Как работать с электронными больничными работодателю?

Переход на электронные больничные позволит начислять и производить выплаты больничных и декретных пособий без лишнего документооборота с ФСС. Кроме того, риск, что ФСС откажет в выплате пособий по электронному больничному минимальный. В статье рассмотрим как перейти на электронные больничные и как работать с электронными больничными работодателю.

Содержание

Электронный больничный листок

С июля 2017 года в нашей стране наряду с бумажными больничными листками действуют и электронные листки. Выдавать такие листки могут не все медучреждения, а только те, которые подключены к системе взаимодействия с ФСС РФ. Врач не будет в этом случае заполнять больничный на бумаге, а внесет все данные в электронную карту или базу и после окончания лечения сообщит работнику только номер больничного (Читайте также статью ⇒ Определение размера пособия по временной нетрудоспособности в 2019).

Важно! Электронный больничный имеет такую же юридическую силу, как и бумажный.

Условия для перехода на электронные больничные

В электронном виде больничные листы формируют в системе ЕИИС «Соцстрах». Для того, чтобы работодатель мог перейти на такие листы, необходимо соблюдение следующих условий:

  • Работодатель является участником ЕИИС «Соцстрах»;
  • Медучреждение должно быть подключено к ЕИИС «Соцстрах»;
  • Работник в медучреждении заполнял согласие по формированию больничных листов в электронном виде, а также на обработку своих персональных данных.

Стать участником ЕИИС «Соцстрах» работодатель может, установив ПО с подключенными сервисами ФСС. Причем, компании могут разработать программу самостоятельно, а могут воспользоваться программой, которую ФСС предоставляет бесплатно. Это программа «Подготовка расчетов для ФСС», ее необходимо сказать с сайта ФСС и установить на рабочий компьютер. Кроме самой программы также можно скачать и инструкцию по работе с ней.

Помимо этого, потребуется заключить соглашение с ФСС об информационном взаимодействии. Как правило, соцстрах всем страхователям отправляет письма с информацией по заключению соглашения на обмен данными в электронном виде. Работодатель может подать его с подписью руководителя в свой ФСС на бумаге.

Регистрация работодателя на портале Госуслуг

Прежде чем начать работать с электронными больничными, работодателю необходимо получить электронную подпись. Причем она должна подходить для системы ЕИИС. Приобрести подпись можно в удостоверяющем центре. Если компания уже использует электронную подпись для отправки отчетов по ТКС, то необходимо поинтересоваться у оператора, подойдет ли она для взаимодействия с ФСС по вопросам больничных.

После получения подписи, необходимо пройти регистрацию на портале Госуслуг. Для этого сначала регистрируется как физлицо руководитель компании и получает учетную запись. Через запись руководителя уже создается учетная запись компании, либо ИП.

Регистрация работников на сайте Госуслуг

Помимо работодателя, на портале госуслуг зарегистрироваться должен и работник. Оформить больничный в электронном виде смогут только те граждане, которые имеют учетную запись на сайте Госуслуг. При этом учетная запись должна быть подтвержденная. Если компания хочет перейти на электронные больничные, потребуется сделать рассылку всем сотрудникам в предложением пройти регистрацию на этом портале. Те работники, кто откажется от прохождения регистрации получать больничные смогут только на бумажном носителе.

Порядок приема электронного больничного

На сайте ФСС необходимо зайти на страницу «ФСС: Электронные кабинеты» (cabinets.fss.ru) и выбрать «Кабинет страхователя». После этого нажимаем кнопку «Вход в кабинет». После этого для входа в «Кабинет страхователя» необходимо ввести логин и пароль учетной записи, созданной на Едином портале гос- и муниципальных услуг. При этом нужно, чтобы созданная учетная запись была подтвержденной.

После входа в «Кабинет страхователя» появится диалоговое окно, где необходимо выбрать сертификат электронной подписи, если у работодателя их более, чем один. После чего нажать кнопку «ОК». «Кабинет страхователя» имеет 4 вкладки:

  • «Электронные листы нетрудоспособности», где содержатся все больничные листы по сотрудникам работодателя;
  • «Журнал обмена данными» с ФСС;
  • «Журнал реестров», которые работодатель отправил в ФСС;
  • «Журнал пособий», которые работодатель выплатил работникам.

В журнале «Электронные листы нетрудоспособности» будут отражаться данные по сотрудникам (ФИО, СНИЛС), дата выдачи больничного, а также период нетрудоспособности по каждому сотруднику.

Через «Кабинет страхователя» работодатель может осуществлять следующие действия:

  • своевременно получать информацию о новом больничном, закрытым медучреждением;
  • Заполнять больничный в разделе «Заполняется работодателем»;
  • Просматривать больничные в электронном варианте, а также их распечатывать;
  • Отправлять электронные больничные на экспорт для загрузки в ПО, к помощью которого будет создаваться реестры и отправляться больничный в ФСС;
  • Просматривать реестры тех больничных, которые уже отправлены в ФСС;
  • Просматривать журнал по обмену данными с ФСС.

Как работать с электронными больничными

Для заполнения больничного для начала его необходимо запросить в базе данных ФСС, для чего вводится номер больничного, а также СНИЛС сотрудника и нажимается кнопка «Получить ЛН». После этого будет выведен запрашиваемый работодателем больничный лист, с которым можно выполнить некоторые действия:

  • Удалить его из журнала – для этого нужно нажать кнопку «Отвязать»;
  • Уничтожить больничный – для этого нажимают кнопку «Прекратить действие»;
  • Экспортировать в файл и др.

Для выгрузки больничного нужно нажать кнопку «Экспорт в файл». Заполнить электронный больничный можно на вкладке «Заполняется работодателем». Здесь заполняются все необходимы сведения:

  • Наименование работодателя;
  • Реквизиты работодателя (регистрационный номер, код подчиненности, ИНН);
  • ФИО руководителя и главного бухгалтера;
  • Данные по среднему заработку работника, а также по среднедневному заработку;
  • Страховой стаж работника;
  • Период нетрудоспособности, за который начисляется пособие;
  • Сумма пособия, подлежащая выплате за счет ФСС и за счет работодателя – расписываются отдельно, а затем общая сумма пособия.

Заполнив требуемые сведения, необходимо нажать «Сохранить», после чего в программе будут сохранены данные, а затем отправлены в ФСС.

Порядок взаимодействия с ФСС

Взаимодействие между ФСС, работником и работодателем представляет собой следующий порядок действий:

  • Работник в поликлинике или больнице подписывает согласие на оформление ему больничного в электронном виде. По окончании лечения врач сообщит работнику номер больничного листа;
  • Сотрудник сообщает своему работодателю номер электронного больничного;
  • Работодатель запрашивает больничный у ФСС по номеру и СНИЛС;
  • Работодатель производит расчет пособия, после чего заполняет электронный лист и направляет его в ФСС, а также выплачивает работнику пособие.

Важно! Через «Личный кабинет» работник может отслеживать о собственных больничных, а также о размерах пособий, начисленных по ним.

Если работодатель не работает с электронными больничными

Важно! Работник или работодатель могут отказаться от электронных больничных, в этом случае листок оформляется на бумаге и как прежде передается в ФСС для проверки и возмещения пособия.

Работодатель не обязан формировать больничный в электронном формате, как и прежде он имеет право работать с бумажными листками, но об этом стоит предупредить своих работников. В этом случае работник оформит больничный на бумаге, а не в электронном виде. А если он все же оформил больничный лист в электронном виде, работодатель может направить работника заменить его на бумажный. Работник обратиться в медучреждение, выдавшее ему электронный больничный, после чего он будет недействительным, а работнику выдадут больничный на бумаге (Письмо ФСС РФ №02-09-11/22-05-13462 от 11.08.2017) (Читайте также статью ⇒ Справка расчет по временной нетрудоспособности).

Законодательная база

Статья 13 закона №255-ФЗ от 29.12.2007 «Порядок назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком»
Письмо ФСС РФ №02-09-11/22-05-13462 от 11.08.2017 «О порядке формирования электронного листка нетрудоспособности»

Лист нетрудоспособности в электронном виде

Больничный лист в электронном виде – это существующая реальность. Прошел уже год после того, как ранее пилотный проект был внедрен в общую практику. До начала 2017 целых три года этот макет обкатывался в шести региональных проектах. Процесс апробировался и дорабатывался и, наконец, был веден в общее пользование.

Конечно, довольно рано заявлять о повсеместном нововведении. Для работы с электронными больничными листами необходимо, чтобы три стороны взаимодействия сотрудничали сообща, а главное, имели доступ к Единой интегрированной информационной системе (ЕИИС). Только ее наличие позволяет медицинскому учреждению произвести оформление электронного больничного листа, а работодателю заполнить свою часть документа. Третье звено цепи, связывающее два предыдущих и обеспечивающее выплаты, это ФСС, они должны иметь возможность проверить больничный лист и подтвердить его возмещение.

Сама идея введения электронных больничных листов довольно занимательна и призвана решить множество ранее существовавших проблем. Однако до полного перехода на работу с электронным больничным организациям потребуется не только подключиться к базам ЕИИС, но и подкорректировать иные моменты. К примеру, для работы с электронными больничными понадобится иметь зарегистрированные электронные подписи, которые будут гарантировать легальность выданного документа. К тому же понадобятся еще и подготовленные бланки согласия пациента с выдачей электронного бланка вместо бумажного.

Введение электронных бюллетеней регламентировано Федеральным законом №86-Фз от 01.05.2017 года. Фонд социального страхования РФ с июня 2017 года запустил электронный сервис, в котором регистрируются кабинеты страхователей и застрахованных лиц. На начало 2018 года электронным сервисом могут воспользоваться далеко не все медучреждения и работодатели, поэтому данная мера считается сугубо добровольной и никаких указаний по поводу обязательного внедрения пока не имеется. Если у больницы или поликлиники сервис подключен, но у работодателей он отсутствует, то получить электронный больничный пациент не сможет. Схема взаимодействия отлажена и подразумевает, что выписать такой бланк нетрудоспособности система позволит, только если организация-работодатель внесена в число пользователей.

Оформление листа нетрудоспособности

Электронный больничный лист оформляется, как и бумажный

, с учетом целого ряда установленных правил и инструкций.

Собственно ни в самой форме, ни в порядке оформления больничных листов ничего не изменилось. Выдавать электронный больничный лист могут только лицензированные медицинские учреждения. Отличие будет заключаться только в том, что данные вносятся не от руки, а в специальную компьютерную программу. Справедливости ради стоит сказать, что большинство врачей уже давно не заполняют данные от руки, а отпечатывают сведения на бланках посредством принтера. Поэтому существенных изменений в оформлении не предвидится.

Порядок заполнения электронных больничных со стороны медучреждения следующий:

  1. Название медицинского учреждения.
  2. Наименование предприятия работодателя.
  3. ФИО пациента.
  4. Дата рождения больного.
  5. Отметка о том является ли рабочее место основным или работник задействован по совместительству.
  6. Дата выдачи бюллетеня.
  7. При выдаче документа по уходу за больным членом семьи заполняются соответствующие поля.
  8. Период времени, в границах которого человек был освобожден от труда.
  9. Сведения о лечащем враче, заполнившем бланк – ФИО и должность.
  10. Дата выхода на работу.

Бюллетень заверяется электронной подписью врача и печатью медучреждения. Оплата больничного листа, который превышает минимально разрешенные сроки, производится только при наличии на нем подписей врачебной комиссии и главного врача больницы или поликлиники.

Вторую часть работы с электронными больничными предстоит провести работодателю. Они вводят:

  1. Регистрационный номер фирмы.
  2. Код подчиненности организации.
  3. Данные о самом работнике в виде ИНН и СНИЛС.
  4. Размер страхового стажа.
  5. Средняя зарплата сотрудника, которая принимается для расчета выплаты.
  6. Размер компенсации.
  7. Сумма, выдаваемая на руки сотруднику за вычетом НДФЛ.
  8. Цифровые подписи бухгалтера и руководителя предприятия.

Такое объемное заполнение информации не будет производиться каждый раз. Один раз внесенные сведения сохраняются в системе, и затем многие данные проставляются автоматически.

Порядок работы с электронным больничным

Если оформление не вызывает никаких дополнительных вопросов, то сам факт выдачи происходит по-новому.

Первичное заведение и оформление осуществляется в медицинском учреждении. Выписка электронных больничных листов инициируется самим пациентом. Для этого гражданин должен не только сообщить о том, что желает получить бюллетень именно в таком виде, но и дать свое письменное согласие на его оформление. Согласие имеет свободную форму заполнения, но больницы могут разрабатывать свои бланки, чтобы упростить данную процедуру. После того как согласие получено, врач приступает непосредственно к внесению сведений.

Вся система формирования бюллетеней нового образца автоматическая, поэтому при открытии нового больничного листа ФСС выдает персональный номер бланку, который также имеет высокие степени защиты, что исключает возможность заполнения его сторонними лицами и организациями.

Сформированный документ после подписи врача необходимо отправить в соцзащиту. На самом деле в ФСС больничный лист попадает автоматически после того, как врач ставит отметку о завершении внесения данных. Таким образом, решается проблема сроков сдачи больничного листа в ФСС, главное, чтобы наниматель не задерживал расчеты по выплате пособия по больничным листам.

Пациенту на руки выдается лишь номер заполненного больничного документа, который он передает своему работодателю. Наниматель, получив сведения о номере бланка, который был выдан, должен перейти в ЕИИС и произвести ряд действий со своей стороны. Первое следует выполнить проверку всех внесенных данных об организации-работодателе. При наличии выявленных ошибок следует отправить запрос на возврат бюллетеня для внесения изменений данных, но  сама система должна исключать возможность неправильного внесения за счёт автоматизации. Затем бухгалтер заполняет свой раздел бланка, тем же способом в программе. Доступ к внесению сведений имеют люди соответствующей квалификации, их подписи должны быть также заверены для проставления в цифровом формате.

Вся система организована так, что сдавать в ФСС для оплаты больничного не нужно. Наниматели часто задаются вопросами через, сколько дней должна быть проведена проверка и в какой срок оплачивается больничный. Срок сдачи больничного листа остается прежним – 10 дней с момента получения сведений о его закрытии. В течение такого времени бухгалтер начисляет выплаты. А вот перечисление начисленных средств производится в ближайший день установленной выплаты.

Лист нетрудоспособности в электронном виде

Больничный лист в электронном виде – это существующая реальность. Прошел уже год после того, как ранее пилотный проект был внедрен в общую практику. До начала 2017 целых три года этот макет обкатывался в шести региональных проектах. Процесс апробировался и дорабатывался и, наконец, был веден в общее пользование.

Конечно, довольно рано заявлять о повсеместном нововведении. Для работы с электронными больничными листами необходимо, чтобы три стороны взаимодействия сотрудничали сообща, а главное, имели доступ к Единой интегрированной информационной системе (ЕИИС). Только ее наличие позволяет медицинскому учреждению произвести оформление электронного больничного листа, а работодателю заполнить свою часть документа. Третье звено цепи, связывающее два предыдущих и обеспечивающее выплаты, это ФСС, они должны иметь возможность проверить больничный лист и подтвердить его возмещение.

Сама идея введения электронных больничных листов довольно занимательна и призвана решить множество ранее существовавших проблем. Однако до полного перехода на работу с электронным больничным организациям потребуется не только подключиться к базам ЕИИС, но и подкорректировать иные моменты. К примеру, для работы с электронными больничными понадобится иметь зарегистрированные электронные подписи, которые будут гарантировать легальность выданного документа. К тому же понадобятся еще и подготовленные бланки согласия пациента с выдачей электронного бланка вместо бумажного.

Введение электронных бюллетеней регламентировано Федеральным законом №86-Фз от 01.05.2017 года. Фонд социального страхования РФ с июня 2017 года запустил электронный сервис, в котором регистрируются кабинеты страхователей и застрахованных лиц. На начало 2018 года электронным сервисом могут воспользоваться далеко не все медучреждения и работодатели, поэтому данная мера считается сугубо добровольной и никаких указаний по поводу обязательного внедрения пока не имеется. Если у больницы или поликлиники сервис подключен, но у работодателей он отсутствует, то получить электронный больничный пациент не сможет. Схема взаимодействия отлажена и подразумевает, что выписать такой бланк нетрудоспособности система позволит, только если организация-работодатель внесена в число пользователей.

Оформление листа нетрудоспособности

Электронный больничный лист оформляется, как и бумажный

, с учетом целого ряда установленных правил и инструкций.

Собственно ни в самой форме, ни в порядке оформления больничных листов ничего не изменилось. Выдавать электронный больничный лист могут только лицензированные медицинские учреждения. Отличие будет заключаться только в том, что данные вносятся не от руки, а в специальную компьютерную программу. Справедливости ради стоит сказать, что большинство врачей уже давно не заполняют данные от руки, а отпечатывают сведения на бланках посредством принтера. Поэтому существенных изменений в оформлении не предвидится.

Порядок заполнения электронных больничных со стороны медучреждения следующий:

  1. Название медицинского учреждения.
  2. Наименование предприятия работодателя.
  3. ФИО пациента.
  4. Дата рождения больного.
  5. Отметка о том является ли рабочее место основным или работник задействован по совместительству.
  6. Дата выдачи бюллетеня.
  7. При выдаче документа по уходу за больным членом семьи заполняются соответствующие поля.
  8. Период времени, в границах которого человек был освобожден от труда.
  9. Сведения о лечащем враче, заполнившем бланк – ФИО и должность.
  10. Дата выхода на работу.

Бюллетень заверяется электронной подписью врача и печатью медучреждения. Оплата больничного листа, который превышает минимально разрешенные сроки, производится только при наличии на нем подписей врачебной комиссии и главного врача больницы или поликлиники.

Вторую часть работы с электронными больничными предстоит провести работодателю. Они вводят:

  1. Регистрационный номер фирмы.
  2. Код подчиненности организации.
  3. Данные о самом работнике в виде ИНН и СНИЛС.
  4. Размер страхового стажа.
  5. Средняя зарплата сотрудника, которая принимается для расчета выплаты.
  6. Размер компенсации.
  7. Сумма, выдаваемая на руки сотруднику за вычетом НДФЛ.
  8. Цифровые подписи бухгалтера и руководителя предприятия.

Такое объемное заполнение информации не будет производиться каждый раз. Один раз внесенные сведения сохраняются в системе, и затем многие данные проставляются автоматически.

Порядок работы с электронным больничным

Если оформление не вызывает никаких дополнительных вопросов, то сам факт выдачи происходит по-новому.

Первичное заведение и оформление осуществляется в медицинском учреждении. Выписка электронных больничных листов инициируется самим пациентом. Для этого гражданин должен не только сообщить о том, что желает получить бюллетень именно в таком виде, но и дать свое письменное согласие на его оформление. Согласие имеет свободную форму заполнения, но больницы могут разрабатывать свои бланки, чтобы упростить данную процедуру. После того как согласие получено, врач приступает непосредственно к внесению сведений.

Вся система формирования бюллетеней нового образца автоматическая, поэтому при открытии нового больничного листа ФСС выдает персональный номер бланку, который также имеет высокие степени защиты, что исключает возможность заполнения его сторонними лицами и организациями.

Сформированный документ после подписи врача необходимо отправить в соцзащиту. На самом деле в ФСС больничный лист попадает автоматически после того, как врач ставит отметку о завершении внесения данных. Таким образом, решается проблема сроков сдачи больничного листа в ФСС, главное, чтобы наниматель не задерживал расчеты по выплате пособия по больничным листам.

Пациенту на руки выдается лишь номер заполненного больничного документа, который он передает своему работодателю. Наниматель, получив сведения о номере бланка, который был выдан, должен перейти в ЕИИС и произвести ряд действий со своей стороны. Первое следует выполнить проверку всех внесенных данных об организации-работодателе. При наличии выявленных ошибок следует отправить запрос на возврат бюллетеня для внесения изменений данных, но  сама система должна исключать возможность неправильного внесения за счёт автоматизации. Затем бухгалтер заполняет свой раздел бланка, тем же способом в программе. Доступ к внесению сведений имеют люди соответствующей квалификации, их подписи должны быть также заверены для проставления в цифровом формате.

Вся система организована так, что сдавать в ФСС для оплаты больничного не нужно. Наниматели часто задаются вопросами через, сколько дней должна быть проведена проверка и в какой срок оплачивается больничный. Срок сдачи больничного листа остается прежним – 10 дней с момента получения сведений о его закрытии. В течение такого времени бухгалтер начисляет выплаты. А вот перечисление начисленных средств производится в ближайший день установленной выплаты.

Зачем они нужны

Электронные больничные для работодателя гораздо выгоднее и удобнее, чем бумажные.

  1. В системе ФСС онлайн больничный защищен от подделки. Это позволяет работодателю оградить себя от обмана, предотвратить неоправданные затраты. Увы, поддельные бумажные больничные листы можно купить практически в каждом городе. А в случае с цифровым документом такое мошенничество невозможно.
  2. Заполнение электронных больничных упростило процесс оформления. В случае с бумажным документом необходимо соблюдать осторожность, быть сосредоточенным и внимательным, использовать определенную ручку. А при оформлении больничного листа  в кабинете сайте ФСС (http://fss.ru/) можно не бояться совершить ошибку. Опечатку легко исправить, а бланк не будет испорчен, как в случае с бумажной версией.
  3. Электронный больничный в кабинете ФСС (https://cabinets.fss.ru/) хранится без временных ограничений. Больше не придется заводить отдельную папочку и бояться потерять листок нетрудоспособности работника.

Сотрудник может посмотреть свой электронный больничный лист в кабинете ФСС (https://lk.fss.ru/recipient/). Больше не придется для этого бегать к бухгалтеру и отвлекать от работы коллег.

Для этого ему необходимо зарегистрироваться на сайте Госуслуг. После получения личного пароля осуществляется вход в кабинет. Проверить можно электронный больничный через Госуслуги или в том же ЛК Фонда социального страхования. Эти два сервиса подключены к единой системе и связаны между собой. Пароль от сайта Госуслуг подходит к входу в личный кабинет ФСС.

Подробнее о том, как застрахованному зарегистрироваться в личном кабинете ФСС, читайте в статье.

Как это работает?

Схема взаимодействия поликлиники, ФСС, работодателя и работника на первый взгляд может показаться сложной. Несмотря на то, что форма электронного больничного была принята в середине 2017 года, их стали использовать только в декабре 2017. Поэтому еще не все работодатели подключены к системе личных кабинетов ФСС, и не каждая поликлиника выдает виртуальный больничный. Ожидается, что в скором времени все медицинские учреждения перейдут на удобную систему работы с Фондом соцстрахования.

Процедура получения ЭЛН в кабинете ФСС проста:

  1. работник обращается за медицинской помощью в поликлинику или больницу, где ему открывают электронный больничный;
  2. после выписки специалист подписывает электронный документ квалифицированной электронной подписью с указанием периода, причины нетрудоспособности и других необходимых нюансов для ФСС;
  3. работнику выдается номер больничного для работы с ним в личном кабинете, с которым он отправляется в бухгалтерию на своем предприятии;
  4. бухгалтер по указанным данным находит электронный больничный в личном кабинете страхователя ФСС. Это раздел на сайте фонда, где может зарегистрироваться юрлицо или индивидуальный предприниматель.

Как получить электронный больничный

У работника есть возможность выбирать, в какой форме ему предоставят лист нетрудоспособности. Необходимо предварительно уточнить, готов ли бухгалтер оформить виртуальный документ. Случается, что работник воспользовался новой услугой, а у него не принимают электронный больничный.

В таком случае медицинское учреждение аннулирует действие отправленной формы и выдает бумажный бланк. Если предварительно выяснить, готов ли работодатель принять новый формат, то этих проблем можно избежать. Пользование личным кабинетом ФСС и оформление листов нетрудоспособности на сегодняшний день является не обязанностью работодателя, а его правом.

При оформлении документа человек должен дать врачу письменное согласие на обработку персональных данных и оформление больничного листа онлайн. Документ не придется заверять печатями у главного врача и в регистратуре.

Больничному присвоят уникальный код, по которому документ можно найти в личном кабинете ФСС. Достаточно принести его на работу или просто сообщить по телефону бухгалтеру.

Действия работодателя в кабинете ФСС

Электронные больничные листы в ФСС найти и оформить несложно. Необходимо сначала зарегистрироваться в программе и получить индивидуальный код доступа юридического лица к своему кабинету. Для этого надо зарегистрироваться в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах».   

Читайте о том, как получитьдоступ в кабинет страхователя ФСС.

Разобравшись в алгоритме и повторив действия несколько раз, страхователь в скором времени приноровится и сможет оценить простоту и удобство с работы с системой.

  1. Пройти регистрацию на едином портале государственных услуг можно по ссылке (https://esia.gosuslugi.ru/registration/). После этого надо получить пароль, который дает доступ к личному кабинету ФСС. Для регистрации понадобятся данные юридического лица и реквизиты.
  2. Войти в кабинет на портале Фонда Социального Страхования. Для доступа к данным ФСС необходимо ввести номер телефона, который был зарегистрирован на Госуслугах, и пароль.
  3. Чтобы вести работу с электронными больничными в личном кабинете ФСС стоит назначить отдельного бухгалтера, который должен ознакомиться с функционалом системы.

После того, как будет получен доступ к личному кабинету ФСС, работодателю следует уведомить своих сотрудников о том, что они теперь могут воспользоваться услугой  и заполнить электронный больничный лист в своем медицинском учреждении, если она там предоставляется. После предоставления индивидуального номера документа (специального кода больничного листа) его надо передать бухгалтеру. Дальнейшие действия страхователя будут следующими:

  1. войти в личный кабинет ФСС и найти документ по номеру;
  2. получить из виртуальной формы данные о периоде действия электронного больничного для дальнейшего расчета выплаты;
  3. внести свою информацию в электронный больничный в кабинете ФСС.ру об организации, стаже работы застрахованного лица и среднем объеме заработной платы;
  4. проверить заполненные сведения. Если есть ошибка в электронном больничном, то исправить ее на этом этапе;
  5. отправить заполненную форму из кабинета в отделение ФСС нажатием соответствующей кнопки.

Бухгалтер при заполнении виртуального документа в личном кабинете ФСС может использовать образец электронного больничного листа.Выплата пособия по электронному больничному в 2018 году осуществляется напрямую от ФСС или через работодателя. В последнем случае бухгалтеру необходимо выполнить расчет и отдать деньги с предоставлением ближайшей заработной платы. После этого он осуществляет возмещение из Фонда Социального Страхования по привычной системе (подачей электронного заявления или посещением кабинета специалиста ФСС).

Часть регионов участвует в проекте, предполагающем прямые выплаты. Для оплаты такого электронного больничного листа в 2018 году работодателю надо заполнить заявление в личном кабинете ФСС от имени застрахованного лица, получившего лист нетрудоспособности, после чего отправить в фонд.

Как работнику проверить свой лист нетрудоспособности в личном кабинете

Работник имеет возможность в любой момент просмотреть статус электронного больничного. Для получения данных необходимо также быть зарегистрированным на портале Госуслуг. В поле «авторизация» вводится номер телефона и пароль. После входа личный кабинет ФСС можно увидеть все свои электронные больничные и узнать:

  • открыт, закрыт или продлен виртуальный больничный;
  • в каком объеме начислено пособие;
  • какие даты считаются периодом нетрудоспособности;
  • правильно ли оформил документ работодатель.

Настройка электронных больничных в личном кабинете позволяет получать оповещение об изменении статуса на электронную почту.

В личном кабинете застрахованного лица есть интересная опция  – калькулятор размера выплат. Работник может заранее приблизительно посчитать, какая сумма причитается ему по болезни. Для этого надо кликнуть на калькулятор в правом верхнем углу и заполнить все поля.

Сайт ФСС спросит вас о периоде и причине нетрудоспособности, не находились ли вы в стационаре и даже о том, не нарушали ли вы режим. Также вам придется вспомнить, когда вы устроились на нынешнее место работы, и точную сумму, заработанную за последние два года. Имеет значение и районный коэффициент.

После этого кликните на кнопку «Рассчитать», и сайт ФСС назовет приблизительную сумму, которую начислит бухгалтер по электронному больничному.

Зачем они нужны

Электронные больничные для работодателя гораздо выгоднее и удобнее, чем бумажные.

  1. В системе ФСС онлайн больничный защищен от подделки. Это позволяет работодателю оградить себя от обмана, предотвратить неоправданные затраты. Увы, поддельные бумажные больничные листы можно купить практически в каждом городе. А в случае с цифровым документом такое мошенничество невозможно.
  2. Заполнение электронных больничных упростило процесс оформления. В случае с бумажным документом необходимо соблюдать осторожность, быть сосредоточенным и внимательным, использовать определенную ручку. А при оформлении больничного листа  в кабинете сайте ФСС (http://fss.ru/) можно не бояться совершить ошибку. Опечатку легко исправить, а бланк не будет испорчен, как в случае с бумажной версией.
  3. Электронный больничный в кабинете ФСС (https://cabinets.fss.ru/) хранится без временных ограничений. Больше не придется заводить отдельную папочку и бояться потерять листок нетрудоспособности работника.

Сотрудник может посмотреть свой электронный больничный лист в кабинете ФСС (https://lk.fss.ru/recipient/). Больше не придется для этого бегать к бухгалтеру и отвлекать от работы коллег.

Для этого ему необходимо зарегистрироваться на сайте Госуслуг. После получения личного пароля осуществляется вход в кабинет. Проверить можно электронный больничный через Госуслуги или в том же ЛК Фонда социального страхования. Эти два сервиса подключены к единой системе и связаны между собой. Пароль от сайта Госуслуг подходит к входу в личный кабинет ФСС.

Подробнее о том, как застрахованному зарегистрироваться в личном кабинете ФСС, читайте в статье.

Как это работает?

Схема взаимодействия поликлиники, ФСС, работодателя и работника на первый взгляд может показаться сложной. Несмотря на то, что форма электронного больничного была принята в середине 2017 года, их стали использовать только в декабре 2017. Поэтому еще не все работодатели подключены к системе личных кабинетов ФСС, и не каждая поликлиника выдает виртуальный больничный. Ожидается, что в скором времени все медицинские учреждения перейдут на удобную систему работы с Фондом соцстрахования.

Процедура получения ЭЛН в кабинете ФСС проста:

  1. работник обращается за медицинской помощью в поликлинику или больницу, где ему открывают электронный больничный;
  2. после выписки специалист подписывает электронный документ квалифицированной электронной подписью с указанием периода, причины нетрудоспособности и других необходимых нюансов для ФСС;
  3. работнику выдается номер больничного для работы с ним в личном кабинете, с которым он отправляется в бухгалтерию на своем предприятии;
  4. бухгалтер по указанным данным находит электронный больничный в личном кабинете страхователя ФСС. Это раздел на сайте фонда, где может зарегистрироваться юрлицо или индивидуальный предприниматель.

Как получить электронный больничный

У работника есть возможность выбирать, в какой форме ему предоставят лист нетрудоспособности. Необходимо предварительно уточнить, готов ли бухгалтер оформить виртуальный документ. Случается, что работник воспользовался новой услугой, а у него не принимают электронный больничный.

В таком случае медицинское учреждение аннулирует действие отправленной формы и выдает бумажный бланк. Если предварительно выяснить, готов ли работодатель принять новый формат, то этих проблем можно избежать. Пользование личным кабинетом ФСС и оформление листов нетрудоспособности на сегодняшний день является не обязанностью работодателя, а его правом.

При оформлении документа человек должен дать врачу письменное согласие на обработку персональных данных и оформление больничного листа онлайн. Документ не придется заверять печатями у главного врача и в регистратуре.

Больничному присвоят уникальный код, по которому документ можно найти в личном кабинете ФСС. Достаточно принести его на работу или просто сообщить по телефону бухгалтеру.

Действия работодателя в кабинете ФСС

Электронные больничные листы в ФСС найти и оформить несложно. Необходимо сначала зарегистрироваться в программе и получить индивидуальный код доступа юридического лица к своему кабинету. Для этого надо зарегистрироваться в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах».   

Читайте о том, как получитьдоступ в кабинет страхователя ФСС.

Разобравшись в алгоритме и повторив действия несколько раз, страхователь в скором времени приноровится и сможет оценить простоту и удобство с работы с системой.

  1. Пройти регистрацию на едином портале государственных услуг можно по ссылке (https://esia.gosuslugi.ru/registration/). После этого надо получить пароль, который дает доступ к личному кабинету ФСС. Для регистрации понадобятся данные юридического лица и реквизиты.
  2. Войти в кабинет на портале Фонда Социального Страхования. Для доступа к данным ФСС необходимо ввести номер телефона, который был зарегистрирован на Госуслугах, и пароль.
  3. Чтобы вести работу с электронными больничными в личном кабинете ФСС стоит назначить отдельного бухгалтера, который должен ознакомиться с функционалом системы.

После того, как будет получен доступ к личному кабинету ФСС, работодателю следует уведомить своих сотрудников о том, что они теперь могут воспользоваться услугой  и заполнить электронный больничный лист в своем медицинском учреждении, если она там предоставляется. После предоставления индивидуального номера документа (специального кода больничного листа) его надо передать бухгалтеру. Дальнейшие действия страхователя будут следующими:

  1. войти в личный кабинет ФСС и найти документ по номеру;
  2. получить из виртуальной формы данные о периоде действия электронного больничного для дальнейшего расчета выплаты;
  3. внести свою информацию в электронный больничный в кабинете ФСС.ру об организации, стаже работы застрахованного лица и среднем объеме заработной платы;
  4. проверить заполненные сведения. Если есть ошибка в электронном больничном, то исправить ее на этом этапе;
  5. отправить заполненную форму из кабинета в отделение ФСС нажатием соответствующей кнопки.

Бухгалтер при заполнении виртуального документа в личном кабинете ФСС может использовать образец электронного больничного листа.Выплата пособия по электронному больничному в 2018 году осуществляется напрямую от ФСС или через работодателя. В последнем случае бухгалтеру необходимо выполнить расчет и отдать деньги с предоставлением ближайшей заработной платы. После этого он осуществляет возмещение из Фонда Социального Страхования по привычной системе (подачей электронного заявления или посещением кабинета специалиста ФСС).

Часть регионов участвует в проекте, предполагающем прямые выплаты. Для оплаты такого электронного больничного листа в 2018 году работодателю надо заполнить заявление в личном кабинете ФСС от имени застрахованного лица, получившего лист нетрудоспособности, после чего отправить в фонд.

Как работнику проверить свой лист нетрудоспособности в личном кабинете

Работник имеет возможность в любой момент просмотреть статус электронного больничного. Для получения данных необходимо также быть зарегистрированным на портале Госуслуг. В поле «авторизация» вводится номер телефона и пароль. После входа личный кабинет ФСС можно увидеть все свои электронные больничные и узнать:

  • открыт, закрыт или продлен виртуальный больничный;
  • в каком объеме начислено пособие;
  • какие даты считаются периодом нетрудоспособности;
  • правильно ли оформил документ работодатель.

Настройка электронных больничных в личном кабинете позволяет получать оповещение об изменении статуса на электронную почту.

В личном кабинете застрахованного лица есть интересная опция  – калькулятор размера выплат. Работник может заранее приблизительно посчитать, какая сумма причитается ему по болезни. Для этого надо кликнуть на калькулятор в правом верхнем углу и заполнить все поля.

Сайт ФСС спросит вас о периоде и причине нетрудоспособности, не находились ли вы в стационаре и даже о том, не нарушали ли вы режим. Также вам придется вспомнить, когда вы устроились на нынешнее место работы, и точную сумму, заработанную за последние два года. Имеет значение и районный коэффициент.

После этого кликните на кнопку «Рассчитать», и сайт ФСС назовет приблизительную сумму, которую начислит бухгалтер по электронному больничному.

Вводная информация

Чтобы сотруднику не ставили на работе прогулы, когда он заболел, был создан больничный лист, выписываемый врачом и подтверждающий, что болезнь действительно имеется.

До недавнего времени данные о периоде, особенностях болезни, стаже и зарплате человека указывались на бумаге, после чего сам сотрудник получал документ при выписке и предоставлял его работодателю.

На его основании работодатель рассчитывал пособие, уплачивал его, а потом направлял в ФСС требование о возмещении средств.

Такой подход был неудобен для всех сторон, и в первую очередь для пациента, ведь ему приходилось брать лист и нести его на место работы, рискуя потерять документ или испортить его.

На передачу документа требуется время, поэтому и пособие приходит не так быстро, как можно было бы ожидать.

Электронный вариант прежде всего сделал процесс получения больничного более удобным для самого пациента, ведь он может отслеживать его статус даже дома, а чтобы передать больничный начальству, достаточно просто сообщить набор цифр.

В базе у каждого документа есть уникальный идентификатор, и при его наличии, поиск нужной записи не вызовет сложностей.

Нормативные акты

Понятие электронного листка нетрудоспособности обсуждалось давно, но закон 86-ФЗ, который буквально легализует его, начал работать только в июле 2017 года после принятия в мае.

Он внес изменения в законы 255-ФЗ “Об обязательном социальном страховании” и 323-ФЗ “Об основах охраны здоровья граждан”.

В связи с этим законы были изменены таким образом, чтобы понятие больничного листа внедрялось в сферу и было абсолютно законным, при этом прописано, что электронная версия может оформляться только по согласию пациента.

Конкретные требования при оформлении листка нетрудоспособности прописаны в приказе Минздравсоцразвития 624н “Об утверждении Порядка выдачи листков нетрудоспособности”.

Он утверждает форму заполнения этих листов, информацию, которая в них должна быть, а также особенности выдачи документа при разных ситуациях.

Заполнение не отличается в ситуации с бумажным и электронным вариантами, поскольку информация в них содержится одинаковая и от формы подачи не меняется.

Пример того, как выглядит электронный больничный лист

Листок нетрудоспособности, который оформляется в электронном формате, по внешнему виду отличается от бумажного варианта.

Прежде всего он имеет четыре раздела, отдельных друг от друга, где могут работать медицинские сотрудники и работодатели, основные поля остались неизмененными в сравнении со стандартным документом.

Для медика нужно указать место работы пациента, период нетрудоспособности, свою квалификацию и ФИО, а также позаботиться о наличии дополнительных кодов нетрудоспособности.

Для работодателя интерфейс будет схожим с бумажным листком, нужно будет ввести следующие данные:

  • название организации (наименование ИП);
  • является ли место работы основным, или по совместительству;
  • номер регистрации и код подчиненности;
  • ИНН сотрудника;
  • средний заработок за два предшествующих года, а также средний заработок за день по итогам этого периода;
  • страховой стаж в количестве полных лет и месяцев (на протяжении которых производилась уплата страховых взносов);
  • нестраховые периоды;
  • период, за которое будет формироваться и выплачиваться пособие;
  • разбивка выплаты на средства, выплачиваемые из бюджета работодателя и из средств ФСС, а также полная сумма с уже вычтенным НДФЛ, как правило, НДС с этих выплат не берется;
  • дата, когда человек должен приступить к работе;
  • ФИО руководителя и главного бухгалтера.

В электронном листе указываются все те данные, которые можно найти и в бумажном листке, разница состоит только в том, что эти записи можно откорректировать в нужный момент. Информация сразу же вносится в базу данных и потом может быть запрошена ФСС.

Подробно о заполнении может рассказать этот образец:

Что это такое?

Электронный больничный лист – это документ, с помощью которого жители нашей страны с 2019 года смогут не только лечиться, но и официально получать пособие по нетрудоспособности в любом регионе России.

Электронный документооборот доступен пока в некоторых регионах, работа по организации процесса находится в процессе тестирования.

Цели введения

Задача электронных листов нетрудоспособности заключается в упрощении взаимодействия медицинских учреждений, ФСС и работодателя.

При введении электронных больничных законодатели ставят следующие цели:

  • продвижение электронного документооборота и систематизация электронной отчетности;
  • защита от подделок при применении электронной цифровой подписи;
  • снижение трудоемкости обработки документов с помощью новой технологии оптимизации обмена данных между госучреждениями;
  • экономия времени и денежных средств;
  • снижение числа ошибок при заполнении документа;
  • удобство для пациента: невозможно потерять и не нужно ходить по кабинетам за подписями.

Плюсы и минусы

Как при любом нововведении есть положительные и отрицательные аспекты.

Положительные аспекты:

  • Уменьшение объема документооборота, снижение расходов предприятия: документы напрямую оформляются медицинским учреждением, ФСС и работодателем.
  • Конфиденциальность при установлении заболевания для пациента.
  • Исключение риска получения подделки и ее оформления.
  • Упрощение контроля ФСС по оплате больничного листа.
  • Отмена штрафных санкций за ошибки при заполнении.
  • Проверка сведений в ФСС от работодателя напрямую.

Отрицательные аспекты:

  • Необходимость переобучения персонала медучреждений и наличие человеческого фактора в допущении ошибок.
  • При новом электронном нововведении программное обеспечение может дать сбой, а на бумажном носителе ни у кого из сторон (медорганизация, ФСС, работник) не останется доказательств болезни работника.
  • Для оплаты пособия по больничному листу необходимы банковские реквизиты сотрудников, это предусматривает сбор заявлений от персонала.
  • В больших компаниях потребуются дополнительные штатные единицы, что приведет к увеличению расходов на оплату труда.

Как будет работать такой документ?

Работа в системе по электронным листкам нетрудоспособности в 2019 году не представляет большой сложности.

Все заинтересованные организации (медучреждения, ФСС и работодатель) должны быть подключены к системе нового электронного документооборота.

Вот как это работает между всеми участниками:

На обработку данных в электронном документе выделяется 10 календарных дней.

Главное для врачей — внимательность при заполнении всех полей листа нетрудоспособности.

Что такое нестраховые периоды в больничном листе

Что такое нестраховые периоды в больничном листечто такое нестраховые периоды в больничном листе?

Про удержание алиментов с листка нетрудоспособности читайте тут.

Как сейчас?

Пилотный проект по внедрению электронного документооборота в отношении больничных листков был запущен в 2014 году.

Он велся в некоторых «пилотных» регионах страны:

  • Москве;
  • Татарстане;
  • Крыму;
  • Астраханской;
  • Белгородской;
  • Тамбовской;
  • Самарской области;
  • Хабаровском крае.

В проекте участвовали более 150 медучреждений, в электронном виде больничные смогли оформить полмиллиона пациентов. В результате проект оказался успешным.

Сегодня пробное тестирование завершено. С июля 2019 года новые бланки электронных больничных листов действовуют по всей стране.

Одобрен ли закон?

Законопроект №27110-7 был одобрен Госдумой. Документ вступил в силу с 1 июля 2019 года.

Изменения с 1 июля 2019 года

Федеральный закон от 01.05.2017 N 86-ФЗ изменения в Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ  и Федеральный закон от 21.11.2011 N 323-ФЗ в части взаимодействия госучреждений и работодателей через электронную отчетность путем оформления электронных больничных листов.

Теперь электронный документ имеет такую же юридическую силу, как и его прежняя бумажная версия. Применение новой формы листков нетрудоспособности возможно с письменного согласия застрахованного лица.

Кроме того, произошло повышение МРОТ с 7500 рублей до 7800 рублей. Это увеличило дневное пособие при расчете больничного листа по МРОТ.

С 1 июля 2019 года пособие будет оплачиваться из расчета 256,44 рубля (24х7800/730).