обработку и использование персональных данных других работников, злоупотребляя своими служебными полномочиями, распространяет сведения, хранящиеся в личном деле, о частной жизни других работников без их согласия, он может быть привлечен к уголовной ответственности. Так, за незаконный сбор или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих личную или семейную тайну, либо оглашение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации ст. 137 УК РФ предусматривает такие меры наказания, как штрафы, исправительные, принудительные работы с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, лишение свободы.

Хранение и учет личных дел работников

Хранение личных дел работников должно вестись в отделе кадров. Обычно отдел кадров организации осуществляет хранение личных дел работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников хранятся, как правило, в архиве организации либо в территориальном архиве.

Поскольку гл. 14 ТК РФ возлагает на работодателя обязанность по защите персональных данных, с целью ограничения доступа к личной информации работников посторонних лиц личные дела необходимо хранить в сейфах либо шкафах. Причем трудовые книжки сотрудников должны храниться отдельно от личных дел.

Право доступа к личным делам сотрудников могут иметь лишь ответственные должностные лица и руководители их отделов. Учет личных дел может вестись в специальном журнале (такой вариант используется в случае большого количества хранимых в организации личных дел работников). Классификация личных дел работников может осуществляться в номерном либо алфавитном порядке, а также по разделам, которые соответствуют названиям отделов компании. Классификации внутри разделов личных дел работников осуществляется в номерном либо алфавитном порядке.

Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Сроки хранения различных документов с персональными данными работников определены в ряде законодательных и нормативных правовых актов. Так, приказы, распоряжения и иные первичные учетные документы, включая документы по учету кадров, рабочего времени и заработной платы, хранятся в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени, хранятся в архиве постоянно, а дела иных работников — 75 лет. Отметка «ЭПК» на личном деле означает, что часть документов может быть отнесена к постоянному сроку хранения.

Что такое опись и какими законодательными нормами она регулируется?

Скачать образцы описей документов для передачи в архив

, внутренней (личные дела сотрудников)

Согласно законодательству опись документов является завершительным этапом обработки документов. Опись составляется в специальном справочнике, форма которого утверждена правительством.

В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел, которые необходимо отправить в архив.

Процедура описи документов выполняется на основании норм следующих инструкций:

  • Методические рекомендации по делопроизводству, которые 23.12.2009 г. утвердил Росархив;
  • Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (или просто нормы ГОСТа Р51141);
  • Приказ Министерства культуры, утверждающий инструкцию делопроизводства;
  • Разъяснения по порядку заполнения определенных форм документов;
  • Инструкция ЦБ РФ, где прописаны главные правила ведения делопроизводства в Центральном банке.

Все документы каждого описываемого документа должны быть правильно систематизированы. Сначала идут приказы и распоряжения от вышестоящих органов, а дальше иные приказы, протоколы, планы, сметы, отчеты, доклады и переписка.

Применение и назначение описи

Применение и назначение описей документовОбязательной описи подлежат бухгалтерские и кадровые документы. Они описываются, а потом сшиваются и передаются на проверку в соответствующий государственный орган или сразу в архив.

Описанию подлежат также документы, которые в течение года не используются в делопроизводстве. После этой процедуры они хранятся в архиве предприятия.

Правда, срок их хранения зависит от разновидности. Так, нотариальные записи, документы о персонале, а также хозяйственные книги хранятся на протяжении 75 лет, конструкторская документация – 20 лет, а фотодокументы – 5 лет.

Описывать и сдавать в архив свою документацию должны не только государственные организации, но также частные предприятия. Для этого необходимо подписать договор между таким предприятием и Федеральной архивной службой.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН

Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

В делопроизводстве

Образцы и правила оформления описей документовВ делопроизводстве должна выполняться опись только документов, требующих временного или постоянного хранения. Речь идет о личных, судебных или следственных делах.

Можно проводить опись документов, потеря которых грозит служебной неприятностью. Например, это касается приказов.

Такая опись упрощает поиск документов, ведь каждому отдельному документу присваивается индивидуальный номер.

В архиве

Если документы передаются в архив, то их опись проводится по утвержденному правительством бланку. Такую процедуру могут еще называть сдаточной описью.

Сотрудник, который занимается описью, заполняет 2 бланка – один необходимо сохранять в отделе, а другой – в архиве. При заполнении формы используются данные из обложек дел.

Правила составления

Перед началом описи сотрудник должен:

  • проверить правильность заголовков;
  • убедиться, что не были нарушены правила оформления дел и документов внутри их.

Правила оформления описи документовВыполняя опись, необходимо придерживаться таких правил:

  • присваивать индивидуальный номер каждому делу или тому документов;
  • присвоенный номер не должен отличаться от номера номенклатурного дела;
  • в бланке не должны присутствовать ошибки;
  • в случае, когда идентичный заголовок был присвоен для нескольких дел, то первая запись описи содержит весь заголовок, а следующие слова «То же»;
  • даже если на предыдущих страницах заголовках уже встречался, на новой странице формы его необходимо указывать полностью;
  • показатель физического состояния каждого дела вписывается в графе «примечание»;
  • в описи указывается дата заведения дела, а не перечисляются все даты создания каждого документа;
  • максимальным числом, которое разрешается использовать при нумерации, является 9999;
  • дела следует систематизировать по хронологии;
  • завершенный бланк получает свой номер на основании номера реестра описей и листа фонда;
  • если составляется документальная опись в учреждении, то оформляется:
    • для отдельного подразделения – 2 бланка;
    • для годовой описи – 4 бланка;
    • для документов, которые нельзя уничтожать свыше 20 лет – 2 бланка;
    • для дел сотрудников – 3 бланка.
  • при описи важна правильная последовательность документов:
    • приказы;
    • списки;
    • учетные карты, трудовые книги, ведомости на выплаты зарплат, дела сотрудников, акты, которые фиксируют несчастные случаи.
  • дела сотрудников нужно сортировать по алфавиту, а в описи вписывать по году, когда сотрудник был уволен;
  • каждый вид описи (например, долговременная и постоянная) сохраняется отдельно.

В опись входит:

  • Что должно входить в опись документовтитульный лист – содержит название архива и фондообразователя, а также название описи и крайние даты внесенных в бланк документов;
  • оглавление – содержит перечень всех разделов описи, указываются также номера страницы, где начинается каждый раздел;
  • предисловие – здесь кратко излагается содержание документов, а также данные о фондообразователе;
  • сама опись – главная часть описи;
  • сокращения – используется, если организация использует специфические сокращение терминов;
  • указатели – дают пояснение предметных понятий;
  • таблицы – нужны, когда выполняется переработка описи новых номеров на старые;
  • библиография – сообщает сведения о публикации документов в разных изданиях;
  • словарь терминов – используется, если в описи упоминаются специфические термины;
  • лист-заверитель – общие данные об описи.

После завершения выполнения описи сотрудник, который ее составлял, оформляет и подписывает лист-заверитель.

Как правильно оформить?

При формировании личного дела он получает свой индивидуальный номер, который проставляется на его обложке. В описи к этому делу следует указать этот номер для того чтобы четко знать, к чему именно относится данный перечень документов. Данная нумерация разрабатывается организацией самостоятельно, обычно нумерация формируется таким образом, чтобы было понятно, для этого могут использоваться как цифры, так и буквы.

Внутренняя опись может содержать таблицу, в которую и вносятся сведения о каждом документе личного дела работника. Для каждого документа следует указать его основные идентификационные данные — наименование, номер, дата оформления, номера листов в личном деле.

Если оформляется несколько листов описи (по причине большого состава личного дела), то в конце описи нужно указать количество оформленных листов, это не позволит ни одному листу потеряться.

Образец оформления внутренней описи документов личного дела работника можно скачать ниже.

Скачать образец описи

Внутренняя опись личного дела работника образец — скачать.