Как правильно опломбировать журнал учета трудовых книжек?

Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек, подскажут представленные образцы. Обязанность вести подобную отчетность полностью ложится на плечи работодателя и является его прямым долгом. Наличие подобного контроля важно даже для самой небольшой компании.

Нормы закона

Опломбирование (защита) книги учета движения трудовых книжек важный аспект деятельности кадровика. Этот документ всегда проверяют при плановых посещениях специалисты Государственной Инспекции Труда. Недостатки оформления таких бланков обнаруживаются очень часто.

Есть определенные требования относительно внешнего вида и размера журнала, среди них:

  1. Книга должна иметь формат А-4.
  2. Объем ее (количество листов) должен быть таким, чтобы хватило не менее чем на 2-3 года.
  3. Плотная обложка. Она нужна, потому что журнал учета трудовых книжек используется длительный период, а еще дольше храниться в архиве.
  4. Разлиновка страниц должна быть таковой, чтобы можно было внести все необходимые данные.

Другие важные требования для книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них:

  • Журнал должен быть подписан лично руководителем.
  • Каждый лист пронумерован вручную уполномоченным сотрудником.
  • Книга должна быть прошита и опломбирована.

Если хотя бы одно из этих требований не будет соблюдено – это приведет к наложению штрафных санкций на работодателя.

Все, что нужно знать о прошивке журнала

Читайте также  Внесение записи в трудовую книжку по срочному трудовому договору

Следующий этап – заполнение титульного листа. Согласно с правилами, обязательно нужно пронумеровать страницы. Порядок этого предельно прост – сквозной, то есть каждая следующая страница имеет номер на единицу больше предыдущей – 1, 2, 3, 4, 5 и т.д. Сбой в нумерации или количество страниц менее, чем заявлено, – это тоже штраф для руководителя.

При обнаружении ошибок работодателем или сотрудником отдела кадров документ нужно сразу же заменить и оформить его по всем правилам. Для того чтобы не проделывать сложную и кропотливую работу дважды, рекомендуется сначала заполнить титульный лист и пронумеровать, прошить книгу учета и только после этого пломбировать.

Материалы для прошивки

  1. Шило – это очень прочная спица, у которой заострен конец. Что-то по типу толстой иглы без ушка. За счет удобной ручки, толщину бумаги удается пробить практически одним движением.
  2. Нитки (шпагат), которым прошивается журнал. Они должны быть прочными, но при этом пластичными. Отличное решение ЛШ-20. Такая нить прочная и мягкая, с ней легко работать при прошивке документов. Иногда, за неимением ресурсов, прошивают журнал обычными нитками №10, но это не очень удобно и не очень прочно, поэтому лучше один раз купить подходящие. К тому же такие нитки легко рвут бумагу, что уже само по себе нарушение.
  3. Игла, вязальный крючок – для продевания нити.
  4. Возможно, дырокол, но им нужно пробить всю толщину журнала и обложку.

Для того чтобы сделать кончик нитки более жестким, можно смазать его лаком для ногтей или канцелярским клеем. После завершения процесса  этот участок нитки обязательно срезать.

Порядок прошивания

  • Прошивают слева на полях журнала.
  • Для этого должно быть 3 отверстия на равном расстоянии один от другого относительно середины листа. Стандарта расстояния нет, но опытные кадровики рекомендуют делать его в пределах 5-7 см от центрального отверстия.
  • Нить заводится сзади и протягивается вперед через крайние отверстия.
  • Теперь нужно их выровнять и соединить, продеть в центральное отверстие и вытянуть на лицевую часть обложки сзади.
  • Если нить тонкая (например, №10), тогда такой процесс нужно повторить несколько раз. При этом каждый «круг» следует проверять на ровность нити и ее форму.
  • Последний этап – это завязывание нитей на узел. При завязывании нужно прихватить также центральную нить.

Читайте также  Действия в ситуации, если работник не забрал трудовую книжку в день увольнения

После того, как процедура завершена, нельзя обрезать концы нитей, их длина для правильной пломбировки должна составлять не менее 6-10 см.

Оформления листа для закрепления ниток

  1. Крепко затянуть нити.
  2. Завернуть на край обложки.
  3. Приклеить. Само приклеивание осуществляется при помощи листка бумаги, оформленного определенным образом.

Оформление бланка для приклеивания:

  • Вырезать из обычной офисной бумаги квадрат размером 8х8 см.
  • Написать фразу «журнал прошит», обязательно указать дату с использованием арабских цифр.
  • Получить подпись руководителя на нем.
  • Приклеить лист на внутренней стороне задней части журнала, пропустив через него нить. Край при этом тоже не подрезать.
  • Поставить печать организации так, чтобы она заходила и на приклеенный лист, и на лист журнала. Этот момент важен, ведь подобная защита позволит сразу увидеть, проводились ли какие-либо действия с первичной пломбировкой.

Этот лист является важным элементом последующей пломбировки.

Пломбировка

Собственно, это процесс ключевой в оформлении журнала, и именно для его выполнения проводились указанные выше действия. Пломбировка может быть осуществлена с использованием сургуча или другой пломбы. Основная задача выбранного инструмента  –  перекрыть возможность вмешательства в записи.

Типы пломб

Для такого случая удобной является контрольная пломба, она аналог сургучной и свинцовой, но не имеет такой силы сопротивления. Основная ее задача – это обнаружение факта вмешательства в целостность журнала.

Существуют доступные типы пломб, которые могут использоваться для пломбировки журнала учета, среди них:

  • Пломбы-наклейки. Они наклеиваются только один раз, в случае попытки их сорвать, на ней появляется надпись, которая говорит о вмешательстве.
  • Гарантийная этикетка. При попытке их отклеить, они разрушаются, что не заметить невозможно.
  • Пломба-скотч. Она наклеивается единственный раз, если ее отклеить, то изнаночный слой ее придет в негодность.

Самое простое решение – это заклеить края нити бумажным отрезом и указать дату пломбировки.

Реквизиты пломбы

Независимо от типа используемой пломбы, она должна содержать такие признаки:

  1. Идентификационный номер.
  2. Она должна быть одноразовой, без возможности любого повторного использования.
  3. Иметь защиту от доступа путем силового удержания.

Читайте также  Куда и как правильно клеится голограмма в трудовой книжке

Изготовить пломбы, согласно с государственными стандартами, сложным не будет. Они могут быть разнообразны по цвету, форме. Подбор можно осуществлять, базируясь на дополнительных критериях. Часто организации выбирают вариант изготовления пломб и пломбиратора под заказ. В этом случае можно нанести логотип организации, некоторые реквизиты. Кроме того, имеются пломбы, которые отличаются световым индикатором и элементами электронной памяти.

Порядок пломбировки

  • Сургуч и оттиск.
  • Номерная пломба пленочного типа.
  • Другая удобная пломба.

Важно! Для того чтобы провести пломбировку сургучом, нужен оттиск, который потребуется делать под заказ и собственно сургуч. Это метод самый древний, но несмотря на это до сих пор пользуется спросом.

Порядок:

  1. Растопить сургуч.
  2. Вылить его на место постановки пломбы.
  3. Поставить оттиск, пока сургуч еще не остыл, плотно прижав его к поверхности журнала.
  4. Дать остыть.

Для реализации этого метода нужна сноровка, иначе оттиск будет неаккуратным. Для того чтобы все прошло успешно, следует потренироваться на пустом листе.

Что касается других методов, то особых ухищрений они не требуют. В основном пломбы наклеиваются на нити. Этот процесс нужно осуществить аккуратно и с первого раза, так как после отклеивания пломба считается испорченной и повторно использоваться не может. Каждая пломба имеет номер, его нужно обязательно указывать внутри журнала. Такая информация должна быть утверждена подписью руководители и печатью.

Лица, которые отвечают за журнал

  1. Данные о руководителе.
  2. Реквизиты компании.
  3. Точное количество и состав передаваемых документов.

Ведение книги учета движения трудовых книжек – это прямая обязанность работодателя. Зачастую этими вопросами занимается специалист отдела кадров или другой уполномоченный работник.

Скрепление сургучной печатью

Главное назначение сургучной печати — подтвердить не то, что она проставлена конкретной организацией (или конкретным лицом), а то, что целостность документа (книги, журнала, письма и т.п.) не нарушена.

К сведению. С давних времен надежной защитой для сохранения тайн и секретов важных документов являлись печати, изготовленные из сургуча, о чем свидетельствует и выражение «за семью печатями».

Сургуч попал в Европу из Китая и стал известен под названием «испанский воск». Только испанские мастера длительное время изготавливали сургуч и тщательно скрывали тайну его производства. Но в XVI в. один из немецких авторов раскрыл в своем сочинении столь охраняемый рецепт.

Производство сургуча стало налажено в промышленных масштабах. Возможность купить сургуч появилась у всех желающих. Сургучные палочки стали распространяться по всему свету.

В числе первых, оценивших те возможности, которые давала сургучная печать, стали дипломаты. Поначалу только дипломатическая почта тщательно опечатывалась; государственные секреты требовали соблюдения строжайшей секретности. Постепенно и частные лица стали использовать печати из сургуча; письмо с такой печатью очень солидно выглядело и требовало серьезного отношения.

В XX в. сургуч стал использоваться в более прозаических целях. Почта России запечатывала им письма и посылки. Затем сургучной печатью стали скреплять прошитые и пронумерованные документы.

Сургучной печатью скрепляют, как правило, документы недлительного хранения, поскольку сургуч со временем становится хрупким и не обеспечивает той надежности, которая от него требуется.

В случае выбора этого способа скрепления документов необходимо учесть, что:

1) для работы с сургучом следует его расплавить, т.е. возникает риск ожогов и пожаров;

2) печать должна быть металлической (латунной) с высокой ручкой;

3) печать объемна, при ее наличии заполнять книгу неудобно.

Надо отметить, что ни Правила, ни какие-либо иные нормативные правовые акты не дают четких разъяснений о том, какие реквизиты должна содержать печать для опломбирования сургучом указанных книг. Следовательно, на сургучной печати могут быть любые реквизиты, свидетельствующие о принадлежности печати работодателю, например:

— наименование работодателя;

— ИНН, ОГРН;

— словесный или изобразительный товарный знак работодателя (ст. 1477 ГК РФ);

— иное изображение, позволяющее установить принадлежность печати работодателю.

Форма печати также может быть любой, не обязательно круглой.

Так как речь идет о печати, необходимо разработать собственный макет и утвердить оттиск печати соответствующим приказом.

Если у работодателя несколько печатей (а может, еще и штампов), то лучше утвердить положение о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в организации, в котором упомянуть такой вид печати, как сургучная.

Скрепление пломбой (опломбирование)

Правилами требования к пломбе не установлены. Поэтому необходимо определиться, что такое «пломба» и что можно использовать в качестве пломбы.

В нормативных актах само понятие «пломба» не определено.

К сведению. Слово «пломба» происходит от латинского plumbum — «свинец».

В словаре С.И. Ожегова дается следующее определение понятия «пломба» — это жестяная пластинка или сплюснутый кусочек свинца либо другого пластичного материала, которым опечатывают (опломбировывают) различные предметы, товары, помещения.

Отметим, что происхождение и словарное определение слова «пломба» не обязывают работодателя использовать только свинцовые пломбы. В настоящее время пломбы изготавливаются из разных материалов, выбор которых остается за работодателем.

При этом целесообразно учитывать следующие характеристики, которым должна отвечать пломба:

— персональную идентификацию;

— одноразовое действие;

— обеспечение защиты объекта от несанкционированного доступа;

— индикацию вмешательства;

— сдерживание от проникновения.

Такой вывод следует из Межгосударственного стандарта ГОСТ 31282-2004 «Устройства пломбировочные. Классификация» (далее — ГОСТ 31282-2004), действующего с 01.01.2006.

Ведь в п. 3.1 данного Стандарта установлено, что пломбировочные устройства — это персонально идентифицируемые устройства одноразового действия, обеспечивающие защиту объекта от несанкционированного доступа путем индикации вмешательства и сдерживания в определенных пределах проникновения.

Учитывая, что Правилами не установлены конкретные требования к пломбе, при опломбировании книг учета необходимо использовать любое из пломбировочных устройств, отвечающих требованиям ГОСТ 31282-2004.

Среди видов пломбировочных устройств, перечисленных в ГОСТ 31282-2004, для применения в нашем случае наиболее подходят пленочные пломбы. Часто их именуют пломбами-наклейками или индикаторными пломбами. Их используют на стеклянных, деревянных, пластмассовых, металлических поверхностях, а также там, где по техническим причинам невозможно применение иных типов опечатывающих устройств.

Рассмотрим особенности данного вида пломб:

— она может быть выполнена на однослойном или многослойном пленочном носителе с нанесенным на одну из сторон клеевым слоем;

— на поверхности и в материале пломбы выполнены идентификационные надписи и знаки;

— как правило, такие пломбы имеют индивидуальный, неповторяющийся номер;

— о вскрытии такой пломбы будет свидетельствовать надпись, которая проявляется на пломбе при попытке ее отклеить;

— по желанию работодателя на нее может быть нанесен логотип компании, предусмотрена графа для проставления даты опломбирования и подписи лица, его осуществившего.

Но главное преимущество данного вида пломб состоит в том, что она плоская и не будет создавать помех при заполнении книг учета. При этом пленочная пломба более устойчива к повреждениям, в отличие от сургучной печати или свинцовой пломбы.

К сведению. Ранее действовал ГОСТ 18677-73 «Пломбы. Конструкция и размеры», утвержденный Постановлением Госстандарта СССР от 28.04.1973 N 1115. Им устанавливалось 7 типов пломб, один из которых — пломбы бумажные. Именно от этого документа пошло применение бумажных наклеек в виде пломбы. Однако ГОСТ уже не действует! Поэтому одной бумажной наклейки для подтверждения выполнения требований по оформлению книг учета недостаточно.

Теперь скажем несколько слов об особенностях использования индикаторных пломб:

— перед нанесением пленки необходимо очистить поверхность от грязи и пыли и произвести ее обезжиривание;

— далее надо снять с пломбы бумажную ленту, наклеить пленку на рабочую поверхность в контрольной зоне и как следует разгладить, чтобы предотвратить образование воздушных пузырей;

— после этого заполнить заверительную надпись.

Обратите внимание: чтобы книги учета считались опломбированными, необходимо вписать номер пломбы в соответствующую строку.

Учитывая, что пленочные пломбы — это персонально идентифицируемые устройства одноразового действия, целесообразно вести журнал учета движения.

В заключение напомним, что невыполнение требований, установленных трудовым законодательством, является правонарушением, за которое предусмотрена административная ответственность. Согласно ст. 5.27 КоАП РФ с 01.01.2015 штраф, налагаемый на организацию, составляет от 30 000 до 50 000 руб., а на должностное лицо — от 1000 до 5000 руб.

Регистрация трудовых книжек

Постановление № 225 от 16 апреля 2003 г. обязывает все предприятия вести учет трудовых книжек. Подобные действия необходимы для систематизации информации о движении этих документов.

Обязательной регистрации подлежат трудовые книжки:

Процесс регистрации

  • людей, устроившихся на работу
  • а также, только что открытые

Когда книжка заканчивается, к ней открывается дополнительный вкладыш. Он вклеивается в основной документ и подлежит отдельной регистрации. Данные вкладыша записываются в следующую строку журнала по порядку. Если человек пришел в организацию с уже имеющимся вкладышем, регистрируется только основной документ.

Информация, внесенная в журнал учета, предоставляет возможность контролировать движение книжек. По закону они выдаются назад человеку в день его увольнения. Об этом будет говорить дата и подпись получателя в журнале. Важно, чтобы она совпадала с днем увольнения.

Ответственность

Обычно ответственными лицами за ведение журнала, а также хранение и учет трудовых книжек назначаются кадровые работники. Но не все компании имеют отдельного человека или службу, занимающуюся кадровыми вопросами. В маленьких организациях это может делать сам руководитель, бухгалтер или секретарь.

Назначается ответственный соответствующим приказом по предприятию. Должность его не играет роли. Все дела, связанные с ведением книжек, передаются от одного ответственного человека другому специальным актом.

Некоторые маленькие организации грешат отсутствием журнала. Следует понимать, что это является грубым нарушением законодательства.

При проверке на должностное лицо могут наложить штраф размером 500 — 5 000 руб. В случае привлечения к ответственности организации, размер санкции будет значительно выше. Он может составить от 30 000 — 50 000 руб.

Требования к внешнему виду Книги

Все трудовые книжки регистрируются в специальном журнале. Он представлен в виде книги с большим количеством страничек. Журнал учета включает тринадцать колонок, которые необходимо заполнить ответственному лицу. Формат книги размером А4. Журнал имеет унифицированную форму. Приобрести его можно в специализированном магазине. Допускается самостоятельное изготовление книги, но при соблюдении специальных требований.

Журнал учета

Журнал учета книжек является сквозным, то есть он может вестись много лет. По окончании года нет необходимости заводить новую книгу. Законом установлены основные правила заполнения этого документа:

  • Наличие твердой обложки, так как она используется не один год.
  • Все странички книги нумеруются и прошиваются одной прочной ниткой. Кончики выводятся с оборотной стороны книги, завязываются между собой и приклеиваются специальной наклейкой.
  • Наклейка содержит информацию обозначением числа пронумерованных и прошнурованных страничек, а также подписью руководителя.
  • Все журналы учета трудовых книжек подлежат опломбированию. Для этого на бумажной наклейке, скрепляющей между собой концы нитки, которой прошнурован журнал, наливается сургуч. Допускается применять номерные пломбы. Они одноразового использования и помогают обезопасить журнал от незаконного доступа. Без наличия пломбы журнал может быть признан недействительным.

Заполнение Книги учета

Согласно закону журнал учета имеет строго установленную форму. Здесь фиксируются следующие данные:

Столбцы книги

  • первый столбец содержит порядковые номера всех поступивших в организацию документов
  • следующие три столбика включают информацию о дате приема сотрудников
  • в пятом столбце указывается: фамилия, имя и отчества полностью
  • шестая колонка обозначает серию и номер документа, принятого специалистом
  • седьмая графа включает в себя информацию о специальности работника. Также здесь обозначается категория и разряд, если они присутствуют
  • следующая колонка содержит полное наименование компании, в которую принимается человек
  • в девятом столбце обозначается номер приказа о приеме на предприятие
  • десятая колонка содержит подпись сотрудника ответственного за хранение документа. Она свидетельствует о принятии документа
  • следующая колонка обычно пустая. Заполняется она только, когда приобретается новая трудовая книжка. В ней обозначается сумма, которую заплатил человек за покупку документа
  • двенадцатая колонка содержит дату выдачи документа
  • подпись уволенного человека, свидетельствующая о получении книжки, ставится в тринадцатой колонке. Дата и подпись должны соответствовать дню увольнения человека. Иное может быть признано нарушением

Если человек не явился в день увольнения за трудовой книжкой, требуется письменно уведомить его об обязательстве прийти и забрать документ. Допускается дополнительно запросить разрешение на отправку документа почтой. Также поступают, если бывший работник отказался забрать книжку совсем. В случае проверки организации трудовой инспекцией уведомления послужат оправданием. Соответственно строка 12 и 13 журнала будет содержать информацию об уведомлении, что поможет избежать ответственности. Если работнику на предприятии оформлялся вкладыш, ему придется расписаться и за его получение отдельно.

Заверение руководством

В жизни встречаются ситуации, что уволенный работник просит отдать книжку родственнику, другу или коллеге. Следует понимать, что это возможно только при наличии соответствующей доверенности заверенной у нотариуса. Без этого документа отдать трудовую книжку допускается в случае ухода из жизни работника. Но тогда родственник должен предоставить свидетельство о смерти и документацию, подтверждающую родственные связи. В таком случае две последние колонки журнала должны содержать информацию: когда, кому и на каком основании был передан документ.

Писать в журнале допускается различными ручками. Возможный цвет чернил: синий, черный или фиолетовый.

Книга учета книжек обязательно должна быть заверена руководителем предприятия. Подпись ставится на оборотной стороне. Для этого специально приклеивается прямоугольный листок с обозначением количества листков. Такой журнал ведется до тех пор, пока не закончится. Когда заполнен последний листок, ставится подпись и дата ее окончания. После этого она передается в архив. Хранится журнал учета на протяжении 75 лет.

Порядок исправления записей

Журнал учета книжек не должен содержать помарки либо неточности. При допущении ошибок их требуется исправлять следующим образом:

  • Зачеркивается неверная информация одной тонкой линией. Делается это для того, чтобы с легкостью можно было прочесть, что там написано.
  • На следующей строке указываются правильные данные. Если в книге присутствует строка примечание, допускается внести в нее правильную информацию с обозначением необходимого столбца.

Так как все записи вносятся в книгу от руки, возможно допущение ошибок. Поэтому исправлять их следует правильно. Рядом с правильной информацией обязательно следует написать фразу: «исправленному верить». Также следует обозначить дату исправления и поставить подпись лица вносившего исправления.

Запрещено просто исправлять по тексту информацию. Категорически нельзя использовать корректирующие жидкости и затирки. Подобные действия будут приравнены к нарушению.

Что делать, если раньше книга не велась

В жизни может случиться, что человек устроившись на работу специалистом по кадрам, обнаружит отсутствие книги. В такой ситуации ему нужно срочно составить докладную записку. Она должна содержать описание конкретной упущенной информации и виновника нарушения. Начинать восстанавливать информацию лучше сразу. Когда невозможно полностью ликвидировать проблему, в докладной записке следует подробно изложить суть. А конкретно: какие данные не подлежат восстановлению, и по какой причине. При проверке подобные действия помогут избежать штрафов.

В некоторых случаях людям временно необходимо забрать трудовую книжку у работодателя. К примеру, для оформления каких то документов. Раньше закон запрещал это делать. Но начиная с 2015 года подобные действия стали возможны. Ответственный сотрудник в таком случае должен сделать отметку в колонке 12 о временной выдаче документа. Когда работник вернет его, потребуется сделать новую запись, свидетельствующую о возобновлении хранения книжки.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.