Как составить приказ об утверждении графика отпусков?

По закону, каждый работник в течение года должен пойти в отпуск хотя бы один раз. Чтобы упорядочить этот процесс, в компании должен быть оформлен график отпусков. Кадровики для этих целей обычно применяют график отпусков по форме т-7, который составляется и вводится в действие за 2 недели до завершения текущего календарного года.

Содержание

Для чего нужен график отпусков

График отпусков на 2019 год: порядок составления, заполнения и утверждения, скачать образецГрафик отпусков – это локальный нормативный акт, который должен быть на предприятии не только потому, что так требует законодательство, а также для обеспечения процесса непрерывного производства и недопущения остановки процесса из-за нахождения ключевых работников в отпусках.

Составлением документа обычно занимается кадровый отдел. Его сотрудники опрашивают руководителей всех подразделений фирмы, а они, в свою очередь, подчиненных. Последние должны сообщить даты, в которые они делают пойти в отпуск в следующем году.

Если в организации оформлено достаточно много работников, то заниматься составлением графика лучше всего уже с осени. В документ должны быть включены все сотрудники, с которыми у фирмы подписаны трудовые соглашения, включая руководящий состав.

По закону, принять график нужно не более чем за 2 недели до последнего дня года. Провести ознакомление можно уже и после этой даты.

Для некоторых работников закон определяет льготы при выборе желаемого времени отдыха. Но таким сотрудникам свое право нужно подтвердить заранее, путем предоставления необходимых оправдательных документов.

В графике нужно отражать все виды возможных отпусков:

  • Ежегодный оплачиваемый отпуск;
  • Дополнительный отпуск, предоставляемый из-за особых трудовых условий;
  • Периоды отдыха, которые работник не использовал в предыдущие 2 года.

Внимание!

Согласно ст.124 ТК РФ работодателю запрещается непредоставлять  ежегодный отпуск работникам, которые согласно СОУТ заняты на опасных и вредных условиях труда, восемнадцати летним, а остальным сотрудникам в течение 2-х лет подряд.

Какой полагается штраф за непредоставление отпусков в срок? Согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП, за первичное нарушение ООО может быть оштрафовано на 30-50 тыс. рублей, ИП на 1-5 тыс. руб. А за вторичное – 50-70 и 10-20 тыс. рублей соответственно.

Может ли сгореть неиспользованный в срок отпуск?

В некоторых источниках можно найти информацию, что отпуск “сгорает”, в других говорится, что нет. Позиция не является однозначной – с одной стороны есть статья 124 ТК РФ, в ней ничего не говорится о том, что отпуск может сгореть, с другой стороны есть Международная конвенция об отпусках, действующая с 2011 года.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  Бухгалтерская справка о списании дебиторской и кредиторской задолженности

В ст. 9. п. 1 Конвенции об отпусках говорится о том, что неиспользованный отработанный период отпуск может быть использован не позднее 18 месяцев после окончания года, за который он предоставлялся. Поэтому после этого периода пропущенное время отдыха уже нельзя использовать. Арбитражные суды принимают в свою очередь не однозначную позицию.

Чтобы избежать штрафов – не доводите до двух лет просрочку по отпускам сотрудников. Необходимо включить эти периоды в график отпусков, согласовав их при этом с работником. Либо по письменному заявлению заменить его денежной компенсацией за неиспользованный отпуск.

Когда и на какой период утверждается

Существующие нормативные акты определяют, что каждое предприятие, у которого существуют трудовые договора с наемными работниками, должно утверждать график отпусков на следующий год не позже двух недель до окончания текущего года.

Поэтому разработкой его можно заниматься начиная с осенних месяцев. При этом необходимо принимать во внимание, что дата утверждения графика на следующий год должна быть не позже 17 декабря.

График разрабатывается на предприятии и у ИП сроком на год. Данную процедуру необходимо проводить ежегодно. Связано это с тем, что право на отпуск и его продолжительность устанавливается в рамках одного года.

Кроме этого, ежегодное заполнение графика отпусков позволяет контролировать, все ли работники воспользовались данным правом. Если нарушать сроки утверждения графика, то за это к предприятию могут применяться меры административной ответственности.

Обязательно составлять график или нет

ТК РФ требует, чтобы все работодатели, будь то организации или предприниматели, составляли график отпусков. Причем данное требование обязательно к выполнению, в противном случае предусмотрено наказание КоАП.

Когда предприниматель работает самостоятельно без привлечения работников, он освобождается от составления графика. Также не должны его оформлять и утверждать физические лица, которые выступают в качестве работодателя.

Скачать бланк и образец заполнения формы Т-7

График отпусков на 2019 год: порядок составления, заполнения и утверждения, скачать образецГрафик отпусков на 2019 год Excel скачать бесплатно бланк.

График отпусков на 2019 год: порядок составления, заполнения и утверждения, скачать образецГрафик отпусков на 2019 год бланк скачать бесплатно Word.

График отпусков на 2019 год: порядок составления, заполнения и утверждения, скачать образецГрафик отпусков образец заполнения скачать в формате Pdf.

Внимание!

После составления графика необходимо ознакомить с ним всех сотрудников. Для этого можно применять лист ознакомления

Образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 на 2019 год

Рассмотрим подробнее, как составить график отпусков.

Заполнение документа нужно начинать с указания полного наименования компании либо Ф.И.О. предпринимателя. Справа от этой строки располагается поле, в которое фирмы также обязаны заносить еще присвоенный им код по справочнику ОКПО.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  График отпусков на 2019 год нужно утвердить до 18 декабря

Если в компании есть орган профсоюза, то информацию о выраженном им письменном мнении нужно указывать в графах в левой части бланка.

Далее заносится номер графика, а также дата, в которую он был составлен. Рядом с этим располагается поле, в котором нужно проставить год действия графика.

Этот документ должен приниматься руководителем фирмы или предпринимателем. Поэтому в правой части ему необходимо поставить свою подпись, ее расшифровку, указывает занимаемую должность. Также здесь записывается дата, когда произошло утверждение графика.

Основная часть документа выглядит как большая таблица, в которую построчно заносятся сведения об отпусках. Заполнять ее нужно таким образом, чтобы сначала указывалось название подразделения, а после этого перечислялись сотрудники, работающие там.

В столбец 1 записывается обозначение подразделения. В столбце 2 указывается название должности в таком же виде, как она внесена в штатное расписание.

В следующие столбцы 3 и 4 заносится полные Ф.И.О. сотрудника и присвоенный ему номер.

В столбце 5 указывается общее число дней отдыха, на которые может претендовать работник.

В столбце 6 проставляется дата, в которую он хочет пойти в отпуск. При этом в столбце 7 нужно указывать дату, в которую отпуск был реально предоставлен.

Если выполнялся перенос отпуска на иное время, то в столбец 8 нужно занести сведения о приказе, которым это было произведено, а в столбце 9 проставить новую согласованную дату начала отдыха.

Столбец 10 предназначен для того, чтобы производить отметки о переносе отпуска, отзыве из него работника и другой аналогичной информации.

Оформленный документ должен подписать руководитель кадрового отдела.

Порядок утверждения

Утверждение графика отпусков производится по следующей схеме:

  • Если в компании есть профсоюзный орган, то предварительно график должен быть согласован с ним. Для этого проект документа отправляется туда вместе с сопроводительным письмом;
  • Профсоюз должен рассмотреть полученный проект графика отпусков, и в течение пяти дней высказать свое мотивированное мнение в письменном виде;
  • Мнение может быть как положительным, так и отрицательным. В последнем случае между администрацией компании и профсоюзом проводятся переговоры до решения вопроса;
  • График нужно принять не позже 2 недель до наступления календарного года (до 17 декабря);
  • Утверждение графика может быть выполнено двумя способами:

    • Соответствующая надпись проставляется прямо на бланке графика;
    • Оформляется отдельный приказ об утверждении графика отпусков. Этот способ более удобный, поскольку в распоряжении можно назначить ответственных лиц, определить источники оплаты отпусков, обозначить способ информирования работников о предстоящем отдыхе и т. д. Приказ необходимо издавать также не позже, чем за 2 недели до завершения года.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  Объяснительная записка о невыполнении сотрудником должностных обязанностей: как правильно написать

Как составить приказ об утверждении графика отпусков

В каком случае вносятся изменения

Действующее законодательство не запрещает делать изменения в ранее принятом графике отпусков. Однако, такие мероприятия являются необходимостью, особенно если в компанию устраиваются новые работники, либо у работающих возникает потребность передвинуть их период отдыха на другое время.

В ТК указаны случае, когда компания безоговорочно обязана перенести отпуск на иное время:

  • При нахождении на отдыхе работник заболел;
  • У работника в период отпуска возникла необходимость в исполнении гражданских прав, и на это время закон предусматривает освобождение от работы.

Также нужно передвинуть период отпуска на новый, если ответственное лицо не предупредило сотрудника за 2 недели о приближении времени отдыха. Для того, чтобы внести такое изменение, работнику необходимо оформить заявление с проставлением новых дат отпуска.

Законом устанавливаются случаи, когда администрация имеет право перенести отпуск, если отсутствие работника на своем месте может нарушить нормальную работу фирмы. Однако в данном случае обязательно нужно получить письменное согласие самого сотрудника на это действие.

Порядок внесения изменений

Можно выделить две причины, из-за которых образуется необходимость сделать изменения в графике отпусков.

Если это нужно сделать по желанию самого работника:

  • Работник оформляет заявление, в котором указывает причину переноса и новые желаемые даты отдыха;
  • Руководитель рассматривает документ, и по своему желанию утверждает его или нет;
  • Если директор одобрил перенос, то заявление передается в кадровый отдел, где оформляют приказ о внесении изменений в график отпусков;
  • В имеющемся графике отпусков в поле «Примечание» указываются реквизиты заявления.

Если перенос отпуска необходим по производственной необходимости, процедура несколько меняется, поскольку нужно получить согласие работника:

  • Проведение переговоров с работником о переносе времени отпуска;
  • Если работник согласен, то он пишет согласие на перенос, либо подписывает готовый бланк;
  • Согласие передается в кадровую службу, где на его основании составляется приказ об изменении графика отпусков;
  • В имеющемся графике в поле «Примечание» записываются реквизиты согласия.

Как составить приказ руководителя о внесении изменений в график отпусков

Приказ на составление графика отпусков в ДОУ

Прежде чем составить график отпусков нужно издать приказ о его составлении. Специальной формы приказа в законодательстве нет. Поэтому необходимо его составить самостоятельно, и он должен содержать основные реквизиты:

  • Наименование организации;
  • Название документа;
  • Дата составления документа;
  • Суть документа;
  • Информация о лице, его подписавшем;
  • подписи иных лиц, если приказом возложена ответственность на сотрудников, следить за соблюдением утвержденных правил.

Приказ издается в одном экземпляре, подписывается руководителем и хранится в кадровых документах 5лет.

Образец приказа

Дошкольное образовательное учреждение детский сад № ____

«Об утверждении графика отпусков на _____ год»

город ___________                                                                                                           от «___» ________________ 20__ г.

Для эффективной организации труда и отдыха работников учреждения, обеспечения стабильной деятельности детского сада, руководствуясь ст. 122, 123 ТК РФ, Уставом учреждения, Правилами внутреннего трудового распорядка,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить график предоставления отпусков работникам ДОУ № ____ на 20__ год (Приложение № 1).

2. Ответственным за ведение табелей учета рабочего времени, ФИО, должность не позднее, чем за две недели до начала очередного отпуска извещать работника о начале очередного отпуска.

3. ФИО, должность ознакомить всех сотрудников учреждения с данным графиком предоставления отпусков под роспись.

4. Контроль за исполнением данного приказа оставляю за собой.

Заведующая                                                                    подпись                                      ФИО

С приказом ознакомлены :

ФИО, число

Приложение № ____           к приказу №_______ от «___» ________ 20__г.

УТВЕРЖДАЮЗаведующая ДОУ детский сад № ____

_____________________________

ФИО, подпись

«____»__________________ 20___г.

СОГЛАСОВАНОПредседатель  профкома ДОУ

_____________________________

ФИО, подпись

«____»__________________ 20___г.

 График предоставления очередных отпусков работникам ДОУ детский сад №_____ за 20__ год

ФИО Таб. № Должность Сроки отпуска Количествокалендарныхдней Подписьсотрудника
Начало окончание

Порядок и составление графика отпусков в ДОУ

Право на предоставление оплачиваемого отпуска имеет каждый сотрудник, проработавший в дошкольном образовательном учреждении более 6 месяцев. В соответствии со статьей 334 ТК РФ педагогическим работникам образовательных учреждений предоставляется ежегодный основной удлиненный оплачиваемый отпуск.

Конкретная удлиненная его продолжительность, составляющая 42 или 56 календарных дней, установлена в зависимости от наименования должности педагогического или руководящего работника, типа и вида образовательного учреждения

Рациональному планированию времени работы и отдыха кадрового состава ДОУ способствует ежегодное составление графика отпусков — локального нормативного документа, регламентирующего длительность и даты отпускных периодов всех сотрудников детского сада.

Оформление графика отпусков  с 2013г. осуществляется по форме Т-7 утвержденной постановлением Госкомстата РФ №1 от 5.01.2014 года, или в свободной форме, содержащей обязательные бухгалтерские реквизиты.

Составление графика отпусков ДОУ возлагается на руководителя детского сада, и оформляют они его по форме Т-7, так как эта форма удобная и хорошо знакома проверяющим органам.  Когда график окончательно составлен, он подписывается руководителем и передается на ознакомление всем сотрудникам под роспись.

Читайте также статью ⇒ Можно ли работнику предоставлять отпуск не по графику.

Правила составления графика отпусков

График отпусков в ДОУ составляется с учетом специфики работы организации с требованиями представителей первичной профсоюзной организации. Лето является самим подходящим временем для отдыха и руководству при составлении графика не нужно игнорировать этот факт.

Правило  составления графика представлен в виде таблице:

Опрос работников Кадровые сотрудники или заместитель руководителя проводят опрос работником, кто и когда желает пойти в отпуск.
Предварительный локальный акт На основании полученных данных составляется акт, с помощью которого можно выявить накладки в составлении отпуска.
Корректировка графика отпусков Проводится корректировка графика с учетом особенностей осуществления воспитательно-образовательного процесса.
Согласование графика отпусков После корректировки график согласовывается с руководителями структурного подразделения и с работниками детского сада.
Составляется окончательная редакция После всех корректировок и согласований утверждается окончательная редакция графиков отпусков.
Подписание графика отпусков Как составлен окончательный график, он подписывается руководителем и дается на ознакомление всем сотрудникам под роспись. Которая подтверждает что он ознакомлен с ним и согласен .

Особенности составления графика отпусков в детском саду

Когда составляется график отпусков в дошкольном образовательном учреждении руководителям необходимо помнить, что есть категория граждан которые могут взять отпуск вне графика отпусков, к ним относятся:

  • Беременные женщины, которых хотят воспользоваться заслуженным отпуском перед отпуском по беременности и родам;
  • Несовершеннолетние, которые работают по трудовому договору;
  • Другие категории лиц, указанные в ТК РФ (инвалиды войны, участники боевых действий, почетные доноры, герои СССР и РФ).

Сотрудники, которые имеют право самостоятельно выбирать себе время и продолжительность отпуска должны предоставить документ, который будет подтверждать привилегию. Если имеются накопленные неиспользованные отпускные дни, тогда отпуск продлевается: сначала отгуливает за предыдущий период, а  потом уже за текущий период. Непредставление отпусков в течение периода, превышающего 24 месяца, запрещено в соответствии с положениями ТК РФ.

Типичные ошибки при составлении графика отпусков

  1. В некоторых ДОУ график отпусков отсутствует или просто составляется «для галочки», это грубое нарушение трудового законодательства.
  2. В графике отражается только основной отпуск, дополнительные отпуска не включаются в график отпусков.
  3. Одновременное предоставление отпуска руководителю и заместителю руководителя, а также умышленное сокрытие информации об отпусках отдельных сотрудников.

Чем опасна не актуальная информация в графике отпусков?

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Обратим ваше внимание, что довольно важно, чтобы информация в графике отпусков была актуальной по каждому сотруднику организации. Любая организация может быть проверена трудовыми инспекторами и неверный или не актуальный график может стоить довольно дорого!

Так инспекторы могут выписать штраф, согласно КоАП ст. 5.27, сумма которого может составлять от 30 до 50 тысяч рублей на организацию, а ответственное лицо за составление данного документа может быть оштрафовано от 1 до 5 тысяч рублей. Кроме того, инспектор вправе даже приостановить деятельность организации-нарушителя сроком на 90 суток.

Конечно же штрафы и приостановление деятельности организации это весьма крайние меры, как правило, инспектор первоначально выписывает предупреждение, согласно которому вы должны будете исправить обнаруженные нарушения. Оказанные выше меры применяются, в основном, в том случае, если вы проигнорировали предписание и не внесли исправления и коррективы.

Не стоит уповать на то, что все обойдется, лучше по максимум предотвратить любую возможность придраться к вам со стороны проверяющих органов. Рассмотрим методы внесения корректив.

Варианты внесения изменений в график отпусков

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

И так, каким образом можно внести коррективы в утвержденный в график отпусков? Вариантов не так уж и много, всего два:

  1. Утвердить новый график отпусков с учетом внесенных изменений, учитывая новых и уволенных сотрудников.
  2. Путем издания дополнений к существующему графику. Для этого, в унифицированной форме Т-7 графика указывается название, например, с такой формулировкой: “График отпусков. Дополнение №…”. Чтобы не запутаться, при наличии нескольких дополнений лучше указывать их нумерацию с начала года и дату актуальности.

Первый вариант имеет небольшой плюс в том, что в нем проще найти необходимую информацию, так как все сотрудники, а также даты отпусков содержатся в одном списке. Но у инспектором по труду могут возникнуть при этом вопросы, что в организации составлено сразу несколько графиков, а не один на год, как это упоминается в законодательстве. Внесение корректив вторым способом решает эту проблему, именно этим вариантом лучше пользоваться на деле.

Что первый, что второй вариант подразумевает под собой одинаковый порядок действий по утверждению корректив в графике отпусков. Прежде всего необходимо получить согласие руководителей подразделений, далее при наличии профсоюза – его одобрение, а после этого документ подписывается у директора организации. Помимо этого издается приказ о внесении изменений в график отпусков, с указанием причины изменения, например, “В связи с приемом на работу с 3 февраля 2016 года Семену В.А.”.

Резюме: Более предпочтительно и менее рискованно применять 2-й метод внесения корректив в график отпусков. Для решения проблемы уволенных сотрудников можно делать соответствующие пометки в “Примечании”, колонка 10.

Разъяснение некоторых нюансов

Если в организации появляются новые сотрудники, то необходимо вносить изменение в ранее утвержденных график отдыха сотрудников. Однако это необходимо делать лишь для тех сотрудников, которые принимаются в первом полугодии. Связано это с тем, что работник имеет права на отпуск после того, как он проработает в организации не менее шести месяцев, таким образом, коррективы уже можно будет внести в график на будущий год.

Составление графика отпусков Каждый сотрудник независимо от того, работает он по прогрессивной системе оплаты труда или по сдельно-премиальной, раз в год имеет право на оплачиваемый отпуск. Для правильного ведения учёта сотрудников и своевременного оформления для них необходимых выплат следует придерживаться разработанного и утвержденного плана. Рассмотрим, каким должен быть график отпусков в 2018 году.

Порядок составления

График отпусков отражает информацию о распределении среди сотрудников времени на отпуск помесячно. Такое расписание составляется на весь текущий год.

Перед тем, как составить график отпусков, необходимо правильно организовать сбор и обработку всей необходимой информации – например, опросить тех сотрудников, которым предусмотрено право самостоятельного выбора дат.

К таким группам относятся:

  • матери двух и более детей, возраст который не превышает 12 лет (либо ребенка-инвалида);
  • одинокие матери либо родители;
  • несовершеннолетние;
  • мужья женщин, находящихся в отпуске по беременности и родам;
  • люди, работающие по совместительству;
  • почетные доноры;
  • чернобыльцы;
  • инвалиды;
  • супруги военнослужащих и другие категории, согласно законодательству.

Некоторые организации для такой работы имеют отдельного специалиста, который занимается исключительно составлением графика от начала до конца, в других эта работа распределяется между всеми сотрудниками отдела кадров и каждый выполняет свою часть, а потом все это сводится воедино.Планирование отпуска

Этапы работы

Весь план построения графика отпусков, а также условия пребывания сотрудников в отпуске лучше всего вести в отдельных нормативных документах, также они должны быть прописаны в коллективном соглашении предприятия или внутренних правилах коллективно-трудового расписания.

Образец заполнения графика отпусков на 2018 год можно скачать ниже.

В кадровых отделах должна быть разработана инструкция с подробным описанием процедуры заполнения расписания. В первую очередь должен быть получен приказ об утверждении графика отпусков, который включает следующее:

  • Название организации;
  • Номер приказа;
  • Место и дата составления;
  • Основная часть (следует указать, кто занимается подготовкой расписания, прежде чем передать на подпись главе кадрового отдела; срок, в который сотрудники могут заявить о своих желаниях и времени выхода на отдых; период, к концу которого главы подразделов предприятия обязаны согласовать с сотрудниками все нюансы и сопоставить их с планом отдела; дату, к которой вся сопутствующая документация должна поступить к руководителю организации);
  • Подписи ответственных лиц об ознакомлении с приказом.

Образец приказа представлен далее.

В любое расписание отпусков на протяжении года могут вноситься коррективы. Часто случается, что в график отпусков нужно включить перенос отпуска (например, когда человек заболел, пребывая в ежегодном отпуске). Любую информацию о внесенных коррективах следует включить в расписание компании. Обязательно обоснование выполненных действий. Им может стать заявление сотрудника.

При отзыве работника из отпуска данный факт должен быть также отражен, причем обязательно письменное согласие сотрудника, а также соответствующий приказ директора организации.

Заполнение формы

К примеру, кадровику необходимо составить график отпусков на 2018 год, то, прежде всего, ему нужно начать с учета пожеланий сотрудников, которым важно уйти на отдых в том или ином периоде (например, в летнее время), получив их заявления с указанными датами желаемого отдыха. После заполнения формы ее необходимо передать на подпись начальнику кадрового отдела предприятия, а затем руководителю предприятия, который и является последней инстанцией в утверждении ежегодного графика на предприятии.

Для того чтобы правильно составить график отпусков, применяется форма, образец которой приведен далее.

Кто утверждает расписание

Расписание ежегодных оплачиваемых отпусков должно быть утверждено не позже чем во второй половине декабря предыдущего календарно-рабочего года. Например, утверждение графика отпуска на 2018 год следовало осуществить не позднее середины декабря 2017 года.

Данный вид учета ведется как для госорганизаций, так и для индивидуальных предпринимателей. Правильно и вовремя утвержденная программа оградит от лишних вопросов со стороны инспекционных организаций. Если в компании игнорируют ведение расписания ежегодных отпусков, а работникам приходится отпрашиваться на отдых, это свидетельствует о нарушении прав сотрудников, так как они не могут спланировать свой отдых заранее. В 2018 году был опубликован список требований Трудового кодекса, которые должны неукоснительно исполняться.

Нужен ли график отпусков? Однозначно да, поскольку он позволяет грамотно организовать рабочее время и заранее спрогнозировать все сопутствующие затраты.

График отпусков: Видео

Что это за документ?

Все работающие имеют право уходить в ежегодный оплачиваемый отпуск. Чтобы их отсутствие не отразилось негативно на деятельности предприятия, надо установить очередность.

Именно эту задачу выполняет график отпусков (ГО). В нем отражается время отдыха каждого человека на протяжении календарного года.

Согласно ст. 123 ТК РФ, документ обязателен для работодателя и подчиненных, поскольку принуждает соблюдать требования закона, гарантирует своевременный отдых и позволяет предотвратить многие конфликты.

Трудовой Кодекс РФ

Помните, что он:

  • составляется ежегодно за две недели до наступления нового календарного года;
  • согласуется с профсоюзом, если такая организация предусмотрена.

Раньше оформлять ГО должны были крупные и малые предприятия, но последние с 1 января 2019 года освобождены от таких обязательств.

То есть, небольшие организации имеют право отпускать работников по договоренности, а порядок прописывать в трудовом договоре.

Каковы последствия за отсутствие или нарушение?

Трудовая и налоговая инспекция внимательно проверяет график отпусков, поэтому важно соблюдать сроки и оформлять без ошибок.

За несоблюдение норм Трудового кодекса руководство привлекается к административной ответственности.

Наказание квалифицируется по ч. 1 ст. 5.27 КоАП:

  • 30 000-50000 руб. – для ЮЛ;
  • 1000-5000 руб. – для должностных лиц;
  • 1000-5000 руб. – для ИП, привлекающих наемный труд.

Как утверждается?

График отпусков утверждается не позднее, чем за 14 дней до наступления года, за который он составляется — такие требования установлены ст. 123 ТК РФ.

Другими словами, документ за 2019 г. надо было подписывать до 16 декабря 2016 г., а за 2019 год — до 15 декабря 2019 г. (17 число выпадает на выходной).

Помните другие важные нюансы:

  • после утверждения документ становится обязательным к исполнению: организация должна в конкретную дату отправить человека отпуск, а он – пойти отдыхать;
  • не обязательно издавать Приказ об утверждении ГО, поскольку подпись уполномоченного лица уже присутствует на документе и свидетельствует о вступлении в силу;
  • делать исправления недопустимо.

Как составляется и с кем согласуется?

Согласно ст. 123 ТК РФ, мнение работника не учитывается при разработке документа: решение согласуется только с профсоюзом. Но на практике так сложилось, что руководство всегда спрашивает у подчиненных, когда они хотят отдыхать – так удобнее для всех сторон.

Ответы оформляются документально – так проще выявить «льготников», которым предоставляется отпуск в особом порядке.

Подробнее об этом поговорим позже.

А сейчас рассмотрим последовательность составления и согласования документа на следующий год.

Сбор информации о времени отпусков всех работников

 Для этой цели может составляться: 

  • опросный лист;
  • анкета;
  • докладная записка.

В некоторых организациях подготовкой документов, где учитываются пожелания сотрудников и рекомендации руководства, занимаются кадровые специалисты.

Они могут разрабатывать ведомость:

Полученная информация анализируется и корректируется с учетом норм права.

 Составляется проект

Документ отправляется в профсоюз на рассмотрение, а после получения положительного ответа, приступают к оформлению.

Протокол профсоюзного собрания требуется, чтобы подтвердить отсутствие нарушений со стороны работодателя.

Утверждение ГО и ознакомление работников

Осуществляется руководителем или иным уполномоченным лицом. Понадобится докладная записка и ведомость.

На бланке графика блок для утверждения руководителем выглядит так:

Работники должны ознакомиться с утвержденным документом, иначе он становится необязательным к исполнению – такие условия регламентируют ст. 22 и 123 ТК РФ.

Руководитель вправе издать приказ на график отпусков, который обязывает начальников подразделений собрать необходимую информацию у своих работников.

Здесь вы можете посмотреть образец:

Кроме подписи лиц, требуется наличие даты составления документа.

положение об отпускахЗачем составляется положение об отпусках на предприятии

? Подробную информацию о документе вы найдете в нашей статье.

Можно ли взять отпуск авансом за текущий год? Узнайте тут.

В каком случае вносятся изменения в график отпусков

Приказ о внесении изменений в график отпусковНесмотря на то, что такой локально-нормативный акт, как график отпусков согласовывается со всеми сотрудниками и профсоюзным органом, а затем его вводит в действие приказ об утверждении графика отпусков, закон не ограничивает от внесения в него изменений.

Такой шаг, порой, даже необходим, если по какой-либо личной причине сотрудники просят перенести период, на который намечен отдых, на другой срок, либо в коллектив принимаются новые лица. Кроме этого, существуют случаи, в которых сам работодатель обязан произвести перенос отпуска либо его продление.

При продлении или переносе по инициативе работодателя

ТК устанавливает несколько случаев, когда отпуск необходимо перенести либо продлить:

  • Работник ушел в отпуск и заболел. Но в этом случае важно, сообщил ли он о своей болезни. Если это был сделано, то время отдыха просто увеличивается на количество дней болезни. В противном случае уже после выхода из отпуска и предъявления больничного эти дни переносятся на другое время.
  • Сотрудник во время нахождения на отдыхе должен исполнять гражданские обязанности, причем трудовое законодательство определяет на их период освобождение от работы.

Внимание!

Также по закону компания обязана предупредить сотрудника о том, что у него скоро наступит ежегодный оплачиваемый отпуск

, за 2 недели до этого. Если же это было не сделано, то внесение изменений в график отпусков производится путем написания заявления на отпуск, в котором работник указывает новый желаемый период отдыха.

В ограниченных случаях

В ограниченном количестве случаев работодатель может выступить с инициативой о переносе времени отпуска на иной период. Это может быть связано с обеспечением непрерывного процесса производства.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  График отпусков по форме Т-7

В частности, это может понадобиться в случаях:

  • Возникновение срочного важного задания, которое может выполнить только этот работник;
  • Изменение структуры компании (слияние, дробление, сокращение штата и т. д.);
  • Внедрение новых методов работы, пуско-наладка нового оборудование, изменение программного обеспечения;
  • Проведение проверки деятельности фирмы контролирующими госорганами;
  • Выезд в срочную командировку по производственной необходимости;
  • Неожиданная болезнь одного из руководящих сотрудников, чьи обязанности можно передать только ограниченному числу лиц.

Однако даже в этом случае перенос отпуска должен быть согласован с работником. Изменения в график отпусков вносятся только при наличии его письменного согласия с переносом отдыха на другое время.

Даже при наличии производственной необходимости, не дать работнику уйти на отдых по графику нельзя.

Перенос отпуска по инициативе работника

Необходимо помнить, что существует несколько категорий работников, которые имеют право менять время отдыха на более удобное для них. Это может происходить даже если при составлении графика с ними был согласован один период, а уже в течение года они решили изменить его на другой.

К таким категориям сотрудников относятся:

  • Работники младше 18 лет;
  • Совместители, поскольку они ходят в отпуск одновременно и по основному месту, и по совмещению;
  • Работницы, которые ожидают ребенка;
  • Мужья, чьи супруги в данный момент находятся в отпуске по беременности и родам;
  • Работники, кто имеет двух и больше детей до 12 лет;
  • Имеющие статус почетного донора;
  • Жены военнослужащих, которые получают отпуск одновременно с мужем;
  • Ликвидаторы аварии на ЧАЭС;
  • Прочие категории, установленные законодательно.

Внимание!

Обычно, если произведен прием нового сотрудника

, производить изменения в графике нет необходимости. Новый работник получает право на отдых проработав не менее 6 месяцев, однако по соглашению с администрацией, отпуск может быть предоставлен и авансом. Оформление производится путем написания сотрудником заявления с просьбой отпустить его в отпуск

Если же все таки изменение графика отпусков при приеме нового сотрудника решено закрепить документально, это производится по всем правилам с изданием соответствующего приказа.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  График отпусков по форме Т-7

Как внести изменения в график отпусков

Действующее законодательство не содержит сведений о том, допустимо ли производить исправления в графике отпусков, а также механизма этого события. Но кадровые специалисты определили, что делать это все же необходимо по нескольким причинам.

Так, неактуальный документ может вызвать путаницу при предоставлении отпуском и повлечь претензии со стороны госорганов. Кроме этого, незапланированное отсутствие на рабочем месте сотрудников может повлечь сбои в работе фирмы.

В любом случае, внесение корректив должно быть санкционировано руководителем и подтверждено желанием работника. При этом изменения необходимо будет отразить и в личной карточке сотрудника.

Если работник хочет перенести свой отдых на иной период, он должен оформить заявление к руководителю. В нем необходимо изложить просьбу о переносе периода отпуска на иной срок. Подписанное заявление передается в кадровую службу, которая на основании его издает приказ. В самом графике в графе «Примечание» необходимо указать реквизиты заявления.

Аналогичным образом необходимо поступить, если производится перенос отдыха по производственной необходимости. В этом случае сотрудник пишет не заявление, а согласие на перенос времени отдыха на новый срок, и указывает его здесь же. Его же реквизиты проставляются в графике.

Скачать образец приказа о внесении изменений в утвержденный график отпусков

Приказ о внесении изменений в график отпусковСкачать образец приказа о внесении изменений в график отпусков.

Как составить приказ о внесении изменений в график отпусков

Для такого приказа нет какой-либо стандартной формы. Компания имеет право составить его произвольно, на фирменном бланке.

В верхней его части указывается полное название фирмы, дата и место оформления. Далее записывается слово «Приказ» и проставляется его порядковый номер. Ниже следует краткое название документа, к примеру «О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска».

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  Приказ об утверждении графика отпусков

приказ о внесении изменений в график отпусковЗатем идет вводная часть, в которой указывается причина, из-за чего решено произвести перенос даты отпуска. К примеру, «На основании заявления о переносе отпуска…» либо «В связи с вводом в эксплуатацию нового станка на основании согласия работника…».

Приказ о внесении изменений в график отпусковДальше записывается слово «Приказываю», после чего по пунктам излагаются распоряжения:

  • Указание на перенос даты начала отпуска, с проставлением с какой даты переносится и на какую;
  • Указание кадровому специалисту произвести соответствующие изменения в графике отпусков.

Приказ о внесении изменений в график отпусковПриказ о внесении изменений в график отпусков утверждает руководитель компании. Ниже его должны подписать упомянутые в нем сотрудники, и проставить дату ознакомления.

Главные особенности

Составление и утверждение графика происходит в определенном законом порядке. Для того, чтобы правильно организовать отдых работников, используется опросный лист и определяется оптимальная очередь. Для оформления документа необходимо ориентироваться на образец, который доступен в интернете.

Зачем он необходим

График отпусков предусматривается Трудовым кодексом РФ. Он необходим для определения порядка выхода работников в оплачиваемый отпуск. Документ составляется работодателем и является обязательным к исполнению.

Юридические лица, независимо от статуса и количества работников, должны своевременно выпускать приказ о графике отпусков. При его отсутствии фирма может быть привлечена к административной ответственности. В этом случае на руководителя налагается штраф.

Если нарушение выявляется в деятельности должностного лица, то заплатить придется 1 000 – 5 000 рублей. Санкции для юридических лиц предусматриваются в размере 30 000 – 50 000 рублей или в виде приостановления деятельности на 90 суток.

Скачать образец опросного листа о планируемом отпуске

Индивидуальные предприниматели могут не составлять график. Им разрешено согласовывать отпуска совместно с сотрудниками. Однако рекомендуется все же подготовить документ. Ведь работники должны своевременно и в полном объеме использовать свое законное право.

Составление графика потребуется для:

  • напоминания работодателю о предоставлении положенного отдыха, а также работнику о его праве;
  • установления очередности выхода в отпуск, учитывая взаимозаменяемость сотрудников, характер производства;
  • использования информации из графика с целью создания резерва на оплату отпуска (по бухгалтерии и налогам).

Опросный лист

Определение порядка очереди выхода сотрудников в отпуск возможно на основании опросного листа. Законодательно не предусматривается универсальный способ выяснения данных. Опросный лист составляется произвольно.

В нем нужно указать:

  • фамилии, имена, отчества сотрудников;
  • даты выхода в отпуск (в полный или частичный);
  • дату составления документа;
  • подписи каждого работника.

Бумага является подтверждением того, что сотрудники высказали пожелание о выходе в отпуск. В учреждении может подготавливаться несколько опросных листов. Количество определяется на основании численности сотрудников и числа структурных подразделений. Чаще всего листы составляются на каждый отдел.

Образец приказа об утверждении графика отпусков

Оптимальная очередь

На основании опросного листа не всегда удается составить график. Ведь только руководитель знает о взаимозаменяемости работника. Поэтому он может вносить изменения в план отпусков. В учреждении существует понятие оптимальной очередности.

Начальники отделов должны предоставить отпуск первоочередным лицам, к каким относится:

  • молодые сотрудники (до 18 лет);
  • работники, воспитывающие несовершеннолетнего ребенка с инвалидностью;
  • женщины, воспитывающие двоих детей, не достигших 12 лет, или отцы-одиночки с аналогичной ситуацией;
  • сотрудники, которых вызвали во время ежегодного оплачиваемого отпуска на работу;
  • почетные доноры Российской Федерации и СССР.

Также выделяют работников, которые имеют внеочередное право на отпуск в особенных случаях.

Среди них выделяют:

  • мужей в период нахождения супруги в отпуске по беременности и родам;
  • женщин до ухода в отпуск по беременности и родам или по истечении отпуска по уходу за ребенком;
  • внешних совместителей, которые уходят в отпуск по основной деятельности;
  • родителей несовершеннолетних детей в случае поступления последних в сузы и вузы другого региона.

В права работодателя входит возможность (не обязанность) деления отпуска на две части, одна из которых составляет не менее 14 дней. Если отдых делится, то эта информация должна быть отражена в графике отпусков.

Если работник в момент формирования графика не отработал положенные ему 6 месяцев, то внесение его в документ возможно по согласованию с руководством авансовым способом. Ведь в 2019 году, несмотря на то, что он не отработал пока положенный срок, он все же планирует уйти в отпуск.

Данное правило не касается:

  • женщин, уходящих в отпуск по беременности и родам;
  • сотрудников, не достигших 18 лет;
  • усыновителей детей до 3 месяцев;
  • супругов, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам.

Этим работникам предоставление отпуска производится на основании письменного заявления даже при трудовой деятельности менее 6 месяцев.

Где скачать образец

Приказ, который утверждает график отпусков, издается в то же время, что и сам документ. Выпустить его необходимо не позднее, чем через две недели после наступления нового года.

Образец графика, приказа, а также форму Т-7, куда вносятся сведения, можно скачать в интернете.

На предприятиях приказы не составляются, так как сама форма графика содержит строку для подписи руководителя. Это не является противозаконным. Однако приказ может подтвердить вступление документа в законную силу и зафиксировать дату составления графика.

Скачать образец Т7

Как составить приказ о графике отпусков

Для составления графика используется форма Т-7. Но работодатель имеет возможность на самостоятельное, по личному усмотрению, введение бланка графика. Важно, чтобы он содержал основные графы документа.

Выделяют шесть обязательных к заполнению граф:

  1. В первом разделе прописывается структурное подразделение, в котором трудится работник.
  2. Вторая графа отражает данные о специалисте. К ним относят должность согласно штатному расписанию.
  3. Третья графа содержит фамилию, имя и отчество.
  4. В четвертом разделе указывается табельный номер.
  5. Пятый столбец необходим для указания количества дней отпуска (календарных), на которые может претендовать сотрудник. Отдельно указывается дробление отпуска (при желании работника и разрешении работодателя).
  6. Шестая графа содержит дату начала отпуска сотрудника.

После составления документа производится его заверение у руководства учреждения. Далее сотрудники знакомятся с подписанным документом.

Дополнительно могут быть введены графы с указанием фактической даты выхода работника, наслоения отпусков за два года друг на друга. Если в один период работник уходит в отпуск за предшествующий период, то ставится пометка в графике.

Для того, чтобы понять возможность ухода в отпуск за два года, стоит рассмотреть пример. Сотрудник принят на работу 25 июля 2019 года. Первый рабочий год у него заканчивается 7 июля 2019 года, а второй – 7 июля 2019 года. Если он возьмет отпуск в мае 2019 года (за первый год) и в ноябре 2019 года (за второй год), он может отгулять два отпуска.

Отражаем информацию об отпуске в личной карточке

Если сотрудник заранее уходил в отпуск, то в графике отмечается отсутствие календарных дней на предстоящий период.

Для утверждения приказа о графике отпусков можно воспользоваться двумя способами. В первом случае руководитель лично подписывает документ, а во втором – издается приказ организации.

Первый способ предусматривает проставление визы начальника в верхнем правом углу документа. Второй вариант – создание приказа с утверждением графика отпусков, который будет являться приложением.