Оформление дубликата трудовой книжки — образец заполнения

Порядок ведения и заполнения трудовых книжек установлен Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила), и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция).

Учитывая, что согласно п. 38 Правил вкладыш в трудовую книжку оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка, на наш взгляд, нормы, регулирующие порядок восстановления трудовой книжки, применимы и к восстановлению вкладыша.

Гражданин, утративший трудовую книжку (вкладыш), может восстановить ее, выбрав один из двух вариантов действий.

Первый вариант предусмотрен п. 31 Правил, в соответствии с которым лицо, утратившее трудовую книжку (вкладыш), вправе заявить об этом работодателю по последнему месту работы. В этом случае работодатель обязан выдать лицу дубликат трудовой книжки (вкладыша) не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

То есть в рассматриваемой ситуации оформить именно дубликат вкладыша в трудовую книжку работнику должен тот работодатель, у которого он работал перед трудоустройством к новому работодателю.Второй вариант предусмотрен непосредственно в части пятой ст. 65 ТК РФ, согласно которой лицо, утратившее трудовую книжку (вкладыш), в случае поступления на новую работу вправе обратиться с письменным заявлением к новому работодателю, который обязан оформить новую трудовую книжку (вкладыш).

Таким образом, обязанность по восстановлению утерянного вкладыша в трудовую книжку может быть возложена либо на работодателя по последнему месту работы (выдача дубликата вкладыша), либо на нового работодателя (оформление нового вкладыша).

Соответственно, если работник обратится с письменным заявлением к новому работодателю, последний обязан оформить новый вкладыш в трудовую книжку. При этом трудовое законодательство не устанавливает особого порядка заполнения вкладыша в такой ситуации.

Однако здесь необходимо учитывать, что ни ТК РФ, ни иные нормативные акты не содержат требований, возлагающих на работодателя обязанность по внесению сведений о предыдущем трудовом стаже работника в подобном случае, хотя и не запрещают этого. Исходя из анализа п.п. 31 и 32 Правил восстановление непрерывного трудового стажа необходимо только при оформлении дубликата трудовой книжки (вкладыша) в случае утраты, которое производится предыдущим работодателем.

Вместе с тем в письме Федеральной службы по труду и занятости от 30.04.2008 N 1026-6 разъясняется, что при оформлении новой трудовой книжки помимо обычных записей, требуемых при заполнении новой трудовой книжки, в нее также вносятся сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника. Документами, подтверждающими стаж работы, могут служить: письменные трудовые договоры, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы (п. 6 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий (утверждены постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 N 555) и п. 8 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам (утверждены приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 06.02.2007 N 91)).

Между тем указанное письмо не имеет характера нормативно-правового акта, поэтому, на наш взгляд, работодатель при оформлении работнику нового вкладыша должен внести сведения только о периоде работы у себя, восстанавливать непрерывный трудовой стаж он не обязан.

Однако, если новый работодатель сочтет для себя возможным воспользоваться разъяснениями Федеральной службы по труду и занятости, то на основании соответствующих документов, подтверждающих стаж работы, следует внести в новый вкладыш работника данные о его стаже. Для этого работнику необходимо запросить соответствующие документы по прежнему месту работы либо в государственных (муниципальных) органах. Для запроса справок, подтверждающих стаж работы, необходимо знать наименование предприятия, его место нахождение (край, район, населенный пункт) и период, в течение которого осуществлялась трудовая деятельность. Если же работодатель уже прекратил свою деятельность, работник может затребовать документы в архивах, куда работодатели должны их сдавать при ликвидации (ч. 8 и 10 ст. 23, ст. 24 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). С указанными запросами может обратиться также и сам работодатель (по аналогии с порядком, установленным п. 7.2 Инструкции).

Содержание

  1. В каких случаях требуется дубликат трудовой книжки
  2. Как получить дубликат трудовой книжки
  3. Порядок заполнения дубликата
  4. Примеры

Трудовая книжка – документ, свидетельствующий о профессиональном стаже владельца, поощрениях и наградах. Утрата формуляра требует открытия дубликата, юридическое значение которого аналогично оригиналу.

Содержание

В каких случаях требуется дубликат трудовой книжки

Порядок выдачи дублирующего формуляра регулируется Постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003. Он оформляется в следующих случаях:

  • Утрата записей по вине сотрудника. Хранение книжек и их учет возлагается на работодателя, но владелец может потерять ее между периодами трудоустройства.
  • Утрата документа работодателем.
  • Наличие недействительных записей в трудовой книжке: пункты о переводе, увольнении и т.д., признанные ошибочными или утратившими силу.
  • Непригодное для использования и хранения состояние формуляра – повреждения, изношенность и пр.
  • Массовая утрата записей о рабочем опыте сотрудников: например, по причине действия обстоятельств непреодолимой силы (пожар, техногенные факторы и пр.). В этой ситуации создается комиссия для установления стажа сотрудников и оформления дублирующих формуляров.

В любом из перечисленных случаев обязанность по восстановлению информации остается за работодателем по последнему месту работы.

Как получить дубликат трудовой книжки

Для восстановления записей о профессиональной деятельности подчиненный обращается к руководству с заявлением, составленным в свободной форме. В нем указывается Ф. И. О. руководителя и работника, выражается просьба оформить второй экземпляр, вносятся данные о предыдущем опыте работы и прикладываются соответствующие документы, подтверждающие стаж: приказы, договоры, соглашения с предыдущих мест работы, выписки Пенсионного фонда. Полученные справки должны быть надлежащим образом заверены (проставляется отметка «верно», подпись ответственного лица и печать организации).

ВНИМАНИЕ! При отсутствии возможности документального подтверждения рабочего опыта принимаются показания не менее двух свидетелей.

На подготовку второго экземпляра отводится 15 дней с момента обращения. При наличии оригинала в дублирующий формуляр переносятся все действительные предыдущие записи.

Порядок заполнения дубликата

Процедура подготовки дублирующего формуляра включает:

  1. Издание приказа по общим правилам: с указанием необходимых реквизитов, присвоением регистрационного номера. Подчиненного знакомят с приказом под подпись.
  2. Сбор сведений о работе в других организациях – письменные запросы оформляются специалистами кадровой службы, отдела труда и заработной платы или юридического отдела.
  3. Заполнение дублирующей формы.
  4. Регистрация в соответствии с правилами ведения учета и хранения трудовых книжек (сведения о дубликатах обязательно вносятся в журнал учета бланков строгой отчетности, делается пометка о недействительности оригинала).
  5. Выдача формуляра заявителю под подпись в журнале учета.

Оформляется второй экземпляр по следующим правилам:

  • Титульный лист – проставляется отметка «дубликат», указывается дата выдачи и причина оформления, Ф. И. О., должность и подпись сотрудника, подготовившего учетную форму, печать организации.
  • Вносится информация о подчиненном: Ф. И. О., дата рождения, образование, профессия.
  • Заполняется таблица «Сведения о работе». Вначале указывается общий стаж работника до момента поступления на предприятие, где оформляется второй экземпляр, следующие записи отражают профессиональный путь человека со ссылкой на справки-основания. Вносятся сведения о наградах и поощрениях. Если невозможно получить полную информацию о предыдущем опыте, то вносятся только имеющиеся сведения. Печати и подписи сотрудника, внесшего записи, не требуется. Дальнейшие сведения о работе вносятся по общим правилам.

ВАЖНО! Если утерянный документ нашелся, действительным остается последний вариант. Оригинал теряет юридическую силу.

Примеры

Образец заполнения титульного листа:

Образец оформления дубликата трудовой книжки:

1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд

(голосов: 2, средняя оценка: 5,00 из 5)

Загрузка…

Слово закона

Возможность оформить дубликат документа прописана пунктами 31,32 “Правил о ведении, в том числе и хранении трудовой книжки”, которые утверждены Постановлением Правительства РФ в апреле 2003 года (является ключевым в вопросе условий и порядке выдаче дубликата документа).

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225

Кроме того, регулируется пунктом 7.1 “Инструкции заполнения трудовых книг”, которая утверждена Постановлением Правительства РФ от октября 2003 года № 69.

Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69

В каких случаях выдается?

Негодность

Как и прочие документы, трудовая книжка может прийти в негодность:

  • порваться;
  • обгореть при пожаре;
  • пострадать в результате иных воздействий.

При возникновении такой ситуации, вся информация из подлинника должна быть перенесена в дубликат.

При утере

Если подлинник трудовой книжки утерян либо был кем-либо похищен (к примеру, была похищен сумка с документами, где была трудовая книжка), об этом необходимо срочно уведомить работодателя.

Согласно п. 32 Постановления № 225 период уведомления составляет до 15 календарных дней.

В подобной ситуации не вся информация из подлинника будет перенесена в дубликат.

Переносится только та информация, которая подтверждается документацией об официальном стаже сотрудника до его последнего трудоустройства, а также сведения о поощрениях и других видах наград.

Массовая утрата

Массовая потеря трудовых книжек работодателем возможна только в случае возникновения каких-либо чрезвычайных ситуаций.

При возникновении подобной ситуации формируется специальная комиссия, которая определяет стаж каждого сотрудника.

К сведению: стаж определяется на основании предоставленной сотрудниками документации либо же свидетельских показаний (если подтверждающая документация отсутствует).

По завершению расследования, специальная комиссия выдает акт, который является основанием для оформления дубликата трудовой книжки.

В остальных случаях выдача дубликата может осуществляться на основании признания факта недействительных сведений в подлиннике о причине увольнения сотрудника либо же его перевода на другое место трудовой деятельности.

Это связано с тем, что недостоверная информация может навредить сотруднику в будущих попытках официального трудоустройства либо же серьезно ударить по его репутации.

В такой ситуации все сведения, за исключением “неправдоподобных”, должны быть перенесены в дубликат.

Нормативные документы

Вопросы, которые касаются оформления дубликата трудовой книжки, регулируются такими законодательными актами, как:

  • Постановление Правительства РФ № 225, регулирующие вопросы о порядке и процессе оформления дубликатов;
  • Постановление Министерством Труда РФ № 69, регулирующий вопрос о хранении и учете;
  • Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, регулирующий вопрос учета и хранения дубликата трудовой книжки (дополнение к Постановлению Минтруда № 69);
  • Трудовой Кодекс РФ, в частности ст. 66.

Данный перечень не является исчерпывающим, однако содержит все необходимые сведения по вопросу как сделать дубликат трудовой книжки.

Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно

Можно ли иметь две трудовые книжки одновременноможно ли иметь две трудовые книжки одновременно? Об этом читайте в нашей статье.

Пример записи о благодарности в трудовой книжке — здесь.

Как оформить дубликат трудовой книжки в 2019 году?

Рассмотрим подробней вопрос о том, как правильно оформить дубликат документа.

Кто оформляет и выдает?

Выдачей дубликата трудовой книжки занимается непосредственный работодатель на основании составленного заявления сотрудником, которое пишется в свободной форме.

Помимо работодателя, дубликат выдает:

  • Пенсионный Фонд;
  • Государственный Архив.

Дубликат должен быть выдан заявителю в течении первых 15 календарных дней с момента принятия соответствующего заявления.

Стоимость процедуры

Все затраты, связанные с покупкой новой трудовой книжки ложатся исключительно на работодателя, если имеет место быть его вина, в противном случае, за приобретение трудовой книжки должен будет платить сотрудник.

Таким образом, сама процедура восстановления является бесплатной за исключением случаев, когда необходимо будет приобрести новую трудовую книжку.

Алгоритм действий

Рассмотрим подробней порядок выдачи документа.

Общая схема

Отвечая на вопрос, как делается дубликат, можно сказать о возможности использования одного из нескольких способов, а именно:

  • через работодателя;
  • с помощью Пенсионного Фонда;
  • обратиться в Государственный архив;
  • через судебный орган.

Схема оформления дубликата:

  • Возникновение обстоятельств, из-за которых есть необходимость в оформлении дубликата.
  • Обращение в соответствующий орган.
  • Предоставление необходимого перечня документов и составление заявления.
  • Получение дубликата.

Восстанавливаем утраченные сведения по ксерокопии

Если у пострадавшей стороны имеется на руках уже заверенная по всем формам копия, то в такой ситуации достаточно обратиться за оформлением документа напрямую к своему последнему работодателю.

Алгоритм достаточно прост:

  • Обращение в отдел кадров по последнему месту работы.
  • Подача заявления и копии трудовой книжки.
  • Период ожидания.
  • Получение дубликата.

Восстановить по справкам

Вариант с восстановлением трудовой книжки по справкам отлично подойдет в том случае если сотрудник устраивается на новое место работы.

В таком случае алгоритм заключается в следующем:

  • Написать заявлением на оформление дубликата документа в отдел кадров.
  • Предъявить подтверждающие справки и документы из прежних мест работы (к примеру, трудовое соглашение, награды и так далее).
  • Получить дубликат.

Действия без подтверждающих документов

Если у сотрудника отсутствуют подтверждающие документы, получить их или доказать факт наличия стажа можно несколькими путями:

  • обратиться в ПФ;
  • обратиться в Государственный архив;
  • обратиться в судебный орган.

В первых двух случаях, необходимо помнить: можно получить неполную информацию, поэтому лучше сразу обратиться напрямую в судебный орган.

При судебном разбирательстве необходимо будет предоставить минимум нескольких свидетелей, которые способны подтвердить факт официального места работы на тех же предприятиях/фирмах, где они также осуществляли свою трудовую деятельность.

Такой способ восстановления считается наиболее сложным, поскольку требует немало временных затрат и времени.

Оформление документов

Нужно ли писать заявление?

Заявление на оформление дубликата трудовой книжки играет ключевую роль в этом вопросе.

На основании поданного заявления возникнут обстоятельства в оформлении дубликата документа.

Скачать примерный бланк заявления можно здесь: 

Бланк заявления на выдачу дубликата трудовой книжки

Правила и инструкция заполнения

Рассмотрим подробней как заполнить дубликат документа.

Сведения

На титульном листе помимо надписи “дубликат” должны содержаться такие сведения, как:

  • полные инициалы сотрудника (без каких-либо сокращений);
  • дата рождения;
  • какое образование имеет;
  • какая специальность (указывается на основании диплома об образовании либо квалификации).

Помимо этого обязательно нужно указывать дату оформления дубликата.

Стаж

Стаж трудовой деятельности указывается в общей сумме.

Простыми словами нужно указывать общее число проработанных лет, месяцев и дней без уточнения сведений о работодателях, с которыми работал сотрудник.

После указания таких сведений, нужно будет указывать непрерывный либо общий стаж, который подтвержден документально по отельным периодам.

Запрещается допускать какие-либо помарки и исправления.

Места работы

Если сотрудник осуществлял ранее трудовую деятельность, то наименование предприятий и занимаемая им должность указывается в 3 графе раздела “Сведения о работе”.

Все работодатели, с которым работал сотрудник, должны подтверждаться документально.

Примеры заполнения

Заполнить дубликат трудовой книжки не составит большого труда. Для этого достаточно соблюдать законодательство РФ и избегать помарок либо исправлений.

Образец оформления дубликата при утере трудовой книжки представлен здесь:

dublikat-trudovojiСроки

Отвечая на вопрос, когда выдается, можно с уверенностью ответить: в течении 15 календарных дней с момента составления соответствующего заявления.

Распространенные ошибки

Дубликат – это в первую очередь, документ, который должен быть заполнен по всем законам РФ.

Вся информация должна быть полностью идентичной подлиннику. Исключением являются те сведения, которые невозможно указать из-за отсутствия документального подтверждения либо доказан факт недостоверно указанной информации.

Под определением “вкладыш” подразумевается часть трудовой книжки, которая может быть вшита в основной документ, при отсутствии в нем свободных страниц для записей. В обязательном порядке он оформляется подобным образом, как и трудовая.

Главными ошибками в процессе выдачи дубликата документа сотруднику являются:

  • занесение в документ ошибочных сведений (к примеру, информации, которая по результатам проверки признана недействительной);
  • запись информации, которая не подтверждена документально;
  • запись всей необходимой информации не в полном объеме;
  • отсутствие необходимых пометок о том, что документ является дубликатом.

В процессе оформления вкладыша нередко допускают такие ошибки:

  • отсутствие полной информации на титульном листе;
  • отсутствие пометок об основаниях формирования вкладыша;
  • ошибочные указания сведений во вкладыше в процессе его формирования.

По этой причине сотрудникам при получении дубликата трудовой книжки в обязательном порядке следует внимательно проверять все имеющиеся в нем записи, в том числе и на факт наличия помарок либо опечаток.

Кто заверяет?

Дубликат трудовой книжки заверяется ответственным лицом непосредственного работодателя (либо нотариусом), а также самим сотрудником. В завершении ставится печать отдела кадров.

Может ли это сделать бухгалтер?

Если должностная инструкция бухгалтера предусматривает возможность заверить дубликат трудовой книжки, значит, он имеет полное право это сделать.

Стоит отметить, что нередко в небольших компаниях отсутствует штатная единица “кадровый работник” и за них все это делает именно бухгалтер.

Когда выдается?

Дубликат трудовой книжки выдается на основании предоставленного заявления сотрудником и по завершению ее заполнения, в том числе после заверения.

Образец записи в трудовую книжку генеральному директору

Образец записи в трудовую книжку генеральному директоруобразец записи в трудовую книжку генеральному директору вы найдете в нашей статье.

Как правильно оформить отзыв работника из отпуска? Узнайте тут.

Делается ли запись в трудовой книжке при срочном трудовом договоре? Информация — здесь.

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если и дубликат утерян?

В таком случае алгоритм повторного оформления полностью идентичный, как и для получения первого дубликата.

Как оформить, если была смена фамилии?

Оформление дубликата осуществляется стандартным образом только с небольшим нюансом: необходимо предъявить документы, способные подтвердить смену фамилии.

Как учесть дубликат в документах организации?

Согласно пункту 41 Правилу № 225, в книгу приходов-расходов по ведению учета бланка дубликатов трудовой книжки, в том числе и вкладышей, осуществляется бухгалтерским отделом компании, а также заносится информации обо всех подробных операциях, которые напрямую относятся к затратам на приобретение бланков.

В обязательном порядке необходимо указывать номер и серию бланков.

Пример оформления книги:

Как оформить уволенному сотруднику?

Согласно действующему законодательству, уволенные граждане могут восстановить дубликат трудовой книжки у своего последнего работодателя, причем вне зависимости от того, сколько прошло времени.

Часто отдел кадров отказывает в этом, но стоит помнить: такие действия противозаконны и можно смело обращаться в правоохранительные органы.

Выдача при утере основного документа входит в их обязанность, за отказ от выполнения которой они несут уголовную и административную ответственность.

Трудовая книжка

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки при ее утере

Основным персональным документом для подтверждения послужного списка и отработанного стажа гражданина согласно Трудовому Кодексу РФ (ст. 66) служит трудовая книжка. Дубликат трудовой книжки обладает той же юридической силой, что и оригинальный экземпляр, и соответствует его содержанию практически полностью за исключением неверных или не подлежащих восстановлению записей.

В каких ситуациях возможна выдача дубликата

Правом получить дубликат трудовой книжки независимо от причин ее порчи или потери по закону наделен каждый гражданин, у которого есть официальный трудовой стаж.

Выдача заменяющего экземпляра допускается в нескольких случаях.

1 случай. Основной (первичный) бланк утрачен самим владельцем. Гражданин, потерявший его, письменно обращается по месту своей последней занятости. В заявлении он уведомляет о случившемся и просит предоставить дубликат. В срок до 15 дней организация-работодатель должна оформить заменяющий документ, указав сведения о стаже и занятости работника до начала деятельности в последней организации.

2 случай. Пользование документом невозможно по ряду причин. Если он пришел в негодное состояние из-за ветхости или небрежного обращения, то гражданин получает дубликат по последнему месту занятости. На пришедшем в негодность оригинале ставится отметка о выдаче заменяющего экземпляра, указывается его серия и номер.

3 случай. На предприятии массово утрачены трудовые книжки. К подобной чрезвычайной ситуации могут привести различные форс-мажорные обстоятельства, включая стихийные бедствия и технологические аварии. Для пострадавших сотрудников стаж будет устанавливаться актом специальной комиссии при региональном органе исполнительной власти.

4 случай. В оригинале бланка присутствуют сведения, позже оказавшиеся недействительными. При обнаружении записей подобного типа (о переводе, об увольнении) гражданин обращается по месту занятости для получения экземпляра без указания недействительных фактов. Запрашиваемый документ оформляется без указания ошибочной информации, на оригинале ставится пометка о передаче дубликата, и оригинал возвращается владельцу.

5 случай. В первичном экземпляре зафиксировано отстранение от работы по причине незаконного осуждения. Факт недействительности записи подтверждается приговором, оправдавшим гражданина, либо решением о прекращении дела (уголовного). В выдаваемом варианте записи, имеющие официальное подтверждение недействительности, не отражаются.

Важно! Когда после изготовления дубликата вместо потерянного документа оригинал обнаруживается, дубликат в последующем будет считаться единственным официальным подтверждением для расчета занятости и отработанного стажа. Заменяющий бланк обязательно регистрируется в книге учета, поэтому в дальнейшем именно по нему учитывается стаж. Найденный оригинал следует сохранить для предоставления в структуры соцобеспечения при назначении пенсии по возрасту.

Документы для указания записей о стаже

Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.

Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа будут выписки Пенсионного фонда РФ с датами поступления перечислений страхователя.

В справках предприятий об отработанном периоде должны указываться регистрационные номера и даты распоряжений о действиях в отношении работника (принятии на должность, увольнении).

Любые сведения, предоставляемые для определения стажа, должны быть завизированы уполномоченным специалистом предприятия или начальником кадрового подразделения, после чего заверены печатью организации.

Образец заявления на выдачу дубликата

Генеральному директору ООО «Альфа» Николаеву А.А. Петровой Анны Ивановны, инженера отдела снабжения

В связи утратой трудовой книжки прошу оформить мне дубликат трудовой книжки.

Для оформления дубликата сообщаю информацию о прежних местах работы до поступления в ООО «Альфа»:

1) ООО «Вега» (г. Самара), примерный период работы 2015-2017 гг. 2) ООО «Гамма» (г. Самара), примерный период работы 2012-2015 гг. 3) ИП Соловьев А.И. (г. Ульяновск), примерный период работы 2009-2012 гг.

Оформлен дубликат трудовой книжки серия ТК №_____________________ “______”________________2017 г. _________________________________ подпись работника кадровой службы

Как заполняется документ

Заполнение и регистрация дубликатов производится в соответствии с ПП РФ о трудовых книжках (16.04.2003, № 225), в частности Правил по их ведению и хранению, и Инструкции министерства труда и соцзащиты РФ по заполнению трудовых книжек (10.10.2003, Постановление № 69).

Какова последовательность действий для оформления дубликата

Порядок того, как оформить дубликат трудовой книжки, определен законодательно и подразумевает следующие действия:

По последнему месту занятости с целью получения заменяющего документа обращается потерявший трудовую книжку.

  • Руководство предприятия издает приказ соответствующему подразделению на подготовку дубликата. Обратившееся с заявлением лицо должно ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись.
  • Специалист работодателя собирает информацию о занятости обратившегося гражданина в прошлые периоды.
  • Оформляется бланк дубликата трудовой книжки на основе действующих нормативных правил.
  • Информация о повторно выданном экземпляре обязательно регистрируется в журнале учета бланков строгой отчетности.
  • Заявителю передается готовый экземпляр после подписи о получении в специальном журнале.

Какие сведения заносятся в бланк

Оформляемый бланк должен отражать содержащиеся в первоначальном варианте сведения, в том числе:

  • персональные данные о гражданине;
  • информацию о занятости до начала деятельности по месту последней работы;
  • сведения о наградах, переводах, увольнениях;
  • ссылку на основания для выполнения всех действий.

На титуле нового экземпляра (в углу справа вверху) ставится оттиск штампа «Дубликат». Здесь же добавляются сведения о гражданине из паспорта или удостоверения личности, которые не должны быть просроченными на день заполнения.

Данные о рождении гражданина указываются полностью (без сокращений), также должны указываться отчество, имя, фамилия. Диплом или аттестат служат источником информации об образовании работника и его специальности. В случае незаконченного образования у гражданина запись будет выполнена по сведениям справки из учебного заведения или зачетной книжки. Получатель собственноручно заверяет сведения на титульном листе, а специалист кадрового подразделения ставит дату заполнения и свою подпись с печатью предприятия (кадрового подразделения).

Важно! Раздел «Сведения о работе» начинается записью, отражающей суммарный размер рабочего стажа до момента принятия сотрудника на последнее место занятости. При этом не конкретизируется, в каких организациях в прошлом и в какой период гражданин работал.

Далее фиксируют периоды занятости по определенным рабочим местам в установленном порядке по графам с 1 по 4 соответственно:

  • номер записи (по порядку);
  • день поступления в организацию;
  • наименование предприятия и должности, на которую был оформлен работник;
  • указание основания для записи в графе 3 (о приеме).

Информация о переводе на иную работу в одной организации (при наличии) выполняется аналогично.

После указанных сведений в графы с 1 по 4 заносятся данные об увольнении, включая номер записи по порядку, дату увольнения, на основании какого закона (норматива) уволен работник и документ, на основании которого выполнена запись (об увольнении). Заполненный раздел заверяют подписями сотрудника отдела кадров и владельца трудовой книжки, затем ставится печать организации-работодателя.

Все записи заносятся по предоставленным документам по каждому виду прошлой занятости работника. Информация в бланк не переносится при отсутствии полных сведений по какому-либо периоду. В раздел «Сведения о награждении» данные о ранее полученных наградах и поощрениях указываются только при получении подтверждающих документов.

Важно! Трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности. Поэтому выдача нового документа регистрируется в специальном журнале учета, а ранее зарегистрированный бланк следующей (второй) записью выводится из учета.

Какая плата взимается за выдачу документа

С заявлением на получение дубликата трудовой книжки гражданин обращается в предприятие, являющееся для него последним местом работы. При этом не важно, является ли он уволенным на дату обращения или продолжает работать в этой структуре.

Смотрите так же:  Заявление по 177 ук рф образец

Предприятие вправе удерживать оплату за выдачу заменяющего документа в размере, соответствующем затратам на приобретение нового бланка.

Оплата не взимается, если:

  • бланк испорчен не по вине обратившегося с заявлением гражданина;
  • неправильно заполнен бланк (титульный лист);
  • предприятием утрачены трудовые книжки сотрудников по причине чрезвычайных обстоятельств.

Внимание! Выдача заменяющего бланка вместо используемого ранее всегда происходит только в форме дубликата. Если гражданин потерял оригинал, то ему может быть оформлена новая трудовая книжка. Такая ситуация допустима только при первом поступлении на работу.

Следует учесть, что в документе будут указаны сведения о занятости и стаже только от даты начала работы в предприятии, выдавшем новый бланк.

Трудовая книжка не только выступает подтверждением факта занятости гражданина, но и служит гарантом пенсионных начислений в будущем. Поэтому, несмотря на возможность получения заменяющего документа вместо испорченного или потерянного экземпляра, желательно внимательно и бережно относиться к собственной трудовой книжке. Сбор информации о местах работы в прошлом может не только занять много времени, но и по разным причинам оказаться неполным, что в итоге отразится на размере начисляемой пенсии.

Нормативные документы

Основными законодательными актами, регламентирующими порядок выдачи дубликата бланка, являются:

— Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утв. Постановлением Минтруда РФ от 24.06.94 №50.

Заявление о выдаче нового бланка

Работнику необходимо написать заявление на выдачу дубликата трудовой книжки, образец:

Оно подается директору по последнему месту работы (п.31 “Правил”).

В нем указывается причина утраты, излагается просьба о выдаче нового бланка. Ставится дата написания заявления, подпись заявителя. Документ подписывается руководителем. По правилам, выдача дубликата трудовой книжки должна быть произведена в течение пятнадцати дней с момента получения заявления.

Бланк заявления, развернутый

Как оформить новый документ?

Как отмечено в Приказе Минфина от 22.12.03 № 117н “О трудовых книжках”, организация в обязательном порядке для собственных нужд должна закупать бланки. При первичном оформлении они выдаются работникам, которые трудоустраиваются впервые, а также сотрудникам, которым оформляется новый документ, взамен утраченного.

Инструкция по оформлению

1. На первую страницу чистого документа, в верхнем правом углу вносится запись «Дубликат» .

2. Заполняется титульник. Указываются актуальные данные о работнике.

3. В первой строке третьей графы раздела «Информация о работе» вносится запись об общем стаже работы.

4. В раздел «Сведения о работе» в хронологическом порядке вносятся данные о работе у всех предыдущих нанимателей (на основании представленных работником справок).

5. Также нужно сделать записи о поощрениях.

6. На титульном листе испорченного бланка кадровик должен сделать запись: «Взамен выдан дубликат» .

Стоимость выданного бланка высчитывается из заработной платы работника. Перед этим необходимо уведомить его об этом.

Образец дубликата трудовой книжки можете посмотреть здесь:

Как поступить, если документ о стаже испорчен по вине работодателя?

Причиной утраты документа может быть и наниматель (в случае аварии на производстве, или пожара). В таком случае ему нужно приложить максимум усилий для оформления дубликатов. Для этого создается специальная комиссия, которая занимается восстановлением сведений.

Составляется акт, на основании которого оформляются и выдаются новые документы взамен утраченных.

Дубликат трудовой книжки

В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки? В таких случаях, как:

  • утеря трудовой книжки бывшим работником (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);
  • утеря трудовой книжки работодателем;
  • негодность трудовой книжки (если она была испачкана, порвана, обгорела и т.д.);
  • внесение в трудовую книжку записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной. В этой ситуации дубликат трудовой книжки оформляется только по требованию работника (п. 33 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);
  • массовая утрата трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайного происшествия: катастрофы, стихийного бедствия и т.д. (п. 34 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Дубликат трудовой книжки при утере

Сначала определимся с тем, кто выдает дубликат трудовой книжки при утере. Как известно, трудовые книжки работников хранятся у работодателей (п. 42 Правил, утв. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Соответственно, сам работник может потерять книжку в период, когда является безработным – т.е. когда уволился с одной работы, но еще не устроился на другую. И в некоторых других случаях, когда работнику организации на время выдается трудовая книжка на руки под расписку. К примеру, для представления в отделение ПФР (ст. 62 ТК РФ).

Так вот, если гражданин потерял свою трудовую книжку, будучи безработным, то оформление дубликата трудовой книжки ложится на плечи его последнего бывшего работодателя (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). А новый работодатель, если таковой будет, этим заниматься не должен. Он может лишь оформить работнику обычную новую трудовую книжку по его заявлению и сделать в ней первую запись о приеме к себе на работу.

Так что если к вам, как к новому работодателю, придет только что принятый на работу сотрудник и спросит, как получить дубликат трудовой книжки при утере, посоветуйте ему обратиться с этим на прежнее место работы.

Далее поговорим о том, как сделать дубликат трудовой книжки.

Порядок оформления дубликата трудовой книжки

Предположим, вы и есть тот самый работодатель, чей бывший работник потерял свою трудовую книжку и теперь пришел к вам с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Утвержденной формы такого заявления нет, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме.

В такой ситуации вы, как работодатель, должны оформить дубликат в течение 15 дней со дня подачи заявления работником (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Для этого вам понадобятся сведения о предыдущих местах работы вашего бывшего сотрудника. Их вам должен предоставить он. Это могут быть копии его трудовых договоров, справки с предыдущих мест работы, выписки из приказов о приеме на работу, об увольнении (их копии), справки из государственного или муниципального архива.

Как оформить дубликат трудовой книжки (образец)

На новом бланке трудовой книжки:

  • на титульном листе в левом верхнем углу указывается «Дубликат». Все основные сведения о работнике заполняются в общем порядке;
  • на первом развороте книжки в разделе «Сведения о работе» сначала отражается общий трудовой стаж работника, заработанный им до трудоустройства к вам на работу. Затем в дубликате указываются периоды работы у конкретных работодателей на основании копий документов и справок с предыдущих мест работы, предоставленных работником. При этом записи не нумеруются. Первая нумерация должна появиться в дубликате в строке с записью о приеме на работу этого сотрудника в вашу организацию.

В идеале в дубликате трудовой книжки должны быть восстановлены все сведения о трудовой деятельности сотрудника. Но если каких-то данных нет, к примеру, оснований увольнения с тех или иных мест работы, то вносить их в дубликат со слов работника не нужно (п. 32 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере приведен ниже.

Последний этап – это выдача дубликата трудовой книжки. Дату выдачи необходимо зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69). И в ней же сотрудник должен поставить подпись, свидетельствующую о том, что дубликат книжки он получил.

Если работодатель потерял трудовую книжку или внес в нее не ту запись

Если работодатель потеряет трудовую книжку работника, ему также придется ее восстанавливать. Но в такой ситуации, раз уж вина лежит на работодателе, нужно будет помочь работнику собрать сведения о стаже с его предыдущих мест работы. Например, разослав бывшим работодателям пострадавшего сотрудника запросы о предоставлении соответствующей информации.

В целом, образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам с других мест работы будет выглядеть так же, как и в случае с утерей книжки самим работником.

А еще бывает, что работодатели по ошибке вносят недействительные записи в трудовые книжки своих работников. Такая ситуация – самый простой случай, когда понадобится оформление дубликата трудовой книжки. Образец для его заполнения – это оригинал трудовой книжки. То есть в дубликат надо будет просто перенести все записи из первоначальной трудовой книжки, кроме последней недействительной записи.

Смотрите так же:  Как вернуть заявление из полиции

Аналогичным образом оформляется дубликат, если книжка пришла в негодность. То есть ее состояние таково, что требуется замена (п. 33 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки — образец

Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки — образец данного документа можно разработать самостоятельно, приняв во внимание разъяснения, содержащиеся в настоящей статье. В ней мы расскажем, что такое дубликат трудовой книжки и в каких случаях он выдается, а также рассмотрим, каким образом заполняется и издается приказ о его выдаче.

Что такое дубликат трудовой книжки

Трудовая деятельность каждого конкретного работника любой организации либо ИП подтверждается трудовой книжкой. В ней отражается различная информация о работнике, в частности о его предыдущей и настоящей трудовой деятельности, наградах, поощрениях по службе, увольнениях с прежних мест работы, переводах на новые места службы и т. д. Основная роль трудовой книжки — подтверждение стажа работника, предоставление исчерпывающей информации о трудовой деятельности. Ведение данного документа — обязанность работодателя (ст. 66 ТК РФ).

Дубликат трудовой книжки выдается при необходимости замены подлинного документа. Фактически дубликат является документом, полностью идентичным подлиннику. В п. 22 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) сказано, что дубликат является повторным экземпляром подлинника документа, т. е. существенных различий между подлинником трудовой книжки и ее дубликатом нет. Таким образом, унифицированный бланк трудовой книжки, утвержденный приказом Минфина России «О трудовых книжках» от 22.12.2003 № 117н, актуален и для дубликата.

Отличия дубликата от подлинника могут проявляться только в объеме вносимых сведений. Кроме того, на титульном листе дубликата проставляется отметка «Дубликат». В том случае, если оригинал трудовой книжки не потерян, а утратил действительность (например, приведен в негодность), в нем проставляется отметка «Взамен выдан дубликат».

Для сведения! Дубликат трудовой книжки необходимо отличать от ее копии, заверенной работодателем или иным уполномоченным сотрудником. Дубликат после его составления и заверки обретает силу подлинника, то есть первоначального документа, в то время как копия лишь воспроизводит информацию, которая содержится в оригинале трудовой книжки, и заменить его в полной мере не может.

В каких случаях предусмотрена выдача дубликата трудовой книжки

Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 в пп. 31, 33 и 34 содержит исчерпывающий перечень ситуаций, при возникновении которых выдается дубликат трудовой книжки.

К таким ситуациям относятся:

  1. Потеря трудовой книжки работником, а также ее утрата вследствие кражи, грабежа и т. п. Если трудовая книжка потеряна работником либо украдена кем-то, он должен сообщить эту информацию работодателю в течение 15 дней (п. 32 постановления № 225). В рассматриваемом случае в дубликат вносятся не все сведения, которые содержались в первоначальном документе, а лишь подтвержденные документами данные о стаже работника до последнего трудоустройства и данные о последнем месте работы, включая сведения о наградах и поощрениях.
  2. Непригодность документа к дальнейшему использованию. Как и все прочие документы, трудовая может износиться, порваться, обгореть в результате пожара, пострадать от воздействия влаги и т. п. В этом случае абсолютно все записи, которые содержались в подлиннике, переносятся в новый документ — дубликат.
  3. Наличие в подлиннике признанной недействительной записи об увольнении работника либо его переводе на другую работу. Хотя подлинник документа при этом не утрачивается, подобная запись может навредить работнику при дальнейшем трудоустройстве и повлиять на его репутацию. В этом случае все записи из оригинала переносятся в дубликат, за исключением информации о незаконном увольнении или переводе.
  4. Массовая утрата трудовых книжек работодателем ввиду произошедшей чрезвычайной ситуации. В данном случае создается специальная комиссия, которая определяет стаж работника. Стаж определяется на основании представленных работником документов либо объяснений свидетелей (при отсутствии иных доказательств). Результатом работы комиссии будет составление акта, который и послужит основанием для выдачи дубликата трудовой.

Для чего издается приказ о выдаче дубликата

Приказ руководителя — распоряжение, выданное в рамках должностных полномочий начальника и обязательное для исполнения всеми упомянутыми в нем лицами. Приказ издается в письменной форме и доводится до сведения сотрудников, которых он касается.

ТК РФ предусматривает обязательное издание приказов о приеме сотрудника на работу, его увольнении и т. д. Необходимость издания приказа руководителя о выдаче дубликата трудовой книжки действующим законодательством прямо не предусмотрена, однако и запрета на его издание нет. Между тем, исходя из того, что выдача дубликата трудовой книжки является обязанностью работодателя, издание соответствующего приказа позволит:

  1. Не допустить задержки выдачи дубликата книжки со стороны кадровых сотрудников ввиду необходимости неукоснительного соблюдения приказа начальника.
  2. Избежать административной ответственности по ст. 5.27 КОАП РФ за нарушение требований трудового законодательства (неисполнение обязанности выдать дубликат), поскольку приказ руководителя организации о выдаче дубликата свидетельствует о соблюдении норм трудового права и принятии мер для исполнения требований закона.

Как составить приказ о выдаче дубликата трудовой книжки

Требований к форме и содержанию такого приказа законодателем не установлено, что дает определенную свободу в его составлении. Главное, помнить при этом, что приказ должен содержать обязательные для такого рода документов реквизиты и соответствовать по содержанию и структуре обычаям кадрового оборота.

Так, рекомендуется указать в приказе следующие данные:

  1. Наименование приказа.
  2. Его порядковый номер.
  3. Дату издания.
  4. Наименование организации.
  5. Обоснование приказа. Как правило, это формулировка вида: «В связи с утратой (указываются Ф. И. О. и наименование должности работника) трудовой книжки, на основании поступившего заявления сотрудника…» В зависимости от конкретной ситуации вводная часть может меняться.
  6. Далее, после надписи «Приказываю», идет непосредственное содержание приказа, начинающееся обычно с фразы вида: «Выдать (указываются Ф. И. О. работника)дубликат трудовой книжки, отразив в нем следующие сведения…). Так как конкретизация сведений, требующих отражения в дубликате, необязательна, поскольку соблюдение требований по его заполнению — обязанность исполнителя, в приказе можно ограничиться по этому поводу общей фразой о том, что дубликат трудовой книжки должен соответствовать требованиям закона.
  7. Сведения об исполнителях приказа. Чаще всего используется формулировка: «Поручить изготовление дубликата трудовой книжки (указываются должность, Ф. И. О. кадрового сотрудника)».
  8. Данные о сотруднике, на которого возлагается контроль за исполнением приказа. Впрочем, здесь можно ограничиться фразой «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».
  9. Наименование должности лица, издавшего приказ, и подпись.

ВАЖНО! Необходимо ознакомить с приказом под подпись как исполнителя, который будет изготавливать дубликат трудовой книжки, так и работника, которому он выдается.

Образец приказа о выдаче дубликата трудовой книжки можно скачать на нашем сайте.

Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки – образец

Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки – образец доступен для скачивания по ссылке, которая содержится в статье. Документ необходимо составить в случаях, когда сотрудник организации или ИП утратил или испортил трудовую книжку, либо в иных случаях, о которых подробнее расскажем ниже.

Основания для получения дубликата трудовой книжки

Основания для выдачи дубликата перечислены в Постановлении Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (п. 31, 33). Там же изложен и порядок, которому необходимо следовать.

Основания для получения дубликата следующие:

  1. Порча книжки, например, вследствие воздействия влаги, огня, либо в связи с тем, что книжка стала ветхой от старости.
  2. Утеря книжки, либо ее кража.
  3. Утрата книжек работодателем, например, ввиду чрезвычайных обстоятельств – взрыва, потопа, и т.д.
  4. Наличие в книжке записи об увольнении, либо о переводе, которая признана недействительной по решению суда.

Для выдачи дубликата требуется написать заявление об этом. Оно подается работодателю любым способом – лично; по почте.

Если сотрудник работал в нескольких организациях, заявление должно быть подано по последнему месту службы, даже если он уже уволился и не работает там.

Если документ передается лично работодателю, либо в отдел кадров или иное подразделение, необходимо, чтобы принявшее документ лицо поставило подпись о принятии. Для этого заявление составляется в 2 экземплярах, один из которых остается у сотрудника. На нем и ставится подпись принявшего документ лица.

Смотрите так же:  Земельный налог в 2019 году для юридических лиц новосибирск

Если заявление направляется по почте, достаточно осуществить отправку заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.

После получения заявления, работодатель обязан его рассмотреть и принять решение о выдаче дубликата или об отказе в его выдаче в течении 15 дневного срока. Дни календарные.

Как написать заявление на дубликат трудовой книжки?

Форма документа на законодательном уровне не утверждена. В связи с этим, заявление пишется в произвольном виде. В документе отражаются следующие данные:

  1. Ф.И.О. сотрудника, его адрес, телефон.
  2. Сведения о работодателе – наименование организации, адрес ее места нахождения, Ф.И.О. руководителя, его должность (например, директор или ген. директор).
  3. Название документа (заявление), указывается в центре листа.
  4. Информация о том, по какой причине сотруднику или бывшему работнику требуется получить дубликат книжки. Например, текст документа может быть составлен следующим образом: «15.01.2013 между мной и ООО «АктПром» был расторгнут трудовой договор № 12 от 12.01.2001 (на основании приказа № 12-П от 15.01.2013). 18.05.2018 года в моем доме по адресу: г. Москва, ул. Новослободская, 12-14 произошел пожар. Вместе с личными вещами сгорела трудовая книжка, выданная мне в ООО «АктПром» 12.01.2001. Прошу оформить и выдать дубликат трудовой книжки». Обстоятельства описываются в произвольном виде. Главное, чтобы была понятна причина, по которой требуется получить дубликат документа.
  5. Подпись сотрудника, который подает заявление.
  6. Дату подписания заявления.

К заявлению прилагаются документы, которые обосновывают необходимость получения сотрудником дубликата книжки. Например, если решением суда аннулирована запись об увольнении, и у сотрудника в связи с этим обстоятельством возникло желание заменить книжку, необходимо приложить к заявлению копию решения суда.

Отсчет 15 дневного срока для оформления дубликата книжки начинается с момента получения заявления адресатом. Дата вручения – это либо дата получения письма, либо дата передачи заявления на руки.

Таким образом, заявление составляется в определенных Постановлением Правительства № 225 случаях, и требуется для того, чтобы инициировать процедуру выдачи дубликата трудовой книжки.