Какие основные правила заполнения и оформления трудовой книжки?

Правила заполнения трудовых книжекТрудовая книжка – официальный документ, главное предназначение которого состоит в отражении трудового стажа гражданина, в том числе общего, непрерывного и специального.

Учет осуществляется строго по датам. В данной статье мы рассмотрим основные моменты, связанные с заполнением, хранением и учетом данного документа.

Содержание

Законодательное урегулирование ведения данного документа

Законы о правилах ведения трудовых книжекОсновными законодательными актами, которые в настоящее время регулируют вопросы хранения, ведения и заполнения трудовых книжек, являются:

  1. Трудовой Кодекс нашей страны со всеми его изменениями и поправками с момента принятия.
  2. Постановление исполнительного органа – Правительства России под номером 225 «О трудовых книжках».
  3. Инструкция по заполнению трудовых книжек, указанная в постановлении Правительства РФ под номером 69.

Зачастую в вышеперечисленных документах обнаруживается немалое количество противоречий. Если и вы столкнулись с подобной ситуацией, помните – руководствоваться следует главным актом – Трудовым Кодексом.

Кто отвечает за заполнение, ведение и хранение

Согласно действующему российскому законодательству ответственность за вопросы, связанные с трудовыми книжками в организации, лежит на плечах работодателя. Непосредственную же ответственность за все вопросы, связанные с трудовыми книжками (ведение, хранение) отвечает назначенное им лицо – например, директор по персоналу. Таким образом, при отсутствии в организации данного сотрудника всеми кадровыми вопросами, в том числе и заполнением трудовых книжек, ведает руководитель.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН

Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Общие правила заполнения

Правила заполнения трудовых книжекТрудовая книжка – документ, который обязан иметь каждый сотрудник организации, входящий в штат на протяжении не менее 5-ти дней и для которого данное место работы является основным.

Оформление трудовых книжек также должно осуществляться в отношении сезонных и временных работников и тех, кто подлежит социальному страхованию.

Сокращения при заполнении трудовой книжки не допускаются – все записи должны быть прописаны полностью. Кроме того, каждая запись нумеруется арабскими цифрами. Если необходимо проставить цифру до 10 – например, 7 марта, то перед ней ставится 0.

При приеме каждого сотрудника на работу ответственное лицо должно удостовериться в подлинности представляемого им документа. Во-первых, на титульном развороте трудовой книжки обязательно должна находиться печать – штамп первой организации, в которой трудился гражданин. Без данного элемента трудовая книжка считается недействительной. Также кадровику необходимо сверить паспортные данные. При ненадлежащем оформлении документа за счет работника оформляется его дубликат.

В трудовую книжку не допустимо внесение сведений о каких бы то ни было взысканиях со стороны руководства. Исключением из данного правила является пометка об увольнении.

Инструкция по правильному ведению

Рассматриваемый нами документ имеет простую структуру – он содержит всего три раздела:Требования к заполнению трудовых книжек

  • сведения о гражданине;
  • сведения о его трудовом пути;
  • сведения о награждениях.

Данные о сотруднике располагаются на титульном развороте трудовой книжки и представляют собой информацию об имени человека, его дате рождения, уровне образования и полученной профессии. Прописывать вышеперечисленные сведения можно только в полностью, сокращения не допускаются.

В качестве подтверждения используются соответствующие документы – оригинал паспорта или другого документа, удостоверяющего личность и диплом о профессиональном образовании. Закрепляется оформление главного листа трудовой книжки печатью организации, а также подписями работника и кадровика.

Второй раздел трудовой книжки – сведения о работе – предполагает проставление данных о приеме сотрудника на работу, переводах и факте увольнения. При этом обязательно должна быть проставлена дата, должность и юридическое название компании. Также все записи сопровождаются номером соответствующего документа – например, приказа и штампом юридического лица.

Образец заполнения трудовых книжек

В третьем разделе менеджером по персоналу или другим ответственном лицом фиксируются все достижения работника, полученные им за период работы в данной компании. Указывается дата получения награды, ее наименование и номер приказа.При окончании любого из вышеперечисленных разделов за счет работника оформляется так называемый вкладыш в трудовую книжку.

Правила и нюансы ведения трудовых книжек на предприятиях изложены в следующем видеоматериале:

Распространенные ошибки и неточности

К основным ошибкам, допускаемым сотрудниками службы по персоналу при заполнении трудовой книжки и последующем внесении записей в данный документ, являются:

  1. Неточности в имени, фамилии и отчестве лица.
  2. Ошибки при указании даты – например, указание месяца прописью, в то время как это необходимо делать арабскими цифрами.
  3. Неполное указание информации об уровне образования гражданина – например, отсутствие сведений о получении гражданином второго диплома.
  4. Отсутствие данных о специальности работника.
  5. Отсутствие подписей – как самого сотрудника, так и ответственного лица за его прием на работу.
  6. Отсутствие штампа организации.
  7. Использование печати отдела кадров вместо печати юридического лица.
  8. Путаница в разделах трудовой – например, внесение данных о работе в раздел о награждениях.

Порядок заполнения трудовых книжек в 2016

Согласно существующим правилам зачеркивания для исправления ошибок ни в одном из разделов трудовой книжки не допускаются. Исправить положение можно только путем признания неправильной записи недействительной и внесением новой.

Правила заполнения вкладыша

Заполнение вкладыша к трудовой книжкеПри окончании трудовой книжки вовсе не обязательно заводить новый документ – достаточно сделать вкладыш. Порядок его оформления абсолютно аналогичен порядку оформления трудовой книжки. В соответствии с правилами вкладыш обязательно должен быть вшит, а вот каким образом это делать – в каком месте размещать, какими нитками пользоваться – законодательство не говорит.

Несмотря на то, что с технической точки зрения рациональнее всего вшивать вкладыш в середину трудовой книжки, все же лучше сделать это в конце документа, так как в первом случае возможны неудобства с разбивкой записей. В подавляющем большинстве случаев для этого применяют суровые нитки и делают около 4-х проколов.

В самой трудовой книжке ответственное лицо обязано указать серию и номер вкладыша и поставить соответствующую печать. Штамп можно поставить в нескольких местах – например, на титульном развороте или на внутренней стороне оборота. Главное требование – ставить печать необходимо таким образом, чтобы она не перекрывала собой других надписей.

Обязанность оплаты расходов за оформление вкладыша в трудовую полностью ложится на работника. Однако в некоторых случаях, например, при порче документа не по его вине, внести денежные средства необходимо будет виновнику.

Дубликат: когда он необходим, порядок его оформления

К числу основных обстоятельств, при которых требуется выдача дубликата трудовой, можно отнести ее потерю и сильный износ, при котором дальнейшее пользование документом невозможно.

Согласно существующим правилам, в случае потери работником трудовой книжки сотрудник кадровой службы обязан в течении 15 рабочих дней выдать работнику новый документ. Отсчет данного срока начинается с того момента, как ответственное лицо получит заявление гражданина об утере трудовой книжки, где будут указаны все обстоятельства, при которых произошло данное происшествие.

При выдаче нового документа – дубликата – менеджеру по персоналу необходимо сделать пометку «Дубликат» на титульной странице вверху с правой стороны.

В том случае, если утеря трудовой книжки произошла до поступления человека в данную организацию, и он уже имел официальное место работы, то первым делом кадровик должен указать трудовой стаж гражданина. При этом работнику в качестве доказательства своего стажа потребуется представить справки, приказы и другие документы.

Хранение и учет

Трудовая относится к числу документов строгой отчетности, поэтому порядок их хранения и учета четко установлен на законодательном уровне.

Хранение и учет трудовых книжекТак, согласно одному из постановлений Правительства России в каждой компании обязательно должны присутствовать книги по учету трудовых книжек. Первая из них носит название приходно-расходной и предназначена для ведения контроля бланков и вкладышей рассматриваемого кадрового документа. Вторая – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В обоих случаях требуется соблюдение определенных правил по ведению подобного рода документов – нумерации каждого листа, прошивки, заверения подписью ответственного лица (как правило, руководителя организации), скрепления соответствующей печатью или пломбировки.

При игнорировании руководством юридического лица требования по ведению книг учета и хранения трудовых книжек им грозит наказание в виде административного штрафа, величина которого колеблется от 1000 до 50 000 рублей.

Законодательное урегулирование ведения данного документа

Законы о правилах ведения трудовых книжекОсновными законодательными актами, которые в настоящее время регулируют вопросы хранения, ведения и заполнения трудовых книжек, являются:

  1. Трудовой Кодекс нашей страны со всеми его изменениями и поправками с момента принятия.
  2. Постановление исполнительного органа – Правительства России под номером 225 «О трудовых книжках».
  3. Инструкция по заполнению трудовых книжек, указанная в постановлении Правительства РФ под номером 69.

Зачастую в вышеперечисленных документах обнаруживается немалое количество противоречий. Если и вы столкнулись с подобной ситуацией, помните – руководствоваться следует главным актом – Трудовым Кодексом.

Кто отвечает за заполнение, ведение и хранение

Согласно действующему российскому законодательству ответственность за вопросы, связанные с трудовыми книжками в организации, лежит на плечах работодателя. Непосредственную же ответственность за все вопросы, связанные с трудовыми книжками (ведение, хранение) отвечает назначенное им лицо – например, директор по персоналу. Таким образом, при отсутствии в организации данного сотрудника всеми кадровыми вопросами, в том числе и заполнением трудовых книжек, ведает руководитель.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН

Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Общие правила заполнения

Правила заполнения трудовых книжекТрудовая книжка – документ, который обязан иметь каждый сотрудник организации, входящий в штат на протяжении не менее 5-ти дней и для которого данное место работы является основным.

Оформление трудовых книжек также должно осуществляться в отношении сезонных и временных работников и тех, кто подлежит социальному страхованию.

Сокращения при заполнении трудовой книжки не допускаются – все записи должны быть прописаны полностью. Кроме того, каждая запись нумеруется арабскими цифрами. Если необходимо проставить цифру до 10 – например, 7 марта, то перед ней ставится 0.

При приеме каждого сотрудника на работу ответственное лицо должно удостовериться в подлинности представляемого им документа. Во-первых, на титульном развороте трудовой книжки обязательно должна находиться печать – штамп первой организации, в которой трудился гражданин. Без данного элемента трудовая книжка считается недействительной. Также кадровику необходимо сверить паспортные данные. При ненадлежащем оформлении документа за счет работника оформляется его дубликат.

В трудовую книжку не допустимо внесение сведений о каких бы то ни было взысканиях со стороны руководства. Исключением из данного правила является пометка об увольнении.

Инструкция по правильному ведению

Рассматриваемый нами документ имеет простую структуру – он содержит всего три раздела:Требования к заполнению трудовых книжек

  • сведения о гражданине;
  • сведения о его трудовом пути;
  • сведения о награждениях.

Данные о сотруднике располагаются на титульном развороте трудовой книжки и представляют собой информацию об имени человека, его дате рождения, уровне образования и полученной профессии. Прописывать вышеперечисленные сведения можно только в полностью, сокращения не допускаются.

В качестве подтверждения используются соответствующие документы – оригинал паспорта или другого документа, удостоверяющего личность и диплом о профессиональном образовании. Закрепляется оформление главного листа трудовой книжки печатью организации, а также подписями работника и кадровика.

Второй раздел трудовой книжки – сведения о работе – предполагает проставление данных о приеме сотрудника на работу, переводах и факте увольнения. При этом обязательно должна быть проставлена дата, должность и юридическое название компании. Также все записи сопровождаются номером соответствующего документа – например, приказа и штампом юридического лица.

Образец заполнения трудовых книжек

В третьем разделе менеджером по персоналу или другим ответственном лицом фиксируются все достижения работника, полученные им за период работы в данной компании. Указывается дата получения награды, ее наименование и номер приказа.При окончании любого из вышеперечисленных разделов за счет работника оформляется так называемый вкладыш в трудовую книжку.

Правила и нюансы ведения трудовых книжек на предприятиях изложены в следующем видеоматериале:

Распространенные ошибки и неточности

К основным ошибкам, допускаемым сотрудниками службы по персоналу при заполнении трудовой книжки и последующем внесении записей в данный документ, являются:

  1. Неточности в имени, фамилии и отчестве лица.
  2. Ошибки при указании даты – например, указание месяца прописью, в то время как это необходимо делать арабскими цифрами.
  3. Неполное указание информации об уровне образования гражданина – например, отсутствие сведений о получении гражданином второго диплома.
  4. Отсутствие данных о специальности работника.
  5. Отсутствие подписей – как самого сотрудника, так и ответственного лица за его прием на работу.
  6. Отсутствие штампа организации.
  7. Использование печати отдела кадров вместо печати юридического лица.
  8. Путаница в разделах трудовой – например, внесение данных о работе в раздел о награждениях.

Порядок заполнения трудовых книжек в 2016

Согласно существующим правилам зачеркивания для исправления ошибок ни в одном из разделов трудовой книжки не допускаются. Исправить положение можно только путем признания неправильной записи недействительной и внесением новой.

Правила заполнения вкладыша

Заполнение вкладыша к трудовой книжкеПри окончании трудовой книжки вовсе не обязательно заводить новый документ – достаточно сделать вкладыш. Порядок его оформления абсолютно аналогичен порядку оформления трудовой книжки. В соответствии с правилами вкладыш обязательно должен быть вшит, а вот каким образом это делать – в каком месте размещать, какими нитками пользоваться – законодательство не говорит.

Несмотря на то, что с технической точки зрения рациональнее всего вшивать вкладыш в середину трудовой книжки, все же лучше сделать это в конце документа, так как в первом случае возможны неудобства с разбивкой записей. В подавляющем большинстве случаев для этого применяют суровые нитки и делают около 4-х проколов.

В самой трудовой книжке ответственное лицо обязано указать серию и номер вкладыша и поставить соответствующую печать. Штамп можно поставить в нескольких местах – например, на титульном развороте или на внутренней стороне оборота. Главное требование – ставить печать необходимо таким образом, чтобы она не перекрывала собой других надписей.

Обязанность оплаты расходов за оформление вкладыша в трудовую полностью ложится на работника. Однако в некоторых случаях, например, при порче документа не по его вине, внести денежные средства необходимо будет виновнику.

Дубликат: когда он необходим, порядок его оформления

К числу основных обстоятельств, при которых требуется выдача дубликата трудовой, можно отнести ее потерю и сильный износ, при котором дальнейшее пользование документом невозможно.

Согласно существующим правилам, в случае потери работником трудовой книжки сотрудник кадровой службы обязан в течении 15 рабочих дней выдать работнику новый документ. Отсчет данного срока начинается с того момента, как ответственное лицо получит заявление гражданина об утере трудовой книжки, где будут указаны все обстоятельства, при которых произошло данное происшествие.

При выдаче нового документа – дубликата – менеджеру по персоналу необходимо сделать пометку «Дубликат» на титульной странице вверху с правой стороны.

В том случае, если утеря трудовой книжки произошла до поступления человека в данную организацию, и он уже имел официальное место работы, то первым делом кадровик должен указать трудовой стаж гражданина. При этом работнику в качестве доказательства своего стажа потребуется представить справки, приказы и другие документы.

Хранение и учет

Трудовая относится к числу документов строгой отчетности, поэтому порядок их хранения и учета четко установлен на законодательном уровне.

Хранение и учет трудовых книжекТак, согласно одному из постановлений Правительства России в каждой компании обязательно должны присутствовать книги по учету трудовых книжек. Первая из них носит название приходно-расходной и предназначена для ведения контроля бланков и вкладышей рассматриваемого кадрового документа. Вторая – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В обоих случаях требуется соблюдение определенных правил по ведению подобного рода документов – нумерации каждого листа, прошивки, заверения подписью ответственного лица (как правило, руководителя организации), скрепления соответствующей печатью или пломбировки.

При игнорировании руководством юридического лица требования по ведению книг учета и хранения трудовых книжек им грозит наказание в виде административного штрафа, величина которого колеблется от 1000 до 50 000 рублей.

Основные правила по заполнению титульного листа

Для внесения записей допустимо использовать только ручку черного либо синего цвета. Можно воспользоваться и компьютерными программами, но они требуют некоторого навыка.

Главное требование – аккуратное заполнение каждой графы. Подчеркивания, исправления недопустимы. Желательно использовать разборчивый почерк, чтобы запись мог изучить любой, кому необходимо ознакомиться с документом.

  1. Обозначение имени и фамилии. Личные данные работника вносятся сразу, на первую же страницу. ФИО должны быть заполнены аккуратно, с максимальной точностью. Любая ошибка может привести к печальным последствиям. Одно из них – полная замена документа. У каждой позиции в ФИО должна быть своя строка, данные пишутся отдельно друг от друга. Для каждого составляющего элемента нужно использовать одну и ту же пасту. Если букв в одной из части имени слишком много, то можно писать их просто мельче. Слова допускается переносить, с одной строки на другую.Трудовая книжка
  2. Информация об образовании. Здесь не допустить ошибки поможет сам диплом о получении образования. Его рекомендуется всегда держать рядом. Когда человек поступает на рабочее место, это возможно на основе факта получения трех возможных степеней образования. Это касается: высшего, среднего, среднеспециального. Соответствующая строчка и заполняется одним из этих слов.
  3. Как быть с датой рождения? На слова гражданина при заполнении опираться не рекомендуется, брать нужно только паспорт. Частый вопрос в связи с этим — использовать ли пропись или цифры для работы с такой информацией? Дату рождения запрещается вносить буквенным обозначением. Нужно применять только цифры. Любая другая форма будет считаться нарушением действующих норм законодательства. Главное – правильно вписывать буквально каждую составляющую цифру. Но эта графа допускает наличие ошибок. Чтобы исправить их при появлении, достаточно зачеркнуть неверную запись, либо перенести ее на другую сторону разворота, в том же титульном листе.
  4. О личных подписях работника. После того, как заполнение завершено, документ отдают сотруднику, чтобы он поставил свою личную роспись. Главное требование к ней – четкость, точное совпадение с тем, что представлено в паспорте. Если спустя некоторое время фамилия меняется, то подпись для старой просто перечеркивают. И используют для этого тонкую полосу. Рядом ставят то обозначение, которое впредь считается верным. Печати стоят над подписью, но закрывать ее не должны.Правила заполнения
  5. Данные по профессии и специальности. Многие спорят о том, что вообще следует записывать в графу, связанную с профессиональными и специальными навыками сотрудника, его опытом в той или иной сфере. Кто-то говорит о том, что необходимо вносить специальность, официально полученную во время обучения в институте. Другие упоминают о специальности желаемой либо той, которую человек просто занимает в настоящее время. Но правила в этом плане еще проще. В данной графе вписывают должность, занимаемую сотрудником в настоящее время.

Как быть с датой, когда заполняется документ?

Главное, чтобы дата заполнения соответствовала реальному времени, когда документ был оформлен. Если трудовая заполнялась на неделю позже, чем было обещано, то ложную дату ставить запрещается. За это органы контроля накладывают административную ответственность на исполнителей.

Дату заполнения ставят в том же формате, что и дату рождения. То есть одними цифрами. Подходящее место для даты – то же, где стоит печать организации. Допустимо ставить числа с левой или с правой стороны. Но другие записи затрагивать нельзя, как и перекрывать сведения, имеющие некоторое значение.

Важно проследить и затем, чтобы были совпадения между датой заполнения и временем, когда кандидата фактически приняли на работу. Такие мелочи не всегда проверяются теми, кто представляет контролирующие органы. Но лучше соблюдать основные правила, чтобы избежать дополнительных претензий.

Как внести изменения в запись на Титульном Листе

При изменении фамилии

Роль основания передается соответствующим документам. Вроде стандартного паспорта, свидетельство о рождении, заключении либо расторжении брака. Порядок действий, которым вносят изменения, выглядит так:

Титульный лист

  • Прежние данные зачеркивают одной чертой.
  • Новые идут практически следом.
  • У обложки трудовых книжек есть внутренняя сторона. Туда пишут ссылки к документам, послужившим основанием для изменений.

Информация заверяется подписью руководства и организационной печатью. Они подтверждают, что ей можно верить. Порядок будет тем же, если возникнет необходимость что-то исправить еще раз.

Получено высшее образование в дополнение к среднему профессиональному

В такой ситуации надо просто дополнить те сведения, что уже имеются в документе. Не нужно зачеркивать то, что уже имелось ранее. Основанием становятся только документы о получении образования, но приводить ссылки на них не надо.

В специальной графе не нужно также отмечать отдельно повышение уровня образования в той же специализации. Дополнения хватит и в случае освоения новых профессий одним сотрудником.

Ошибки на титульном листе: правила исправления

Если ошибка допускается при заполнении бланка, то последний тут же считается ошибочным. Его необходимо уничтожить, что сопровождается оформлением соответствующего акта. Трудовую книжку заводят с использованием нового бланка. При этом форма для сопроводительного акта не имеет четких ограничений. Каждая компания может самостоятельно разработать свои собственные правила.

Если ошибка обнаружена спустя некоторое время, исправления предполагают применение того же порядка, что и при изменении личных данных. Основание – документ, из которого данные были переписаны неправильно.

Информация о сериях и номерах

Для обозначения трудовых книжек используют аббревиатуру AT. После нее ставится римская цифра. Чем новее документ – тем больше будет эта цифра. Последние версии выходили в июле-декабре 2003 года, они обозначаются как AT X. Их всего пять групп.

Чтобы проверить подлинность того или иного бланка, достаточно сопоставить данные о возрасте со временем, когда трудовая деятельность только начиналась. Для этого же отправляют запросы сотрудникам Пенсионного Фонда.

Использование печатей для оформления документов

Еще одним проблемным моментом становится применение печатей для удостоверения любых записей, вносимых в трудовые книжки:

Печати на трудовой

  • Печать в кадровом отделе использовали до того, как законодательные нормы подверглись серьезным изменениям.
  • После распада СССР, когда многие законодательные акты просто потеряли актуальность, ввели понятие печати работодателя. А печать отдела кадров исчезла как понятие. Это произошло с 2008 года. Значит, с этого времени запрещено для заверения записей использовать средства, доступные кадровым и другим подобным службам на предприятии.

В связи с этим и возникают сложности. Каждый раз при необходимости кадровики должны теперь обращаться к тем, у кого есть доступ к печати работодателя. Кроме того, заверка трудовых книжек всегда было связано с определенными лицами, наделенными полномочиями. Неверно в такой ситуации будет использовать печать организации в документах рядовых сотрудников, которые сами отвечают за заполнение документов.

Но на практике от кадровых печатей полностью никто не отказывался. Оттиск ставится на многих других документах, которые оформляются и заверяются именно в этом подразделении. Это касается:

  1. Оформления копий книжек, выписок.
  2. Других документов в копиях, которые важны для работы кадровиков.
  3. Справок, которые выдаются кадровой службой.

Что делать, если записи были пропущены?

Иногда бывает так, что информация пропущена, а работник настаивает на том, чтобы она присутствовала в документах. Особенно часто это происходит, когда кого-то увольняют. Кадровики считают, что в таких ситуациях надо сначала отменить запись об увольнении, затем внести требуемые данные, и только после этого повторить информацию, касающуюся ухода с работы. Такие действия не признаются правильными. Ведь отмена увольнения происходит без серьезных на то оснований.

Пропущенную запись просто вписывают туда, где она должна быть. Если это касается, например, перевода в другую организацию, обязательно указываются ее реквизиты.

Как быть с должностями по совместительству?

Совместители

В инструкциях говорится, что работник сам может указать должности, занимаемые по совместительству, если у него есть желание. Даже если это совместительство началось уже после того, как его приняли на основное место. Важно сохранять хронологический порядок следования записей.

Но работники могут изъявить желание о предъявлении информации к любому моменту времени. Значит, это возможно уже и после того, как такая работа закончилась. В Законодательстве нет никаких сведений об ограничениях в этой сфере.

Правила по внесению записей о бывшем совместительстве такие:

  1. Дата приема на работу пишется во второй графе.
  2. Третья графа нужна для указания на конкретное подразделение, куда человека и принимают на работу.
  3. Наконец, четвертая используется для ссылки к документу, ставшему основанием.

Такой же порядок используется, когда пишется информация об увольнении с совместительства.

Хронологическая последовательность может быть нарушена, но зато основные требования инструкции строго соблюдаются. Тогда складывается так, что прием основного места работы прошел позднее, чем оформление совместительства. Нарушение хронологии не очень правильно с логической точки зрения, но грубым нарушением действующих норм не признается.

При невостребованном документе

С одним из Постановлений Правительства был изменен порядок, используемый для хранения книжек, не отданных после увольнения. Раньше было указано, что их сохраняют в кадровой службе на протяжении двух лет. После чего документы отдаются в архив, где размещаются на протяжении 50 лет. После этого информация просто уничтожается.

Теперь говорится о том, что работодатель хранит книжки до востребования. Это касается как организаций, так и лиц со статусом индивидуального предпринимателя. Изменения заключаются в том, что из новых версий Законодательства убрали требование об уничтожении материалов.

Трудовые книжки – это важные документы, требующие бережного обращения. Главное при их заполнении – соблюдать максимальную точность.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Правила ведения трудовых книжек

Рассмотрим основные правила оформления и ведения трудовых книжек: общие правила и порядок заполнения записей о работе, увольнении, награждении.

Все документы о стаже работников должны заполняться по определенным правилам. Трудовая книжка имеет особое значение для работника, ведь она отражает его профессиональный путь, по сути — это служебная биография, ведь здесь есть отметки обо всех этапах деятельности гражданина. Правила ведения трудовых книжек в РФ 2018 года (то есть, действующие на настоящий момент), содержатся в утверждены Постановлением Правительства в 2003 году.

Для чего существует

Основная функция вполне очевидна, в Российской Федерации трудовая книжка служит основным доказательством стажа (как трудового, так и страхового) гражданина, без чего невозможно оформление пенсии и начислений пособий по социальному страхованию. Также данный документ необходим:

  • для отражения данных обо всех изменениях в деятельности сотрудника, о переводах и занимаемых должностях;
  • для фиксации сведений о причинах увольнения с мест работы;
  • для учета награждений.

Это очень важные сведения, которые впоследствии могут найти отражение только в единственном экземпляре (при ликвидации предприятия, например). Поэтому работодатель должен обеспечить грамотное заполнение бланка документа со всей ответственностью квалифицированными сотрудниками. Об этом подробнее дальше.

Правила ведения и оформления, кто оформляет

Основные правила заполнения и оформления содержит инструкция по ведению трудовых книжек; 2018 год пока, по прогнозам, не должен привести к серьезным изменениям в установленном законом порядке. Изготовлением занимаются различные типографские организации, бланк так и называется «трудовая книжка». Все записи вносятся только работодателем.

Содержание и правила

Номер по порядку

Должен быть у каждой записи

Арабскими цифрами по форме хх.хх.хххх (день, месяц, год)

Черный, фиолетовый или синий, могут быть использованы шариковая, гелевая и перьевая ручки

Не используются, все записи должны быть аккуратными и читаемыми

Русский или иной официальный язык (в республиках РФ)

Строгое соответствие записи приказу

Записи о приеме на работу, увольнении, переводе или смене должности, места работы, об изменении квалификации, награждении сотрудника вносятся в точном соответствии с приказом, обязательно следует указать номер и дату приказа

Для работника, трудящегося более 5 дней, заведение трудовой книжки обязательно. Если у работника она первая, работодатель должен обеспечить оформление документа не позднее 7 дней после начала сотрудником деятельности на предприятии

Ознакомление работников и заверение

Со всеми записями необходимо работника ознакомить под роспись в личной карточке, где записи дублируются

Зачеркивание или иное исправление не допускается (в зависимости от раздела), вместо этого вносится дополнительная запись, где указывается, какие сведения признаются недействительными, после чего вносится правильная информация

Титульный лист: правила заполнения

Ведение трудовых книжек и записи в них, таким образом, производятся по строго установленным правилам, которые касаются и оформления титульного листа. Он заполняется первым работодателем, и правильность внесения информации заверяется подписью работника.

Сведения, указываемые в титульном листе:

  • фамилия, имя и отчество в полном соответствии с паспортом гражданина РФ. Если фамилия меняется за время работы, производится исправление, при этом старая фамилия зачеркивается;
  • дата рождения;
  • данные об образовании вносятся на основании предоставляемого сотрудником документа об образовании. Если гражданин получает дополнительное образование, информация о нем вносится без каких-либо исправлений старых данных;
  • специальность указывается в именительном падеже;
  • дата заполнения;
  • подпись ответственного за заполнение лица с расшифровкой, подпись владельца.

Ведение раздела о работе

Алгоритм действий, общие правила:

  • в первую очередь в третьей графе указывается наименование организации — как полное, так и сокращенное, либо ставится штамп предприятия;
  • затем ниже в первой графе ставится порядковый номер записи, во второй — дата приема работника;
  • в третьей графе фиксируется, что гражданин принят в отдел, подразделение на соответствующую должность;
  • обязательно в четвертой графе указывается дата фиксации сведений и данные приказа.

При переводе в другую организацию сначала вносится информация об увольнении, затем о приеме в другую компанию. При переводе внутри предприятия просто фиксируются сведения о переводе с перечислением данных по указанному выше алгоритму, только в третьей графе будет содержаться информация о переводе на новую должность (постоянный перевод).

При оформлении увольнения особое внимание следует уделить заполнению третьей графы. Она должна быть заполнена в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иметь ссылку на соответствующую статью ТК РФ. При оформлении увольнения заверяются все сделанные ранее записи ответственным на предприятии лицом, ставится печать организации, и увольняемый сотрудник тоже знакомиться с записями, что также должно быть удостоверено его подписью с расшифровкой.

Ведение раздела о награждениях

Внесение информации осуществляется по установленному алгоритму в предназначенном для этого месте. Ведение раздела производится по общим правилам. Сначала пишется полное и сокращенное наименование компании, ниже в графе первой ставится номер записи, в третьей графе расшифровывается, за что награждается гражданин и какова награда. Указание на приказ о награждении также обязательно.

Как и где должны храниться

Правила ведения и хранения трудовых книжек установлены законодателем, задача работодателя не сводится только к правильному заполнению, обеспечение сохранности этого важного документа также чрезвычайно важно.

Установлено, что трудовые книжки должны храниться в специально отведенном, надежном месте. Обычно для этого выбирается лоток или ящик в железном шкафу или сейфе. Обязательно оформляется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, и назначается ответственный за ее ведение сотрудник отдела кадров.

Копия: правила выдачи

Копия трудовой книжки необходима для предоставления в уполномоченные органы с целью подтверждения стажа. Правильным образом заверенная копия является документом, свидетельствующим о трудовой занятости гражданина.

Как получить и заверить копию:

  • сначала снимаются копии со всех страниц документа, содержащих записи;
  • копии заверяются уполномоченным сотрудником организации;
  • копию подписывает начальник отдела кадров, для внутренних документов пишется «верно», ставится дата заполнения, визирует листы ответственное лицо, при этом обязательно указание на его должность и печать или штамп;
  • на копиях для других организаций необходимо обязательно указать место хранения оригинала.

Дубликат: правила заполнения

Дубликат — это документ, имеющий такую же силу, как и утраченный оригинал. Фактически это повторно выданная трудовая книжка. Он выдается в соответствии с правилами ведения и оформления трудовых книжек. Гражданин пишет заявление об утрате документа по последнему месту работы и просит выдать дубликат. Заполняется по общим правилам.

Если гражданин уже трудился в другой организации, то в дубликате в графе третьей указываются данные о стаже до момента поступления в данную организацию. Они приводятся в общем виде, рассчитывается стаж без указания должности и предприятия, в том случае, если он подтвержден соответствующими документами. Затем стаж расшифровывается на основании письменных доказательств об осуществляемой деятельности, с указанием названия организации-работодателя, дат приема на работу, увольнения, перевода, наименований должности и отдела, квалификации и профессии, специальности, при этом в четвертой графе указываются предоставленные документы.

Если есть данные о переводе внутри организации, это также фиксируется. Затем указывается дата увольнения во второй графе, а в третьей — причина. Если в представленных работником бланках нет всех требуемых данных, вносятся только те, которые в них имеются. Обязательно специалисты отдела кадров снимают копии справок, оригиналы возвращают гражданину. Работодатель по мере возможности оказывает содействие в получении доказательства стажа.

Вкладыш оформляется также по указанной инструкции о ведении и составлении трудовых книжек. Он заполняется, когда в основном бланке уже на осталось места (надо учесть, что ведение сведений о работе в разделе, предназначенном для ведения сведений о награждениях, не допускается). Он имеет аналогичную основному документу юридическую силу, но без основного бланка недействителен. Отметка об оформлении вкладыша должна обязательно содержаться в основном документе. Вкладыш вшивается в трудовую книжку.

Когда выдается при увольнении

Записи об увольнении делаются в последний рабочий день, и в этот же день документ о стаже должен быть выдан на руки человеку, заполненный в соответствии со всем установленными правилами его оформления и ведения. Если гражданин не явился за ним, необходимо послать ему уведомление о том, где и когда его можно будет впоследствии получить. Гражданин может дать согласие на отправление ее по почте на определенный адрес. Хранится трудовая книжка 75 лет.

Смотрите так же:  Заявление о присвоении кадастрового номера земельному участку

Правила ведения трудовых книжек в РФ в 2016 году

В трудовой книжке отражается вся трудовая биография человека. Внесение в нее записей, а также хранение и выдача ее работнику при увольнении строго регламентируются законодательством РФ в 2016 году, и необходимо следовать этим правилам ведения трудовых книжек.

Законодательное регулирование вопросов трудовых книжек

Начинающему кадровику или бухгалтеру, впервые столкнувшемуся с трудовыми книжками работников, непременно нужно знать, какими нормами закона регулируется обращение с ними.

Главная из них — это статья 66 Трудового кодекса РФ. На ее основании изданы Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) (далее – Правила), а также Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. N 69) (ниже по тексту – Инструкция).

Правила ведения и хранения трудовых книжек практически неизменны на протяжении последних тринадцати лет.

Что такое трудовая книжка

Это главный документ о трудовой деятельности работника.

Она имеет большое значение для подсчета стажа трудящегося (общего, специального, страхового и пр.), а также для подтверждения имеющегося опыта при приеме на работу. Для работодателя может быть важна информация об увольнении работника с предыдущего места (причина и дата), отраженная в этом документе.

Трудовые книжки обязаны вести на каждого из своих работников (исключая совместителей), проработавших более пяти дней, все работодатели, кроме работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

Туда заносится следующая информация о работнике и его труде:

  • о выполняемой им работе (приеме на работу по конкретной должности (профессии) в определенное подразделение);
  • о переводах на другую постоянную работу внутри организации;
  • об увольнении работника с указанием в качестве основания пункта и статьи ТК РФ;
  • о награждениях и поощрениях за успехи в работе.

Информация о наложенных на работника дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку не вносится, если только этим взысканием не является увольнение (ч. 1 ст. 192 ТК РФ).

Трудовая книжка представляет собой бланк установленной Правилами формы с соответствующими степенями защиты с указанием серии и номера объемом 20 разворотов, страницы которого пронумерованы и имеют разделы, куда вносятся записи соответствующего вида (сведения о работнике (так называемый титульный лист), сведения о работе, сведения о награждениях).

Если разделы «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» закончились, то заводится вкладыш в трудовую книжку. К его бланку, форме и ведению предъявляются требования, аналогичные требованиям к самой трудовой книжке.

На работодателя возложена обязанность иметь постоянный запас необходимого количества бланков трудовых книжек и вкладышей в них (п. 44 Правил).

Бланки трудовых книжек и вкладышей должны приобретаться работодателем централизованно у официальных распространителей, уполномоченных ГОЗНАКом (их список публикуется на сайте ГОЗНАКа).

Подобные бланки можно встретить в магазинах канцтоваров и киосках, торгующих печатной продукцией для населения, но такая продажа не является законной. Поскольку не существует никаких гарантий их подлинности и соответствия требованиям нормативных актов, требовать у вновь принимаемого работника иметь на руках приобретенный в киоске бланк работодатель не имеет права. Более того, неправомерно принимать его от работника для дальнейшего заполнения, и мы не рекомендуем этого делать во избежание дальнейших проблем.

Бланк трудовой книжки можно проверить на подлинность путем сравнения соответствия серии и номера году выпуска, а также форме, установленной тем же Постановлением Правительства, что утвердило Правила.

Трудовая книжка – бланк строгой отчетности

Как принятые от работников трудовые книжки, так и их чистые бланки и вкладыши подлежат строгому учету при хранении у работодателя (об этом говорит раздел шестой Правил).

Для этих целей обязательно ведутся журналы учета по установленным формам:

  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Обе эти книги должны быть обязательно прошнурованы и пронумерованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью (опломбированы) – об этом говорится в п. 41 Правил.

Приходно-расходная книга по учету бланков ведется бухгалтерией организации, и в ней отражаются все операции получения и расходования бланков трудовой книжки (вкладыша в нее) с указанием серии и номера бланка.

Книга учета движения трудовых книжек ведется кадровиками. В ней записывается информация о приеме и выдаче при увольнении всех трудовых книжек работников и вкладышах в них как принятых от работников при поступлении на работу, так и выданных работникам вновь. При этом в книге учета обязательно указываются их серия и номер, а также проставляется подпись работника о получении трудовой книжки на руки при увольнении.