Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку?

Как вшить вкладыш в трудовую книжку – частый вопрос, которым задаются кадровые работники, ИП, или руководители организаций, в которых нет отдела кадров. О том, какими нормативными актами предусмотрена необходимость подшивки вкладыша в трудовую книжку, и как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, расскажем в публикации.

Содержание

  1. Когда требуется вкладыш
  2. Правила оформления вкладыша в трудовую книжку
  3. Образец заполнения
  4. Как правильно вшить вкладыш

Трудовая книжка является основным документом, отражающим все места и периоды занятости человека. Однако бывает такое, что вносить новую информацию о деятельности трудящегося становится некуда. В такой ситуации заводится вкладыш в трудовую книжку. Правила его заполнения и оформления строго регламентированы и обязательны для исполнения кадровыми органами всех предприятий.

Содержание

Когда требуется вкладыш

Для некоторых трудящихся является нормальным частая смена рабочего места, что происходит как по вине, так и по желанию сотрудника. Рано или поздно места для новых отметок не остается. Внесение этих сведений в другие разделы документа запрещено, поэтому работодателем оформляется типовое приложение для трудовой книжки.

ВАЖНО! Запрещается изготавливать формуляр самостоятельно на принтере. Данное действие нарушает приказ Минфина России от 22.12.2003 года №117Н. Производство форм для записи стажа и вложений для них находится в компетенции государственного учреждения «Гознак».

Правила оформления вкладыша в трудовую книжку

Утверждающим документом для формы вложения является Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 года №225 «О трудовых книжках». Правила ее оформления изложены в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 года №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Приложение приобретается и оформляется руководством, однако его стоимость по предварительному уведомлению работника вычитается из его заработной платы.

ВАЖНО! Сотруднику должны оформить формуляр по всем правилам именно в той организации, где закончились свободные строки в основной форме. На новой работе при отсутствии места для отметок о трудоустройстве человека отправят в прежнюю организацию для устранения этой проблемы.

Каждому экземпляру приложения присваивается серия и номер, все они относятся к бумагам строгого учета. Нумерация проставляется на каждом листе.

Вложение по аналогии с основной документацией о трудовой деятельности включает в себя два раздела. Для сведений о стаже отведено 9 листов, а на 8 разворотах располагается наградная информация. Предельное количество вложений в установочной документации не оговаривается. Прилагаемая форма является лишь дополнением и самостоятельно не является действительной.

Вам может быть интересно: Как восстановить утерянную трудовую книжку?

Перед тем, как приступать к внесению данных во вложение, сотрудник кадровой службы проставляет штамп о выдаче вкладыша. В случае отсутствия такой печати в организации следует написать эту фразу от руки. Место нанесения информации не регламентируется, поэтому пометка с серией и номером располагается в любом удобном месте. Обычно кадровики выбирают для этого правый верхний угол титульного листа вкладыша.

Образец заполнения

Заполнение вкладыша необходимо начинать с титульного листа. ФИО работника в отдельных строках и дата заведения формуляра проставляются те, что актуальны на момент оформления. Делается запись об образовании и специализации работника, дате его рождения, проставляется его личная подпись. При отсутствии помарок ставится подпись и печать кадровика.

ВАЖНО! Если при внесении персональных данных в формуляр кадровиком было допущено исправление или ошибка, то бланк следует утилизировать и выдать сотруднику новый. О факте уничтожения обязательно нужно сделать пометку в соответствующем журнале.

Правила заполнения раздела идентичны тем, которыми кадровые службы пользуются для заполнения основного документа. Каждая строка заполняется синей или черной шариковой ручкой, знаки препинания в конце отсутствуют. Заверяют запись печатью и подписью начальника.

Нумерация отметок в приложении начинается не с начала. К примеру, если номер последней записи в основных сведениях о стаже 52, то первой строке вкладыша присваивается номер 53. Одинаковый номер в конце одного и начале другого документа можно проставлять только в том случае, если отметка не вместилась полностью. К примеру, наименование организации в одной строке, а занимаемая должность – в другой.

Вам может быть интересно: Правила внесения исправлений в трудовую книжку

Как правильно вшить вкладыш

В установочной документации нет четких указаний, каким образом пришить приложение к основному документу о трудовой деятельности. Можно вшивать формуляр в середину или начало. Но логичнее всего присоединить приложение к задней обложке.

Для этого необходимо расположить приложение в развернутом виде между обложкой и последним листом документа, проделать отверстия насквозь со стороны обложки и прошить книжку плотной нитью. Закреплять нить следует с внутренней стороны. Место соединения не нуждается в дополнительном опечатывании.

В случае с несколькими вкладышами следует пришивать их последовательно один за другим.

1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд

(голосов: 1, средняя оценка: 5,00 из 5)

Загрузка…

Содержание

  1. Когда требуется вкладыш
  2. Правила оформления вкладыша в трудовую книжку
  3. Образец заполнения
  4. Как правильно вшить вкладыш

Трудовая книжка является основным документом, отражающим все места и периоды занятости человека. Однако бывает такое, что вносить новую информацию о деятельности трудящегося становится некуда. В такой ситуации заводится вкладыш в трудовую книжку. Правила его заполнения и оформления строго регламентированы и обязательны для исполнения кадровыми органами всех предприятий.

Когда требуется вкладыш

Для некоторых трудящихся является нормальным частая смена рабочего места, что происходит как по вине, так и по желанию сотрудника. Рано или поздно места для новых отметок не остается. Внесение этих сведений в другие разделы документа запрещено, поэтому работодателем оформляется типовое приложение для трудовой книжки.

ВАЖНО! Запрещается изготавливать формуляр самостоятельно на принтере. Данное действие нарушает приказ Минфина России от 22.12.2003 года №117Н. Производство форм для записи стажа и вложений для них находится в компетенции государственного учреждения «Гознак».

Правила оформления вкладыша в трудовую книжку

Утверждающим документом для формы вложения является Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 года №225 «О трудовых книжках». Правила ее оформления изложены в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 года №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Приложение приобретается и оформляется руководством, однако его стоимость по предварительному уведомлению работника вычитается из его заработной платы.

ВАЖНО! Сотруднику должны оформить формуляр по всем правилам именно в той организации, где закончились свободные строки в основной форме. На новой работе при отсутствии места для отметок о трудоустройстве человека отправят в прежнюю организацию для устранения этой проблемы.

Каждому экземпляру приложения присваивается серия и номер, все они относятся к бумагам строгого учета. Нумерация проставляется на каждом листе.

Вложение по аналогии с основной документацией о трудовой деятельности включает в себя два раздела. Для сведений о стаже отведено 9 листов, а на 8 разворотах располагается наградная информация. Предельное количество вложений в установочной документации не оговаривается. Прилагаемая форма является лишь дополнением и самостоятельно не является действительной.

Вам может быть интересно: Как восстановить утерянную трудовую книжку?

Перед тем, как приступать к внесению данных во вложение, сотрудник кадровой службы проставляет штамп о выдаче вкладыша. В случае отсутствия такой печати в организации следует написать эту фразу от руки. Место нанесения информации не регламентируется, поэтому пометка с серией и номером располагается в любом удобном месте. Обычно кадровики выбирают для этого правый верхний угол титульного листа вкладыша.

Образец заполнения

Заполнение вкладыша необходимо начинать с титульного листа. ФИО работника в отдельных строках и дата заведения формуляра проставляются те, что актуальны на момент оформления. Делается запись об образовании и специализации работника, дате его рождения, проставляется его личная подпись. При отсутствии помарок ставится подпись и печать кадровика.

ВАЖНО! Если при внесении персональных данных в формуляр кадровиком было допущено исправление или ошибка, то бланк следует утилизировать и выдать сотруднику новый. О факте уничтожения обязательно нужно сделать пометку в соответствующем журнале.

Правила заполнения раздела идентичны тем, которыми кадровые службы пользуются для заполнения основного документа. Каждая строка заполняется синей или черной шариковой ручкой, знаки препинания в конце отсутствуют. Заверяют запись печатью и подписью начальника.

Нумерация отметок в приложении начинается не с начала. К примеру, если номер последней записи в основных сведениях о стаже 52, то первой строке вкладыша присваивается номер 53. Одинаковый номер в конце одного и начале другого документа можно проставлять только в том случае, если отметка не вместилась полностью. К примеру, наименование организации в одной строке, а занимаемая должность – в другой.

Вам может быть интересно: Правила внесения исправлений в трудовую книжку

Как правильно вшить вкладыш

В установочной документации нет четких указаний, каким образом пришить приложение к основному документу о трудовой деятельности. Можно вшивать формуляр в середину или начало. Но логичнее всего присоединить приложение к задней обложке.

Для этого необходимо расположить приложение в развернутом виде между обложкой и последним листом документа, проделать отверстия насквозь со стороны обложки и прошить книжку плотной нитью. Закреплять нить следует с внутренней стороны. Место соединения не нуждается в дополнительном опечатывании.

В случае с несколькими вкладышами следует пришивать их последовательно один за другим.

1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд

(голосов: 1, средняя оценка: 5,00 из 5)

Загрузка…

Нужно ли вшивать вкладыш в трудовую книжку?

Порядок заполнения и оформления трудовых книжек отражен в Правилах, утвержденных Постановлением Правительства от 16.03.2003 № 225. В п. 38, 39 Правил содержится информация о том, что если книжка кончается, в нее необходимо вшить вкладыш, который заполняется точно так же, как и сама книжка. Соответственно, вся информация, которая относится к порядку заполнения книжек, отраженная в Постановлении № 225 актуальна и для вкладышей.

Вкладыш не может быть произвольной формы, как и трудовые книжки. Форма утверждена Постановлением № 225. Использовать другие формы нельзя, в противном случае все сведения, указанные во вкладыше произвольной формы признаются не вписанными.

Фактически вкладыш повторяет содержание книжки. В нем содержатся два раздела:

  • раздел сведений о работе на 8 разворотах;
  • раздел сведений о награждениях на 9 разворотах.

Без трудовой книжки документ действительным не признается. Если книжка закончилась, в ней должен быть проставлен штамп с указанием того, что вкладыш выдан, его серия и номер.

Как правило, кадровые специалисты или иные ответственные работники, в случае, если книжка заканчивается, задаются вопросом, необходимо ли вшивать в нее вкладыш, или можно просто положить его внутрь или закрепить иным способом? Ответ на данный вопрос однозначен.

Вкладыш требуется именно вшить. Приклеивать, вкладывать, закреплять на скрепку, его нельзя. Данное требование содержит п. 38 Правил № 225.

Если не подшить вкладыш, он признается недействительным. После окончания какого-либо из разделов в трудовой книжке обязательна подшивка в нее вкладыша.

Как подшить вкладыш в трудовую книжку?

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку не указано ни в Правилах № 225, ни в ином нормативном акте. Можно сделать вывод, что порядок подшивки может быть произвольным. Несмотря на это, при подшивке следует соблюдать ряд рекомендаций.

  1. На лицевой части вкладыша указывается информация о трудящемся, в частности: Ф.И.О., дата рождения, образование, профессия, дата заполнения. Кроме того, есть место для подписи сотрудника и печати организации. Рекомендуется перед подшивкой заполнить все необходимые поля, поскольку это гораздо удобнее, чем заполнять их после.
  2. Вкладыш рекомендуется вшивать в конце трудовой книжки, а не после оконченного раздела, для удобства.
  3. Для подшивки можно использовать следующий набор инструментов: нитки, ножницы, шило, иголку.
  4. Как вшить вкладыши в трудовую книжку аккуратно? Необходимо раскрыть вкладыш и книжку посередине, отступить от верхних и нижних краев вкладыша и книжки по одному сантиметру, проделать в них дырки, приложить друг к другу, прошить нитками. Концы нитки связываются с наружной стороны подшитых документов.
  5. Требований к наклейке заверительной надписи законодательство не содержит (как и иных требований). Мы рекомендуем ее не делать, поскольку без нее подшитый документ будет выглядеть более эстетично. Если есть желание, заверительную надпись можно поставить. Для этого на узелок ниток наклеивается бумажный листок, на котором указывается «Прошито» и проставляется подпись сотрудника, который сшивал документы. Некоторые ставят сургучную печать, но это скорее исключение, чем правило, и без необходимости делать этого не следует.

Как прошить вкладыш в трудовую книжку и не допустить типичных ошибок?

Многие при подшивке вкладыша к книжке и его заполнении допускают распространенные ошибки.

  1. Вопреки требованиям Правил № 225 не вшивают вкладыш, а вклеивают его.
  2. Не используют официальный бланк, а вклеивают или вшивают обычные листы.
  3. Заводят новые трудовые книжки вместо подшивки вкладыша.
  4. Не ставят в книжке штамп о том, что выдан вкладыш, а заполняют данную информацию от руки, либо вообще не заполняют.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку — видео

Чтобы правильно подшить вкладыш, можно просмотреть видео, находящееся в открытом доступе на сайте Youtube. В нем содержится исчерпывающая информация о том, как вшить вкладыши в трудовую книжку.

Таким образом, вкладыши в книжку необходимо вшивать с помощью ниток, а в книжке указывать, что был выдан вкладыш. Чтобы сделать все правильно, можно воспользоваться указанной в статье информацией.

Читайте также…

  1. Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку
  2. Куда клеить голограмму в трудовой книжке?
  3. Перенос записи в вкладыш трудовой книжки
  4. Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки – образец

Что говорит закон о заполнении вкладыша?

Правила по заполнению этого документа прописаны в изданном в 2003 году постановлении Министерства труда и социального развития, а форма вкладыша установлена постановлением правительства под № 225.Вкладыш является отдельным документом, который должен обладать специальной защитой от подделки. С помощью такого листка можно избежать оформления сразу нескольких трудовых книжек, если в них больше нет места, тем более закон запрещает иметь сразу две трудовые, что позволит избежать серьезных проблем и путаницы при расчете трудового стажа и решения иных вопросов в области ТК РФ.

Вкладыш для трудовой книжки

Потребность в таком вкладыше возникает не только в случае, если работник постоянно меняет работу, но и в случае бурного карьерного роста, когда ожидается много записей. Кроме того, если вы предпочитаете работать по совместительству, и эта информация отражалась в трудовой, документа также может быть недостаточно.

Как приобрести вкладыш?

Вкладыши, как и иные документы и бланки, могут покупать лишь юридические лица. При этом работодателю нельзя делать следующее: принимать чистый документ от своего сотрудника или требовать его, поскольку физлицо не сможет приобрести его, не нарушив закон.

Важно помнить – такой документ относится к БСО, потому его следует приобретать только у посредников, которые занимаются продажами продукции от Госзнака Минфина РФ. У них обязательно должна быть доверенность, в которой прописаны серийные номера вкладышей. Чтобы убедиться в достоверности документов, можете запросить у поставщиков лицензию на ведение подобной деятельности.

Если купить вкладыш «с рук», это может грозить серьезными проблемами – может дойти и до наказания из-за подделки трудовых книжек и иных важных документов.

Бланки покупаются по заранее заключенному договору, после передаются в бухгалтерию или отдел кадров – после внесения информации о покупке документ переходит к кадровому специалисту.

Как выглядит вкладыш и что в него входит?

Вкладыш – отдельные листки, которые оформлены на специальном бланке единой формы. При этом важно помнить – без трудовой книжки вклады недействительны, то есть эта бумажка всегда должна быть вместе с ней.

Информация:

  • Работник, оформляющий вкладыш

    У вкладыша есть титульный лист, куда нужно записать основную информацию о работнике.

  • Наверху размещен герб РФ.
  • Под ним записывается ФИО работника, его дата рождения.
  • Следом записывается образование специалиста и вносятся данные о его профессиональной деятельности.
  • Далее прописывается дата оформления документа, при этом прописью.
  • Титульный лист подписываем сам работник и специалист, занимающийся оформлением трудовых книжек (это может быть как сотрудник кадрового отдела, так и руководитель предприятия, если на него возложены такие обязанности).
  • Также обязательно нужно поставить печать предприятия. Без этого документ не будет иметь никакой юрсилы.

Во вкладыше должно быть несколько разделов:

  1. 9 разворотов для информации о работе.
  2. 8 разворотов о награждениях сотрудников.

Как оформляется вкладыш – основные нюансы

Вкладыши заполняются аналогично трудовым книжкам, однако у сотрудника кадрового отдела могут быть некоторые сложности. Общие правила заполнения следующие:

  • Документ должен оформлять тот работодатель, у которого на данный момент работает сотрудник. И только тогда, когда все странички в трудовой заполнены.
  • Укажите всю информацию на титульном листе – об этом мы сказали вам выше. Обратите внимание на то, что нельзя дублировать дату оформления основного документа, вам нужно вписывать именно дату написания вкладыша.
  • Не забывайте фиксировать в документе все изменения. К примеру, если у сотрудника меняется фамилии, эту информацию обязательно следует вносить.

И если закон предусматривает наличие только одной трудовой, то количество вкладышей не ограничено. Также правила не предусматривают, куда следует подшивать документы и куда ставить отметку о выдаче, однако, если исходить из судебной практики, можно сказать, что:

  • Лучше скреплять его и трудовую нитками.
  • На первой страничке нужно поставить штамп о выдаче вкладыша.
  • Также сюда же вносятся данные о серии и дате оформления вкладыша.

Если нет штампа, данные следует внести от руки. Сам вкладыш обычно подшивается в конце трудовой, но намного удобнее пришить его в середине. Процедура весьма проста:

  1. С помощью шила делаем 4 или 6 отверстий на линии сгиба – при этом расстояние между дырочками должно быть одинаковым.
  2. Делаем аналогичные проколы и в трудовой.
  3. Вводим нить в проколы (идеально подходит хлопковое изделие № 10), при этом концы нитей должны в итоге выходить из одного отверстия.
  4. Завязываем крепкий узел.

Важно помнить – в таком документе не следует допускать никаких ошибок. Если они есть, придется утилизировать испорченные листы и оформить новые. Серийный номер уничтоженного вкладыша нужно вырезать – он будет храниться в специальном журнале учета. Именно потому мы строго рекомендуем сначала полностью заполнить документ, а только потом подшивать его к трудовой – это значительно сократит время, если вдруг будут обнаружены ошибки.

Кто занимается оформлением, где хранятся документы?

Как и любыми вопросами в области заполнения трудовых, оформлением вкладыша должен заниматься тот, кого уполномочил на это руководитель предприятия. Обычно эти обязанности возложены на одного из специалистов кадрового отдела. Если предприятие небольшое, этим может заниматься главбух или один из менеджеров.

Срок хранения вкладышей, как и в случае с трудовыми книжками, регулируется законом – 50 лет. При этом хранить их лучше вместе.

В некоторых случаях, если в трудовые вложены еще и личные дела сотрудников, срок их хранения продлевают до 75 лет. Обычно их хранят в сейфе, который должен быть закрыт на ключ.

Что нельзя допускать при заполнении вкладышей?

Несмотря на простоту оформления вкладыша, как и трудовой, нередко в них допускаются ошибки, которые условно делятся на два вида:

  • Допущенные во время оформления.
  • Внесенные в процессе заполнения.

Допущенные во время оформления

Одной из самых распространенных ошибок можно назвать внесение неверных сведений о ФИО сотрудника, его образования. Чаще всего это происходит, если кадровик заполняет документ без наличия соответствующих сведений, записывая их со слов сотрудника. Как мы уже сказали, в этом случае бланк следует уничтожить.

Внесенные в процессе заполнения

Тут также часто совершаются ошибки при оформлении и внесении новых записей. Чаще всего это:

  • Неверная дата приема специалиста.
  • Нет данных о наименовании организации, должности работника, подразделения, где он будет работать.
  • Сокращение слов, чтобы они влезли в поля.

Такие ошибки поддаются корректировке только на том предприятии, кадровики которого их сделали. А вот если их обнаружит новый работодатель, придется запрашивать получение официального документа из прошлой организации. Записи при этом нельзя вычеркивать или корректировать – их вносят лишь отдельной строкой, где указываются недействительные данные и вносятся правильные.

При наличии таких ошибок у сотрудника, имеющего вкладыш, могут возникнуть серьезные проблемы:

  • С последующим трудоустройстве на работу.
  • Невозможность доказать свой реальный трудовой стаж.
  • Проблемы с получением пенсии и т.д.

Также запрещено следующее:

  • Вместо использования вкладыша оформлять новый бланк трудовой.
  • Подшивать к трудовой книжке обычные чистые листы и вести там записи.

Куда клеится голограмма в трудовойКак правильно и куда клеить голограмму в трудовую книжку? Об этом мы подробно рассмотрим тут.

Здесь вы узнаете про срок исковой давности по трудовым спорам.

Насколько может задерживаться зарплата по Трудовому кодексу? Об этом вы узнаете тут.

Несколько нюансов по заполнению вкладышей

Теперь вы знаете, как оформить вкладыш в трудовую книжку, однако наши советы помогут сэкономить время при заполнении документа и минимизировать ошибки.

Заполненный вкладыш для трудовой книжки

К основным нюансам стоит отнести:

  • Заполнение аналогично оформлению трудовой.
  • Без трудовой этот документ недействителен, как и при отсутствии печатей или штампов.
  • Нумерация начинается не сначала, а продолжает записи из трудовой. К примеру, если последняя запись была под номером «10», то во вкладыше первая запись будет иметь номер «11».
  • Не переживайте, если место на страничке в трудовой закончилось, а запись – нет. Нужно просто перенести запись во вкладыш с места, где она закончилась.
  • При изменении каких-либо данных сотрудника вносят корректировки как в записную, так и во вкладыш.
  • Если руководитель предприятия не проставил печать или не внес какой-либо дополнительной информации, а специалист уже работает в другом месте, нужно обратиться к «проштрафившемуся» предприятию для получения официальных документов.

Мы рассмотри основные аспекты ведения вкладышей – используйте наши рекомендации для экономии своих сил и времени при решении кадровых вопросов. И помните, что внесенные записи при наличии ошибок могут сильно усложнить жизнь вашего сотрудника в будущем.

Читайте также!  Срок действия выписки из ЕГРЮЛ — расскажем все нюансы

Для чего нужен вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку выполняет роль дополнения к документу, когда все страницы уже исписанны. Всю книжку можно исписать не только переходя с одного рабочего места на другое, но и при карьерном росте в границах одной организации. Поощрения также занимают много места в трудовой.

Окончание трудовой книжки не является поводом для прекращения трудовой деятельности или покупки нового документа. Для того чтобы сделать вкладыш, необходимо обратиться в отдел кадров, сотрудники которого подошьют к документу бланк.

Обычно он имеет вид напечатанного шаблона, который не очень то и отличается от формата самой книжки, но имеет свои отличительные черты. Запись во вкладыш вносятся в соответствии с общими правилами заполнения трудовых книжек. Вопросы возникают только при первичном прикреплении и оформлении дополнительного листа.

Следует иметь в виду, что вкладыш должен быть выполнен на специальном бланке, который защищен он подделок. Он должен иметь свой номер, который впоследствии будет внесен в местный реестр перемещения документации (обычно это журнал учета).

Министерство труда РФ выпустило постановление от 10.10.2003 года, которое регламентирует правила заполнения и прикрепления вкладыша. Любые отклонения от нормы делают вкладыш нелегитимным, что приводит к массе неприятностей.

Исправление ошибок – это самая сложная часть работы с трудовыми, так как многие разделы исключают возможность корректировки как таковой.

Правила оформления вкладыша

В первую очередь следует знать о том, какие органы имеют право на совершение акта заполнения вкладыша. Нынешнее законодательство поручило эту функцию работодателю (в основном, в лице уполномоченного лица из отдела кадров).

При заполнении листа-вкладыша нужно внимательно следить за тем, правильно ли заполнен бланк, и внесена ли информация о нем в отчетную документацию. Фиксировать акт прикрепления вкладыша нужно для того, чтобы доказать легитимность сего действия.

Отмечать бланк нужно также и на титульной странице самой трудовой:

  • В качестве отметки служит штамп, на котором помещена надпись «выдан вкладыш». Под печатью нужно в обязательном порядке указать дату фактического прикрепления вкладыша.
  • Еще одной обязательной отметкой на обложке является указание номера и серии документа. Будьте внимательны, переписывая эти данные, так как «черкать» обложку трудовой не разрешается. Если же ошибка все-таки произошла, это повлечет за собой новую лавину изменений и записей, которые придется внести в трудовую, вкладыш, и учетный журнал.
  • Нужно обязательно соблюдать очередность процедуры: сперва заполнить бланк вкладыша, и только после этого делать отметку на лицевой стороне трудовой книжки. Этот порядок нужно изначально взять за правило, чтобы в дальнейшем не путаться, работая с несколькими документами одновременно.

Если же кадровый сотрудник или руководитель допустил ошибку при заполнении самой ведомости или при указании ее серии и номера, ему придется пройти через ряд процедур, среди которых:

  • Аннуляция вкладыша.
  • Составление акта о его недействительности.
  • Изъятие вкладыша.
  • Заполнение и прикрепление нового вкладыша.
  • Отметка и печать о новом дополнении.

Что делать если у работника изменилась фамилия

В случаях, где имеет место изменение фамилии сотрудника, в трудовой книжке которого уже есть вкладыш, необходимо соблюсти процедуру изменения данных, как в самом вкладыше, так и в трудовой.

При этом неважно, изменил ли работник только фамилию, или же решил полностью переделать свою личность.

При изменении даты рождения и данных об образовании, процедура не будет отличаться от той, которую необходимо совершить при изменении фамилии:

  • Прежде всего, необходимо четко перечеркнуть устаревшие данные на обложке трудовой и во вкладыше.
  • Над старыми данными (или рядом с ними) надписываются новые.
  • На внутренней стороне трудовой делается отметки со ссылками на изменения.
  • Ссылки заверяются печатью и подписью руководителя или кадрового сотрудника.

Важным моментом для работника, вносящего изменения является внесение данных об этом в реестр внутренней документации. Это важно, потому что вкладыш – это не просто составная часть трудовой книжки, а полноценный документ.

Что делать, если запись попала не в тот раздел

Поскольку человеческий фактор еще никто не отменял, ошибки в документации случаются весьма часто. Невнимательность кадровых сотрудников часто проявляется при внесении записей в реестр.

На самом деле запись о вкладыше должна быть занесена в раздел «Сведения о работе», но ее часто записывают в тот, который называется «Сведения о награждениях».

Такую путаницу можно объяснить тем фактом, что лист для сведений о работе часто бывает, переполнен, и сотрудники отдела кадров могут ошибочно перелистнуть страницу и начать писать там, где этого делать уже не стоит.

Сложность такой ошибки в том, что согласно 30-му пункту нормативного акта о заполнении рабочей документации, ошибки в данных разделах нельзя просто зачеркнуть, заменив их новыми сведениями, как это было с фамилией.

Для того чтобы внести изменения в графы «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях», нужно официально признать все написанное там недействительным и только потом вносить новую информацию.

Запись о признании записи недействительной лучше пронумеровать для того, чтобы ее проще было найти в случае необходимости.

Нумерацию записи присваивает сотрудник отдела кадров, секретарь, или сам руководитель, основываясь на порядковом номере записи в журнале, отведенном для регистрации подобных случаев.

Что делать если на вкладыше отсутствует печать

Бывает так, что руководитель забывает поставить печать во вкладыше. Чаще всего такой недочет обнаруживается при поступлении на работу в новой организации.

Что делать сотруднику в такой ситуации?

  • Обратиться по месту бывшей работы и попросить поставить соответствующую отметку.
  • В случае возникновения проблем, напомнить сотрудником отдела кадров о том, что они совершили ошибку, нарушив пункт 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.
  • Если даже после этого сотрудники отказываются исправлять ошибку, смело обращаетесь в суд. Но как правило, дело не заходит так далеко.

Знайте, что даже в случае неприятного расставания с работодателем, ни он, ни его сотрудники, не имеют право отказать вам в редактировании трудовой.

Образцы заполнения вкладыша

Так как вкладыш является официальным документом, его заполнение требует соблюдения определенных правил, нарушение которых может стать причиной привлечения к ответственности руководителя или другого сотрудника, заполнявшего документ.

Владельцу, в свою очередь, также не стоит пассивно наблюдать за происходящим, если он обнаружил ошибку в любой документации. Необходимо четко знать свои права и обязанности и не стесняться поправить тех, кто допустил погрешность, заполняя ваш документ.

Если у Вас есть вопросы, получите бесплатную консультацию прямо сейчас

Что такое вкладыш?

Если место в трудовой закончилось, то недопустимо:

  • Зачёркивать графу «Сведения о поощрениях», после чего продолжать вносить в неё сведения о работе, переименовав её.
  • Вклеивать в трудовую чистые листы и делать новые записи на них.
  • Заводить другой бланк для внесения новых записей.

Между прочим, выше перечислены вполне реальные случаи – до вклеивания листов и переименования граф люди действительно додумывались. Но правильным и законным будет вшивание вкладыша в документ. Если же применить какой-то другой способ, то сомнению будут подвергнуты не только новые сведения, внесённые «нестандартным» способом, но и трудовая книжка как таковая.

Если в трудовой одного из работников завершилось место, или если поступил новый сотрудник с книжкой, в которой не осталось места для внесения новых записей, то нужно добавить к ней вкладыш. Однако, если это именно второй вариант, то даётся пять дней с момента вступления в должность на внесение записей.

Потому лицам, ответственным за ведение трудовых, будь они сотрудниками отдела кадров, другими работниками, уполномоченными начальниками на ведение документации (в небольших компаниях), или даже самими руководителями (в совсем маленьких), следует контролировать, чтобы в запасе всегда оставались вкладыши, которые при необходимости можно применить.

Основные параметры вкладыша такие: в нём 36 страниц, его формат 88×125 миллиметров, обложка картонная, есть элементы защиты. Титульный лист похож на титульный лист трудовой книжки, а графы внутри все соответствуют трудовой.

Где приобрести бланк вкладыша?

Бланки вкладыша квалифицируются как документы строгой отчётности, но при этом приобрести их можно свободно, они продаются в канцелярских магазинах. Всё-таки желательно покупать их у проверенных посредников, занимающихся работой непосредственно с Гознаком, выпускающим трудовые и вкладыши. Также можно приобретать их и напрямую у Гознака.

Выданы вкладыши могут быть:

  • Без выплаты работником компенсации – в таком случае все расходы ложатся на работодателя.
  • С выплатой компенсации – она не должна быть выше, чем стоимость бланка при покупке.
  • С частичной выплатой компенсации, при которой часть расходов несёт сотрудник, а часть работодатель.

Бланки выдаются безвозмездно реже, чем трудовые, поскольку этот документ всё же дополнительный, а не основной.

Обязательна бесплатная выдача лишь в том случае, если вкладыш оказался испорчен по вине заполнявшего его работника – в таком случае замена проводится за счёт организации.

Относительно размера компенсации, которую выплачивает получатель вкладыша, стоит отметить, что хотя завышение стоимости является незаконным, но в цену, по которой он отдаётся работнику, может входить не только стоимость приобретения документа, но также и транспортные, и иные расходы. Это означает, что иногда бланк на предприятии может обойтись дороже, чем в свободной продаже, хотя чаще всего он оказывается дешевле, поскольку приобретаются вкладыши компаниями оптовыми партиями, по сниженной цене.

Хранятся вкладыши обычно у ответственного за их ведение сотрудника, данные об их движении заносятся в книги учета, которые ведёт бухгалтер. Работник отдела кадров, на которого возложено ведение трудовых и вкладышей, должен предоставлять отчёт об их расходовании и докладывать о необходимости пополнить их запас.

Оформление и заполнение вкладыша

Заполняться документ должен так же, как и сама трудовая, а потому сложностей с его заполнением быть не должно, но есть немало важных нюансов, на которые стоит обратить внимание:

  • Заводить вкладыш должны сотрудники того работодателя, во время работы у которого строчки в трудовой подошли к концу – увы, это правило не всегда соблюдается, из-за чего работники приходят в новую компанию с книжкой, в которой нет места для новых записей. Отметим, что отказывать им в приёме на работу по этой причине нельзя.
  • Дата заполнения на титульном листе – это именно та дата, в которую занесена первая запись во вкладыш, а не в саму трудовую.
  • Заводить можно много вкладышей – их количество не ограничено.
  • Пронумеровать записи просто – нумерацию следует продолжать относительно той, что использовалась в трудовой. К примеру, если номер последней записи в трудовой 19, то во вкладыш заносится запись с номером 20.
  • Если же место закончилось, а запись ещё не завершена, то она будет продолжаться уже во вкладыше ровно с того места, на котором прервалась.
  • Данные, которые вносятся во вкладыш, должны быть строго актуальными, даже если в самой трудовой фигурируют другие. К примеру, работник мог получить новое образование уже после того, как завёл её. Если информация, которая значится на титульном листе самой трудовой, уже неверна, то изменения должны быть отражены, а сотрудника надлежит обязать предоставить документы, которые подтвердят эти изменения – копии документов вшиваются в его личное дело, а во вкладыше записываются новые данные о нём.
  • После того как все необходимые сведения внесены на титульный лист, вкладыш должен быть прикреплён к трудовой, а на её титульном листе нужно поставить штамп о выдаче вкладыша с его реквизитами. Также следует сделать запись «выдан вкладыш», без которой он не будет действителен даже если его вшить.

Относительно места, в которое необходимо ставить штамп, а также куда именно подшивать вкладыш, нет никаких указаний. Потому стоит отметить лишь, что ставить штамп стоит так, чтобы он не закрыл остальные записи и был хорошо читаем. Вместо печати можно сделать также и отметку вручную, если у компании вообще нет печати, но всё-таки лучше, если будет стоить именно штамп. Совсем без штампа либо отметки документ также будет просто недействителен.

Важный момент: если была допущена ошибка во время заведения документа на титульном листе, нельзя вносить исправления, следует просто поменять его на новый.

Старый же утилизируется, его номер вырезается и вклеивается в журнал учёта. Из-за этого не стоит подшивать вкладыш до того, как завершено заполнение титульного листа – сначала нужно убедиться, что никаких ошибок нет, а если они всё же обнаружатся, не составит труда поменять его.

Когда ошибка допускается уже в ходе дальнейшего заполнения внутри документа, то на такие радикальные меры, конечно, идти не стоит: её разрешается исправить. Но ни в коем случае не перечёркивая ошибочную запись – здесь предписывается действовать так же, как и при заполнении самой трудовой, то есть внести новую запись, в которой сделать указание на то, что совершена ошибка, и номер записи, которую следует считать недействительной – это утверждение заверяется подписью.

Как только записи на титульном листе сделаны, их заверяет сам внёсший их сотрудник при помощи своей подписи, необходимо поставить и печать компании. Самому работнику следует проследить, чтобы печать была поставлена, поскольку, если затем обнаружится её отсутствие, а он уже будет работать в другом месте, ему самому придётся обращаться на предыдущее место работы, чтобы поставить печать.

Форма документа

Иногда можно столкнуться с тем, что страницы в трудовой книжке, где ведутся записи о месте работы, заканчиваются. И это не значит, что нужно менять трудовую и заводить новую. Для таких целей была разработана специальная форма – вкладыш, которая и продолжает насчитывать сотруднику трудовой стаж.

Форма вкладыша в трудовую книжку установлена на законодательном уровне. Титульный лист заполняется аналогично трудовой книжке. Для записей о месте работы вкладыш имеет 9 разворотов, о награждениях – 8 разворотов.

Вкладыш вшивается в трудовую и заполняется согласно регламентированным правилам (постановление Министерства труда РФ № 69 от 10 октября 2003 года).

Приобретение вкладыша

Где берётся бланк? Вкладыш в трудовую книжку, впрочем, как и сами книжки, должен приобретать непосредственно работодатель у унитарного предприятия «Гознак». Работодатель не может:

  • принимать чистый вкладыш от сотрудника;
  • требовать принести вкладыш самостоятельно.

Любой кадровый работник знает, что вкладыш в трудовую – это отчетный документ. Поэтому приобретать его следует только у тех компаний, которые заключили договор с предприятием «Гознак». Фирма, занимающаяся распространением вкладышей и трудовых, обязана иметь лицензию, а также сертификат, которые подтверждают полномочия на продажу.

Лицо, которое осуществляет закупку вкладышей, должно иметь специальную доверенность. Далее, после приобретения, вкладыши хранятся в бухгалтерии. Бухгалтер должен внести в приходно-расходную книгу все номера приобретенных бланков и передать их под расписку в кадровый отдел.

Работодатель должен всегда иметь в наличии необходимое количество документов строгой отчётности. Выдача вкладыша в трудовую книжку может осуществляться только в соответствии с правилами, установленными правительством РФ.

Плата за бланк вкладыша взимается работодателем в следующих случаях:

  • при оформлении его впервые (то есть в трудовой закончились страницы нужного раздела);
  • при выдаче дубликата трудовой книжки.

Вкладыш может быть выдан и бесплатно, если данный пункт предусматривают локальные нормативные акты. Также законом предусмотрено ещё несколько случаев, когда бланк вкладыша выдается бесплатно:

  • при выдаче дубликата, если основной документ был утерян по вине работодателя;
  • при повторном заполнении бланка вкладыша, испорченного по вине кадрового работника (лица, ответственного за ведение трудовых книжек).

Если к тому времени, когда будет вноситься запись во вкладыш в трудовую книжку, цена его увеличилась, то работодатель не может брать с сотрудника денежную компенсацию, превышающую закупочную цену именно этого бланка. В противном случае это будет являться законодательным нарушением. Стоимость вкладыша сегодня составляет примерно 180 рублей.

Правила вшивания

Работник отдела кадров должен самостоятельно позаботиться о том, чтобы вшить вкладыш в трудовую книжку, ведь он является непосредственным продолжением основного трудового документа. Вшивание вкладыша состоит из нескольких шагов:

  1. Кадровик делает отметку на титульном листе трудовой о выдачи вкладыша. Возле отметки прописываются серия, номер вкладыша, которые должны совпадать с теми, которые указаны на самом бланке.
  2. Заполняется первый лист в соответствии с предоставленными сотрудником документами. Дата заполнения может совпадать с датой приема сотрудника на работу.
  3. Вшивание вкладыша в трудовую. Это должно быть сделано своевременно, чтобы избежать наложения штрафных санкций.

Зафиксированных правил, как оформлять вкладыш в трудовую книжку, нет. Но на практике опытных кадровых работников доказано, что оптимальным вариантом вшивания вкладыша является следующий алгоритм:

  • необходимо развернуть трудовую между последней страницей и обложкой;
  • открыть бланк вкладыша посередине;
  • сделать шилом два отверстия – в трудовой и во вкладыше;
  • с помощью иглы и белых ниток пришить вкладыш к книжке (концы ниток должны остаться внутри вкладыша).

Ошибки при вшивании

Даже несмотря на то, что вшить вкладыш вроде бы не составляет особого труда, неопытные кадровики все-таки умудряются сделать ошибки.

К основным ошибкам можно отнести:

  1. Вшивание бланка до его заполнения. Это может привести к тому, что сведения на титульных листах двух документов будут различаться. Следствием этого будет являться открепление бланка и исправление данных. При этом на испорченный вкладыш составляется специальный акт по факту его уничтожения.
  2. Отрывание обложки от вкладыша. Это является не просто ошибкой, а грубым нарушением. Бланк является утвержденным в законодательстве документом, и любое его видоизменение, помимо штрафов для работодателя, влечет за собой отказ в оформлении пенсии для сотрудника, который предоставит такую трудовую с испорченным вкладышем.

За новый бланк вкладыша, как говорилось выше, руководитель должен взимать плату с сотрудника. Но если вкладыш испорчен по вине отдела кадров, повторный бланк предоставляется бесплатно.

Алгоритм заполнения

Опытные кадровики знают, что вкладыши заполняются аналогично трудовой книжке. Тем не менее можно держать перед глазами образцы записей в трудовую книжку, чтобы лишний раз не делать исправлений. Алгоритм заполнения заключается в следующем:

  1. Вкладыш начинает заполнять та организация, во время работы в которой закончились поля для записей в трудовой книжке.
  2. Дата на вкладыше ставится по факту заполнения, а не по дате начала трудового стажа.
  3. Во вкладыше должны прописываться только те данные, которые актуальны на данный момент.
  4. На титульном листе должна стоять подпись того, кто оформил вкладыш, и печать организации.
  5. Бланков вкладыша в трудовой может быть сколько угодно, законодательство не ограничивает их количество.

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку далее? Когда все данные внесены, вкладыш вшивается в трудовую, и на первом листе проставляется штамп «Выдан вкладыш».