Как составить внутреннюю опись документов личного дела?

Образец внутренней описи документов дела

Когда необходима и как составить внутреннюю опись На практике составление внутренней описи документов дела часто превращается в добровольное занятие. Ибо согласно нормативно-методическим документам ее требуется вести только для учета специфичных документов длительных сроков хранения – постоянного и временного > 10 лет (речь идет о следственных, судебных, личных делах и т.п.), а также, если по заголовкам не понятно содержание этих документов. Так вы всегда можете сказать, что вам понятно.

Таким образом, в текущем делопроизводстве внутренняя опись документов дела ведется для учета важных документов, потеря которых действительно будет служебной неприятностью. Например, к документам личного дела должна прилагаться опись. На практике внутренняя опись также служит для быстрого поиска документов в деле. К примеру, без нее бывает весьма трудно найти нужный приказ в огромном томе.

Для внутренней описи существует установленная нормативными требованиями форма.

Вы можете скачать образец внутренней описи документов дела.doc с примером заполнения.

На образце посмотрите какие сведения требуется указывать в описи. И еще обратите внимание на необходимость составления итоговой записи к ней, и требование подписывать опись ее составителем.

Если архивное дело подшито без внутренней описи, то она может проклеиваться к обложке дела с внутренней стороны.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

  • Документы по личному составу
  • Личное дело работника
  • Оформление дела
  • Формирование дел
  • Обложка дела – образец оформления

К записи 37 комментариев

Оставить комментарий

Внутренняя опись документов личного дела – образец можно скачать по ссылке, которая содержится в статье. Кроме того, в публикации представлена информация о том, каким образом составляется опись, и как сделать это правильно.

Скачать бланк (форму) внутренней описи

Скачать заполненный образец внутренней описи

Содержание

Внутренняя опись личного дела работника: общая информация

Каждый служащий организации осуществляет деятельность на основании трудового договора. Кроме того, назначение на должность производится приказом. Эти два документа формируются в первый же трудовой день работника. Далее, в процессе деятельности трудящегося, оформляется огромное количество иных документов, и все их необходимо как-то структурировать. В связи с этим, заводятся личные дела на каждого служащего, которые включат всю документацию, которая их касается.

Личные дела могут содержать огромное количество бумаг. В их число могут входить:

  • трудовой договор;
  • автобиография;
  • приказ о приеме на работу;
  • копии документов, в частности: паспорта, дипломов, ИНН, свидетельства о браке, и т.д.;
  • приказы о повышении квалификации;
  • характеристики;
  • документы, связанные с аттестацией;
  • иные.

Чтобы структурировать информацию в личном деле, необходимо описать каждый документ, содержащийся в нем, создать своего рода содержание. Оно называется «внутренняя опись документов личного дела». Опись позволяет ориентироваться в кипе бумаг, быстро находить необходимые сведения, а также определить ответственного за их сохранность.

Важно! Опись подшивается или иным образом прикрепляется к личному делу. О каждом новом документе в ней делается отметка. Кроме того, в примечаниях, указывается, какие документы из личного дела изъяты, кем и когда.

Личные дела хранятся систематизировано, располагаются в алфавитном порядке, что позволяет создать простую и удобную систему кадрового делопроизводства.

Сведения, которые должны содержаться в описи

Законом не определен перечень сведений, которые обязательны для включения в опись. В то же время, исходя из сложившейся кадровой практики, в нее необходимо вносить следующую информацию:

  1. Порядковый номер документа.
  2. Дата его принятия.
  3. Номер.
  4. Название.
  5. Номера страниц дела, где находится тот или иной документ.
  6. Примечание, в котором указываются сведения о том, кто и когда забрал документ из дела, и когда возвратил.
  7. Количество документов, содержащихся в деле.
  8. Сведения о количестве листов описи.
  9. Должность и данные о составителе, его подпись.
  10. Дата, когда опись составлялась.

Скачать бланк и образец заполнения внутренней описи личного дела

В начале статьи содержатся ссылки для скачивания как бланка описи, так и образца ее заполнения.

Для удобства и понимания, каким образом заполнять документ, ниже представлен образец внутренней описи личного дела.

Внутренняя опись личного дела № 1

работника ООО «Вихрь» Авдеева Романа Петровича

№ п.п. Дата документа Номер документа Наименование документа Номера листов дела Примечание
1 11.05.2015 1-ТД Трудовой договор 1-5
2 11.05.2015 1-П Приказ о приеме на работу 6-7 Документ предоставлен работнику 17.03.2016 на основании заявления, с целью снятия копии.

Никифоров А.Г.

Документ возвращен в личное дело работником по минованию надобности, 17.03.2016

Никифоров А.Г.

3 17.10.2015 2-О Приказ о предоставлении отпуска 8
4 17.02.2016 1-ПК Приказ о прохождении повышения квалификации 9
5 и т. д.

Итого 4 документа

Количество листов внутренней описи 1

Опись составил заместитель начальника отдела кадров Никифоров А.Г.

Никифоров

11.05.2015

Таким образом, опись документов личного дела составляется для удобства ведения кадрового документооборота. Бланк внутренней описи документов личного дела и образец его заполнения можно скачать по ссылкам, представленным в начале статьи.

Читайте также…

  1. Акт приема-передачи кадровых документов — образец
  2. Расшифровка кодов начисления заработной платы
  3. Образец заявления на увольнение в порядке перевода к другому работодателю
  4. Отпуск за свой счет с последующим увольнением

Составление внутренней описи

Обычно опись составляется при оказании архивных услуг. Внутреннюю опись можно сравнить с оглавлением в книге. Она делается когда дело сформировано окончательно, но ещё не переплетено. Однако, и после архивного переплёта к личным делам несложно добавить опись, подклеив её на обложку с внутренней стороны.

Обязательная внутренняя опись для документов

Для личных дел сотрудников, судебных и следственных дел, трудовых договоров и соглашений, а также дел, которые имеют либо высокую ценность, либо названия, не раскрывающие содержание включённых в них документов, внутренняя опись составляется обязательно. Кроме этого, каждая организация с целью совершенствования делопроизводства может по собственному решению сопровождать внутренней описью ряд других документов: лицевые счета, приказы по личному составу и основной деятельности и так далее.

Внутренняя опись документов личных дел сотрудников

Особенно важно правильно составить внутреннюю опись документов личных дел сотрудников. Поскольку заполнение этого документа необходимо выполнять в соответствии с установленными правилами, оформлением внутренней описи должны заниматься профессионалы, имеющие специальные знания.

Разделы описи личного дела работника

Опись личного дела работника должна включать в себя следующие разделы:

  1. Порядковый номер. Необходимо указать номер того или иного документа, в соответствии с порядком его размещения в личном деле.
  2. Индекс документа. Представляет собой регистрационный номер документа. В случае если номер не проставлен, во внутренней описи ставится пометка «б/н».
  3. Дата документа. Если документ был зарегистрирован, то ставится дата его регистрации. Если же он не прошёл регистрацию, то в этом разделе ставится дата подписи данного документа должностным лицом.
  4. Название входящего в личное дело документа, включающее в себя его краткое содержание.
  5. Примечание. В этот раздел вносятся отметки о состоянии документа. Это могут быть замена оригинала на копию, включение, изъятие и прочее. При этом обязательно ставится ссылка на соответствующий акт.

Формирование описи

Эти разделы оформляются в таблицу, которая завершается итоговой записью. В ней цифрами, а затем прописью, указывается число документов, которые включены в личное дело. Кроме этого, внутренняя опись документов личного дела может состоять из одного или нескольких листов, поэтому, в итоговой записи указывается количество листов в данном документе. После этого ставится подпись специалиста, заполнившего опись, и дата.

Нумерация описи

Также стоит отметить, что каждый лист, на котором оформляется внутренняя опись, нумеруется отдельно от включённых в личное дело документов, так как опись относится к документам научно-справочного аппарата и не входит в число документов личного дела.

Работа грамотно и быстро

Если не учитывать все эти тонкости при оформлении личных дел сотрудников компании, то системой документооборота будет достаточно сложно пользоваться. Только архивариусы, имеющие соответствующие профессиональные знания, смогут выполнить эту непростую работу грамотно и быстро. Обратитесь к нам и личные дела ваших сотрудников всегда будут в полном порядке!

Что такое опись и какими законодательными нормами она регулируется?

Скачать образцы описей документов для передачи в архив

, внутренней (личные дела сотрудников)

Согласно законодательству опись документов является завершительным этапом обработки документов. Опись составляется в специальном справочнике, форма которого утверждена правительством.

В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел, которые необходимо отправить в архив.

Процедура описи документов выполняется на основании норм следующих инструкций:

  • Методические рекомендации по делопроизводству, которые 23.12.2009 г. утвердил Росархив;
  • Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (или просто нормы ГОСТа Р51141);
  • Приказ Министерства культуры, утверждающий инструкцию делопроизводства;
  • Разъяснения по порядку заполнения определенных форм документов;
  • Инструкция ЦБ РФ, где прописаны главные правила ведения делопроизводства в Центральном банке.

Все документы каждого описываемого документа должны быть правильно систематизированы. Сначала идут приказы и распоряжения от вышестоящих органов, а дальше иные приказы, протоколы, планы, сметы, отчеты, доклады и переписка.

Применение и назначение описи

Применение и назначение описей документовОбязательной описи подлежат бухгалтерские и кадровые документы. Они описываются, а потом сшиваются и передаются на проверку в соответствующий государственный орган или сразу в архив.

Описанию подлежат также документы, которые в течение года не используются в делопроизводстве. После этой процедуры они хранятся в архиве предприятия.

Правда, срок их хранения зависит от разновидности. Так, нотариальные записи, документы о персонале, а также хозяйственные книги хранятся на протяжении 75 лет, конструкторская документация – 20 лет, а фотодокументы – 5 лет.

Описывать и сдавать в архив свою документацию должны не только государственные организации, но также частные предприятия. Для этого необходимо подписать договор между таким предприятием и Федеральной архивной службой.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН

Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

В делопроизводстве

Образцы и правила оформления описей документовВ делопроизводстве должна выполняться опись только документов, требующих временного или постоянного хранения. Речь идет о личных, судебных или следственных делах.

Можно проводить опись документов, потеря которых грозит служебной неприятностью. Например, это касается приказов.

Такая опись упрощает поиск документов, ведь каждому отдельному документу присваивается индивидуальный номер.

В архиве

Если документы передаются в архив, то их опись проводится по утвержденному правительством бланку. Такую процедуру могут еще называть сдаточной описью.

Сотрудник, который занимается описью, заполняет 2 бланка – один необходимо сохранять в отделе, а другой – в архиве. При заполнении формы используются данные из обложек дел.

Правила составления

Перед началом описи сотрудник должен:

  • проверить правильность заголовков;
  • убедиться, что не были нарушены правила оформления дел и документов внутри их.

Правила оформления описи документовВыполняя опись, необходимо придерживаться таких правил:

  • присваивать индивидуальный номер каждому делу или тому документов;
  • присвоенный номер не должен отличаться от номера номенклатурного дела;
  • в бланке не должны присутствовать ошибки;
  • в случае, когда идентичный заголовок был присвоен для нескольких дел, то первая запись описи содержит весь заголовок, а следующие слова «То же»;
  • даже если на предыдущих страницах заголовках уже встречался, на новой странице формы его необходимо указывать полностью;
  • показатель физического состояния каждого дела вписывается в графе «примечание»;
  • в описи указывается дата заведения дела, а не перечисляются все даты создания каждого документа;
  • максимальным числом, которое разрешается использовать при нумерации, является 9999;
  • дела следует систематизировать по хронологии;
  • завершенный бланк получает свой номер на основании номера реестра описей и листа фонда;
  • если составляется документальная опись в учреждении, то оформляется:
    • для отдельного подразделения – 2 бланка;
    • для годовой описи – 4 бланка;
    • для документов, которые нельзя уничтожать свыше 20 лет – 2 бланка;
    • для дел сотрудников – 3 бланка.
  • при описи важна правильная последовательность документов:
    • приказы;
    • списки;
    • учетные карты, трудовые книги, ведомости на выплаты зарплат, дела сотрудников, акты, которые фиксируют несчастные случаи.
  • дела сотрудников нужно сортировать по алфавиту, а в описи вписывать по году, когда сотрудник был уволен;
  • каждый вид описи (например, долговременная и постоянная) сохраняется отдельно.

В опись входит:

  • Что должно входить в опись документовтитульный лист – содержит название архива и фондообразователя, а также название описи и крайние даты внесенных в бланк документов;
  • оглавление – содержит перечень всех разделов описи, указываются также номера страницы, где начинается каждый раздел;
  • предисловие – здесь кратко излагается содержание документов, а также данные о фондообразователе;
  • сама опись – главная часть описи;
  • сокращения – используется, если организация использует специфические сокращение терминов;
  • указатели – дают пояснение предметных понятий;
  • таблицы – нужны, когда выполняется переработка описи новых номеров на старые;
  • библиография – сообщает сведения о публикации документов в разных изданиях;
  • словарь терминов – используется, если в описи упоминаются специфические термины;
  • лист-заверитель – общие данные об описи.

После завершения выполнения описи сотрудник, который ее составлял, оформляет и подписывает лист-заверитель.

Что такое опись и какими законодательными нормами она регулируется?

Скачать образцы описей документов для передачи в архив

, внутренней (личные дела сотрудников)

Согласно законодательству опись документов является завершительным этапом обработки документов. Опись составляется в специальном справочнике, форма которого утверждена правительством.

В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел, которые необходимо отправить в архив.

Процедура описи документов выполняется на основании норм следующих инструкций:

  • Методические рекомендации по делопроизводству, которые 23.12.2009 г. утвердил Росархив;
  • Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (или просто нормы ГОСТа Р51141);
  • Приказ Министерства культуры, утверждающий инструкцию делопроизводства;
  • Разъяснения по порядку заполнения определенных форм документов;
  • Инструкция ЦБ РФ, где прописаны главные правила ведения делопроизводства в Центральном банке.

Все документы каждого описываемого документа должны быть правильно систематизированы. Сначала идут приказы и распоряжения от вышестоящих органов, а дальше иные приказы, протоколы, планы, сметы, отчеты, доклады и переписка.

Применение и назначение описи

Применение и назначение описей документовОбязательной описи подлежат бухгалтерские и кадровые документы. Они описываются, а потом сшиваются и передаются на проверку в соответствующий государственный орган или сразу в архив.

Описанию подлежат также документы, которые в течение года не используются в делопроизводстве. После этой процедуры они хранятся в архиве предприятия.

Правда, срок их хранения зависит от разновидности. Так, нотариальные записи, документы о персонале, а также хозяйственные книги хранятся на протяжении 75 лет, конструкторская документация – 20 лет, а фотодокументы – 5 лет.

Описывать и сдавать в архив свою документацию должны не только государственные организации, но также частные предприятия. Для этого необходимо подписать договор между таким предприятием и Федеральной архивной службой.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН

Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

В делопроизводстве

Образцы и правила оформления описей документовВ делопроизводстве должна выполняться опись только документов, требующих временного или постоянного хранения. Речь идет о личных, судебных или следственных делах.

Можно проводить опись документов, потеря которых грозит служебной неприятностью. Например, это касается приказов.

Такая опись упрощает поиск документов, ведь каждому отдельному документу присваивается индивидуальный номер.

В архиве

Если документы передаются в архив, то их опись проводится по утвержденному правительством бланку. Такую процедуру могут еще называть сдаточной описью.

Сотрудник, который занимается описью, заполняет 2 бланка – один необходимо сохранять в отделе, а другой – в архиве. При заполнении формы используются данные из обложек дел.

Правила составления

Перед началом описи сотрудник должен:

  • проверить правильность заголовков;
  • убедиться, что не были нарушены правила оформления дел и документов внутри их.

Правила оформления описи документовВыполняя опись, необходимо придерживаться таких правил:

  • присваивать индивидуальный номер каждому делу или тому документов;
  • присвоенный номер не должен отличаться от номера номенклатурного дела;
  • в бланке не должны присутствовать ошибки;
  • в случае, когда идентичный заголовок был присвоен для нескольких дел, то первая запись описи содержит весь заголовок, а следующие слова «То же»;
  • даже если на предыдущих страницах заголовках уже встречался, на новой странице формы его необходимо указывать полностью;
  • показатель физического состояния каждого дела вписывается в графе «примечание»;
  • в описи указывается дата заведения дела, а не перечисляются все даты создания каждого документа;
  • максимальным числом, которое разрешается использовать при нумерации, является 9999;
  • дела следует систематизировать по хронологии;
  • завершенный бланк получает свой номер на основании номера реестра описей и листа фонда;
  • если составляется документальная опись в учреждении, то оформляется:
    • для отдельного подразделения – 2 бланка;
    • для годовой описи – 4 бланка;
    • для документов, которые нельзя уничтожать свыше 20 лет – 2 бланка;
    • для дел сотрудников – 3 бланка.
  • при описи важна правильная последовательность документов:
    • приказы;
    • списки;
    • учетные карты, трудовые книги, ведомости на выплаты зарплат, дела сотрудников, акты, которые фиксируют несчастные случаи.
  • дела сотрудников нужно сортировать по алфавиту, а в описи вписывать по году, когда сотрудник был уволен;
  • каждый вид описи (например, долговременная и постоянная) сохраняется отдельно.

В опись входит:

  • Что должно входить в опись документовтитульный лист – содержит название архива и фондообразователя, а также название описи и крайние даты внесенных в бланк документов;
  • оглавление – содержит перечень всех разделов описи, указываются также номера страницы, где начинается каждый раздел;
  • предисловие – здесь кратко излагается содержание документов, а также данные о фондообразователе;
  • сама опись – главная часть описи;
  • сокращения – используется, если организация использует специфические сокращение терминов;
  • указатели – дают пояснение предметных понятий;
  • таблицы – нужны, когда выполняется переработка описи новых номеров на старые;
  • библиография – сообщает сведения о публикации документов в разных изданиях;
  • словарь терминов – используется, если в описи упоминаются специфические термины;
  • лист-заверитель – общие данные об описи.

После завершения выполнения описи сотрудник, который ее составлял, оформляет и подписывает лист-заверитель.

Какие бумаги входят в личное дело?

В состав личного дела сотрудника входят все кадровые документы, которые требуются для приема на работу и в процессе работы в организации. В этот список входят:

  • Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником.
  • Трудовой договор или соглашение.
  • Инструкции, с которыми ознакомлен сотрудник и которым следует. Например, должностная инструкция и инструкция по технике безопасности во время работы.
  • Карточка с личными данными сотрудника.
  • Копии документов об образовании сотрудника, включая дипломы, аттестат, сертификаты о прохождении курсов повышения квалификации или дополнительных курсов и так далее.
  • Автобиография.
  • Характеристика сотрудника и рекомендации с прошлого места или мест работы.

Как заполняется внутренняя опись?

Формат описи – информационная таблица. При ее составлении обязательно заполнение всех ячеек таблицы:

  • Первый столбец таблицы – порядковый номер подпункта.
  • Затем указывается индекс документа.
  • Дата включения документальной единицы в личное дело.
  • Название документа – разборчиво и ясно. Если нужно, в этом разделе можно кратко указать содержание документа.
  • Объем документа в страницах.
  • Номер документа в системе нумерации листов личного дела. Обратите внимание, что в личном деле должна сохраняться сквозная нумерация.
  • Примечания – отметки и замечания, которые не относятся к другим разделам таблицы. Кроме всего прочего, в этом разделе можно отмечать факт выдачи описываемого документа на руки сотруднику, если для этого не предусмотрена специальная графа.

В зависимости от системы кадрового учета в организации, во внутренней описи могут быть указаны дополнительные данные. Например, дата выдачи документа, полное имя владельца, дата возврата документа, подписи сотрудника, который включил документ в личное дело, и владельца документа. Формуляр подписывается кадровым сотрудником, который его заполнил.

Образец заполнения формуляра внутренней описи можно скачать здесь. Стандартный формат описи установлен правилами Росархива (п. 3.6.17 Приложения 10) в 2002 году и с тех пор не претерпел особых изменений.

Для чего нужна внутренняя опись документов. Деятельность любого предприятия неизменно сопряжена с ведением разного рода документации – договоров, контрактов, внутренних приказов и распоряжений, кадровых и бухгалтерских документов. С течением времени объем документации становится колоссальным, и требует оптимизации.

Составление внутренней описи

Внутренняя опись документов представляет собой справочник, отражающий состав и содержание документации дела и предназначенный для ее систематизации и учета. Поэтому составление внутренней описи дел – чрезвычайно ответственный момент, где ошибки и неточности абсолютно недопустимы. Необходимость составления внутренней описи документов определяется требованиями нормативных правовых актов по делопроизвод­ству.

Включение внутренней описи в дела

Согласно требованиям указанных нормативных актов внутренняя опись документов всегда включается в дела, которые отвечают двум условиям:

  • во­ первых, дело должно передаваться на хранение в архив и соответственно иметь постоянный или долговременный (свыше 10 лет) срок хранения;Пример: личные дела уволенных работников (хранятся 75 лет). Согласно требованиям архивного законодательства при передаче личных дел в архив внутренняя опись обязательна
  • во­ вторых, необходимо, чтобы заголовки не раскрывали конкретное содержание документов.

Внутренняя опись документов личного дела

Внутренняя опись документов личного дела включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому во внутренней описи документов отражаются включение в личное дело новых документов, а также изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»).

Другие документы

При оформлении других дел (например, дел с приказами по основной деятельности, приказами по личному составу, дел, содержащих документы о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, и др.) внутренняя опись документов составляется уже после завершения их ведения при подготовке к передаче на архивное хранение.

Услуги от профессионалов

Наша компания специализируется на данном виде услуг и имеет большой опыт в этом направлении. Мы можем предложить Вам воспользоваться услугами лучших из наших сотрудников. По всем вопросам, обращайтесь к нам по телефону или по почте. Наши специалисты с удовольствием ответят Вам.

Посмотреть все статьи

Правила составления описи документов

Составление внутренней описи документов дела производится на унифицированном бланке на отдельном листе, на котором в обязательном порядке указывается наименование организации. В заголовке отражается информация, которая определяет принадлежность документов к той либо иной сфере дел (например, Опись документов по аттестационному делу», «Опись личных дел сотрудников» и пр.).

Составление описи дела подразумевает отсутствие одинаковых заголовков. Для первого дела необходимо, чтобы заголовок был написан полностью, затем же повторяющуюся часть заменяют на фразу «То же». Следует обратить внимание, что когда начинается новый лист описи, то заголовок уже указывается полностью.

Опись документов дела обычно оформляется до переплета либо брошюровки папки, поэтому она вкладывается внутрь дела в качестве первого листа. Если же дело уже подшито, тогда требуется опись подклеить на лицевой обложке дела с внутренней стороны. Для нумерации листов описи дела используются арабские цифры.

Если опись кадровых документов либо иной документации составляет свыше одного листа, то ее нумерация осуществляется отдельно от документов, которые включены в дело. Это обусловлено тем, что она не входит в число документов личного дела.

Последовательность составления внутренней описи дел

  1. Порядковый номер. Указание номера каждого документа производится на основании порядка его расположения в деле.
  2. Индекс документа. В роли индекса документа в описи выступает регистрационный номер документа. Отсутствие регистрационного номера фиксируется в описи как «б/н».
  3. Дата документа. Для зарегистрированного документа следует указать точную дату его регистрации. В случае отсутствия регистрации принимается во внимание дата подписания документа должностным лицом.
  4. Заголовок документа представляет собой своего рода краткую аннотацию содержащейся в деле информации.
  5. Номера листов.
  6. Примечание. Раздел предназначен для указания состояния документа, к примеру, его изъятия либо включения в дела, замены оригинала на копию и пр. Обязательным требованием является проставление ссылки на соответствующий акт.
  7. Итоговая запись, содержащая в себе указание количества документов (используются цифры и пропись), а также число листов внутренней описи. Следует зафиксировать первый и последний номера дел, в случае наличия литерных и пропущенных номере — и их.

На завершающем этапе опись документов для архива подписывается заполнившем ее специалистом и фиксируется дата ее составления. Печать организации на бланке не требуется.

Нюансы оформления сдаточной описи для архивного хранения

Опись передачи документов в архив должна быть составлена в двух экземплярах, один из которых остается в организации, а другой передается архивному учреждению.

Все дела, отобранные для архивного хранения, заносятся в сдаточную опись согласно собственному порядковому номеру, который, чаще всего, соответствует номенклатуре дел. Если передается несколько томов либо частей, то каждый том указывается под самостоятельным номеров (обязательно заносится фактическое число листов и крайние даты каждого тома).

Подписание сдаточной описи в архив осуществляется ее составителем, передающим дела (в его роли может выступать и составитель), а также принимающим дела, причем с указанием должности. Начальником структурного подразделения производится утверждение документа.

Порядок составления сдаточной описи дел структурного подразделения:

  • Указание порядкового номера дела.
  • Индекс дела согласно номенклатуре.
  • Заголовок дела, по котором можно понять основное содержимое дела.
  • Крайние даты дела.
  • Число листов в деле.
  • Срок хранения.

Скачать бланк сдаточной описи

Скачать бланк сдаточной описи

Скачать пример заполнения сдаточной описи

Особенности описи дел постоянного хранения

В опись архивных документов, предназначенных для постоянного хранения на протяжении срока документации могут включаться новые дела, для чего используют порядок валовой нумерации. Дела в описи нумеруются на протяжении нескольких лет.

Порядок составления описи дел постоянного хранения такой же, как для описей структурного подразделения. Однако есть одна отличительная черта — отсутствие графы «Срок хранения».

Зачастую составляется предисловие, задачей которого является описание основных функций и структуры организации в момент создания данных документов, ключевых категорий дел в описи, особенностей ее формирования и пр. Предисловие подписывается составителем и ответственным за архив.

Для организаций-источников комплектования государственных/муниципальных архивов обязательно следует составить четыре экземпляра описи дел постоянного хранения. Для остальных организаций данный вопрос отдается на самостоятельное решение.

Утверждение осуществляется на основании подписей составителя и ответственного сотрудника за архив, после чего документ отправляется на заседание экспертной комиссии организации, в ЭПК архивного органа (если речь идет об организации-источнике комплектования). На завершающем этапе опись постоянного хранения заверяется руководителем организации.

Опись можно считать законченной, если количество заголовков в ней стало четырехзначным.

Скачать бланк описи дел постоянного хранения

Скачать бланк описи дел постоянного храненияСкачать пример заполнения описи дел постоянного хранения

Требования к составлению описи документов личного дела

Опись документов личного дела формируется аналогично описям дел постоянного хранения. Отличительной чертой является ее подписание составителем и визирование начальником службы кадров. Для организаций-источников комплектования следует распечатать по три экземпляра описи.

Скачать бланк описи дел по личному составу

Скачать бланк описи дел по личному составуСкачать пример заполнения описи дел по личному составу

Как правильно оформить внутреннюю опись личного дела работника?

На бланке описи следует указать номер дела, к которому она прилагается. Каждое личное дело имеет свой индивидуальный номер, который и следует указать в описи. Номера личным делам следует присваивать таким образом, чтобы можно было удобно в них разбираться.

Саму внутреннюю опись удобно оформить в виде таблицы, в которой могут присутствовать следующие графы:

  • индекс документа — его индивидуальный номер;
  • дата формирования документа описи;
  • заголовок документа;
  • номера листов документа в личное деле;
  • примечание.

При внесении нового документа в личное дело, делается запись в опись — заполняются новая строка.

Внутренняя опись поможет быстро найти нужный документ, понять, есть ли нужный бланк в деле.

Опись может быть оформлена на нескольких листах, если документов в личном деле много. Внизу описи следует указать количество ее листов, количество документов, в ней отраженных.

Работник, ответственный за ведение личного дела и за оформление внутренней описи, ставит свою подпись и дату.

В качестве примера предлагаем скачать образец описи по ссылке ниже.

Пример оформления

Внутренняя опись документов личного дела работника образец — скачать.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

Задайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.

Это быстро и бесплатно!

Не хотите возиться с внутренней описью документов и дел самостоятельно?

И не нужно! Зачем тратить свое драгоценное время на рутинную работу, если его можно использовать более рационально? Позвоните в нашу компанию archiv-s.ru и закажите эту услугу. Мы организуем процедуру внутренней описи документов дела по всем правилам проведения архивных работ.

Проблемы при самостоятельной сдаче документов архив

Мы понимаем, что в большинстве организаций эту обязанность поручают бухгалтерии или сотрудникам структурных подразделений. Но, порой, от незнания всех имеющихся нормативов сдачи документации в архив, происходит большая путаница. Документы ошибочно попадают не туда, куда нужно. При необходимости их просто невозможно найти. Разве вам нужен такой бардак в документообороте? Если ответ «НЕТ», смело звоните нам!

Содержание архива

Не относитесь к архиву, как к чему-то вспомогательному и не экономьте средства на его содержание. Такая скупость чревата серьезными последствиями. Если у вас попросту нет отдельной штатной единицы, отвечающей за формирование и содержание архива в полном порядке, заключите договор с нашей компании на долгосрочное обслуживание. Мы поможем вам не только составить внутреннюю опись документов личного дела сотрудников, но и проведем все работы по систематизации и описи всех документов.

Составление внутренней описи дел

Внутренняя опись документов – всего лишь малая часть услуг, которые предоставляет наша компания. Не поручайте функции архивариуса секретарям, бухгалтерам и кадровикам. У них предостаточно СВОЕЙ работы. Поручите свой архив нам! Мы справимся!

Как организовать архивное хранение в компании? И как провести архивные работы по внутренней описи документов?

Первое, на что мы обращаем внимание, начиная сотрудничество с новой для нас компанией – на ряд документов, который запрещен к уничтожению. В этот перечень входят:

• Документы, содержащие информацию о стаже сотрудников, • Документы, в которых прописана средняя заработная плата сотрудников, • Кадровые и бухгалтерские отчеты со сроком обязательного хранения свыше 10-ти лет.

При ликвидации организации руководство в обязательном порядке должно сдать  документы в госархив на постоянное хранение. Мы поможем вам и в этом случае! Звоните!

Электронный документооборот и проведение архивных работ с составлением внутренней описи электронных документов.

Любой современный документальный фонд содержит входящие, исходящие и внутренние документы в электронном варианте. Их необходимо хранить в информационных системах предприятия.

При проведении архивных работ по внутренней описи документов или дел стоит учесть, что они делятся на:

  • Документы, которые необходимо хранить в упорядоченном виде до 10-ти лет;
  • Документы, подлежащие хранению свыше 10-ти лет;
  • Документы с постоянным сроком хранения – бессрочные.

По всем вопросам составление внутренних описей дел, обращайтесь по телефону 8 (495) 227-04-94

смотрите также:

Система управления электронным архивом

Как правильно рассчитать стоимость архивных услуг?

Прием, передача и ведение архива электронных документов

Систематизация кадровых документов

Архивный переплет

Законодательные требования

Для государственных организаций

Трудовой кодекс (далее — ТК РФ) не обязывает работодателей заводить на каждого, с кем он заключил трудовой договор, личное дело.

Исключение составляют государственные и муниципальные служащие.

Такое исключение предусмотрено частью 3 статьи 42 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». В обобщенном виде раскрывает содержание сведений входящих в личное дело сотрудника.

Это сделано для того, чтобы можно было отследить все изменения в персональных данных госслужащего. Такая база данных призвана минимизировать работу аналогичного органа, при смене госструктуры, так как личное дело следует за ним, для возможности раскрытия информации о доходах и контроля за соблюдением ограничений. Углубленно раскрывает правила ведения данного дела Указ Президента РФ от 30 мая 2005 г. N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Утвержденное данным документом положение четко определило, какие действия, и в какие сроки нужно совершать с личным делом работника, что входит в него, как его хранить, передавать и защищать от неправомерного разглашения, содержащихся в нем данных.

Для частных предприятий, ИП

личное дело для частного бизнесаНи ТК РФ, ни другие акты трудового законодательства не обязывают коммерческие организации и ИП заводить личные дела своих работников. Отчасти это сделано потому, что мелким юридическим лицам экономически это невыгодно, а в крупных компаниях зачастую текучка кадров слишком интенсивная и непродуктивно заполнять личные дела.

Однако закон и не запрещает указанным лицам по своему желанию вводить у себя на предприятии подобную систему. Только в случае ее принятия требуется издание локального акта работодателя, например, приказа, распоряжения, который раскрывал бы правила обращения, хранения и заполнения личного дела на данном предприятии и возлагал ответственность за сохранность персональной информации, хранящейся в нем на конкретного работника.

Стоит отметить, что те предприятия, где решено использовать практику заведения личных дел, обычно, при составлении своих правил берут за образец именно положения, утвержденные выше обозначенными документами.

нормы выдачи спецодеждыЗаконодательно установлены лимиты на получение сотрудниками средств защиты. Узнайте о нормах выдачи спецодежды.

Чтобы избежать уплаты лишних налогов, можно заключить с некоторыми сотрудниками гражданско-правовой договор. Читайте, в каком случае это возможно.

Порядок ведения документации

Регистрация и учёт

В приказе организации, предусматривающем заведение на сотрудников личных дел, должен быть подробно расписан порядок их регистрации и учета.

Как правило, заводиться книга или журнал учета личных дел. В ней по порядку вновь создаваемому делу присваивается номер по предприятию, который затем проставляется непосредственно на нем самом. Нумерация дел, осуществляется только по данному журналу.

В подобном журнале отображаются краткие сведения о каждом личном деле. То есть содержится присвоенный номер, ФИО работника, дата его формирования, закрытия, дата сдачи в архив или передачи (для государственных служащих при переводе из одного органа в другой).

Смотрите также видео об оформлении личного дела сотрудников

Внесение изменений

Вносить любые изменения в персональное дело, может, только сотрудник, назначенный по приказу, а в его отсутствии никто, либо временно назначенный приказом руководителя исполняющий обязанности.

Другие сотрудники кадровой службы без приказа не могут осуществлять с личными делами работников никаких действий.

Рекомендуется исправления вносить по аналогии с исправлением данных в трудовых книжках. Неверная фамилия на обложке дела зачеркивается горизонтально одной чертой, а сверху указывается новая. Также следует поступать при изменении любой другой информации.

Все изменения вносятся с приложением копий документов и ссылкой на них (свидетельство о браке, о перемене имени, разводе).

Хранение

Информация из личного дела строго конфиденциальна. Именно поэтому на предприятии, система хранения должна быть продумана, таким образом, чтобы исключить доступ иных лиц. Идеально подойдет сейф или металлический шкаф, запирающийся на ключ.

Персональные дела хранятся исключительно в кадровой службе только на работающих сейчас сотрудников.

Закрывается кадровой службой и передается в свой архив дело на уволенного сотрудника. На госслужбе личные дела, прекративших службу сотрудников хранятся 10 лет в архиве самого работодателя и только после, передаются в государственных архив. Для других предприятий время самостоятельного хранения не установлено, но многие используют годичный срок.

Для сдачи дела в архив в обязательном порядке заполняется лист заверитель. Он содержит итоговую информацию о его составе и физическом состоянии каждого личного дела. Указанный лист подшивается последним.

Также важно знать срок хранения в государственном архиве личных дел:

  • На обычных работников — 75 лет.
  • На руководящих – постоянно.

Срок течь начинает не со дня рождения работника, его увольнения, а с момента передачи дела в архив.

смена юридического адреса ОООБез бюрократических проволочек можно обойтись, если знать как. Смотрите, как происходит смена юридического адреса ООО.

Хотите знать, как происходит распределение прибыли прошлых лет в ООО? Читайте эту статью.

Многие интересуются, как открыть строительный бизнес с нуля. А вы можете это узнать прямо сейчас.

Выдача личных дел работников

Не стоит сравнивать личное дело с трудовой книжкой, выдаваемой при увольнении.

Личные дела на руки работникам никогда не выдаются!

Работники не менее одного раза в год должны знакомиться в присутствии уполномоченного лица с информацией, находящейся в деле. Это делается для поддержания его в актуальном состоянии. Сотруднику ответственному за личные дела рекомендуется разработать бланк ознакомления, в котором ежегодно работник своей подписью будет удостоверять данный факт.

Личные дела по запросу выдаются правоохранительным либо контролирующим органам.

В 2019 году право решать, применять ли у себя на предприятии систему заведения личных дел, принадлежит руководству. Если решение принято положительное, то во избежание казусных ситуаций и различий в оформлении личных дел стоит грамотно и детально выработать правила их оформления, ведения и хранения, назначить ответвленное лицо, обучить его и осуществлять контроль.

Предыдущая статья: Прибыль

Следующая статья: Страховые взносы для ИП в 2019 году

Не лишнее личное

Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел.

К сведению. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю.

Важно помнить, что независимо от того, как называются заведенные папки («личные данные», «досье» или как-то иначе), в них содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все требования, предусмотренные гл. 14 ТК РФ и другими федеральными законами о защите персональных данных.

Согласно ст. 85 ТК РФ под персональными данными понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Как правило, личные дела заводятся:

— на сотрудников из числа руководящего состава организации (руководитель, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);

— на работников, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер), а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).

Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы. В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике. Ведь в личном деле хранятся все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие важные бумаги.

Документы, включаемые в личное дело, условно можно разделить на три группы:

— представляемые при приеме на работу;

— фиксирующие прием на работу;

— возникающие в процессе трудовой деятельности работника в организации.

Форма личного дела не унифицирована, поэтому каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно. При оформлении дела не лишним будет изучить требования ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению».