Как восстановить трудовую книжку при ее утере?

Трудовая книжка сегодня является важным документом – именно его в первую очередь требуют предъявить при устройстве на новую работу. Отсутствие его может послужить причиной невозможности заработка денег.

Потому при её утере или же порче необходимо по возможности восстановить максимально быстро – данную процедуру осуществить вполне реально.

Содержание

Можно ли

Сегодня трудовая книжка является одним из важнейших документов, которые необходимо обязательно предоставлять при устройстве на работу.

Обычно потенциальный работодатель именно на основании данного документа принимает решение – устраивает ли его конкретный сотрудник на какой-либо должности или же нет.

Поэтому утеря данного документа может стать серьезной проблемой. Но следует помнить, что восстановить его всегда возможно – вне зависимости от различных сопутствующих факторов.

При этом реализация самой процедуры восстановления напрямую зависит именно от того, кто именно является виновником подобного рода происшествия.

Данный документ имеет право хранить у себя:

 работодатель  пока работник официально трудоустроен, трудовой договор не расторгнут
 сам работник  если в конкретный момент времени трудовое соглашение не заключено или же работник уже уволен

Разобраться, как восстановить трудовую книжку, если она утеряна, достаточно просто. Для этого необходимо будет лишь ознакомиться с действующим по этому поводу законодательством. Так же сама реализация процесса может осуществляться различным образом.

Следует помнить, что после заключения трудового договора ответственность за хранение рассматриваемого документа полностью лежит на работодателе, его кадровых работниках.

И в случае утере по их недосмотру восстановление должен осуществить именно работодатель, за свой счет.

Если по какой-то причине делать это юридическое лицо отказывается, требуется обратиться в суд по месту нахождения предприятия. Если же виновным в утере является сам работник, то он должен самостоятельно инициировать процедуру восстановления.

Само наличие трудовой книжки на сегодняшний день не является обязательным. Потому не стоит серьезно беспокоиться по этому поводу – если работник потерял её сам.

В то же время работодатель может понести достаточно серьезную ответственность за утерю столь важного документа. Вплоть до наложения административной ответственности.

Как восстановить, если нет ксерокопии

При наличии ксерокопии трудовой книжки обычно с её восстановлением каких-либо проблем попросту не возникает.

Именно поэтому стоит всегда делать такую копию прежде, чем передавать данный документ своему новому работодателю. Это позволит, впоследствии, существенно сократить время на реализацию процедуры рассматриваемого типа.

Но в большинстве случаев устраивающиеся на работу подобной процедурой пренебрегают. Если же утеря трудовой все же произошла, то восстановить её все равно будет возможно.

Сделать это можно при помощи следующих учреждений:

  • Пенсионный фонд РФ;
  • Государственный архив РФ;
  • суд по месту нахождения работодателя.

Необходимо лишь помнить о достаточно большом перечне нюансов, с которыми связано обращение в обозначенные выше инстанции.

В первые две работник может обращаться как самостоятельно, так и через своего работодателя. Необходимо будет лишь подать соответствующее заявление вместе с нотариально заверенной копией своего паспорта.

В суд имеет смысл обращаться в случае, когда вина в утере трудовой книжки полностью лежит на работодателе.

Взаимодействие с пенсионным фондом и государственным архивом – дело достаточно хлопотное. Потому в такой ситуации лучше всего возложить все затраты времени именно на работодателя. Это будет полностью правомерно и отказ в таком случае будет незаконен.

Следует помнить, что процедура восстановления трудовой книжки даже при отсутствии ксерокопии вполне осуществима.

Причем вне зависимости от того, кто именно будет её реализовывать – работодатель или же работник самостоятельно. Самому работнику в любом случае стоит заранее ознакомиться с действующим по этому поводу законодательством.

Для чего нужна копия в трудовой книжке Для чего нужна копия трудовой книжки для банка, вы можете узнать в статье: для чего нужна копия трудовой книжки

Образец заполнения трудовой книжки, найдите на этой странице.

Если есть ксерокопия

Нередко многие простые сотрудники делают ксерокопии собственной трудовой книжки. Подобная процедура может свершаться по различным причинам – устройство на новую работу, приложение к резюме. Следует помнить, что наличие ксерокопии трудовой существенно упрощает процедуру её восстановления.

В таком случае сам процесс восстановления включает в себя всего три этапа:

  • написание работником специального заявления на имя работодателя – образец можно легко найти в интернете;
  • предоставление соответствующим образом сделанной ксерокопии;
  • восстановление работодателем трудовой книжки и её последующая выдача на руки работнику.

При этом необходимо помнить о выполнении важного условия – данная копия обязательно должна быть нотариально удостоверена. В противном случае юридической силы она иметь не будет. Так как велика вероятность подделки.

Также следует помнить о том, что в случае утери трудовой книжки самим работником её восстановление является не обязанностью, а правом работодателя.

Потому, в случае отказа в реализации подобной процедуры, оснований для обращения в суд по месту регистрации юридического лица попросту не будет. Следует учитывать данный момент.

Если же утеря трудовой произошла по вине работодателя, то он, согласно действующим законодательным нормам, будет обязан восстановить её даже без заявления от работника.

В противном случае Роструд или же судебная инстанция обяжет выплачивать его достаточно крупный штраф.

Где можно

Проще всего реализовать процедуру восстановления трудовой книжки через Пенсионный фонд РФ. Но следует помнить об ограниченности данного способа. Персональный учет данное учреждение по каждому гражданину РФ начало вести относительно недавно.

Потому процедура восстановления данных более, чем за последние 5 лет, будет невозможна. В случае необходимости реализации данной процедуры следует обратиться в иные учреждения.

Если же восстановить необходимо информацию только лишь за последние несколько лет, то стоит воспользоваться услугой ПФР – она предоставляется полностью бесплатно.

Процедура эта осуществляется следующим образом:

  • составляется письменный запрос – его можно передать в отделение ПФР лично или же отправить заказным письмом с описью вложения;
  • в течение 10 дней с момента доставки запроса ПФР сформирует ответ, в котором будет содержаться информация:
    • о периодах работы;
    • о трудовом стаже;
    • о местах трудоустройства.

При этом важно помнить о необходимости участия в данной процедуре работодателя. Сотрудник отдела кадров должен будет оформить новую трудовую книжку.

Если документ был утрачен самим сотрудником, то ему необходимо будет написать соответствующее заявление по месту работы и предоставить выписку из ПФР.

В случае утери самим работодателем он будет обязан самостоятельно сделать запрос в Пенсионный фонд РФ.

Более трудоемким способом является обращение в государственный архив по месту регистрации самого работодателя.

Осуществлять подобную процедуру требуется в случае восстановления данных за период более, чем 5 лет. Для её реализации необходимо посылать письменный запрос во все государственные архивы регионов, где был трудоустроен работодатель.

Порой это занимает очень много времени. Особенно в случае вахтового места работы. Прибегать к обращению в государственный архив необходимо лишь в крайнем случае.

Также допускается восстановление трудовой книжки через суд. Следует обращаться в данную инстанцию в следующих случаях:

  • когда работодатель при отсутствии на то серьезных причин отказывается осуществлять процесс восстановления трудовой;
  • когда работодатель отказывается признавать сам факт трудоустройства конкретного физического лица.

В обоих случаях суд обычно оказывается на стороне именно простого работника. В таком случае формируется судебное решение.

Работодатель им обязывается восстановить трудовую книжку. Причем отказ от выполнения данного решения попросту невозможен.

Но следует помнить, что к данному способу необходимо прибегать только в самом крайнем случае. Так как занимает этот процесс достаточно большое количество времени.

Если работник потерял свою трудовую книжку, то паниковать по этому поводу не следует. Так как всегда можно будет изготовить имеющий юридическую силу, полностью законный дубликат.

Требуется лишь помнить, что этот процесс порой занимает достаточно длительное время. Особенно если трудовая книжка была заведена много лет назад, и работник сменил множество мест трудоустройства. Причем именно от последнего фактора, в первую очередь, зависит длительность этого процесса.

Кто должен это делать

В случае утери работодателем трудовой книжки он должен самостоятельно осуществлять восстановление данного документа.

Причем заявление от самого работника не требуется. Восстановление должно быть осуществлено без него. Так как согласно правилам ведения рабочей документации именно сотрудники отдела кадров несут ответственность за сохранность документов.

Если же вина в утере рассматриваемого документа полностью лежит на самом работнике, то ему необходимо самостоятельно заниматься восстановлением трудовой книжки.

При этом у физического лица возникает лишь право уведомить своего работодателя о возникновении необходимости оказания помощи в реализации процедуры восстановления документов.

Если предприятие ликвидировано

Нередко случается, что предприятие, которое могло бы помочь своему бывшему сотруднику с процедурой восстановления трудовой книжки, попросту было ликвидировано или же по иной причине прекратило свое существование.

В таком случае ПФР и государственные архивы будут попросту бесполезны – так как простой гражданин РФ не имеет право самостоятельно вносить записи в трудовую книжку.

В такой ситуации единственным выходом из положения будет обращение в суд по месту жительства самого гражданина.

После подачи соответствующим образом составленного искового заявления суд самостоятельно будет осуществлять отправку запросов в различные учреждения (ПФР, государственные архивы). После реализации всех обозначенных процедур будет сделан дубликат трудовой книжки.

Необходимо помнить – подобная процедура требуется оплаты государственной пошлины. Платежный документ потребуется предоставить вместе с заявлением.

Восстановление трудовой книжки порой занимает достаточно много времени. Потому не следует тянуть с этой процедурой. Следует озаботиться ей заранее.

Расчет стажа по трудовой книжке Как считать общий стаж по трудовой книжке, описывается в статье: расчет стажа по трудовой книжке

Образец записи в трудовой книжке о работе по совместительству вы можете найти здесь.

Как сделать запись в трудовой книжке самому себе ИП, читайте в этой статье.

Видео: Что делать, если вы потеряли трудовую книжку

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат

  2. Позвоните на горячую линию:

    • Москва и Область — +7 (499) 703-16-92

    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 309-85-28

    • Регионы — 8 (800) 333-88-93

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Перечень необходимых документов

Чтобы восстановить трудовую, потребуются следующие документы:

  • Трудовые договора с компаниями, в которых ранее работал гражданин.
  • Другие трудовые.
  • Справки о предыдущих местах работы – либо предоставленные самими компаниями-работодателями, либо государственными органами, располагающими сведениями о них.

На всех бумагах должны быть подписи руководства и печати. Иногда требуются внутренние документы предприятия, такие как зарплатные ведомости и выписки из приказов. Гражданином в качестве доказательства может использоваться также информация со своего счёта, если на него переводилась заработная плата.

С этим вопросом пересекается другой – как восстановить трудовую книжку по ксерокопии. Если эта копия заверена и снабжена печатью, то сделать дубликат будет очень просто – нужно обратиться к работодателю с копией и написать заявление на восстановление, после чего будет сделан дубликат. Сбор каких-либо ещё документов не понадобится. А вот по незаверенной ксерокопии просто сделать дубликат не получится – тогда нужно будет собирать указанные ранее документы. Сама копия же поможет облегчить их поиск.

Восстановление через Пенсионный фонд

Ещё один вариант – восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд. Во время работы гражданина его предприятие делает в ПФ отчисления, информация о которых записывается в его базы данных. Именно по ней затем можно будет восстановить трудовую.

После ликвидации предприятия

Для восстановления трудовой нужно обратиться на прежнее место работы. Но как восстановить трудовую книжку, если предприятие было ликвидировано. Первым делом следует убедиться, что оно было именно ликвидировано, ведь возможно, что оно было лишь преобразовано и у него есть компания-правопреемник – в этом случае следует обращаться именно туда.

Чтобы восстановить запись в трудовой книжке при ликвидации компании, надо обращаться в архив. При закрытии предприятие должно сдать в него документы, а значит, можно будет получить архивную справку о работе на ликвидированном предприятии. Может случиться и такое, что в архиве данных не оказалось – тогда необходимо будет обратиться в суд и найти свидетелей, способных подтвердить, что вы работали на предприятии. Внести данные о работе в дубликат трудовой можно будет лишь по решению суда.

Что делать, если сотрудник потерял трудовую книжку

Бесплатная консультация

8 800 350-54-95

Для жителей г.

Задать вопрос

Если сотрудник потерял трудовую книжку (далее ТК) сам, то восстановить ее можно двумя способами.

1. Первый – обратиться к предыдущему работодателю, необходимо написать заявление о выдаче дубликата и передать его лично, либо по почте заказным письмом с уведомлением. В соответствии с пунктом 31 Правил изготовления, ведения и хранения ТК у работодателя имеется 15 дней на подготовку дубликата.

2. Второй – попросить помощи в новой организации. Имейте ввиду, для подготовки дубликата придется оформить множество запросов предыдущим нанимателям, в Пенсионный фонд и так далее. По трудовому законодательству новый наниматель может, но не обязан выдавать дубликат утраченной ранее книжки.

Если вы потеряли документ сами, и у вас нет заверенной копии, то писать запросы, обходить бывших нанимателей или архивы придется самостоятельно.

Задать вопрос

Также узнайте, как восстановить утерянные водительские права, если они тоже были утеряны.

Как восстановить трудовую книжку, утерянную по вине работодателя

В этом случае, собирать информацию о стаже придется представителю организации, а не вам.

Правительством РФ принято Постановление от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках». К документу приложены Правила изготовления, ведения и хранения трудовой книжки в РФ. В соответствии с пунктом 45 Правил, сохранность ТК на всем протяжении работы сотрудника – забота нанимателя.

Задать вопрос

Как правило, потеря ТК возможна из-за чрезвычайных ситуаций (пожар, наводнение и так далее), халатности должностных лиц, уполномоченных осуществлять их хранение, или по злому умыслу.

Полезно знать, возможно ли увольнение по статье за прогул?

Как оформить дубликата трудовой книжки работодателю

Согласно пункту 34 вышеназванных Правил наниматель обязан, вне зависимости от причин утраты, оформить дубликат ТК при утере. Если произошла массовая утрата ТК из-за чрезвычайных обстоятельств, то создается государственная комиссия, которая уполномочена устанавливать стаж сотрудников. В ее состав входят представителя работодателя, профсоюза и иных заинтересованных организаций. В подобных ситуациях восстановление документа после утери лежит на плечах организации.

Сотруднику необходимо написать заявление о выдаче дубликата. Вам обязаны предоставить дубликат в течении 15 дней с момента получения заявления.

Для отражения всех сведений о предыдущих местах работы, следует предоставить все имеющиеся бумаги, подтверждающие накопленный опыт. Если подобных документов нет, то в соответствии с последним абзацем пункта 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Министерства Труда от 10 октября 2003 года № 69 работодатель обязан помочь в их получение. Например, направив соответствующие запросы в предыдущие места работы. Возникают ситуации, когда на предыдущих местах работы по каким-либо причинам информации о работниках не сохранилось. В таком случае стаж можно подтвердить через суд даже на основании свидетельских показаний.

На работе могут возникнуть конфликтные ситуации, когда в день увольнения работнику не выдают его документ. В данном случае необходимо руководствоваться абзацем 4 статьи 234 Трудового Кодекса, который гласит, что через суд с работодателя можно взыскать средний заработок за каждые сутки преднамеренного удержания трудовой книжки.

Ответственность, которую понесет наниматель за утерю —  согласно статье 21 и статье 237 Трудового Кодекса наниматель может поплатиться рублем за моральный и финансовый ущерб, который вы понесли в ходе восстановления своих документов.

Все что нужно знать о ликвидации предприятия: порядок действий и увольнения сотрудников.

Инфографика «Как восстановить трудовую книжку»

Видео-инструкция «Что делать если потерял трудовую книжку»

Возможные причины утери

К утере трудовой книжки относятся:

  • фактическая утрата;
  • повреждения, в результате которых информация, содержащаяся в ней, становится недоступной;
  • некорректные записи;
  • неверно проставленные печати.

Окончание трудовой книжки не является причиной для получения дубликата. В этом случае сотрудники отдела кадров добавляют в неё дополнительные листы.

Выяснение причин утраты документа необходимо для того, чтобы понять, кому предъявлять претензии и с кого требовать восстановления документа.

С момента создания трудовой книжки и появления в ней первой записи, мест её хранения может быть два. Либо она храниться по месту службы работника, если же гражданин не трудоустроен, документ находится у него на руках. Исходя из этого, причиной утраты могут быть либо действия работника, либо проблемы могут возникнуть у его работодателя.

Восстановлением будет заниматься та сторона, по чьей вине произошла утрата трудовой книжки:

По вине работника За хранение документа отвечает, прежде всего, его владелец.

Пока трудовая книжка находится на руках у гражданина, её отсутствие может быть обосновано:

  • потерей случайной;
  • намеренным уничтожением или сокрытием документа самим владельцем;
  • сокрытием или уничтожением документа силами третьих лиц;
  • кражей;
  • утратой, при несчастных случаях;
  • и т.д.

Форс-мажорные обстоятельства или намеренные действия третьих лиц по порче документа не освобождают гражданина от ответственности за документ.

Восстановление книжки и восполнение утраченных данных полностью ляжет на него. Придется получить подтверждение от каждого работодателя в том, что гражданин являлся сотрудником предприятия, какую занимал должность и в течение какого срока являлся там сотрудником.

Следует помнить, что новый бланк документа, если он поврежден или утерян гражданином, будет платным.

По вине работодателя Порядок работы с трудовыми книжками определен Постановлением Правительства России.

Пропажа документа по вине сотрудников организации, в которой работает гражданин, накладывает на них обязанность по сбору всех данных и созданию копии трудовой книжки. Это также относится к тем случаям, когда непосредственная вина персонала отсутствует, например, если на предприятии произошла кража или пожар.

Ответственность кадровой службы:

  1. Пока гражданин числится работником организации, кадровая служба несет за документ полную ответственность, включая его заполнение и сохранность.
  2. Бывают случаи, когда возникает необходимость выдать оригинал трудовой книжки на руки сотруднику. Эта процедура должна сопровождаться регистрацией выдачи и подписью работника.
  3. Во всех остальных случаях выдается копия, заверенная администрацией предприятия.

Поэтому, по закону, пока гражданин трудоустроен, восстановлением обязана заниматься организация, в которой он работает.

Если в результате возникновения форс-мажорных обстоятельств, например, воздействия стихии, произошло массовое уничтожение трудовых книжек работников, в помощь предприятию исполнительной властью региона выделяются дополнительные сотрудники. В их полномочие входит сбор данных и восстановление записей. При отсутствии документальных подтверждений, члены такой комиссии имеют право восстановить стаж на основании свидетельских показаний.

Восстановление утраченного документа начинается с написания заявления. Если действующий сотрудник потерял или испортил документ, ему следует обратиться в отдел кадров на своем предприятии. Если документ утрачен в тот момент, когда гражданин не является официально трудоустроенным, обращаться следует на последнее место работы.

Образец заявления на восстановление трудовой книжки

Заявление

Чтобы получить дубликат утерянной трудовой книжки, заявление следует составлять по определенным правилам:

  1. «Шапка» документа должна содержать наименование организации и ФИО заявителя.
  2. «Тело» заявления должно содержать просьбу о создании дубликата (выдачу его на руки или изготовление).
  3. Также в содержании должна быть указана причина утраты документа.
  4. В заявлении чаще всего прописывают, что заявитель знает о необходимости оплатить новый бланк и согласен сделать это.
  5. Можно дополнить заявление правовыми основаниями, дающими заявителю законную возможность запрашивать изготовление новой трудовой книжки, и сроками исполнения обязательств.

Указывая причину утери трудовой книжки, подтверждать её документально не обязательно. Это не относится к краже документа, которую следует подтвердить копией обращения в полицию. Если причины иные, и доказательства утраты существуют, лучше приложить их к заявлению.

Рекомендуется предоставить трудовую книжку, если она испорчена, но находится у работника в наличии. В этом случае в заявлении делается приписка о приложении документа.

Образец заявления может выглядеть следующим образом*:

Кому: Директору ООО «Главстрой» Иванову Г.С.

(название должности, наименование организации, ФИО руководителя)

От менеджера по работе с юридическими лицами

Комарова Ю.И.

(ФИО и должность заявителя)

ЗАЯВЛЕНИЕ № ___

15.01.2017 мне был выдан оригинал трудовой книжки для предоставления в Пенсионный фонд. 16.01.2017 документ был у меня украден.

В связи с утратой трудовой книжки, прошу оформить мне её дубликат на основании пункта 31 Постановления Правительства России N 225.

К заявлению прилагаю: документы о предыдущих местах работы и копию заявления в полицию о краже.

___________________ Подпись сотрудника

___16.01.2017__(дата создания заявления).

*все имена и названия являются вымышленными, любое совпадение случайно.

Сотрудникам отдела кадров работник должен предоставить все сведения, которые подтверждают трудовой стаж.

Заявление составляется в двух экземплярах. На том, который остается у работника проставляется номер входящего документа из регистрационного журнала и дата поступления заявления в секретариат.

В случае, если секретарь отказывает в проставлении данных, необходимо отправлять заявление заказным письмом, с описью вложенных документов. В этом случае роль отметки о вручении будет играть корешок квитанции и почтовое  уведомление о получении.

Заявление о выдаче дубликата

На основании заявления составляется приказ о создании дубликата трудовой книжки.

Необходимые документы

Требования к предоставлению документов, позволяющие оформить дубликат трудовой книжки исходят из той информации, которая должна быть в неё внесена.

При идеальных условиях оформленный повторно документ должен в точности повторять утерянный. Однако на практике такое бывает редко. Сложности при восстановлении трудовой книжки возникают у тех работников, которые часто меняли места службы.

Восстановление стажа — процесс трудоемкий. При нем необходимо собрать документальные доказательства работы с каждого предприятия и организации, где гражданин занимал какую-либо должность за свою трудовую деятельность.

Документы должны быть представлены либо оригиналами, либо представлять собой копии, заверенные подписями и печатями организаций, выдавших их.

Подтвердить стаж работы можно:

  • трудовым договором;
  • справкой с предыдущих мест работы;
  • приказом, который составлялся при приеме на службу или увольнении с неё;
  • приказом о смене должности или переводе в другое подразделение фирмы;
  • квитанциями о получении заработной платы;
  • справками из архивов или судебными решениями.

Наличие оригинальных печатей и подписей является обязательным на каждом из подтверждающих документов.

Если ответственность за восстановление документа лежит на гражданине, ему проще собрать необходимую информацию, чем работодателю, в связи с действием закона о персональных данных. Придется обосновать свой запрос и доказать, что он производится в интересах работника.

Если вся информация имеется в наличии, документ должен быть оформлен, согласно правилам:

  • записи осуществляются в хронологическом порядке, начиная с данных о первом месте работы;
  • в раздел бланка «Дата» вписывается день, месяц и год события (приема на работу, перевода, получения поощрения или выговора, увольнения и т.д.);
  • в разделе «сведения» описывается наименование организации, событие (поступление на службу с указанием должности, перевод на иную должность, получение поощрения или взыскания, увольнение и т.д.);
  • последний раздел предназначен для указания оснований для наступления событий, в нем указываются номера и даты приказов и постановлений, сделанных в отношении работника.

В отличие от оформления оригинала, в дубликате допускается вписывать в качестве оснований не сами приказы и постановления, а реквизиты документов, которые содержат ссылки на них.

Поскольку собрать все документы о предыдущих местах службы гражданина не всегда возможно, определен минимальный набор записей.

В него входят:

  • возможность указать общий стаж работы без уточнений о местах работы и рабочих периодах;
  • информация, если она имеется, о награждениях, поощрениях;
  • информация о профессии, квалификации, специальности и должности гражданина;
  • необходимость указать причину создания дубликата (номер заявления и приказа).

Если имеются данные об увольнении или переводах, они также подлежат внесению в документ.

Сроки

Тридцать первый пункт Постановления Правительства №255 обязывает специалистов отдела кадров изготовить и предоставить дубликат в установленные сроки восстановления трудовой книжки, которые соответствуют 15 дням и начинаются после подачи заявления.

Начинать отсчет следует, руководствуясь следующим:

  • датой отсчета служит то число, которым заявление внесено в реестр входящих документов;
  • если заявление было отправлено по почте, отсчет начнется с момента вручение, подтвержденного уведомлением;
  • на текущего работодателя установленный срок не распространяется.

Выдача дубликата действующим сотрудникам на руки возможна только в исключительных случаях, под роспись и обязательна при увольнении.

Если предприятие ликвидировано

Получение подтверждения о работе может потребоваться тогда, когда предприятие, на котором работал гражданин, уже перестало существовать.

Порядок действий в таком случае следующий:

  1. Выяснение статуса предприятия. Ликвидация фирмы не всегда означает, что она канула в лету. Возможно, произошла смена юридического лица. В этом случае у фирмы существует правопреемник и именно к нему следует обратиться за информацией и документами.
  2. Если у правопреемника отсутствуют необходимые документы, придется обратиться в судебную инстанцию, заручившись поддержкой как минимум двух свидетелей. Они должны будут подтвердить, что гражданин действительно работал на ликвидированной фирме, его должность и срок службы.
  3. При фактической ликвидации предприятия, следует обратиться за подтверждением стажа в архив. Закрываясь, организация обязана передать свой внутренний документооборот именно в местные архивы. Это требование закреплено на законодательном уровне.
  4. Если информация отсутствует и в архиве, для подтверждения стажа гражданину также потребуется судебное разбирательство.

Таким образом, восстановить данные о работе на ликвидированном предприятии можно либо документом, выданным и заверенным правопреемником, архивной справкой или решением суда.

Если есть копия

Наличие ксерокопии трудовой книжки существенно ускоряет процесс создания дубликата. Если документ правильно заверен, нет необходимости дополнительно собирать данные с каждого места работы.

Копия считается юридическим документом, если она заверена на последнем месте работы гражданина подписью руководителя и печатью организации, либо подтверждена нотариально. Заверителем также может выступать специально уполномоченный сотрудник предприятия, например, начальник кадровой службы или главный бухгалтер.

В части организаций порядок создания копий закреплен правовыми нормативами. Тогда данное действие совершается в обязательном порядке.

Если гражданин имеет на руках заверенную копию:

  • утратив оригинал трудовой книжки, подается заявление о создании дубликата;
  • к нему прикладывается заверенная копия документа;
  • дубликат создается на основе сведений, содержащихся в копии, исключая все записи, признанные в ней недействительными.

Создание заверенной копии не обязанность, а желание работодателя. В интересах сотрудника написать заявление о выдаче заверенной копии трудовой книжки при поступлении на работу и при увольнении. Согласно третьему пункту общих положений Постановления Правительства №255, выдать заверенную копию работодатель обязан в течение трех рабочих дней. Самостоятельно заверить трудовую книжку можно в нотариате.

Регистры бухгалтерского учетаУчетные регистры бухгалтерского учета

предназначены для отражения хозяйственных операций на счетах бухучета.

Хотите узнать, как создать электронную подпись для Госуслуг — переходите сюда.

Восстановление записей в трудовой книжке

Закон позволяет работодателям не восстанавливать записи в полном объеме при отсутствии данных о предыдущих местах службы гражданина. Если последний желает полностью восстановить данные, ему придется собрать всю необходимую информацию самостоятельно.

Если трудовая книжка утеряна, и гражданин не может самостоятельно вспомнить все места службы, можно обратиться в пенсионный фонд. Именно там можно получить справку, где будут содержаться данные, которые позволят восстановить сведения о работодателях в хронологическом порядке.

На основе этих данных гражданин сможет лично обойти все организации и собрать подтверждающие его работу документы.

Суд

К основным случаям, при которых восстановление трудовой книжки происходит через суд, относятся:

  • отказ работодателя в оформлении дубликата;
  • отсутствие данных о работе сотрудника на одном или нескольких предприятиях;
  • отказ работодателя признать гражданина своим работником.

Через суд можно восстановить отдельную запись или полный документ. Второй вариант предпочтительнее, так как, несмотря на длительность, процесс по сбору всех необходимых данных возьмет на себя судебная система.

Именно в суде можно подтвердить факт работы показаниями свидетелей. Приглашать следует граждан, которые работали с истцом совместно. Наличие у них трудовых книжек с записями о работе на спорном предприятии будет являться косвенным подтверждением правдивости их показаний.

Иногда суд – единственный вариант повлиять на работодателя, нарушающего права сотрудника. Но, тем не менее, это крайняя мера. Дл начала стоит обратиться в трудовую инспекцию. Возможно, вопрос можно будет решить на её уровне, и это будет гораздо быстрее, чем судебная тяжба.

Пенсионный Фонд

Поскольку пенсионные отчисления регулярно производятся работодателями за каждого имеющегося сотрудника, возможность восстановить трудовую книжку через пенсионный фонд вполне логична.

Получить сведения из пенсионного фонда абсолютно бесплатно может как гражданин, так и организация. Для этого следует составить заявление. К нему нужно приложить документы, имеющиеся на руках, которые прямо или косвенно подтверждают стаж гражданина.

Допускается личная подача заявления, а также его почтовое отправление. В этом случае необходимо отправлять заказное письмо с описью и уведомлением.

Формируется ответ в течение 10 дней с момента подачи запроса. Справка из пенсионного фонда содержит сведения о стаже, местах и периодах работы.

Восстановление данных, к сожалению доступно не всегда. Это связано с тем, что учет персональных данных пенсионным фондом ведется не так давно. Отсутствующие данные за длительный срок можно получить через местный госархив.

Государственный архив

Архив, который может располагать документацией по трудоустройству гражданина, располагается в том месте, где зарегистрировано или было зарегистрировано предприятие. Если фирмы, где работал гражданин, находятся в разных регионах, придется посылать несколько запросов в разные архивы.

Следует быть готовым к тому, что процедура получения архивной справки занимает много времени и будет удачной только в том случае, если документы в архиве сохранились.

Услуги и помощь

Помощь в восстановлении основных документов предлагают различные фирмы, включая те, которые организованы государством:

Наименование организации Описание услуги Телефон
Best2NDFL
  • консультации по вопросам восстановления трудовой книжки, включая перечень необходимых документов;
  • оформление справок и запросов с предыдущих мест работы, а также получение информации из архивов;
  • оформление записей и внесение изменений в них.
+74991107793
Консультация-труд.рф
  • оказание бесплатной юридической помощи работникам в трудовых спорах;
  • рассмотрение жалоб в электронном виде;
  • наличие общественной приемной и горячей линии.
+74996494639
Трудовая инспекция (Москва и Московская область) Защищает права работников, которые ущемляются работодателями, в нарушении последними законодательства и норм трудового права. Предписание, выставленное трудовой инспекцией, обязательно к исполнению.

Обращаться в организацию следует в случае, если:

  • организация отказывается оформлять дубликат трудовой книжки;
  • сотрудник уволен неправомерно, о чем в трудовой оставлена запись;
  • организация отказывает в выдаче книжки при увольнении сотрудника и т.д.
+74993224565

Судебные процессы и трудовые споры, относительно восстановления трудовых книжек помогут решить юристы по трудовому и гражданскому праву. Работа негосударственных фирм, помогающих восстановить трудовую книжку, платная. Цена зависит от того, какой вид услуг оказан гражданину.

Стоит быть внимательным, так как на рынке услуг существует большое количество мошенников, продающих фиктивные документы, а также предлагающих восстановление трудовых книжек. Чаще всего с реальным восполнением данных они не имеют ничего общего, а представляют собой заполнение бланка со слов, незаверенных копий и на основе другой неподтвержденной информации.

Кроме того такие фирмы часто используют для заверения поддельные печати. Эта деятельность преследуется по закону и может добавить гражданину дополнительные неприятности помимо отсутствия трудовой книжки.

Трудовой стаж

Понятие трудового стажа, о наличии которого свидетельствует трудовая книжка, является основой для социальных выплат гражданам.

Обобщенное понятие трудового стажа делится на подвиды:

  • страховой;
  • общий;
  • специальный;
  • и непрерывный.

Каждый из них зависит от определенных факторов:

Страховой
  • Формируется на основе тех периодов работы, когда с доходов гражданина уплачивались взносы в Пенсионный фонд. Исходя из длительности этого вида стажа, производятся расчеты пенсии и пособий по нетрудоспособности.
  • Наличие более пяти лет стажа достаточно для получения прав на формирование трудовой пенсии по возрасту. Более 8 лет стажа дают право на 100% пособие по временной нетрудоспособности, 80% которого можно получить, если стаж составит от пяти до восьми лет. На 60% можно рассчитывать, имея страховой стаж менее 5 лет.
Общий В зачет общего трудового стажа идет любая работа, а также деятельность, являющаяся общественно полезной.

В него включаются:

  • военная служба;
  • периоды нетрудоспособности, возникшие в результате работы, включая инвалидность;
  • уход за нетрудоспособными гражданами;
  • декретный отпуск и отпуск по уходы за детьми.

Пенсия, назначаемая по возрасту доступна гражданам, при наличии у них 25 лет общего стажа для мужчин и 20 — для женщин.

Специфический Наличие этого вида стажа, полученного в результате работы повышенной опасности и в специфических условиях, дает гражданину право на повышающие коэффициенты при расчете пенсий и пособий. Образец такого стажа – работа на вредных производствах.
Непрерывный
  • Как ясно из названия, это постоянная работа в течение длительного времени без перерывов или с теми перерывами, которые установлены законодательно.
  • До 2007 года именно этот вид стажа являлся главным при расчетах пособий и пенсий. Федеральным законом №255 от 29.12.06 этот принцип был изменен. В результате страховой стаж практически заменил непрерывный.
  • Необходимость подтверждать длительность трудового для получения выплат от государства возложена на граждан.

При поиске новой работы

Часто поиск новой работы провоцирует граждан на сокрытие трудовой книжки:

  • когда человек уволен по статье, с неудобной формулировкой;
  • трудовая изобилует выговорами:
  • претендуя на хорошую должность, гражданин стесняется предъявить трудовую книжку, так как старое место работы, по его мнению, не соответствует должному статусу.

Новый работодатель не несет ответственность за наличие у будущего сотрудника трудовой книжки до момента его поступления на работу. Его задача – принять трудовую книжку в общем пакете документов, либо, при её отсутствии, создать новую.

Если организация является первым местом работы гражданина, трудовая книжка заводится на чистом бланке. Если книжки нет, то возможно оформление новой, с указанием данных о стаже на основании предоставленных подтверждающих документов. При этом новая книжка не будет считаться дубликатом.

Все чаще идут разговоры о том, что молодым людям до 30 лет вообще нет необходимости заниматься оформлением дубликата, так как их пенсионные отчисления зафиксированы в пенсионном фонде и в будущем не будут нуждаться в ином подтверждении. Однако, насколько это утверждение верно, пока не наступило будущее, неизвестно.

Пока трудовая книжка является единственным документом, позволяющим доказать наличие стажа, её необходимо беречь. При порче и утрате, надо постараться восстановить документ оперативно, чтобы избежать потери данных о стаже.

Отличия МСФО от РСБУСуществуют ли отличия МСФО от РСБУ

в преобладании сущности и формы операций.

Примеры расчета и применения индекса доходности смотрите здесь.

Чтобы выяснить, каковы отличия между ИП и ПБОЮЛ, ознакомьтесь с этим материалом.

Восстановление трудовой книжки при утере

Сделать это можно тремя способами:

  1. Попросить работодателя сделать дубликат;
  2. Завести новую трудовую книжку на чистом бланке;
  3. Подать заявку на восстановление через Пенсионный фонд.

Оформляем дубликат

Оформление

Какой бы ни была причина потери, неправильно будет требовать этого от будущего работодателя. У него просто нет такой обязанности. А вот сотрудник отдела кадров на последнем месте работы отказать в оформлении не сможет.

Алгоритм процедуры прост:

  • необходимо написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки в отделе кадров организации.

Чтобы исключить возможную «забывчивость» бывших коллег, попросите их зарегистрировать это обращение в Книге входящей документации, которая должна быть в каждом отделе персонала.

Если офис организации находится в другом городе, ехать туда вовсе не обязательно. Достаточно отправить заказное письмо с уведомлением;

  • предоставить документальные подтверждения периодов рабочего стажа.

Все записи в дубликате могут быть сделаны только на их основании. Это могут быть копии приказов о приеме и увольнении, трудовые договора, справки.

Если один из прежних работодателей уже прекратил свою деятельность как юридическое лицо, запрос нужно сделать в городской архив. Документ, который они выдают, называется архивная справка, она также будет подтверждением стажа. Разумеется, никаких сведений о прошлой работе со слов сотрудника работодатель не примет.

Всегда сохраняйте свой экземпляр трудового договора с каждого места работы. Работодатель обязан выдать его на руки сотруднику.

Многие работники предпочитают всегда иметь на руках заверенную копию своей трудовой книжки, ошибочно полагая, что она станет гарантией подтверждения стажа при необходимости. К сожалению, это не так.

Правила ведения трудовых книжек это исключают. Кроме того, к нужному моменту дата копии может стать уже неактуальной. Поэтому ни один специалист отдела кадров, детально зная как восстановить трудовую книжку при утере, не станет нарушать правил.

Постарайтесь принести все подтверждающие документы в один день. «Дособрать» или «донести» недостающие справки не получится, поскольку специалист отдела кадров вносит все записи сразу, заверяя их печатью;

  • получить документ в отделе персонала можно будет спустя 15 рабочих дней.

На его титульном листе будет сделана отметка «Дубликат». Не стоит удивляться, что все записи заверены одной печатью и подписью. Восстановление трудовой книжки при утере не предполагает сбор всех реквизитов предыдущих работодателей.

Оформляем новый бланк трудовой книжки

Это нежелательный вариант, поскольку в таком случае произойдет «обнуление» страхового и трудового стажа. Как следствие выплаты, например, по больничному листу будут рассчитываться исходя из минимального уровня заработной платы.

Новый бланк оформляет будущий работодатель по письменному заявлению соискателя. Срок, отведенный на процедуру, также равен 15 дням. Получать новую трудовую книжку, разумеется, не нужно, она останется у работодателя.

Нет необходимости приносить чистый бланк, купленный самостоятельно.

Менеджер по кадрам его не примет. Это является нарушением инструкции, за что он несет административную ответственность.

Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд

Восстановление трудовой

Это мало распространенный, но удобный способ, который исключает многочисленные долгие запросы предыдущим работодателям. Воспользоваться им может как сам сотрудник, так и менеджер по кадрам.

Как это работает? Ежегодно работодатели подают в ПФР сведения о сотрудниках. Поэтому фонд обладает данными с мест работы, где гражданин был официально трудоустроен, и откуда на него выплачивались пенсионные взносы.

Для восстановления трудовой книжки с помощью ПФР необходимо направить в отделение фонда письменный запрос, обратиться в один из Многофункциональных центров услуг или портал «Госуслуги».

Часто случаются ситуации, когда утерянный документ снова находится. Поскольку работодатель уже ведет записи в дубликате, «старую» трудовую книжку можно оставить у себя.

Однако выбрасывать ее не нужно, она может потребоваться в момент оформления пенсии.

Ответственность каждого человека за свое будущее невозможна без юридической грамотности и серьезного отношения к персональным документам. Но если неприятность все же произошла, необходимо четко знать, чем может быть чревата утеря трудовой книжки, как восстановить эту важную информацию без затрат времени и неприятных эмоций.