Что делать, если вышел из строя фискальный накопитель

При выходе из строя новой кассовой техники, сбоях, перебоях с электричеством и отключением Интернета нарушается порядок передачи сведений от ККТ к ОФД. Последний не имеет возможности передать сведения о произведенных операциях в ФНС. В случае возникновения указанных ситуаций необходимо прекратить торговлю, сформировать чек коррекции на неучтенную выручку и предоставить в налоговый орган объяснительную записку по факту неприменения ККТ.

При работе с новыми кассовыми аппаратами возникают ситуации, когда ККТ выходит из строя, происходит сбой или поломка, в связи с чем возникает вопрос, что делать, если сломалась онлайн касса. Официальных разъяснений по данной вопросу нет: есть информация, размещенная на сайте налоговой службы, в которой описан примерный принцип действий при выходе из строя кассового аппарата с функцией передачи данных в налоговый орган.

Содержание

Порядок действий при поломке онлайн-кассы

В случае возникновения накладок, сбоев, неполадок и проблем в работе фискального накопителя или выходе из строя ККТ необходимо придерживаться следующего порядка действий.

  • Прекращение работы на онлайн-кассе до устранения неполадок.

Если кассовый аппарат сломался или стал работать с ошибками и перебоями, необходимо прекратить торговлю до восстановления работоспособности кассы. Это позволит избежать проблем с налоговыми органами, связанных с тем, что на законодательном уровне запрещено вести деятельность без применения кассового аппарата (чревато штрафами за неприменение ККТ).

Примечание: не допускается выдача покупателям вместо кассового чека товарного, бланка строгой отчетности и иного документа, подтверждающего оплату, если это не оговорено в законе.

  • Извлечение данных из фискального накопителя.

При поломке ККТ необходимо обратиться за помощью к производителю фискального накопителя с целью извлечения данных с указанного устройства. Специалист не только получит данные с накопителя, но и выделит те, что не были направлены ОФД и не попали в налоговый орган.

Обратите внимание! Данные на фискальном накопителе хранятся в течение 30 дней и могут быть получены только при обращении к его производителю.

  • Запись неотправленных ОФД сведений на электронный носитель.

После того как получены сведения о неоправленных ОФД чеках, данные необходимо записать на флешку, дискету или иной электронный носитель и передать в ФНС вместе с объяснительной запиской.

  • Составление объяснительной.

В ней необходимо указать дату и время поломки, вызвавшие ее причины, вкратце описав сложившуюся ситуацию.

Что делать, если после поломки кассы или отключения света торговля не прекратилась

Если касса перестала функционировать, но прием платежей был продолжен, это вызовет вопросы проверяющих, даже несмотря на предоставление объяснений. Позиция налоговых органов довольно жесткая: торговля не может вестись без применения кассового аппарата.

Можно попробовать поступить следующим образом: сформировать на неучтенную выручку чек коррекции. Так же стоит поступить, если данные не попали в фискальный накопитель, но сохранились в учетной системе.

Как сформировать чек коррекции на неучтенную выручку

При составлении коррекционного чека на неучтенную выручку необходимо ввести следующие данные:

  • признак расчета – «коррекция прихода»;
  • тип коррекции – «самостоятельная операция»;
  • основание коррекции – «дата, номер и наименование документа».

Обратите внимание! Чек коррекции нужно пробить сразу, как только восстановлена работа кассы. Это может произойти по завершении рабочей смены, на следующей день или даже через несколько суток. Главное – составление чека в открытую смену, а не в промежутке между ними.

Похожие темы

  1. ЭЦП для онлайн-кассы
  2. Сим-карта для онлайн-кассы

Нехватка фискальных накопителей

Сложности начались с того, что обзавестись фискальными накопителями в срок успели далеко не все бизнесмены. Особенно не повезло тем, кто проводит через кассу реализацию услуг, а также применяет спецрежимы. Такие субъекты должны приобрести фискальный накопитель со сроком действия ключа фискального признака 36 месяцев. Однако из четырех видов фискальных накопителей, разрешенных ФНС к продаже, этому условию отвечает только один. Да и он попал в реестр лишь в начале мая. Использовать старую технику нельзя, иначе организация может поплатиться штрафом в размере 75-100% от непробитой суммы (минимум 30 тыс. рублей), а кассир или директор — в размере 25-50% (минимум 10 тыс. рублей). Как же быть?

В ФНС, безусловно, в курсе проблем с дефицитом накопителей, в том числе сроком действия 36 месяцев. Поэтому службой было принято два решения:

  1. Не штрафовать бизнесменов, которые не установили новые кассы в срок, однако заключили договоры на их поставку. Это правило должно действовать по крайней мере до осени.
  2. Не штрафовать тех, кто должен использовать ФН сроком действия 36 месяцев, за применение накопителей, срок действия ключа фискального признака которых составляет 13 месяцев. Их можно применять до окончания этого срока, а далее уже придется обзавестись накопителем, который рассчитан на 36 месяцев.

ККТ вышла из строя

В процессе работы у любой техники могут случиться неполадки, и онлайн-кассы не исключение. Что делать, если аппарат перестал работать? Ответ неутешительный — продажи придется приостановить. Возобновить их можно будет лишь тогда, когда неполадки с кассой будут устранены либо будет подключена новая касса.

Если в магазине работает несколько аппаратов, то это не слишком большая беда. А как же быть малым торговым точкам, где всего 1 касса? Решение — обзавестись дополнительным аппаратом. Безусловно, это лишние расходы, ведь придется приобрести кассу, зарегистрировать ее в ФНС и заключить договор с ОФД. Более того, вне зависимости от того, использовалась резервная кассы или нет, когда срок действия фискального накопителя закончится, его придется менять. Кому-то такое решение покажется накладным, однако в случае остановки продаж из-за неполадок кассы потерять можно гораздо больше.

Не работает интернет

Отсутствие связи с интернетом — куда более вероятное событие, чем просто выход ККТ из строя. Но в этом случае как раз все просто — останавливать продажи не придется. Фискальный накопитель сохранит информацию обо всех выбитых чеках, и когда соединение с интернетом будет восстановлено, передаст ее оператору. Единственное, о чем нужно помнить, что до момента восстановления подключения к интернету должно пройти не более 30 календарных дней. В противном случае ФН будет заблокирован.

Блокировка накопителя

Итак, небольшие перебои в работе кассы не принесут ощутимых неприятностей. Как было сказано выше, ККТ может работать в автономном режиме. Однако если оператор фискальных данных не получит информацию о пробитых чеках в течение 30 дней, он заблокирует фискальный накопитель. Этот срок дается для того, чтобы устранить любые возможные неполадки — починить кассу, восстановить подачу электричества или доступ в интернет.

Если фискальный накопитель заблокирован, то воспользоваться кассой нельзя даже в автономном режиме. Что же делать в этом случае? Устранить неполадки, которые привели к блокировке фискального накопителя. Например, если было приостановлено предоставление доступа в интернет, следует как можно скорее его возобновить. Тогда ФН сможет передать накопившиеся данные ОФД, тот подтвердит их принятие, и накопитель разблокируется. Кассой можно будет вновь пользоваться в обычном режиме. При этом не нужно ни приобретать новый ФН, ни проходить перерегистрацию ККТ.

А что, если продавец выбил несколько чеков, а затем отключил кассу на срок свыше 30 дней. Будет ли ФН заблокирован?

Это зависит от того, в какой момент произошло отключение кассы. Если продавец пробил чеки, они были переданы ОФД, о чем от оператора получено подтверждение, то блокировки не будет. Кассу можно будет включить в любое время до истечения срока действия ключа фискального признака и вновь ею пользоваться. А вот если отключить аппарат до того, как от ОФД придет подтверждение по каждому из выбитых чеков, то спустя 30 дней ФН будет заблокирован.

Неправильно выставлено время на кассе

Внутри каждой онлайн-кассы должны быть часы, время которых не должно отличаться больше чем на 5 минут от фактического. Такое требование обусловлено тем, что на чеке должно быть указано время произведения расчета.

Однако порой владельцы ККТ забывают произвести настройки времени, и это может грозить штрафом за применение техники, которая не соответствует установленным требованиям. Поэтому перед началом использования кассы следует настроить часы, а впоследствии периодически проверять, чтобы они показывали точное время.

А что, если время не было выставлено правильно изначально, но кассир сам это обнаружил? Можно ли в этом случае избежать штрафа? Это возможно при выполнении следующих условий:

  • нарушение выявлено до того, как об этом узнали в ИФНС;
  • нарушение исправлено;
  • о нем сообщено в ИФНС.

Сообщить о нарушении можно, составив заявление в свободной форме, к которому следует приложить документы, подтверждающие это правонарушение.

Нужно ли пробивать чек на возврат?

В соответствии с письмом Минфина от 12.05.17 № 03-01-15/28914, возврат денежных средств покупателю обязательно проводить через ККТ. Возврат является расчетом, а в соответствии с пунктом 2 статьи 1.2 закона 54-ФЗ, все расчеты следует проводить через кассу. Если этого не сделать, то будет наложен штраф по части 2 статьи 14.5 КоАП РФ.

Отметим, что если кассир ошибочно не выбил чек при возврате, он может это исправить и избежать штрафа. Алгоритм действий при выявлении нарушения описан выше.

Надо ли выбивать чек при оплате по платежному поручению?

С одной стороны, платежное поручение подразумевает безналичную оплату. С другой стороны, согласно мнению чиновников Минфина, оплата по платежному поручению через банк является электронным средством платежа, а значит, при этом должен выбиваться кассовый чек (письмо от 28.04.17 № 03-01-15/26324). Исключение — если платежку оплачивает компания или ИП.

Однако в законе № 290-ФЗ, которым изменены правила применения кассовой техники, есть норма, предоставляющая «отсрочку». В соответствии с пунктом 9 статьи 7, если до вступления новых правил субъект хозяйственной деятельности не обязан был применять ККТ, то он может этого не делать до 1 июля 2018 года. Например, компания преимущественно работает с юридическими лицами и ИП, а физлицам отпускает свои товары/услуги изредка. Кассы в компании нет, поскольку отсутствует наличный расчет — деньги посредством оплаты платежного поручения поступают в банк. До 1 июля 2018 года эта компания может работать без ККТ, однако с этой даты физлицам придется выбивать кассовые чеки.

Как заменить фискальный накопитель, если истёк его срок действия?

В отличие от кассовых аппаратов, которые могут либо устареть, либо получить механические повреждения, фискальные накопители (ФН) априори имеют ограниченный срок действия.

Они бывают на 13, 15 и 36 месяцев. Какой ставить — зависит от выбранного вида деятельности и наличия наёмных работников. Прежде чем купить фискальный накопитель, проконсультируйтесь со специалистом ITCOM Market.

Когда срок действия ФН подходит к концу, ожидаемо нужно его заменить. Сам кассовый аппарат подлежит перерегистрации. Того требует 54–ФЗ — главный закон в торговле и сервисе.

Итак, перед установкой нового накопителя, нужно уведомить ФНС о произошедшем. Можно это сделать двумя способами:

Через личный кабинет ФНС:

  • Сформировать отчёт о закрытии старого ФН;
  • Заменить фискальный накопитель на новый и активировать его;
  • Подать в ФНС заявление о перерегистрации ККТ, в связи с заменой ФН. При подаче электронно —заверить электронной подписью.
  • Удостовериться, что в регистрационной записи ККТ, поменялся статус на «перерегистрирована».

Лично. Если ККТ работает с передачей данных в ОФД.

  • Сформировать отчёт о закрытии старого ФН;
  • Заменить фискальный накопитель на новый и активировать его;
  • Заполнить бумажное заявление, Форма по КНД 1110061;
  • Подать заявление в ФНС по месту регистрации.

Лично. Если ККТ работает без передачи данных в ОФД:

  • Сформировать отчёт о закрытии старого ФН;
  • Заменить фискальный накопитель на новый и активировать его;
  • Заполнить бумажное заявление, Форма по КНД 1110061;
  • Скопировать со старого ФН все данные, сохранить их в специальном формате на флеш-носителе;
  • Подать заявление в ФНС по месту регистрации, приложив носитель с данными с ФН. .

Как быть, если замена происходит в связи с поломкой, и данные невозможно извлечь? Готовиться к штрафу? Нет. В приказе ФНС № ММВ-7-20/[email protected] (прил.5, п.8) значится: если регистрация происходит в связи с поломкой фискального носителя, можно не предоставлять отчёт о закрытии.

Тот факт, что он и правда вышел из строя, должен подтверждать какой-то документ. Выписка из сервиса или заключение поставщика ККТ, который производит сервисное обслуживание.

В приказе нет никаких указаний на то, что эти подтверждения могут потребоваться, но вряд ли ФНС поверит на слово, что поломка — случайность, а не попытка сокрытия дохода. Лучше иметь под рукой «доказательства».

Поэтому приложите к документам о перерегистрации и копию сервисного заключения о поломке ФН и письмом о поломке ФН в произвольной форме.

Если доказательства не были достаточно убедительными, есть риск получить штраф за нарушение КоАП (п.4, 5 ст.14.5). Нарушение порядка перерегистрации или непредставление информации обойдётся в сумму от 3000 ₽ до 10000 ₽ (для ИП и ООО, соответственно).

Что делать, если не все данные были переданы в ОФД?

На официальном сайте ФНС России разъяснили, что делать в подобной ситуации:

В случае поломки ФН, его производитель может извлечь из него все данные. Далее на все чеки будет поставлена отметка о том, что они были или не были переданы в ОФД. Те чеки, которые не отправились автоматически, должны отметить чеки, которые были переданы в ФНС на электронном носителе, с письмом в свободной форме. О нём мы говорили в предыдущем пункте.

Если вместе с пробитием чеков, пользователь вёл собственный учёт и нашёл какие-то разночтения, нужно пробить чек коррекции.

54–ФЗ не даёт точных рекомендаций, в каких именно ситуациях нужно пробивать корректирующий чек или БСО.

Нужно ли хранить сломанный фискальный накопитель в течение пяти лет?

54–ФЗ гласит, что фискальные накопители с истёкшим сроком действия должны храниться в течение 5 лет с момента замены. Однако в законодательстве ничего не сказано о накопителях, вышедших из строя в гарантийный период.

Чтобы доказать, что поломка произошла не по вине пользователя онлайн-кассы, возместить траты или получить новый фискальный накопитель, нужно отправить нерабочий экземпляр на экспертизу поставщику или изготовителю, если закупка производилась напрямую.

Получается почти безвыходная ситуация, которая в любом случае обернётся нарушениями. С одной стороны закона, а с другой — гарантийных обязательств. Как поступить в такой ситуации?!

В течение пяти дней с момента поломки нужно заменить фискальный накопитель и перерегистрировать кассу.

Пренебречь экспертизой не получится, потому что потребуется предоставить заключение о характере поломки в налоговый орган. Обычно экспертиза занимает до 30 календарных дней. Потом заключение по результатам экспертизы, которую провёл производитель, отправляется владельцу и в ФНС.

Неисправный экземпляр всё равно нужно вернуть и хранить вместе с остальными истёкшими фискальными накопителями, если таковые имеются. Если сторона, проводившая экспертизу, по каким-то причинам отказывается возвращать неисправный накопитель, обязательно нужно получить письменное заключение о неисправности переданного фискального накопителя.

Чем грозит отказ от экспертизы для обеих сторон: нарушением КоАП, 54–ФЗ и штрафами.

Для пользователя: часть 4-5, ст. 14,5 КоАП, о котором мы писали выше. Чем больше фискальников не хранится или хранится неправильно, тем больше сумма штрафа.

Для производителя: отказ от проведения экспертизы и выдачи заключения — нарушение 54–ФЗ и шанс получить предписание от ФНС.

Как будут считаться налоги, если информация из фискального накопителя утеряна полностью или частично? 

Особенно этот вопрос актуален для тех, кто работает на ОСН и УСН. У них сумма налога непосредственно зависит от того, сколько денег прошло по кассе. И если информация, содержавшаяся в фискальном накопителе, была утеряна, ФНС имеет право определять сумму налогов самостоятельно (пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ).

Она считается, исходя из имеющихся о налогоплательщике данных и того, сколько платят похожие компании. Всё это, естественно, очень относительно и порождает почву для споров. Поэтому такой метод используется только в самых крайних ситуациях.

Поломка фискального накопителя именно такой и является и не может являться нарушением. Чтобы не быть заподозренным сокрытии доходов, владелец кассы должен озадачиться своей юридической безопасностью.

Для этого нужно:

  • Сдать старый ФН на гарантию и приобрести новый;
  • Перерегистрировать в личном кабинете ФНС кассу с новым накопителем;
  • Написать заявление в ФНС о поломке фискального накопителя;
  • Отправить сам накопитель на экспертизу и дождаться заключения;
  • Постараться всё же получить информацию о платежах из ФН;
  • Пробить чек коррекции.

Можно не покупать другой фискальный накопитель, а дождаться замены или возврата денег поставщиком или изготовителем. Это дешевле, но не так быстро и наверняка. К тому же, работа без фискального накопителя автоматически означает приостановку деятельности. Компания ITCOM Market занимается продажей и установкой фискальных накопителей для всех видов деятельности и моделей касс.

При выполнении каждого из пунктов могут возникнуть сложности, поскольку не всегда известно, какая часть данных утратилась, и какую сумму указывать в чеке.

Также производитель одной из распространённых марок фискальных накопителей прекратил свою деятельность, и получить от него заключение по поломке или помощь с извлечением информации физически невозможно.

Чтобы минимизировать вероятность поломки или и вовсе её предотвратить, рекомендуем регулярно проводить сервисное обслуживание. Это поможет избежать таких проблем, как описаны выше и чувствовать себя комфортнее.

Предыдущая новость

Следующая новость

Распространенные поломки онлайн-касс

В целом современные кассовые аппараты достаточно надежны и не доставляют особых хлопот. Однако, многие устройства собираются в Китае, что само по себе говорит о многом. Глюки, отказ оборудования — вот самые частые неисправности. Начнем по порядку. Перечислим простенькие отказы, с которыми есть шанс разобраться самостоятельно, не прибегая к помощи специалистов.

Кассовый аппарат не включается

Перво-наперво проверьте, подключен ли кассовый аппарат к электрической сети. Все стационарные онлайн-кассы работают от сети напряжением 220 вольт. Проверьте, воткнута ли вилка в розетку, нет ли обрыва питающего провода. Если таковой обнаружен, шнур лучше поменять на новый. Для этого лучше обратиться к специалистам сервисной службы, а вот временно реанимировать девайс вполне можно и самому. Возьмите моток изоленты, скрутите провода, соблюдая цветовую маркировку и хорошенько заизолируйте соединение.

Немного иная ситуация с мобильными кассовыми аппаратами. Если такой вдруг перестал включаться, возможно, разрядилась или вышла из строя аккумуляторная батарея. Для начала попробуйте полностью зарядить ее. Тут возможны два варианта развития событий:

  1. Индикация заряда отображается на экране, но аккумулятор не заряжается. Скорее всего, дело в “уставшей” батарее. Все они имеют определенный ресурс, после выработки которого батарея перестает держать заряд. Ее необходимо поменять на новую. Если есть возможность, переставьте заведомо рабочий аккумулятор, например из такого же кассового аппарата. Все заработало нормально? Тогда смело покупайте новый аккумулятор.
  2. Индикатор заряда не горит. Этот случай посерьезнее. Возможно, опять же все дело в питающем проводе — тут вы уже знаете, как нужно действовать. Если провод в порядке, скорее всего придется везти кассу в сервисный центр.

Не работает вспомогательное оборудование

Продвинутые кассовые аппараты, которые еще называют POS-системами, оснащены большим количеством дополнительных приборов и устройств. Это могут быть сканеры штрих-кода, электронные весы, терминалы для работы с банковскими и скидочными картами, клавиатура и так далее.

Нередки случаи, когда один их этих приборов перестает работать или работает некорректно. Единственное, что можно сделать в этом случае самостоятельно — это перезагрузить кассовый аппарат и переподключить разъем устройства. Если это не помогло — обращайтесь в сервисную службу.

Принтер чеков не печатает

Если принтер отказывается распечатывать фискальные документы, сначала проверьте, не закончилась ли кассовая лента. Если да, поменяйте рулон. Правда, нужно обратить внимание на одну вещь. Кассовые ленты бывают двух типов. В одном случае это рулончик простой бумаги, на котором принтер печатает краской. Она может закончится, и тогда печать чека будет невозможна.

Гораздо более распространена в современных кассовых аппаратах так называемая термолента. Она имеет специальное покрытие, буквы и цифры на котором выжигаются при помощи высокой температуры.

Суть в том, чтобы правильно выбрать тип чековой ленты для конкретного кассового аппарата. Обратите внимание на ширину рулона — он тоже должен соответствовать характеристикам принтера.

Отсутствие соединения с интернетом

Современный онлайн-кассы подключены ко всемирной паутине и передают информацию через нее. Если эта связь обрывается, отправка фискальных документов становится невозможной. Информация на фискальном накопителе хранится 30 суток, после чего пропадает.

Проверьте, подключен ли интернет-кабель к кассовому аппарату или работает ли роутер, если подключение происходит по wi-fi. Если касса работает через мобильную сеть, убедитесь, что есть подключение и на лицевом счете достаточно средств.

Ничего не помогло? Значит, проблема в самом кассовом аппарате и без обращения в техподдержку никуда.

На этом список неисправностей, которые можно устранить самостоятельно, заканчивается. Если самостоятельно проблему решить не удалось, придется обратиться в сервисный центр. Сделать это нужно и при более серьезных дефектах. Например, при появлении багов в операционной системе. Они могут проявляться как угодно, например, перестают работать какие-то функции меню, пропадает соединение с интернетом или фискальные документы перестают отправляться к ОФД.

Напоследок дадим совет. Помните шутку о том, что инструкции по эксплуатации нужно начинать с фразы “Ну что, уже сломал?”. Чтобы она не оказалась именно про вас, тщательно ознакомьтесь с руководством по использованию и обслуживанию вашей онлайн-кассы. Это поможет избежать множества проблем. Проведите инструктаж персоналу — продавцам и кассирам. Большинство поломок происходит именно из-за неправильной работы с кассовым аппаратом.

Часто инструкция по эксплуатации загружена в саму онлайн-кассу. Там описаны даже распространенные неисправности и способы их устранения. Такой документ всегда под рукой — нужно только выбрать соответствующий пункт меню — и читай себе на здоровье. А мы продолжаем рассказывать о техническом обслуживании онлайн-касс.

Виды обслуживания

Ежесменное обслуживание

Здесь все просто. Нужно содержать оборудование в чистоте, своевременно проверять обновления программного обеспечения да менять рулончики с чековой лентой. ПО часто обновляется автоматически, ваша задача — не прерывать процесс его установки и дождаться завершения процесса. Все это делает продавец-кассир.

Замена фискального накопителя

ФН — это сердце онлайн-кассы. Он отвечает за хранение и отправку информации. Фискальный накопитель нужно периодически менять на новый. Сроки работы накопителей разные: 13, 15 или 36 месяцев. О сроке замены вас уведомит оператор фискальных данных, отправив соответствующее письмо по электронной почте.

Для замены накопителя лучше всего обратиться в службу технической поддержки. Работа состоит из двух этапов:

  1. Установка нового фискального накопителя в кассовый аппарат. Для этого онлайн-касса вскрывается, демонтируется старый ФН и вместо него устанавливается новый. После этого кассу нужно собрать. Обратите внимание — модель фискального накопителя должна быть совместима с кассовым аппаратом. Кроме того, ФН нужно выбирать из списка, опубликованного на сайте Федеральной налоговой службы.
  2. Внесение данных о фискальном накопителе в учетные записи кассового аппарат у ОФД и ФНС. У накопителя есть индивидуальный номер, который указывается при регистрации кассового аппарата. При замене номер изменится и новые сведения необходимо сообщить налоговикам и оператору фискальных данных. В личных кабинетах и того и другого есть специальный раздел, посвященный фискальным накопителям. Нужно внести туда новые данные.

Почему эту работу лучше доверить профессионалам? Дело в том, что накопитель стоит немалых денег — от 6 тысяч рублей. Если ошибиться при вводе данных, устройство работать не будет. Останется один вариант — покупка нового ФН.

Капитальный ремонт онлайн-кассы

У всех технических устройств есть свой ресурс и онлайн-касса не исключение. Это технически сложное устройство, состоящее из большого количества деталей. Интенсивная эксплуатация приводит к выходу некоторых элементов из строя и их нужно заменить на новые.

Такие работы проводят специализированные сервисные центры. Для этого у них есть все необходимое: обученный персонал, специальное оборудование и инструмент. Правда, есть одно “но”. Как показывает практика, цена капитального ремонта кассового аппарата сопоставима со стоимостью нового. Чтобы не было неприятных сюрпризов, попросите смету или, хотя бы, простую калькуляцию, чтобы избежать неприятных сюрпризов. В случае отказа от ремонта вы оплатите только диагностику.

Как организовать техническое обслуживание онлайн-кассы

Мы уже не раз писали о том, что лучше покупать кассовый аппарат в виде пакетного решения, в которое входит не только само устройство, но и настройка, регистрация и, внимание — техническая поддержка. Заключение договора техподдержки позволит избежать множества проблем. Во-первых, все возникающие проблемы будут оперативно решаться специалистами. Сроки реагирования обычно составляют несколько часов после звонка в службу.

Настоятельно рекомендуем не пренебрегать этой услугой и заключить договор. Стоимость услуги у разных компаний различна, как и наполнение самих пакетов. Обычно на выбор предлагается несколько вариантов:

  • базовый. Включает в себя устранение стандартных неисправностей. Сроки реагирования максимальные, объем работ небольшой. Стоимость такого пакета начинается от 3900 рублей за три месяца технической поддержки;
  • стандарт. Сроки реагирования меньше, то есть приедут к вам быстрее. Кроме стандартных поломок, устраняются дефекты, вызванные неправильными действиями обслуживающего персонала. Стоимость — от 6 тысяч рублей;
  • продвинутый. Минимальные сроки реагирования. Кроме того, отремонтируют почти все, даже если поломка случилась по вашей вине. Ну, конечно, кроме умышленной порчи устройства.

Примечание: цены взяты из коммерческого предложения компании “Первый Бит”.

Техническая поддержка оформляется отдельным договором или приложением к договору о покупке кассового аппарата. Внимательно изучите документ, чтобы точно знать, на что вы можете рассчитывать в случае возникновения проблемы. При желании договор можно продлить на любой срок. За первые несколько месяцев можно увидеть, нужно это делать или нет. Если все работает без сбоев, договор можно не продлевать. Если поломки — не редкость, тогда есть смысл пролонгировать действие услуги.

Ремонт по гарантии

Здесь все стандартно. Завод-изготовитель устанавливает гарантийный период, в течение которого контрольно-кассовая техника будет ремонтироваться бесплатно. Обычно это 12 месяцев, редко больше. Кроме того, гарантия распространяется и на фискальный накопитель.

Отдельно стоит поговорить о гарантии на вспомогательное оборудование. На некоторые устройства, например, сканеры штрих-кода, сроки могут быть и меньше — от 3 месяцев.

Организации, торгующие контрольно-кассовый оборудованием, могут давать расширенную гарантию. Она предусматривает увеличение сроков. Как правило, гарантийный ремонт распространяется на заводской брак изделия. Поэтому готовьтесь, что онлайн-кассу отвезут на экспертизу чтобы определить, по чьей вине произошла поломка. Тоже самое относится и к вспомогательному оборудованию.

К слову сказать, продавцы онлайн-касс, чаще всего, просто меняют оборудование на новое. Отсутствие на торговой точке кассового аппарат может принести колоссальные убытки, которые могут обязать компенсировать. Поэтому уж лучше заменить устройство на новое, чем разбираться с судебными исками.

Заключение

Вот несколько правил, которые вы должны вынести из этой статьи. Во-первых, заставьте персонал внимательно изучить руководство по эксплуатации устройства. Лучше всего организовать обучение кассиров специалистами.

Во-вторых, заключите договор с технической поддержки. Это позволит оперативно решать все вопросы, связанные с работой онлайн-кассы.

В-третьих, соблюдайте правила работы. Своевременно меняйте чековую ленту, фискальный накопитель, заряжайте аккумулятор.

Если соблюдать эти простые правила, никаких проблем с кассовым аппаратом не будет. Болезнь всегда лучше предупредить, чем лечить.

Ситуации, требующие обязательной замены ФН

Регламентирование законом 54-ФЗ функционирования онлайн-касс касается и фискальных накопителей. Всё оборудование для автоматизации торговли должно быть стандартизировано и защищено от взлома.Просто купить онлайн-кассу мало, нужно уметь её обслуживать. Замена фискального накопителя необходима довольно часто, что продиктовано его конструкторскими и криптографическими характеристиками. Потребность в защите хранимой на устройстве информации не позволила инженерам сделать это устройство ремонтопригодным. А профилактика от хакерского взлома привела к невозможности редактирования записанной на накопителе информации.

Работоспособность ФН во многом определяется надежностью онлайн-кассы

Указанные особенности заметно расширяют перечень ситуаций, которые требуют замены ФН. К таковым относят:

  1. Изменение собственника онлайн-кассы, в которую вставлен ФН. Запрещено организациям с разными ИНН использовать один накопитель.
  2. Неустранимая поломка фискального накопителя. При невозможности восстановить данные из памяти устройства, его следует передать производителю, Именно на него возлагается обязанность восстанавливать и передавать в ФНС данные с вышедших из строя ФН.
  3. Истечение законодательного срока действия.
  4. Переполнение внутренней памяти устройства.
  5. Несоответствие заводского номера в паспорте и в электронной памяти устройства.
  6. Перевод онлайн-кассы на автономную работу.
  7. Смена режима ККТ с шифрованного на нешифрованный.

Замена фискального накопителя может производиться бесплатно по гарантии или платно по инициативе пользователя. Стоит устройство в пределах 5000 рублей, поэтому желательно избегать ситуаций, которые могут привести к его поломке.Изменение заводского номера и смену режима работы онлайн-кассы должны производить в ЦТО квалифицированные специалисты. Делать это самостоятельно не рекомендуется.

Замена накопителя после окончания предельного срока эксплуатации

Законодательные сроки функционирования фискальных накопителей отличаются, в зависимости от особенностей бизнеса. Выпускаются устройства со временем эксплуатации 13 и 36 месяцев, по истечении которых блокируется память устройства, и пробивать чеки по онлайн-кассе становится невозможным. Выход один – купить ещё один фискальный накопитель.

Объем встроенной памяти фискального накопителя не зависит от его размераКогда срок работы накопителя на старом устройстве вышел, необходимо закрыть архив и отправить его в ФНС через соответствующее меню онлайн-кассы.Использовать ФН, рассчитанный на 36 полных месяцев имеют право предприниматели и организации при таких условиях:

  1. Система налогообложения – УСН, ЕСХН, патент и ЕНВД, за исключением лиц, ведущих торговую деятельность подакцизными товарами.
  2. Бизнес относится к сфере услуг.
  3. Сезонный характер работы предприятия.

Все предприятия, работающие по ОСНО, должны менять фискальный накопитель каждые 13 месяцев. Это же относится к лицам, торгующим подакцизными товарами.Производители оборудования позаботились и о пользователях, и о своевременности своих доходов, поэтому кассовый терминал за 1-2 месяца начинает предупреждать о необходимости скорой замены ФН. Желательно установить новый накопитель вовремя, иначе заблокируется возможность пробивать чеки и продавать продукцию.Использованный и закрытый накопитель, согласно п. 2 ст. 5 Закона № 54-ФЗ, должен сохраняться субъектом хозяйствования 5 лет. Но сохранит ли его микросхема свою работоспособность столь долгое время остается под вопросом.

Замена переполненного фискального накопителя

В схему фискального накопителя встроен микрочип памяти, емкость которого ограничена. Стандартного накопителя ФН-1с 13-месячным сроком эксплуатации хватает на 175-180 тысяч торговых операций или на 455 чеков в день. Информация записывается сплошным потоком, её нельзя удалить или отредактировать.Вскрывать фискальный накопитель самостоятельно запрещено

Вскрывать фискальный накопитель самостоятельно запрещеноВ случае заполнения накопителя до истечения 13 месяцев, его придется менять раньше за свой счет. Фискальный регистратор мониторит процесс заполнения памяти, и процент свободного места всегда можно посмотреть в соответствующем меню терминала.Кроме того, заполненность фискального накопителя можно определять по номеру документа. Как только он будет приближаться к 150000 стоит задуматься о необходимости приобретения резервного ФН. Заменить его можно и самостоятельно, если заранее ознакомиться с данной процедурой.

Когда можно обойтись перерегистрацией кассы?

При некоторых организационных изменениях в бизнесе менять фискальный накопитель не обязательно, достаточно просто перерегистрировать онлайн-кассу или изменить настройки.

Меню перерегистрации фискального накопителя в личном кабинете ФНС

К таким ситуациям относят:

  1. Изменение адреса работы онлайн-кассы.
  2. Переход на другой режим работы ККТ.
  3. Изменение ОФД, с которым заключен договор.
  4. Смена банковских или регистрационных данных субъекта, использующего онлайн-кассу.

В указанных случаях изменения могут быть внесены собственником оборудования самостоятельно. Последовательность действий можно уточнить на сайтах производителя конкретной модели онлайн-кассы

. Кроме того, существуют ограничения по количеству перерегистраций ККТ. Конкретное их число зависит от производителя и прошивки, поэтому при покупке техники необходимо интересоваться данным параметром.

Когда нужно заменить фискальный накопитель?

Истек законодательный срок действия

Срок функционирования фискальных накопителей отличаются в зависимости от системы налогообложения бизнеса. Существуют устройства со временем эксплуатации 13 и 36 месяцев, по истечении которых блокируется память устройства, и пробивать чеки по онлайн-кассе становится невозможным. Выход один – купить ещё один фискальный накопитель.Часто в прошивке онлайн-кассы предусмотрена опция, предупреждающая пользователя о необходимости скорой замены ФН по истечении срока его эксплуатации за 1-2 месяца. Но в силу возможного дефицита фискальных накопителей на рынке рекомендуется вести «ручной» учет срока эксплуатации ФН и приобретать запасные устройства (или хотя бы осуществлять предзаказ на их поставку) еще раньше.

Переполнилась внутренняя память устройства

Как правило, в ПО онлайн-кассы есть опции для мониторинга заполненности памяти ФН и оповещения пользователя о том, что данный ресурс накопителя заканчивается. Подсчитав динамику заполнения памяти ФН, нужно подобрать момент для заблаговременной покупки запасного устройства.

Фискальный накопитель вышел из строя

При невозможности восстановить данные из памяти устройства, его следует передать производителю, Именно на него возлагается обязанность восстанавливать и передавать в ФНС данные с вышедших из строя ФН.

Изменился владелец онлайн-кассы, в которую вставлен ФН

Один накопитель может быть применен только одним налогоплательщиком (который идентифицируется по ИНН) — это однократная запись в ФН. Отметим, что если касса передана в обособленное подразделение, то речи о смене владельца не идет, поскольку ИНН у головного офиса и у подразделения будет одинаковый.

Заводской номера в паспорте не соответствует номеру в электронной памяти устройства

Фискальный накопитель позволяет однократно указать эту информацию при постановке онлайн-кассы на учет. Поэтому при указании неверного номера потребуется замена ФН. Так что стоимость такой ошибки при регистрации ККТ эквивалентна стоимости покупки нового устройства.

При обновлении прошивки кассы и кассовой программы до ФФД 1.05 или 1.1

Во всех кассах, купленных до 1 июля 2017 году, установлена прошивка версии 1.0. Данная версия прошивки будет действовать до 1 января 2019 года. По закону при обновлении прошивки необходимо заменить фискальный накопитель. Поэтому рекомендуем вам обновлять прошивку онлайн-кассы при плановой замене фискального накопителя.Если ваша онлайн-касса подключена к кассовой программе, то при перепрошивке необходимо обновить и кассовую программу.

Порядок замены фискального накопителя

Для замены фискального накопителя необходимо выполнить следующие действия:

  1. Закрыть архив ФН в драйвере онлайн-кассы
  2. Отправить отчет о закрытии ФН в ОФД
  3. Переустановить ФН
  4. При необходимости обновить прошивку кассы
  5. При необходимости обновить кассовую программу
  6. Перерегистрировать онлайн-кассу в ФНС с новым ФН
  7. Приобрести контракт с ОФД на год или 3 года

Только после этого можно продолжать работать на онлайн-кассе!

Как заменить ФН?

Предупреждаем пользователей, что самостоятельная замена фискального накопителя часто приводит к поломке онлайн-кассы. Некорректное закрытие архива ФН и не отправка его в ОФД грозит штрафом.

При замене ФН в нашей компании вы получаете гарантию работоспособности вашей кассы по закону 54-ФЗ.

Мы предлагаем вам 2 варианта замены фискального накопителя:

  • Замена ФН в офисе обслуживания
  • Замена ФН с выездом специалиста к вам в офис. Подробности вы можете узнать у наших специалистов по 8 800 2019 707

Стоимость квартального обслуживания ККМ

Стоимость квартального обслуживания одной контрольно-кассовой машины при регистрации кассы и уже с учетом выезда мастера по месту регистрации техники будет составлять от 1080 руб.

Обслуживание/услуга Количество ККМ
1-2 3-4 5 и более
Кассовый аппарат 500 р. 400 р. 300 р.
Фискальные регистраторы 700 р. 600 р. 500 р.
Замена ФН от 2000 р. от 2000 р. Договорная
ДСП марка-пломба 280 р.

Ввод в эксплуатацию фискального накопителя, а также журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (КМ-8) мы предоставим бесплатно. Телефонный звонок на горячую линию службы поддержки тоже бесплатный.

Что входит в стоимость техническое обслуживание ККМ компанией «Роскассервис» при заключении соответствующего договора?

  • Рекомендации профессионалов по выбору кассового оборудования;
  • Оперативная помощь в подготовке требуемых документов и выезд специалиста для регистрации Вашей кассовой машины на сайте ИФНС;
  • Вводный инструктаж по работе с ККМ и заполнению журнала;
  • Паспорт ККМ, журнал вызовов механика, марки-пломбы, голограмма;
  • Ежемесячное (ежеквартальное) техническое обслуживание Вашего кассового оборудования.

КОГДА НУЖНО ЗАМЕНИТЬ ФИСКАЛЬНЫЙ НАКОПИТЕЛЬ? ИСТЕК ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЙ СРОК ДЕЙСТВИЯ

Срок функционирования фискальных накопителей отличаются в зависимости от системы налогообложения бизнеса. Существуют устройства со временем эксплуатации 13 и 36 месяцев, по истечении которых блокируется память устройства, и пробивать чеки по онлайн-кассе становится невозможным. Выход один – купить ещё один фискальный накопитель.

Часто в прошивке онлайн-кассы предусмотрена опция, предупреждающая пользователя о необходимости скорой замены ФН по истечении срока его эксплуатации за 1-2 месяца. Но в силу возможного дефицита фискальных накопителей на рынке рекомендуется вести «ручной» учет срока эксплуатации ФН и приобретать запасные устройства (или хотя бы осуществлять предзаказ на их поставку) еще раньше.

ПЕРЕПОЛНИЛАСЬ ВНУТРЕННЯЯ ПАМЯТЬ УСТРОЙСТВА

Как правило, в ПО онлайн-кассы есть опции для мониторинга заполненности памяти ФН и оповещения пользователя о том, что данный ресурс накопителя заканчивается. Подсчитав динамику заполнения памяти ФН, нужно подобрать момент для заблаговременной покупки запасного устройства.

ФИСКАЛЬНЫЙ НАКОПИТЕЛЬ ВЫШЕЛ ИЗ СТРОЯ

При невозможности восстановить данные из памяти устройства, его следует передать производителю, Именно на него возлагается обязанность восстанавливать и передавать в ФНС данные с вышедших из строя ФН.

ИЗМЕНИЛСЯ ВЛАДЕЛЕЦ ОНЛАЙН-КАССЫ, В КОТОРУЮ ВСТАВЛЕН ФН

Один накопитель может быть применен только одним налогоплательщиком (который идентифицируется по ИНН) — это однократная запись в ФН. Отметим, что если касса передана в обособленное подразделение, то речи о смене владельца не идет, поскольку ИНН у головного офиса и у подразделения будет одинаковый.

ЗАВОДСКОЙ НОМЕР В ПАСПОРТЕ НЕ СООТВЕТСТВУЕТ НОМЕРУ В ЭЛЕКТРОННОЙ ПАМЯТИ УСТРОЙСТВА

Фискальный накопитель позволяет однократно указать эту информацию при постановке онлайн-кассы на учет. Поэтому при указании неверного номера потребуется замена ФН. Так что стоимость такой ошибки при регистрации ККТ эквивалентна стоимости покупки нового устройства.

ПРИ ОБНОВЛЕНИИ ПРОШИВКИ КАССЫ И КАССОВОЙ ПРОГРАММЫ ДО ФФД 1.05 ИЛИ 1.1

Во всех кассах, купленных до 1 июля 2017 году, установлена прошивка версии 1.0. Данная версия прошивки будет действовать до 1 января 2019 года. По закону при обновлении прошивки необходимо заменить фискальный накопитель. Поэтому рекомендуем вам обновлять прошивку онлайн-кассы при плановой замене фискального накопителя.

Если ваша онлайн-касса подключена к кассовой программе, то при перепрошивке необходимо обновить и кассовую программу.

ПОРЯДОК ЗАМЕНЫ ФИСКАЛЬНОГО НАКОПИТЕЛЯ

  • Для замены фискального накопителя необходимо выполнить следующие действия:
    1. Закрыть архив ФН в драйвере онлайн-кассы;
    2. Отправить отчет о закрытии ФН в ОФД;
    3. Переустановить ФН;
    4. При необходимости обновить прошивку кассы;
    5. При необходимости обновить кассовую программу;
    6. Перерегистрировать онлайн-кассу в ФНС с новым ФН;
    7. Приобрести контракт с ОФД на год или 3 года.

Нужно ли менять ФН (фискальный накопитель) при переходе с ФФД 1.0 на ФФД 1.05?

В соответствии с приказом ФНС об утверждении ФФД сказано, что смена версии ФФД должна происходить при обязательном выполнении перерегистрации кассы с заменой фискального накопителя.

«Значение реквизита «номер версии ФФД» (тег 1209) определяется в момент формирования отчета о регистрации или отчета о перерегистрации в связи с заменой ФН и не может быть переопределено до момента формирования нового отчета о перерегистрации в связи с заменой ФН.» (Примечание под таблицей №3 Приложения 2 приказа ФНС от 21.03.2017 №ММВ-7-20/[email protected])

Но в текущий момент времени планируется внесение корректировок в данный приказ, в том числе с разрешением осуществлять переход с версии ФФД 1.0 на ФФД 1.05 без замены фискального накопителя. Проект изменений в приказ размещен здесь http://regulation.gov.ru/projects#npa=68314.

Учитывая, что изменения в приказе еще не произошли, можно руководствоваться письмом ФНС от 12.02.2018 N ЕД-4-20/2586 http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_291819/

Таким образом, сейчас переход с ФФД 1.0 на ФФД 1.05 можно осуществлять без замены фискального накопителя, и контрольно-кассовая техника АТОЛ такой переход поддерживает.

Какие ФН могут работать с какими версиями ФФД?

Сейчас на рынке уже представлено много моделей фискальных накопителей от различных изготовителей и есть ФН 1.0 и ФН 1.1.

Работу с какой версией ФФД они поддерживают, вы можете посмотреть в таблице:

картинка 1.jpg

Таким образом, ФН 1.0 может работать как в режиме ФФД 1.0, так и в режиме ФФД 1.05. А ФН 1.1. со всеми версиями ФФД. Выбор типа ФФД осуществляется на этапе регистрации/перерегистрации кассы.

Источник : http://mirkass.ru/uslugi/novosti/