Кадровые документы в организации: Минтруд предлагает вести их в электронном виде

Минтруд с 2020 года запустит эксперимент по заключению и расторжению трудовых договоров в электронном виде, в нем примут участие десять работодателей. Об этом говорится в пояснительной записке к законопроекту министерства, размещенной на портале проектов нормативных правовых актов.

«Целью законопроекта является отработка механизмов ведения в организации документов, связанных с работой, в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе, а также подготовка предложений по внесению изменений в законодательство. Срок проведения эксперимента планируется с 1 января 2020 года по 31 декабря 2022 года», — отмечается в пояснительной записке.

Уточняется, что проект соответствующего федерального закона разработан в рамках реализации федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды» национальной программы «Цифровая экономика РФ».

Согласно пояснительной записке, в течение 2019 года будет подготовлен ряд законопроектов, регламентирующих работу с электронными документами, атакже будет урегулирован вопрос об использовании отечественных технических средств и программного обеспечения для работы с этой информацией и ее хранения.

Законопроектом предполагается, что проведение эксперимента в организации и договоренности по его порядку будут отражены в коллективном договоре или соглашении с работником об его участии в эксперименте. Работодатели на добровольной основе участвуют в эксперименте и самостоятельно определяют виды документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент, а также вид электронной подписи, применяемый при ведении документов, связанных с работой.

Планируется, что правительство РФ утвердит перечень работодателей, участвующих в эксперименте (по их согласию), в который войдут около десяти организаций. Минтруд России ежегодно будет представлять в правительство с учетом мнения сторон Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений отчет о результатах эксперимента и предложения по внесению изменений в законодательство РФ.

Контакты:

Адрес:

Товарная, 57-В

, , ,

Телефон:

+7 971-129-61-42

, Электронная почта:

[email protected]

Работодатели начнут заключать трудовые договора в электронном виде с 2020 года

Опубликовано 13.02.2019, автором Prosto, в разделе Новости

Машинопечатные документы

Все более возрастающее значение в последнее время приобретают также задачи организации упорядочения и регламентации государственного и ведомственного хранения документации на нетрадиционных носителях, которые до сих пор решаются на эмпирическом уровне в отдельных учреждениях и практически не регламентируются общегосударственными нормами. По-прежнему важной задачей остается сопряжение аппаратно-программной среды, редакторских программных и других средств документирования и обработки документной информации. Cогласование и сопряжение этих систем и документов должны стать предметом самого пристального государственного внимания, так как существенно влияют на возможности и эффективность автоматизированного ДОУ. Нерешенность, в частности, вопросов электронного юридического атрибутирования документов препятствует организации электронного документирования, документооборота, хранения и защиты информации от несанкционированного доступа. Конечно, мы не можем обойти вниманием проблему электронных, а вернее машиночитаемых документов.

Прежде всего, почему эта проблема так волнует нас как специалистов? Конечно, играет свою роль элемент новизны; как всякое новое, электронный документ и новые информационные технологии, сам компьютер, воспринимаются как вещи, оказывающие серьезное влияние на изменение технологий работы и необходимость их освоения. Не все работники в равной степени готовы к изменениям и приветствуют их; отсюда — повышенное внимание к теме. Далее. К сожалению, рассматривая проблему, подавляющее большинство участников дискуссии забывает об истории научно-технического прогресса. Мы пользуемся в работе телефоном, телеграфом, телетайпом, радиосвязью, телевидением, факсимильными аппаратами, кабельными сетями, спутниковой связью и т.п., зачастую не задумываясь о том, что в свое время каждое из этих технологических достижений обладало не меньшим количеством разного рода проблем, осложняющих их внедрение в практику. Предыдущие технические достижения сыграли огромную роль в развитии управления с точки зрения техники и технологий, так же произойдет и с электронными документами. Вместе с тем, нельзя не сказать и об особенностях обсуждаемого предмета. Специфика машиночитаемых данных состоит в том, что мы не можем их воспринимать в том физическом виде, в каком они хранятся на носителе. Электронные документы очень сильно зависят от технологии, формата и стандарта, в рамках которых они создаются. Только пройдя через ряд предусмотренных процедур, данные предстают в понятном пользователю виде (в распечатанном виде, на экране монитора и т.п.). Отсюда и терминологические разногласия, наблюдаемые как в среде ученых, так и в среде специалистов и практиков. В одном случае под электронным документом понимается машинный носитель информации, в другом — отдельный файл на этом носителе, в третьем — распечатка на бумаге, в четвертом — некая «матрица в памяти компьютера». Во многих случаях за документ принимается изображение на экране, в том числе полученное по электронной почте, из Интернета и других сетей. Не следует упускать из виду, что в рассматриваемом термине имеет значение не только первое слово «Электронный», но и «документ». Понятие документа уже достаточно определено и, несмотря на варианты, имеет ряд общих обязательных составляющих: закрепление информации на носителе, возможность сохранения и передачи во времени и на расстояние, возможность служить доказательством. Поэтому, прежде, чем заниматься технико-технологическими проблемами электронных документов, следует решить терминологические проблемы, проблемы правового характера по отношению к машиночитаемым документом. Следующий шаг — стандартизация и унификация новых информационных технологий. И все это требует серьезной научной проработки, специальной постановки научной темы в общегосударственном масштабе, как это сделано в странах ЕС, других развитых государствах. 

Организационное и кадровое обеспечение

Актуальной остается задача организационного и кадрового обеспечения решения многоаспектной проблемы ДОУ. В значительной степени эта задача может быть решена путем системы повышения квалификации специалистов и выработки соответствующих образовательных стандартов (программ). Целесообразно создание базового центра повышения квалификации при ВНИИДАД, а также укрепить профессиональное объединение документоведов в секции документоведения и делопроизводства Российского общества историков-архивистов. 

Роль госархива

Первостепенным является также вопрос об усилении координирующей роли Росархива и его структур как органов, ответственных за состояние управленческой документации, обеспечение сохранности, научного и практического ее использования, в том числе за счет более точного определения компетенции и полномочий Росархива по координации научно-исследовательских работ в области ДОУ, а также иных федеральных органов власти по отношению к упорядочиванию собственной документации; соблюдению действующих нормативов; обеспечению своевременной передачи документов постоянного срока хранения в государственные архивы, обеспечению соответствующего нормативам управления документацией в учреждениях и предприятиях своей системы.

Опубликовано: «АКДИ Экономика и жизнь» 5 ноября 2002 г.