Какие должностные обязанности у секретаря-референта?

В чем состоят должностные обязанности секретаря

Для того чтобы четко определить должностные обязанности секретаря, необходимо знать, о ком именно идет речь. Ведь эту должность можно рассматривать в нескольких ракурсах. Известен, например, секретарь-референт как офисный служащий, Генеральный секретарь как руководитель (глава) некой организации, Государственный секретарь как госслужащий, секретарь как дипломатическое лицо, секретарь руководителя как служащий и другие варианты. Чаще всего, упоминая эту должность, имеют в виду служащего, который выполняет задания (поручения) как директора предприятия, так и отдельных руководителей его структурных подразделений. Получается, что должностные обязанности секретаря в этом случае сводятся к выполнению разовых поручений для решения организационных и технических вопросов.

Что обязан знать и должен делать секретарь.

Ежедневно секретарь должен выполнять следующие функции:

  • Принимать информацию от подчиненных для передачи ее руководителю.
  • Организовывать телефонную связь руководителя. В его отсутствие принимать информацию, а затем доводить ее до сведения директора.
  • Принимать и вести учет телефонограмм.
  • Создавать условия для нормальной работы руководителя: следить за потребностью в канцтоварах и оргтехнике.
  • Оказывать помощь в организации производственных совещаний и собраний. Доводить до участников дату, место и время мероприятия. Собирать необходимые материалы, обеспечивать явку присутствующих и вести протокол собрания.
  • Вести делопроизводство на предприятии. Для этого секретарь должен осуществлять прием, систематизацию входящей корреспонденции и передавать ее на рассмотрение руководства. Затем на основании наложенной визы передавать документы исполнителям под роспись. В должностные обязанности секретаря входит также контроль над ходом, сроками и результатом их исполнения.
  • Выполнять работы по распечатке и размножению документов.
  • Организовывать прием посетителей к руководителю компании и по возможности создавать условия для скорейшего решения вопросов.

Для того чтобы выполнить эти на первый взгляд простые должностные обязанности секретаря, работник должен знать:

–    весь состав руководства предприятия и его структурных подразделений;

–    устав, штаты и структуру предприятия, его профиль, перспективы развития и специализацию;

–    нормативные документы для должного ведения делопроизводства;

–    правила пользования средствами оргтехники и связи; правила ВТР, ОТ, пожарной безопасности и промышленной санитарии;

–    правила организации труда на рабочем месте;

–    нормативные и правовые акты, приказы, постановления, распоряжения по планированию, учету и управлению качеством выполняемых работ.

Специфика делопроизводителя

Если речь идет о более конкретной, узкой специализации, то дело обстоит несколько иначе. Взять, к примеру, должностные обязанности секретаря-делопроизводителя. В самом названии должности четко определен аспект выполняемой работы. Обычно на каждом предприятии уже имеется должностная инструкция, в которой обозначены направления деятельности специалиста по делопроизводству. Если такой инструкции нет, то лучше ее создать. Для этого стоит воспользоваться квалификационным справочником, в котором имеются приблизительные образцы. После этого стандартный вариант обязательно нужно доработать применительно для конкретной организации с учетом специфики и внутренних особенностей.

 В целом, в обязанностях секретаря-делопроизводителя должны четко прослеживаться 3 основных направления:

  1. Работа с корреспонденцией. Прием, обработка ее современными способами и своевременная отправка.
  2. Правильное ведение внутренней документации.
  3. Регистрация, строгий учет и передача документов в архив на хранение.

Особенности работы референта

На некоторых предприятиях вводится в штат такая должность, которая включает в себя широкий круг обязанностей: от «стола справок» до «помощника директора». Такой специалист должен обладать разносторонними знаниями и хорошо владеть обстановкой. Должностные обязанности секретаря-референта немного расширены в связи с увеличением полномочий. В целом, это – обычная работа секретаря, но слово «референт» вносит некоторые дополнения в стандартный список. В частности, секретарь-референт может самостоятельно вести прием посетителей по некоторым вопросам. Владея определенной информацией, он в состоянии самостоятельно принимать решения. Кроме этого, референт выполняет ответственные поручения руководителя относительно хозяйственной деятельности организации (предприятия). Иногда секретарю-референту вменяют в обязанности ведение кадрового делопроизводства. Делается это лишь тогда, когда общий объем работы позволяет выполнять дополнительные обязанности. 

Автор Ирина Бокуть  FB.ru

Пример резюме секретаря

фотоДата рождения: xx.xx.xxxxГород: МоскваМоб. телефон: +7 (000) 000 00 00E-mail: [email protected]

Основные данные:

Желаемая должность:

  • Секретарь

Занятость: постояннаяОпыт работы: от 5и летЗнание языков: английский, немецкийАвтомобиль: естьВодительские права: естьГотовность к переезду: нет

Опыт работы:

2011 — н.в.Компания: ООО «Обь-Инвест», г. НовосибирскПомощник руководителя (секретарь)Обязанности: Ведение общего делопроизводства; приём и распределение телефонных звонков; организация приёма посетителей (чай-кофе); ведение протоколов совещаний; своевременное информирование сотрудников о поставленных задачах; обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцелярских и хозяйственных принадлежностей, воды и сопутствующих ей товаров); контроль получения счетов; работа со всеми видами оргтехники; обеспечение бесперебойной и качественной эксплуатации офисного оборудования (телефоны, компьютеры, Интернет, оргтехника, система кондиционирования).2009 — 2010Компания: Муниципальное казенное предприятие г. Новосибирска «Горэлектротранспорт» (головное предприятие)Заведующая канцеляриейОбязанности: Координация работы приемной; составление, регистрация и обработка документации; своевременная передача в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства (интенсивный документационный поток информации), администрирование телефонных звонков, ведение хозяйства и различных расходов, работа со всеми видами оргтехники.2007 — 2009Компания: ОАО «Сибмост» (управляющая компания), г. НовосибирскСекретарь-референт генерального директораОбязанности: Координация работы приемной, планирование рабочего дня генерального директора, деловая коммуникация, администрирование телефонных звонков, прием посетителей, делопроизводство; составление, регистрация и обработка документации, работа со всеми видами оргтехники, ведение хозяйства и различных расходов, функции канцелярии, взаимодействие со всеми службами и отделами компании; выполнение элементов кадрового делопроизводства (ведение табеля, оформление листков нетрудоспособности, служебных командировок сотрудников).

Образование:

2001 — 2006Высшее:Сибирский государственный университет путей сообщения (СГУПС), г. Новосибирск, Инженер путей сообщения – строитель по специальности «Мосты и транспортные тоннели»апр — май 2008Дополнительное (курсы, тренинги):Учебный центр «Знание-сила», г. Новосибирск, «Инспектор отдела кадров», программа «Кадровое делопроизводство и правовые отношения в организации с компьютерным курсом 1С «Зарплата и Кадры»: версия 8.0»

Профессиональные навыки:

Качественное ежедневное выполнение обязанностей секретаря, офис-менеджера, помощника руководителя.Ответственный и добросовестный подход к административно-хозяйственному обеспечению жизнедеятельности офиса.Уверенный пользователь компьютера (пакет программ MS Office, электронная почта, Интернет) и оргтехники.

О себе:

Ответственность, исполнительность, внимательность, грамотность, коммуникабельность, умение ладить с людьми, знание делового этикета, доброжелательность, аккуратность, любовь к порядку, приятная внешность.

Должностная инструкция секретаря

IV. ПРАВА

Секретарь-референт имеет право:

4.1.разрабатывать технологические процессы работы с документами на основеиспользования организационной и вычислительной техники;

4.2.запрашивать от структурных подразделений Общества необходимые материалы,а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и порученийруководства;

4.3.рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям испециалистам Общества;

4.4.вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшениюсовершенствования форм и методов управленческого труда на основе примененияэлектронной техники;

4.5.требовать от руководства создания нормальных условий для выполненияслужебных обязанностей и сохранности кадровой документации;

4.6.работать с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования»;

4.7.осуществлять «фильтрацию» телефонных звонков;

4.8.предварительно просматривать документы и определять, какие из них могутбыть переданы исполнителям, минуя Генерального директора;

4.9.организовывать прием и определять приоритет посетителей;

4.10. требоватьвыполнения установленных правил работы с документами в структурныхподразделениях Общества;

4.12. разрабатыватьунифицированные системы документации, табели документов, перечни документов;

4.13. приниматьрешения и визировать документы в рамках своей компетенции;

4.14.вносить предложения, направленные насовершенствование работы с кадрами;

4.15.требовать объяснений в письменной формеу работников, нарушивших трудовую дисциплину;

4.16.требовать от исполнителей доработкидокументов, подготовленных с нарушением установленных правил составления иоформления документов по личному составу;

4.17.работать с документами, имеющими гриф«Конфиденциально» или «Коммерческая тайна».

V.ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1.своевременность передачи адресатам входящей информации;

5.2.своевременность отправки исходящей корреспонденции;

5.3.качество документов, представляемых на подпись руководству Общества;

5.4.небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов;

5.5.несвоевременную передачу информации Генеральному директору;

5.6.сохранность исходящей, входящей и внутренней документации;

5.7.разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Общества и иныхсведений, ставших известными в ходе работы;

5.8.сохранность имущества, предоставляемогоему Обществом для осуществления своих функций;

5.9.нетактичное отношение к работникам Общества, другим гражданам,обратившимся к Секретарю-референту;

5.10. невыполнениетребований настоящей инструкции.

VI. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ ПО ДОЛЖНОСТИ

6.1. сГенеральным директором – по документационному и бездокументному обеспечению егодеятельности;

6.2. сАдминистративно-хозяйственным отделом – по вопросам обеспечениясекретаря-референта канцелярскими принадлежностями и необходимым инвентарем;

6.3. совсеми структурными подразделениями Общества – по вопросам документационногообеспечения управления.

VII. ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

7.1. Главнымкритерием работы секретаря-референта являются оперативность и исполнительность.

VIII.ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

8.1. Настоящаяинструкция может быть пересмотрена в случаях:

Изменения структуры Общества;

Изменение технологии документационного обеспечения;

Изменения функций Секретаря-референта.

Должностная инструкция секретаря-референта

УТВЕРЖДАЮГенеральный директорФамилия И.О. ________________«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов.1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании. 1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору. 1.4. На время отсутствия секретаря-референта его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.1.5. На должность секретаря-референта назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее образование, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства, английского языка. 1.6. Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности:- законодательными актами РФ;- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;- приказами и распоряжениями руководства;- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря-референта

Секретарь-референт выполняет следующие должностные обязанности:2.1. Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.2.2. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.2.3. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.2.4. Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, дает по ним компетентные заключения.2.5. Ведет прием посетителей.2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.2.7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.2.8. Выполняет другие служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря-референта

Секретарь-референт имеет право:3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.3.3. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность секретаря-референта

Секретарь-референт несет ответственность:4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Секретарь и секретариат, работа секретаря в офисе

Чем занимается секретариат и его сотрудники? Как-то так сложилось, что у многих людей сформировалось ошибочное мнение о должности секретарши. У многих при упоминании этой должности возникают мысли, что секретарская работа проста – принеси-подай. Но все гораздо сложнее, функциональных обязанностей у секретарей гораздо больше, чем кажется на первый взгляд, и зачастую секретарь является незаменимым помощником руководителя. Это же относится и к управлению персоналом. В крупных компаниях этим занимается отдел кадров, а в небольших организациях вся кадровая работа ложится, как правило, на плечи секретариата, а еще чаще — на одного сотрудника, секретаршу. А бывает еще и пресс-секретарь — так называют людей, отвечающих за связи компании с прессой, это скорее дипломат и журналист, чем офисный клерк. К слову, долгие году СССР фактически руководили люди, должность которых называлась «генеральный секретарь ЦК КПСС».

К соискателям на должность секретаря, впрочем, как на любую другую должность, выдвигается определенный ряд требований. Прежде всего, это наличие образования и опыта работы. Если опыт работы – вопрос достаточно спорный, и некоторые готовы взять человека, который раньше не работал секретарем, то с образованием сложнее. Выдвигая требования при приеме на работу к образованию соискателя, учитываются, прежде всего, обязанности, которые секретарь будет выполнять. Ведь глупо требовать от соискателя наличие высшего образования, если вся его работа будет сводиться к приготовлению кофе и приему телефонных звонков. И наоборот, если планируется, что секретарь будет правой рукой руководителя, то неплохо было бы, чтобы претендент окончил хотя бы специальные курсы.

Кто может работать секретарём? Что должен уметь секретарь?

Естественно, кроме наличия образования, к секретарю выдвигается еще масса требований. Ведь секретарь-референт – это лицо любого офиса, первый человек, с кем сталкиваются люди, приходящие в организацию. Поэтому приятный внешний вид, опрятность, вежливость – это те качества, которые априори должны присутствовать у человека, планирующего работать секретарем. Возраст кандидатов в секретари граничит в пределах от 18 до 35. Ну, это и понятно, весьма странно будут смотреться на должности секретаря женщина в летах или мужчина в возрасте далеко за 50. Знание компьютера и офисной техники тоже весьма необходимо. Никому не понравится, если секретарь-машинист будет полдня печатать текст на два абзаца, судорожно выискивая буквы на клавиатуре, или заставит руководителя ждать не один час, прежде чем принесет ксерокопии важных документов, которые ему поручили сделать, из-за неумения обращаться с ксероксом. Если организация занимается внешнеэкономической деятельностью или просто имеет зарубежных партнеров, от секретаря потребуют знание одного, а то и нескольких, иностранных языков. И, конечно же, секретарь просто обязан уметь самоорганизоваться и ответственно подходить к порученным ему задачам.

Должностные обязанности работника секретариата

Все функциональные обязанности, права, ответственность секретаря прописываются в должностной инструкции, закрепленной на предприятии. Должность, в принципе, может называться по-разному – секретарь, референт, офис-менеджер, клерк, но суть и функциональные обязанности у них схожи. Чаще всего секретариат отвечает за все делопроизводство на предприятии. Вот тут и всплывает требование об образовании к работнику секретариата – пусть не высшее образование, но хотя бы корочка об окончании курсов секретарей-референтов, где преподают основы делопроизводства, должна присутствовать.

Набор приказов, каких-либо других важных для предприятия документов руководители тоже любят поручать своим помощникам в офисе. Поэтому тут важно уметь работать с офисными программами. Секретарь принимает телефонный звонки, получает важную информацию для руководства, которую важно вовремя донести до лиц, которым она предназначалась. Руководитель вряд ли обрадуется, узнав, что уже как полчаса он должен быть на важной деловой встрече, но из-за забывчивости секретаря он туда не попал. Кроме вышеперечисленного, секретарь принимает документы на подпись руководителю. Это заведено на многих предприятиях и это куда удобнее, чем когда дверь у руководителя не закрывается, потому что каждый приходит с документами на подпись.

В некоторых организациях на секретариат может быть возложена обязанность обеспечивать либо руководителя, либо предприятие в целом, канцелярскими принадлежностями, бумагой, другими расходными материалами. Это практикуется на предприятиях, где нет отдельного человека, занимающегося ведением хозяйственных дел. В дни, когда руководитель компании осуществляет прием посетителей, вся организация этого приема опять же ложится на плечи секретаря. Это далеко не все обязанности, которые могут быть возложены на секретаря руководителем, так что обязанностей может быть гораздо больше.

Права секретаря, его ответственность за выполнение работы

К правам офисного секретаря можно отнести право на обеспечение достойных условий труда, право на конкурентоспособную заработную плату, право знакомиться с распоряжениями, приказами и другими документами предприятия, касающегося его непосредственной деятельности, требовать от руководства содействия в исполнении возложенных на секретаря прав и обязанностей. Так же как и перечень секретарских обязанностей, эти права не являются исчерпывающими. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей секретарь может понести дисциплинарное взыскание.

Как видим, работа секретаря не так проста, как кажется, и секретарша — это далеко не просто смазливая блондинка на высоких каблуках (так называемая «секретутка»), только и способная на то, что приготовить кофе и ответить на телефонный звонок. Человек, претендующий на должность секретаря в солидной компании, должен иметь соответствующее образование, обладать рядом очень важных качеств и набором специальных знаний, без которых ему просто не обойтись. Но, каково бы не было ваше представление об этой работе, помните – «все профессии нужны, все профессии важны!»

Секретарь и секретариат, работа секретаря в офисе

Секретарша из секритариата, ее роль в жизни компании

В плане понимания роли секретарши в жизни компании абсолютно иллюстративен персонаж Лии Ахеджаковой — Верочки из кинофильма «Служебный роман». Ее поведение, имидж, речь, поступки можно расценивать как хрестоматийное пособие по изучению профессиональной деятельности и психологии секретарей.- Верочка, вы про всех все знаете: — начинает разговор с секретаршей Калугина для того, чтобы собрать информацию о подчиненном.- Работа такая, — слегка снисходительно отвечает секретарша Верочка, после чего выдает полное досье на Новосельцева.

Профессиональные качества секретарши на примере героини фильма

Отбросив в сторону морально-нравственную характеристику секретаря, можно сказать, что в профессиональном плане она довольно компетентна как работница секретариата. Верочка, тонко чувствующая настроение и состояние начальницы, моментально подстраивается под нее: из подчиненного лица она в нужный момент перевоплощается в подругу-советчицу, рассказывая о тенденциях моды. И в то же время фамильярный тон Верочки сменяется деловым, когда Калугина начинает диктовать приказ о назначении Новосельцева на должность. В кабинет руководителя она заходит, вооружившись всеми необходимыми принадлежностями, так как в любой момент ей, возможно, предстоит что-то записать. Верочка успешно регулирует потоки корреспонденции, планирует рабочий день руководителя, ведет делопроизводство и документооборот, делает другую работу, положенную секретарше.

Таким образом, анализируя образ помощницы Калугиной, можно отследить приоритетные направления в деятельности секретаря и изучить допущенные ею ошибки — например, нарушение правила конфиденциальности информации про частную жизнь сотрудника, ставшую известной работнице по долгу службы во время работы в секретариате компании.

Секретарша из секритариата, ее роль в жизни компании

Психологическая адаптация секретарей к новому месту

Директор небольшого производственного предприятия, родом из Осетии, как человек восточной культуры, имел свои предпочтения, в том числе в еде. О том, что руководитель любит соленый чай со сливками, знали немногие. Среди посвященных, естественно, была его личный секретарь Лена. Накануне своего летнего отпуска Елена предложила девушке, которая работала курьером, заменить ее в приемной генерального директора. Та согласилась. Елена тщательно инструктировала Татьяну, объясняя ей все тонкости секретарской работы. Не забыла она и про чай.

Татьяна очень ответственно отнеслась к новой роли. Когда однажды к генеральному директору пришел на переговоры деловой партнер, с которым компания сотрудничала уже два года, начальник, принимая гостя, обронил фразу: «Сделай нам чай, как всегда». Таня через три минуты приготовила необычный чай и отнесла в кабинет руководителя организации. После переговоров посетитель подошел к Татьяне и долго благодарил ее за чудесный напиток, расхваливал ее наблюдательность и умение чувствовать людей.

В чем причина столь любезных расхваливаний секретарши организации?

Оказалось, что гость тоже имел южные корни, и у него на родине соленый чай считался традиционным. Но больше нигде за все время пребывания в Москве (а в столице он живет уже тридцать лет) он не пил такой вкусный напиток. Татьяна удивилась, так как была уверена, что гость встречался с директором не один раз, поэтому фраза «чай, как всегда» означала одно: вкусовые пристрастия гостя организации известны, и они совпадают с предпочтениями руководителя компании. Именно поэтому она приготовила одинаковый напиток и хозяину кабинета, и посетителю.

Вот так профессиональная ошибка секретаря (а Татьяна не уточнила, какой чай предпочтет гость) стала источником высокой похвалы со стороны делового партнера фирмы. Конечно же, итог этой деловой встречи был выше всяких ожиданий: контрагент подписал выгодное соглашение, и бизнес приобрел новое развитие. Отсюда следует вывод: роль секретарши в успешных переговорах не так уж и незначительна.

Психологическая адаптация секретарей к новому месту

Секретариат, работа пресс-секретаря и референта

Так что же относится к основным задачам и функциям, которые выполняют в процессе своей деятельности работники секретариата? К работе референтов можно отнести обеспечение выполнения своих полномочий руководителем предприятиям, учреждения, организации. Эту задачу можно разбить на конкретные обязанности. Так, по заданию руководителя секретари-референты готовят предложения по взаимодействию руководителя с другими подразделениями предприятия, с другими предприятиями, учреждениями, организациями, физическими лицами и участвуют в непосредственной реализации данного задания. Секретариат занимается планированием и прогнозированием необходимых мероприятий, необходимых для реализации своих функций руководителем предприятия, информационным обеспечением деятельности предприятия (эта функция возлагается на пресс-секретаря, о деятельности которого мы поговорим несколько позже).

Кроме того, офис-секретарь занимается ведением всего делопроизводства на предприятии и отвечает за сохранность документации и конфиденциальной информации, составляющую коммерческую тайну, за своевременную сдачу документов в архивные организации согласно нормам соответственных законов. К функциям секретариата относятся прием и первичная регистрация документации, поступающей на предприятие как непосредственно руководителю, так и для распределения по другим структурным подразделениям, подготовка проектов поручений, приказов, писем руководителя. На секретариате лежит обязанность по подготовке необходимой документации для проведения совещаний руководителем предприятия, своевременном информировании сотрудников о времени и месте проведения такого совещания. По поручения руководителя работники секретариата обеспечивают оперативное взаимодействие руководителя с другими структурными подразделениями, иными организациями или физическими лицами.

Учет и регистрация исходящей корреспонденции предприятия также ведется секретарями-делопроизводителями. При необходимости руководитель поручает секретарям провести сбор и анализ информации, необходимой для его непосредственной деятельности либо для деятельности всего предприятия в целом. В случае каких-либо форс-мажорных ситуация на предприятии, чрезвычайных происшествиях или стихийных бедствиях секретариат обязан вовремя проинформировать руководителя. Функции и обязанности секретаря могут быть расширены и дополнены в каждом конкретном случаем в зависимости от специфики деятельности предприятия, учреждения, организации.

Кто такой и чем занимается пресс-секретарь?

Особо хочется поговорить о деятельности пресс-секретарей. Пресс-секретарь – это человек, отвечающий за связи предприятия со средствами массовой информации, общественностью. Человек, занимающий данную должность или претендующий на эту вакансию, должен обладать многими знаниями и навыками. Так, пресс-секретарь должен быть коммуникабельным, знать деловой этикет, уметь быстро ориентироваться в различных ситуациях, владеть огромным словарным запасом и литературным языком. Так же, как остальные работники секретариата, пресс-секретарь подчиняется непосредственно руководителю предприятия. К основным задачам пресс-секретаря стоит отнести проведение брифингов, конференций с участием руководства компании. Этот человек должен уметь подготавливать проекты информационных материалов об организации и издавать их, готовить интервью для руководителя, организовывать прямые эфиры с его участием.

Имидж руководителя и предприятия в целом тоже лежит на плечах пресс-секретаря, которые обязан осуществлять деятельность, направленную на улучшение имиджа предприятия. Для этого, например, пресс-секретарь ежедневно занимается мониторингом различных изданий СМИ в поисках информации о деятельности предприятия. Ведь если вовремя обнаружить порочащую предприятия или его руководителя статью, то есть шансы успеть опровергнуть неправдивую информацию. Так же, поскольку мы живем в век информационных технологий и у каждого мало-мальски приличного предприятия есть свой сайт, к задачам пресс-секретаря относится наполнение сайта соответственной информацией о предприятии, своевременное обновление новостей о предстоящих мероприятиях, брифингах и т.п.

Из всего вышеперечисленного, зная работу и обязанности секретарей, можно сделать вывод, что секретариат – то структурное подразделение компании, которое занимается общим администрированием, делопроизводством и документооборотом, элементарными организационно-исполнительными задачами. Эта работа на первый взгляд совершенно не важная, но без нее не обойтись ни одному предприятию, учреждению или организации.

Секретариат, работа пресс-секретаря и референта